Phân hệ “Kế toán Mua hàng và Công nợ Phải trả” theo dõi quá trình mua hàng từ khi đặt mua cho đến nhận hàng, nhận hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp. Các báo cáo về tồn kho, về đơn hàng bán… hỗ trợ cho việc đặt mua kịp thời, tồn kho tối ưu. Công nợ được theo dõi chi tiết theo hạn thanh toán của từng hóa đơn giúp cho việc thanh toán đúng hạn, xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.
Menu các chức năng
Danh mục nhà cung cấp
- Mã nhà cung cấp lên tới 16 ký tự.
- Có 3 trường, mỗi trường là một danh mục với nhiều mã, để phân nhóm, phân loại nhà cung cấp phục vụ thống kê, phân tích.
- Kiểm tra mã số thuế hợp lệ, trùng mã số thuế.
- Thông tin khách hàng được phần mềm tự động lấy từ cơ sở dữ liệu thông tin doanh nghiệp khi nhập mã số thuế.
- Quản lý nhà cung cấp theo đơn vị trong trường hợp có nhiều đơn vị sử dụng chung một cơ sở dữ liệu.
- Nhiều thông tin hỗ trợ như tài khoản ngầm định, điều khoản thanh toán…
Thực hiện các giao dịch, cập nhật chứng từ mua hàng và thanh toán
- Các giao dịch, chứng từ mua hàng
- Đơn hàng, hợp đồng mua – nội địa và nhập khẩu.
- Nhập hàng mua – nội địa và nhập khẩu.
- Nhập mua xuất thẳng.
- Chi phí mua hàng.
- Xuất trả lại nhà cung cấp.
- Hóa đơn mua dịch vụ và các hàng hóa khác (TSCĐ, CCDC…).
- Nhận hóa đơn (trường hợp hàng về trước, hóa đơn về sau).
- Khi lập phiếu nhập mua có thể lập từ đơn hàng được lập trước đó.
- Thanh toán cho nhà cung cấp
- Chi thanh toán cho nhà cung cấp – bằng tiền mặt, tiền gửi, tiền vay.
- Phiếu thanh toán tạm ứng.
- Chứng từ phải trả khác, chứng từ bù trừ công nợ.
- Phân bổ tiền đã trả cho các hóa đơn.
- Theo dõi nhiều đơn hàng, hợp đồng, dự án trên 1 phiếu nhập mua.
- Các chi phí nhập mua, thuế nhập khẩu có thể nhập chung trên cùng phiếu nhập hoặc nhập riêng như là một phiếu nhập chi phí. Có các tiện ích cho việc phân bổ chi phí cho các mặt hàng.
- Khi làm phiếu xuất trả lại nhà cung cấp có thể tra phiếu nhập mua.
- Tự động tính toán thuế và cập nhật các thông tin liên quan đến hóa đơn thuế đầu vào, có thể nhập nhiều hóa đơn thuế đầu vào liên quan đến 1 phiếu nhập để lên bảng kê hóa đơn thuế GTGT đầu vào, có thể tách theo dự án, hợp đồng.
- Thực hiện các bút toán điều chỉnh, bút toán bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp hoặc với khách hàng.
- Thanh toán có thể thực hiện riêng và sau đó phân bổ tiền thanh toán cho các hóa đơn.
- In phiếu nhập kho, phiếu thanh toán tạm ứng từ chương trình trên mẫu in sẵn hoặc in trực tiếp từ chương trình.
Ví dụ về màn hình “Nhập hàng mua”
Các tiện ích
- Nhập (import) chứng từ các hóa đơn điện tử đầu vào từ. Tự động nhận biết mã khách, mã hàng, vật tư, tự động hạch toán khi đọc/import hóa đơn đầu vào tại các màn hình mua hàng.
- Nhập (import) danh mục và số dư ban đầu từ excel.
- Nhập (import) chứng từ từ excel.
Các báo cáo
- Có các nhóm báo cáo sau:
- Báo cáo hàng nhập mua.
- Báo cáo mua hàng theo tài khoản.
- Báo cáo công nợ của nhà cung cấp
- Báo cáo công nợ hóa đơn.
- Báo cáo đơn hàng.
- Mỗi nhóm báo cáo gồm nhiều báo cáo chi tiết, tổng hợp và phân tích hàng nhập mua, công nợ theo thời gian – nhiều kỳ, lũy kế, so sánh cùng kỳ khác năm… phân tích mua hàng, công nợ theo các chiều/đối tượng khác nhau…
- Một số báo cáo người sử dụng có thể tự chọn các cột số liệu lên báo cáo, thứ tự sắp xếp các cột, độ rộng các cột và lưu lại mẫu để sử dụng lại cho các lần tiếp theo.
Video tổng quan về phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả trên phần mềm kế toán Fast Accounting
>>> Xem thêm: Kế toán thanh toán là gì? Vai trò và công việc trong doanh nghiệp