Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC, đã chính thức được áp dụng từ cuối năm 2022, hứa hẹn sẽ mang đến những cải tiến đáng kể cho ngành thuế. Bài viết này cung cấp thông tin hữu ích về phương thức hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, giúp doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh tiết kiệm thời gian, tăng cường tính chủ động trong việc lập và điều chỉnh hóa đơn. Tổng cục thuế đã triển khai phương thức này trên toàn quốc từ ngày 1-4-2023. Để hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt và ứng dụng, FAST đã tổng hợp những kiến thức cần thiết trong bài viết dưới đây.
Fast e-Invoice: Phát hành hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế khởi tạo từ máy tính tiền
1. Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền, theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.
Máy tính tiền là một thiết bị điện tử hỗ trợ công việc quản lý kinh doanh, trong đó có tính năng tính tiền, lưu trữ thông tin bán hàng, tra cứu và báo cáo giao dịch, khởi tạo hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu điện tử.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123
2. Nguyên tắc khởi tạo hoá đơn điện tử từ máy tính tiền
Tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Không bắt buộc có chữ ký số.
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
>>> Xem thêm: Chữ ký điện tử là gì? Hướng dẫn tạo và sử dụng chữ ký điện tử
3. Đối tượng nào được sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế?
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo 08 mô hình kinh doanh sau sẽ thuộc đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền:
- Trung tâm thương mại.
- Siêu thị.
- Bán lẻ hàng tiêu dùng.
- Ăn uống.
- Nhà hàng.
- Khách sạn.
- Bán lẻ thuốc tân dược.
- Dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác.
Điều kiện để triển khai áp dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
- Có thể thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương pháp điện tử (như: có chữ ký số và đăng ký để được cơ quan thuế cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử).
- Có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (như: máy tính hoặc thiết bị điện tử có kết nối internet, email).
- Sử dụng phần mềm có thể lập hoá đơn điện tử vừa có thể truyền dữ liệu đến người mua và cơ quan thuế.
>>> Xem thêm: Chữ ký số từ xa là gì? Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số từ xa
4. Thời điểm xuất hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm xuất hoá đơn điện tử:
- Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia): là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ: là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng.)
Như vậy, thời điểm xuất hoá đơn điện tử là thời điểm hoàn thành nhiệm vụ cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền.
5. Lộ trình triển khai hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền
Ngày 05-12-2022, Tổng cục Thuế đã ban hành Công văn 4517/TCT-DNNCN năm 2022 về việc triển khai hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền.
Theo đó, căn cứ Mục 4 Công văn 4517/TCT-DNNCN năm 2022 thì lộ trình triển khai hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền được thực hiện như sau:
5.1 Triển khai hoá đơn điện tử đợt 1
- Kể từ sau ngày Tổng cục thuế chính thức công bố Chương trình hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền (dự kiến lễ công bố vào ngày 15-12-2022) đến hết tháng 3-2023.
Cục Thuế tập trung triển khai đối với 100% các doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuộc nhóm có thể triển khai hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo danh sách báo cáo Tổng cục Thuế (báo cáo theo Công văn 3169/TCT-DNNCN ngày 26-8-2022 của Tổng cục Thuế gửi 06 tỉnh, thành phố triển khai hoá đơn điện tử giai đoạn 1 và Công văn 3170/TCT-DNNCN ngày 26-8-2022 của Tổng cục Thuế gửi 57 tỉnh, thành phố triển khai hoá đơn điện tử giai đoạn 2).
5.2 Triển khai hoá đơn điện tử trong các đợt tiếp theo
- từ 1-4-2023 trở đi, Cục Thuế chủ động lập danh sách và tổ chức triển khai tại địa bàn đối với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh còn lại và báo cáo kết quả về Tổng cục Thuế.
6. Cách đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Người nộp thuế đăng ký và sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19-10-2020 của Chính phủ.
- Trường hợp người nộp thuế lần đầu sử dụng hoá đơn điện tử và thuộc đối tượng áp dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì phải thực hiện đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử.
- Trường hợp người nộp thuế đã thực hiện đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử thành công và muốn đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc trên trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
7. Hình thức của hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế là hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo định dạng dữ liệu quy định tại Quyết định số 1510/QĐ-TCT ngày 21/09/2022 của Tổng cục Thuế.
a. “Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế” là thiết bị điện tử đồng bộ hay một hệ thống nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, khởi tạo hoá đơn điện tử có dải ký tự mã của cơ quan thuế đảm bảo duy nhất, tra cứu giao dịch, báo cáo giao dịch… và được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn bằng phương thức điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.
b. “Mã của cơ quan thuế trên hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền” là dải ký tự bao gồm 23 ký tự có cấu trúc như sau:
C1C2-C3C4-C5C6C7C8C9 – C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20
Trong đó:
-
- Một ký tự đầu C1: là chữ cái M cố định để thể hiện dấu hiệu nhận biết hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư số 78/2021/TT-BTC.
- Một ký tự C2: là ký hiệu được gắn cố định để thể hiện loại hoá đơn điện tử từ 1 đến 6 theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Hai ký tự C3C4: là 02 số cuối của năm phát hành hóa đơn được sinh tự động từ phần mềm bán hàng của người nộp thuế.
- Năm ký tự C5C6C7C8C9: là một chuỗi 05 ký tự do cơ quan thuế cấp theo hình thức tự sinh từ hệ thống hoá đơn điện tử của cơ quan thuế đảm bảo tính duy nhất.
- Mười một ký tự C10C11C12C13C14C15C16C17C18C9C20: là chuỗi 11 số được tự sinh từ phần mềm bán hàng đảm bảo tính duy nhất.
- Dấu gạch ngang (-): là ký tự để phân tách các nhóm ký tự thể hiện loại hóa đơn, năm phát hành hóa đơn tự sinh từ phần mềm bán hàng, ký tự do cơ quan cấp, chuỗi số tự sinh từ phần mềm bán hàng.
Mã của cơ quan thuế trên hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể thiết lập cho nhiều máy tính tiền tại một hoặc nhiều địa điểm kinh doanh, đơn vị phụ thuộc đảm bảo tính duy nhất của từng hóa đơn.
>> Xem thêm: Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và NĐ 123
8. Lợi ích của hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền so với hoá đơn điện tử thông thường
Dưới đây là một số lợi ích vượt trội của hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền so với hoá đơn điện tử có mã thông thường:
- Có thể xuất hoá đơn điện tử ngay cho khách hàng kể cả ngoài giờ hay đêm khuya do hóa đơn in ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế chính là hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế quy định.
- Chủ động hơn trong việc điều chỉnh sai sót do hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được gửi vào cuối ngày không phải gửi từng hóa đơn như các loại hóa đơn có mã thông thường.
- Tại một thời điểm bán hàng có thể thiết lập nhiều máy tính tiền theo quy định để xuất hoá đơn điện tử cho khách hàng một cách nhanh chóng, thuận lợi.
- Đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng cần hóa đơn để tham gia dự thưởng do thông tin trên hoá đơn điện tử từ máy tính tiền có thêm trường CMND/CCCD trong trường hợp người mua hàng chưa có mã số thuế hoặc không nhớ mã số thuế. Đây là cơ hội để cơ sở kinh doanh có thêm khách hàng gia tăng và doanh số.
- Không tăng thêm chi phí cho doanh nghiệp, mà ngược lại còn giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực hơn so với các loại hoá đơn điện tử khác, chỉ vài chục đồng/hóa đơn.
- Không yêu cầu phải có thiết bị đặc thù, chuyên dụng, người nộp thuế chỉ cần máy tính, máy in, đường truyền internet, thậm chí các thiết bị điện tử cầm tay cũng có thể khởi tạo hóa đơn.
- Có kết nối với cơ quan thuế được xem là hóa đơn hợp pháp để khấu trừ giá trị gia tăng đầu vào và tính trừ khi xác nhận thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
9. Fast e-Invoice cho phép phát hành hóa đơn điện tử có mã khởi tạo từ máy tính tiền
Phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice đáp ứng đầy đủ theo 3 hình thức khởi tạo hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền do Tổng cục thuế thông báo.
Mô hình 1: Sử dụng Fast e-Invoice như phần mềm bán hàng, lập bill, cấp mã và phát hành hóa đơn trực tiếp trên Fast e-Invoice.
Mô hình 2: Quản lý cấp mã cơ quan Thuế trên giải pháp hóa đơn điện tử.
Người bán nhập thông tin bán hàng trên POS và gửi dữ liệu để lập hóa đơn điện tử sang Fast e-Invoice. Sau đó, Fast e-Invoice sẽ xử lý, cấp mã theo quy định và gửi lại mã của cơ quan Thuế cho POS.
Mô hình 3: Quản lý cấp mã trực tiếp trên phần mềm bán hàng.
Người bán sử dụng POS để lập, in phiếu bán hàng có mã của CQT và gửi cho người mua, đồng thời gửi dữ liệu để lập hóa đơn điện tử (mã tra cứu, số hóa đơn) cho Fast e-Invoice để phát hành.
10. Một số câu hỏi thường gặp về hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế từ máy tính tiền kết nối sẽ có nội dung gì?
Tại Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC sẽ có hiệu lực từ ngày 01-07-2022 quy định về nội dung của hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế bao gồm:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
- Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế).
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Mã của cơ quan thuế.
Giải pháp cấp mã của cơ quan thuế trên hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế: Mã của cơ quan thuế được cấp tự động, theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh nêu trên khi đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế và đảm bảo không trùng lặp.
Trách nhiệm của người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế là gì?
- Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
- Lập hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Có trách nhiệm sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp khi lập hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế để đảm bảo liên tục và duy nhất.
- Chuyển dữ liệu hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.
- Chủ động 24/7 trong việc xử lý sai, sót phát sinh ngay trên thiết bị của người nộp thuế nếu đã được cài đặt phần mềm hoá đơn điện tử từ máy tính tiền theo chuẩn của cơ quan thuế.
Nếu máy tính tiền bị hỏng, doanh nghiệp phải làm sao để tiếp tục xuất hóa đơn?
Trong trường hợp máy tính tiền bị hỏng, doanh nghiệp cần nhanh chóng liên hệ với nhà cung cấp để khắc phục sự cố. Trong thời gian chờ sửa chữa, doanh nghiệp có thể tạm thời sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử trực tuyến để tiếp tục xuất hóa đơn.
Chi phí để triển khai hệ thống máy tính tiền xuất hóa đơn điện tử là bao nhiêu?
Chi phí triển khai hệ thống máy tính tiền xuất hóa đơn điện tử phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:
- Loại máy tính tiền: Máy tính tiền có nhiều loại với cấu hình và tính năng khác nhau, dẫn đến sự khác biệt về giá.
- Số lượng máy: Số lượng máy tính tiền cần triển khai sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí.
- Các tính năng bổ sung: Các tính năng bổ sung như quản lý kho, quản lý khách hàng cũng sẽ làm tăng chi phí.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách xuất hoá đơn điện tử trên điện thoại