Trong hoạt động kế toán thuế, việc lập bảng kê mua hàng hóa không có hóa đơn là nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp hợp thức hóa chi phí hợp lý theo quy định. Mẫu bảng kê 02 TNDN là biểu mẫu quan trọng dùng để ghi nhận các khoản mua hàng hóa không có hóa đơn theo quy định thuế TNDN. FAST sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết về mẫu bảng kê 02/TNDN và cách sử dụng đúng quy định qua bài viết dưới đây.
1. Mẫu bảng 02/TNDN là gì
Mẫu 02/TNDN là bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn. Đây là chứng từ quan trọng để doanh nghiệp hợp lý hóa các chi phí đầu vào khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các mặt hàng đặc thù mua từ người dân hoặc hộ kinh doanh cá nhân có doanh thu dưới mức ngưỡng chịu thuế.
Từ ngày 12/03/2026, theo các văn bản hướng dẫn mới nhất, mẫu 02/TNDN được áp dụng thay thế hoàn toàn cho mẫu 01/TNDN trước đây. Việc thay đổi này nhằm chuẩn hóa dữ liệu theo định dạng số hóa, giúp cơ quan thuế dễ dàng đối soát và phù hợp với lộ trình chuyển đổi sang chứng từ điện tử toàn diện. Quy định chính thức có hiệu lực đối với các kỳ tính thuế phát sinh kể từ thời điểm này.
Mẫu 02/TNDN giúp doanh nghiệp hợp thức hóa chi phí mua hàng không có hóa đơn
2. Mẫu bảng kê mua hàng hóa không có hóa đơn
Để các khoản chi phí mua hàng từ người dân được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần lập bảng kê theo đúng định dạng quy định. Bảng kê này đóng vai trò là chứng từ kế toán thay thế cho hóa đơn trong các trường hợp đặc thù.
Để đảm bảo tính pháp lý và phục vụ công tác kiểm tra, đối soát của cơ quan thuế, bảng kê 02/TNDN cần ghi nhận đầy đủ các nội dung sau:
- Thông tin doanh nghiệp: Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và số điện thoại liên hệ để xác minh khi cần thiết.
- Thông tin người bán: Họ và tên, địa chỉ thường trú, số CCCD/Định danh cá nhân và số điện thoại của người bán hàng (đảm bảo người bán là đối tượng không đủ điều kiện xuất hóa đơn).
- Chi tiết hàng hóa, dịch vụ: Ghi rõ tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và tổng thành tiền bằng số và bằng chữ.
- Thời gian giao dịch: Ghi cụ thể ngày, tháng, năm thực hiện việc thu mua thực tế.
- Địa điểm thu mua: Ghi rõ địa chỉ nơi tổ chức thu mua hàng hóa để minh bạch nguồn gốc.
- Chữ ký xác nhận:
- Chữ ký của người bán (để xác nhận đã nhận tiền và bàn giao hàng).
- Chữ ký của người lập bảng kê.
- Chữ ký xác nhận và đóng dấu của đại diện pháp luật doanh nghiệp.
>> Tải ngay mẫu bảng kê mua hàng hóa không có hóa đơn
Mẫu bảng kê mua hàng hóa không có hóa đơn
3. Lưu ý khi lập bảng kê mua hàng không hóa đơn
Việc lập bảng kê giúp doanh nghiệp ghi nhận chi phí được trừ, tuy nhiên nếu xảy ra sơ suất sẽ dẫn đến rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế. Kế toán cần đặc biệt lưu ý:
- Giá trị thực tế: Giá mua trên bảng kê không được cao hơn giá thị trường tại thời điểm giao dịch.
- Hình thức thanh toán: Với giao dịch giá trị lớn, nên ưu tiên chuyển khoản để minh bạch hóa dòng tiền (dù không bắt buộc như trường hợp hóa đơn trên 20 triệu).
- Hồ sơ đi kèm: Ngoài bảng kê 02/TNDN, phải kèm theo chứng từ kế toán liên quan như phiếu chi, biên bản bàn giao hoặc hợp đồng mua bán để làm căn cứ đối soát.
Để tối ưu quy trình, doanh nghiệp nên sử dụng Fast e-Invoice để tự động kiểm tra và kiểm soát sai sót. Hệ thống này không chỉ hỗ trợ quản lý hóa đơn điện tử tập trung mà còn có tính năng cảnh báo, phát hiện sớm các rủi ro về hóa đơn thông qua việc kiểm tra trạng thái hoạt động của người bán.
Nhờ đó, kế toán dễ dàng loại bỏ các chứng từ không hợp lệ, tránh lập bảng kê cho doanh nghiệp “ma” và đảm bảo tính minh bạch khi quyết toán thuế.
Phần mềm Fast e-Invoice giúp doanh nghiệp lập bảng kê 02/TNDN và quản lý dễ dàng
4. Câu hỏi thường gặp
4.1. Tại sao cần lập bảng kê mua hàng hóa dịch vụ mua vào không hóa đơn?
Bảng kê mua hàng hóa dịch vụ mua vào là chứng từ kế toán bắt buộc để hợp lệ hóa các khoản chi không có hóa đơn từ người dân. Việc lập bảng kê đầy đủ giúp doanh nghiệp có căn cứ hạch toán vào chi phí hợp lý, từ đó giảm số thuế TNDN phải nộp khi thực hiện quyết toán thuế hàng năm. Đồng thời, đây cũng là cơ sở quan trọng để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu và xác minh tính minh bạch của các giao dịch.
4.2. Trường hợp nào cần lập bảng kê mua hàng hóa?
Doanh nghiệp thực hiện lập bảng kê khi thu mua các mặt hàng từ người trực tiếp sản xuất hoặc cá nhân không kinh doanh. Dưới đây là các trường hợp cần lập bảng kê mua hàng hóa:
- Nông, lâm, thủy sản của người nuôi trồng, đánh bắt.
- Sản phẩm thủ công mỹ nghệ (mây tre đan, chiếu cói…) của các nghệ nhân.
- Đất, đá, cát, sỏi do hộ gia đình tự khai thác.
- Phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
- Tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh bán ra.
4.3. Mua hàng không có hóa đơn có bị phạt không?
Về cơ bản, mua hàng không hóa đơn sẽ không bị phạt nếu thuộc các trường hợp ngoại lệ được pháp luật cho phép và doanh nghiệp có lập bảng kê mua hàng hóa dịch vụ mua vào (như thu mua nông sản từ nông dân, phế liệu, hoặc giao dịch dưới 200.000 đồng). Ngược lại, với các giao dịch bắt buộc phải có hóa đơn mà doanh nghiệp không xuất trình được chứng từ để chứng minh nguồn gốc, hành vi này sẽ bị coi là bất hợp pháp, dẫn đến việc bị xử phạt hành chính và truy thu thuế theo quy định.
Tóm lại, mẫu 02/TNDN giúp doanh nghiệp hợp thức hóa chi phí không hóa đơn, đảm bảo tuân thủ thuế và giảm rủi ro khi quyết toán. Lập bảng kê đúng, đầy đủ chứng từ đi kèm sẽ giúp quản lý hiệu quả hơn và hạn chế rủi ro pháp lý trong bối cảnh chuyển đổi số. Nếu doanh nghiệp hoặc cá nhân cần giải pháp quản lý thuế, hóa đơn và kế toán hiệu quả, FAST luôn đồng hành, hỗ trợ tối ưu quy trình quản trị tài chính.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast