A. THÔNG TIN CHUNG
Tài liệu giới thiệu một số quy trình nghiệp vụ trong phần mềm ERP FBO – Fast Business Online.
Mục đích của tài liệu dùng để trao đổi, giới thiệu sản phẩm FBO cho khách hàng hoặc dùng để tham khảo trong quá trình xây dựng giải pháp cho khách hàng.
Đối với một khách hàng cụ thể thì cần cụ thể hóa, đơn giản hơn hoặc chi tiết hơn hoặc thay đổi cho đúng với thực tế và nhu cầu của khách hàng đó.
Các ký hiệu giao ước được sử dụng để mô tả các quy trình như sau:
B. QUY TRÌNH
1. Quy trình bán hàng – thu tiền
1.1 Sơ đồ nghiệp vụ quy trình
1.2 Diễn giải quy trình
Quy trình nghiệp vụ bán hàng – thu tiền trên FBO có 14 bước, chi tiết:
| BƯỚC | NỘI DUNG BƯỚC |
|---|---|
|
1. |
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, liên hệ với nhân viên bán hàng để yêu cầu báo giá. Nhân viên bán hàng thực hiện lập Giấy báo giá trên hệ thống để lưu thông tin và gửi giấy báo giá cho khách hàng. |
|
2. |
Sau khi khách hàng xác nhận mua hàng, nhân viên bán hàng tiến hành lập hợp đồng bán hàng và ghi nhận thông tin hợp đồng bán hàng trên hệ thống để lưu thông tin và gửi cho người có thẩm quyền duyệt. |
|
3. |
Người có thẩm quyền tiếp nhận hợp đồng thực hiện kiểm tra và duyệt hợp đồng trên hệ thống. Nếu đồng ý chuyển thông tin sang bước tiếp theo, nếu không đồng ý nhân viên bán hàng kiểm tra điều chỉnh, xử lý thông tin hợp đồng. |
|
4. |
Sau khi hợp đồng bán hàng được hai bên ký xác nhận, nhân viên bán hàng tiến hành lập đơn hàng trên hệ thống để lưu thông tin và gửi cho người có thẩm quyền duyệt đơn hàng. |
|
5. |
Người có thẩm quyền tiếp nhận đơn hàng thực hiện kiểm tra và duyệt đơn hàng trên hệ thống. Nếu đồng ý chuyển thông tin sang bước tiếp theo, nếu không đồng ý nhân viên bán hàng kiểm tra điều chỉnh, xử lý đơn hàng. |
|
6. |
Đơn hàng bán sau khi được duyệt, nhân viên bán hàng thực hiện lập lệnh xuất kho trên hệ thống và chuyển cho bộ phận kho. |
|
7. |
Bộ phận kho sẽ tiếp nhận thông tin từ Lệnh xuất kho, kiểm tra tồn kho của hàng hóa trên hệ thống qua Báo cáo tồn kho. Nếu đủ hàng tiến hành bước tiếp theo, nếu thiếu hàng sẽ thực hiện sản xuất hàng (tham khảo quy trình sản xuất) hoặc mua hàng (tham khảo quy trình mua hàng – thanh toán nợ). |
|
8. |
Sau khi kiểm tra số lượng hàng bán đủ với số lượng trên đơn hàng, thủ kho tiến hành xuất hàng đồng thời lập phiếu xuất kho trên hệ thống. |
|
9. |
Sau khi bộ phận kho thực hiện xuất hàng xong, kế toán dựa vào phiếu xuất kho đã lập để ghi nhận công nợ của khách hàng trên hệ thống vào hóa đơn bán hàng. |
|
10. |
Bộ phận giao hàng sau khi nhận được thông tin xuất hàng của bộ phận kho, thực hiện lập phiếu giao hàng trên hệ thống để thực hiện chuyển hàng giao cho khách. |
|
11. |
Khách hàng xác nhận nhận hàng đã giao, bộ phận giao hàng thực hiện xác nhận trên hệ thống phiếu giao hàng đã hoàn tất. Nếu khách hàng không đồng ý, chuyển hàng tới bộ phận kho làm thủ tục nhập kho. |
|
12. |
Thủ kho nhận hàng khách hàng trả lại đồng thời lập phiếu nhập kho trên hệ thống để ghi nhận thông tin hàng nhập kho. |
|
13. |
Kế toán thực hiện ghi nhận thông tin hàng bán trả lại trên hệ thống để ghi giảm công nợ của khách hàng sau khi nhận được thông tin nhập hàng bán trả lại từ bộ phận kho. |
|
14. |
Đến thời hạn khách hàng thanh toán nợ, dựa trên thông tin giao hàng khách hàng đã xác nhận, hàng bán trả lại và hóa đơn bán hàng, kế toán thực hiện thu nợ của khách hàng và ghi nhận thông tin trên hệ thống. Nếu thu bằng tiền mặt thì lập phiếu thu, nếu thu qua ngân hàng thì lập giấy báo có. |
2. Quy trình mua hàng – thanh toán
2.1 Sơ đồ nghiệp vụ quy trình
2.2 Diễn giải quy trình
Quy trình nghiệp vụ Mua hàng – Thanh toán trên FBO có 18 bước, chi tiết nội dung các bước:
| BƯỚC | NỘI DUNG BƯỚC |
|---|---|
|
1. |
Khi nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận hoặc nhận kế hoạch mua hàng dự trữ từ cấp có thẩm quyền, nhân viên mua hàng lập phiếu nhu cầu vật tư để ghi nhận thông tin mua hàng và chuyển tới cấp có thẩm quyền duyệt thông tin. |
|
2. |
Cấp có thẩm quyền thực hiện kiểm tra và duyệt phiếu nhu cầu vật tư. Nếu không đồng ý chuyển lại thông tin cho nhân viên mua hàng điều chỉnh, xử lý nhu cầu vật tư. Nếu đồng ý, nhân viên mua hàng nhận thông tin và thực hiện bước tiếp theo. |
|
3. |
Sau khi yêu cầu vật tư được duyệt, nhân viên mua hàng tiến hành lập đề nghị báo giá trên hệ thống để ghi nhận thông tin và gửi cho nhà cung cấp báo giá. |
|
4. |
Sau khi nhận báo giá của nhà cung cấp, nhân viên mua hàng thực hiện ghi nhận thông tin lên hệ thống qua nghiệp vụ cập nhật báo giá của nhà cung cấp. |
|
5. |
Sau khi đã có báo giá của nhà cung cấp, cùng với nhu cầu vật tư, nhân viên mua hàng thực hiện lựa chọn nhà cung cấp, ghi nhận thông tin trên hệ thống. |
|
6. |
Sau khi xác nhận mua hàng của nhà cung cấp, nhân viên mua hàng tiến hành liên hệ với nhà cung cấp để hai bên xác nhận thông tin mua hàng qua hợp đồng mua hàng, đồng thời nhập thông tin cơ bản về hợp đồng trên hệ thống để lưu thông tin và gửi cho người có thẩm quyền duyệt. |
|
7. |
Người có thẩm quyền tiếp nhận hợp đồng thực hiện kiểm tra và duyệt hợp đồng trên hệ thống. Nếu đồng ý chuyển thông tin sang bước tiếp theo, nếu không đồng ý nhân viên mua hàng kiểm tra điều chỉnh, xử lý thông tin hợp đồng. |
|
8. |
Sau khi hai bên ký xác nhận hợp đồng, nhân viên mua hàng thực hiện lập đơn hàng mua trên hệ thống để ghi nhận thông tin và chuyển cho cấp có thẩm quyền duyệt. |
|
9. |
Người có thẩm quyền tiếp nhận đơn hàng thực hiện kiểm tra và duyệt đơn hàng trên hệ thống. Nếu đồng ý chuyển thông tin sang bước tiếp theo, nếu không đồng ý nhân viên mua hàng hàng kiểm tra điều chỉnh, xử lý đơn hàng. |
|
10. |
Nếu hàng mua về là hàng nhập khẩu, nhân viên mua hàng thực hiện lập tờ khai hải quan trên hệ thống để ghi nhận thông tin trước khi hàng về kho. |
|
11. |
Khi hàng mua về kho, thủ kho thực hiện nhập kho, đồng thời lập phiếu nhập kho trên hệ thống để ghi nhận thông tin. |
|
12. |
Kế toán ghi nhận thông tin công nợ phải trả cho nhà cung cấp trên hệ thống (hóa đơn mua hàng) sau khi bộ phận kho tiến hành nhập hàng mua về hoàn tất. |
|
13. |
Hàng mua về sau khi nhập kho, tiến hành kiểm định chất lượng, nhân viên mua hàng sẽ ghi nhận thông tin trên hệ thống, xác nhận thông tin kiểm định nếu đạt thì chuyển thông tin qua bước tiếp theo, nếu không đạt chuyển cho bộ phận kho xử lý. |
|
14. |
Sau khi kiểm định chất lượng, hàng mua về không đạt cần trả lại hàng mua cho nhà cung cấp, thủ kho tiến hành xuất hàng và ghi nhận thông tin vào phiếu xuất kho trên hệ thống. |
|
15. |
Kế toán thực hiện ghi nhận thông tin hàng mua trả lại trên hệ thống để ghi giảm công nợ phải trả cho nhà cung cấp sau khi nhận được thông tin xuất hàng mua trả lại từ bộ phận kho. |
|
16. |
Đến thời hạn thanh toán nợ cho nhà cung cấp, dựa trên thông tin kiểm định đã xác nhận, hàng mua trả lại và hóa đơn mua hàng, kế toán lập đề nghị chi trên hệ thống để chuyển thông tin cho cấp có thẩm quyền duyệt. |
|
17. |
Người có thẩm quyền tiếp nhận phiếu đề nghị, kiểm tra và duyệt phiếu đề nghị chi tiền trên hệ thống. Nếu đồng ý chuyển thông tin cho kế toán thực hiện chi thanh toán nợ, nếu không đồng ý ghi nhận lý do không đồng ý và chuyển lại cho kế toán xử lý phiếu đề nghị chi tiền (điều chỉnh phiếu, hủy phiếu, …). |
|
18. |
Sau khi đề nghị chi tiền được duyệt, kế toán thực hiện chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp đồng thời ghi nhận nghiệp vụ trên hệ thống. Nếu chi bằng tiền mặt thì lập phiếu chi, nếu chi qua ngân hàng thì lập giấy báo nợ. |
3. Quy trình sản xuất
3.1 Sơ đồ nghiệp vụ quy trình
3.2 Diễn giải quy trình nghiệp vụ
Quy trình nghiệp vụ quản lý Sản xuất trên hệ thống FBO có 30 bước, chi tiết nội dung các bước:
| BƯỚC | NỘI DUNG BƯỚC |
|---|---|
|
1. |
Dựa trên thông tin tiêu thụ sản phẩm trong một kỳ đã được dự báo, nhân viên theo dõi kế hoạch sản xuất nhập thông tin dự báo vào nghiệp vụ Dự báo bán hàng trên hệ thống. |
|
2. |
Trường hợp không sử dụng phần hoạch định sản xuất nhưng có sử dụng phần hoạch định nguyên liệu, nhân viên theo dõi kế hoạch sản xuất vào nghiệp vụ Kế hoạch sản xuất trong hệ thống để nhập liệu đầu vào. Khi nhập liệu sẽ nhập các nhu cầu sản xuất thành phẩm, bán thành phẩm, dựa vào đó chương trình sẽ phân rã thành các nguyên liệu tương ứng theo cấu trúc sản phẩm. |
|
3. |
Trường hợp sử dụng phần hoạch định sản xuất, nhân viên theo dõi kế hoạch sản xuất chọn nghiệp vụ Hoạch định sản xuất trên hệ thống để lên kế hoạch sản xuất sản phẩm. Chương trình sẽ tự động tính dựa trên dữ liệu của đơn hàng bán (Quy trình bán hàng – Thu tiền) và dự báo bán hàng. |
|
4. |
Để dự trù thông tin về nhân công sản xuất, nhân viên theo dõi kế hoạch sản xuất thực hiện thông tin tại nghiệp vụ Hoạch định năng lực sản xuất trên hệ thống. |
|
5. |
Để lên dự trù thông tin công suất máy thực hiện sản xuất sản phẩm, nhân viên theo dõi kế hoạch sản xuất thực hiện thông tin hoạch định tại nghiệp vụ Hoạch định công suất trên hệ thống. |
|
6. |
Sau khi hoạch định về năng lực sản xuất và công suất, nhân viên theo dõi kế hoạch sản xuất tiến hành lên dự trù nguyên vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm trên hệ thống tại nghiệp vụ Hoạch định nguyên vật liệu. |
|
7. |
Để chuyển thông tin kế hoạch sản xuất đến bộ phận phân xưởng, nhân viên theo dõi kế hoạch sản xuất thực hiện nghiệp vụ Chuyển kế hoạch sang lệnh sản xuất để tạo Lệnh sản xuất mới trên hệ thống. |
|
8. |
Lệnh sản xuất sau khi được tạo, nhân viên theo dõi kế hoạch sản xuất có thể xem nội dung lệnh tại nghiệp vụ Lệnh sản xuất trên hệ thống và in lệnh sản xuất chuyển cho bộ phận Phân xưởng
Trường hợp lập mới một Lệnh sản xuất không qua kế hoạch sản xuất, nhân viên theo dõi kế hoạch sản xuất có thể lập một lệnh mới ở nghiệp vụ này. |
|
9. |
Để thực hiện sản xuất, quản đốc phân xưởng cần tạo yêu cầu sản xuất. Ở bước này, quản đốc xưởng có thể tạo nhanh yêu cầu sản xuất từ lệnh sản xuất tại nghiệp vụ tạo yêu cầu sản xuất trên hệ thống. |
|
10. |
Yêu cầu sản xuất sau khi được tạo, quản đốc phân xưởng có thể xem thông tin tại nghiệp vụ Yêu cầu sản xuất, in yêu cầu và chuyển thông tin cho cấp có thẩm quyền duyệt thông tin.
Trường hợp lập mới một Yêu cầu sản xuất không qua Lệnh sản xuất, quản đốc phân xưởng có thể lập một lệnh mới ở nghiệp vụ này. |
|
11. |
Cấp có thẩm quyền thực hiện kiểm tra và duyệt yêu cầu sản xuất trên hệ thống. Nếu không đồng ý chuyển lại thông tin cho quản đốc phân xưởng điều chỉnh, xử lý nhu cầu vật tư. Nếu đồng ý, quản đốc phân xưởng nhận thông tin và chuẩn bị sản xuất sản phẩm. |
|
12. |
Để thực hiện sản xuất sản phẩm cần có nguyên vật liệu, vật tư để sản xuất, quản đốc phân xưởng thực hiện lập phiếu yêu cầu lĩnh vật tư trên hệ thống và chuyển cho thông tin đến cấp có thẩm quyền duyệt yêu cầu. |
|
13. |
Cấp có thẩm quyền kiểm tra và duyệt phiếu yêu cầu lĩnh vật tư trên hệ thống. Nếu đồng ý chuyển thông tin cho quản đốc phân xưởng và bộ phận kho thực hiện bước tiếp theo. Nếu không đồng ý gửi lại lý do không đồng ý cho quản đốc phân xưởng thực hiện kiểm tra và xử lý thông tin. |
|
14. |
Sau khi nhận được yêu cầu lĩnh vật tư đã duyệt, bộ phận kho tiến hành kiểm tra hàng tồn (có thể kiểm tra trong hệ thống qua báo cáo tồn kho trên hệ thống). Nếu đủ số lượng yêu cầu thực hiện xuất kho, nếu thiếu tiến hành mua mới nguyên vật liệu, vật tư (xem chi tiết ở quy trình Mua hàng – Thanh toán). |
|
15. |
Nguyên vật liệu, vật tư đủ số lượng yêu cầu của quản đốc phân xưởng, bộ phận kho tiến hàng thủ tục xuất điều chuyển, ghi nhận thông tin xuất chuyển vật tư cho phân xưởng trên hệ thống. |
|
16. |
Khi nhận vật tư từ bộ phận kho chuyển đến, quản đốc xưởng thực hiện ghi nhận thông tin nhập vật tư vào nghiệp vụ Phiếu nhập xuất phân xưởng trên hệ thống. |
|
17. |
Khi thực hiện sản xuất sản phẩm, quản đốc xưởng thực hiện ghi nhận thông tin xuất nguyên vật liệu, vật tư và sản xuất sản phẩm trên hệ thống ở nghiệp vụ Giao dịch phân xưởng. Thông tin xuất nguyên vật liệu, vật tư sẽ được hệ thống tự động tạo phiếu xuất kho. |
|
18. |
Quản đốc xưởng thực hiện ghi nhận thông tin máy sản xuất sản phẩm trên hệ thống ở nghiệp vụ Giao dịch máy. |
|
19. |
Khi sản xuất sản phẩm qua nhiều công đoạn, quản đốc xưởng cần ghi nhận thông tin chuyển công đoạn, thực hiện ghi nhận thông tin này trên hệ thống ở nghiệp vụ Điều chuyển công đoạn trên hệ thống. |
|
20. |
Bán thành phẩm hoặc thành phẩm khi sản xuất xong cần kiểm tra chất lượng trước khi thực hiện sản xuất tiếp hoặc nhập kho. Sau khi bán thành phẩm, thành phẩm được kiểm tra chất lượng xong, nhân viên kiểm tra chất lượng thực hiện nhập thông tin lên hệ thống tại nghiệp vụ Phiếu duyệt chất lượng để chuyển thông tin đến cấp có thẩm quyền duyệt thông tin phiếu. |
|
21. |
Cấp có thẩm quyền kiểm tra và duyệt phiếu duyệt chất lượng trên hệ thống. Nếu đạt chuyển thông tin cho quản đốc phân xưởng thực hiện bước tiếp theo. Nếu không đạt gửi lại lý do không đồng ý cho quản đốc phân xưởng thực hiện kiểm tra và xử lý thông tin. |
|
22. |
Thành phẩm sau khi đã được duyệt chất lượng, quản đốc phân xưởng chuyển thông tin cho bộ phận kho tiến hành nhập kho và ghi nhận thông tin nhập kho trên hệ thống tại nghiệp vụ Phiếu nhập xuất phân xưởng. |
|
23. |
Để tính giá thành sản sản phẩm, kế toán giá thành cần thực hiện ghi nhận thông tin sản phẩm dở dang (SPDD) cuối kỳ, nhập số lượng SPDD vào hệ thống tại nghiệp vụ Cập nhật số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ. |
|
24. |
Kế toán giá thành thực hiện tính số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ trên hệ thống để hệ thống ghi nhận thông tin làm cơ sở cho việc tính giá thành sản phẩm. |
|
25. |
Kế toán giá thành thực hiện tập hợp chi phí phát sinh cho sản phẩm qua nghiệp vụ Tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ trên hệ thống. |
|
26. |
Kế toán giá thành thực hiện tính hệ số phân bổ cho các chi phí tập hợp trên hệ thống để làm cơ sở cho việc tính giá thành sản phẩm. |
|
27. |
Sau khi tập hợp chi phí phát sinh và tính hệ số phân bổ chi phí, kế toán giá thành tiến hành phân bổ chi phí phát sinh cho sản phẩm tại nghiệp vụ Phân bổ chi phí phát sinh trong kỳ trên hệ thống. |
|
28. |
Kế toán giá thành thực hiện tính chi phí dở dang cuối kỳ của sản phẩm trên hệ thống để ghi nhận thông tin. |
|
29. |
Dựa vào thông tin ghi nhận chi phí dở dang cuối kỳ và phân bổ chi phí phát sinh trên hệ thống, kế toán giá thành thực hiện nghiệp vụ Tính giá thành sản phẩm trên hệ thống để hệ thống tính toán và đưa ra số liệu về giá thành của sản phẩm. |
|
30. |
Sau khi thực hiện tính giá thành sản phẩm xong, kế toán giá thành cần thực hiện cập nhật giá vốn cho sản phẩm nhập kho. Để thực hiện thao tác này, kế toán giá thành cần thực hiện nghiệp vụ Cập nhật giá cho phiếu nhập thành phẩm trên hệ thống. |
4. Quy trình quản lý tài sản cố định – công cụ dụng cụ phân bổ nhiều kỳ
4.1 Sơ đồ nghiệp vụ quy trình
4.2 Diễn giải quy trình
4.2.1 Quản lý tài sản cố định
Quy trình nghiệp vụ quản lý Tài sản cố định trên hệ thống có 8 bước, chi tiết nội dung các bước:
|
BƯỚC |
NỘI DUNG BƯỚC |
|
1. |
Tài sản cố định (TSCĐ) mua mới (Các bước mua mới TSCĐ tham khảo tại quy trình Mua hàng – Thanh toán) khi đưa vào sử dụng, kế toán ghi nhận thông tin theo dõi TSCĐ trên hệ thống. |
|
2. |
Cuối kỳ, kế toán vào hệ thống và thực hiện tính khấu hao TSCĐ. |
|
3. |
Khấu hao TSCĐ sau khi được tính xong, kế toán làm nghiệp vụ phân bổ khấu hao TSCĐ để chuyển thông tin sang sổ cái. |
|
4. |
Trường hợp trong kỳ nếu phát sinh điều chỉnh giá trị TSCĐ, kế toán vào nghiệp vụ điều chỉnh giá trị TSCĐ để ghi nhận thông tin. Đồng thời, kế toán thực hiện lập phiếu kế toán tổng hợp trên hệ thống để hạch toán bút toán điều chỉnh giá trị TSCĐ ghi nhận thông tin lên sổ sách kế toán. |
|
5. |
Trường hợp trong kỳ có phát sinh nghiệp vụ điều chuyển TSCĐ từ bộ phận này sang bộ phận khác, kế toán vào nghiệp vụ Điều chuyển bộ phận sử dụng trên hệ thống để ghi nhận thông tin điều chuyển. |
|
6. |
Trường hợp trong kỳ nếu muốn tạm dừng khấu hao TSCĐ trong một khoảng thời gian nhất định, kế toán thực hiện khai báo tạm dừng khấu hao trên hệ thống để ghi nhận thông tin. |
|
7. |
Trường hợp trong kỳ phát sinh nghiệp vụ dừng khấu hao TSCĐ, không thực hiện khấu hao TSCĐ nữa, kế toán vào hệ thống, thực hiện khai báo thôi khấu hao để ghi nhận thông tin. |
|
8. |
Trong kỳ phát sinh trường hợp giảm TSCĐ (thanh lý, nhượng bán, mất mát, …), kế toán vào hệ thống thực hiện khai báo giảm TSCĐ để ghi nhận thông tin. Đồng thời, kế toán thực hiện lập phiếu kế toán tổng hợp trên hệ thống để hạch toán bút toán ghi giảm TSCĐ, ghi nhận thông tin lên sổ sách kế toán. |
4.2.2 Quản lý công cụ dụng cụ phân bổ nhiều kỳ
Quy trình nghiệp vụ quản lý Công cụ dụng cụ phân bổ nhiều kỳ trên FBO có 10 bước, chi tiết nội dung các bước:
|
BƯỚC |
NỘI DUNG BƯỚC |
|
1. |
Các bộ phận khi có nhu cầu sử dụng Công cụ dụng cụ (CCDC), thực hiện lập phiếu yêu cầu lĩnh vật tư trên hệ thống và chuyển cho thông tin đến cấp có thẩm quyền duyệt yêu cầu. |
|
2. |
Cấp có thẩm quyền kiểm tra và duyệt phiếu yêu cầu lĩnh vật tư trên hệ thống. Nếu đồng ý chuyển thông tin cho bộ phận yêu cầu và bộ phận kho thực hiện bước tiếp theo. Nếu không đồng ý gửi lại lý do không đồng ý cho bộ phận yêu cầu thực hiện kiểm tra và xử lý thông tin. |
|
3. |
Sau khi nhận được yêu cầu lĩnh vật tư đã duyệt, bộ phận kho tiến hành kiểm tra hàng tồn (có thể kiểm tra trong hệ thống qua báo cáo tồn kho trên hệ thống). Nếu đủ số lượng yêu cầu thực hiện xuất kho, nếu thiếu tiến hành mua mới CCDC (xem chi tiết ở quy trình Mua hàng – Thanh toán). |
|
4. |
CCDC đủ số lượng yêu cầu của bộ phận yêu cầu, bộ phận kho tiến hàng thủ tục xuất kho, ghi nhận thông tin xuất kho vào phiếu xuất kho trên hệ thống. |
|
5. |
Sau khi nhận được thông tin xuất dùng CCDC cần theo dõi phân bổ nhiều kỳ, kế toán vào hệ thống nhập thông tin ghi nhận theo dõi CCDC xuất dùng. |
|
6. |
Cuối kỳ, kế toán vào hệ thống và thực hiện tính phân bổ chi phí CCDC. |
|
7. |
Chi phí CCDC sau khi được tính xong, kế toán làm nghiệp vụ bút toán phân bổ chi phí CCDC để chuyển thông tin sang sổ cái. |
|
8. |
Trường hợp trong kỳ có phát sinh nghiệp vụ điều chuyển CCDC từ bộ phận này sang bộ phận khác, kế toán vào nghiệp vụ Điều chuyển bộ phận sử dụng trên hệ thống để ghi nhận thông tin điều chuyển. |
|
9. |
Trường hợp trong kỳ phát sinh nghiệp vụ dừng phân bổ chi phí CCDC, không thực hiện phân bổ chi phí CCDC nữa, kế toán vào hệ thống, thực hiện khai báo thôi phân bổ để ghi nhận thông tin. |
|
10. |
Trong kỳ phát sinh trường hợp giảm/hỏng CCDC, kế toán vào hệ thống thực hiện khai báo giảm/hỏng CCDC để ghi nhận thông tin. Đồng thời, kế toán thực hiện lập phiếu kế toán trên hệ thống để hạch toán bút toán ghi giảm/hỏng CCDC, ghi nhận thông tin lên sổ sách kế toán. |
5. Quy trình tuyển dụng
5.1 Sơ đồ nghiệp vụ quy trình
5.2 Diễn giải quy trình
Quy trình nghiệp vụ tuyển dụng trên FBO có 12 bước, chi tiết nội dung các bước:
|
BƯỚC |
NỘI DUNG BƯỚC |
|
1. |
Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân viên, các bộ phận có nhu cầu thực hiện lập phiếu yêu cầu tuyển dụng để ghi nhận thông tin yêu cầu (vị trí, kỹ năng, …) và chuyển cho cấp có thẩm quyền duyệt yêu cầu. |
|
2. |
Cấp có thẩm quyền thực hiện kiểm tra và duyệt phiếu yêu cầu. Nếu đồng ý chuyển thông tin cho bộ phận nhân sự và bộ phận yêu cầu tuyển dụng nhân viên chuẩn bị thông tin. Nếu không đồng ý gửi lại thông tin cùng lý do không đồng ý cho bộ phận yêu cầu tuyển dụng để xử lý thông tin (điều chỉnh yêu cầu, hủy yêu cầu, ….) |
|
3. |
Sau khi nhận được thông tin duyệt yêu cầu tuyển dụng từ cấp có thẩm quyền, nhân viên nhân sự tiến hành cập nhật thông tin đợt tuyển dụng trên hệ thống. |
|
4. |
Sau khi tìm kiếm được ứng viên phù hợp với yêu cầu, nhân viên nhân sự vào hệ thống để cập nhật hồ sơ ứng viên. |
|
5. |
Nhân viên nhân sự sau khi tìm kiếm được ứng viên, phối hợp với bộ phận yêu cầu tuyển dụng để lên lịch kiểm tra/phỏng vấn ứng viên và ghi nhận thông tin này vào nghiệp vụ Lập lịch kiểm tra, phỏng vấn trên hệ thống. |
|
6. |
Sau khi liên hệ với ứng viên, chốt được lịch kiểm tra, phỏng vấn với ứng viên và bộ phận yêu cầu tuyển dụng, nhân viên nhân sự thực hiện cập nhật lịch kiểm tra, phỏng vấn cho ứng viên trên hệ thống. |
|
7. |
Sau khi có kết quả kiểm tra của ứng viên, nhân viên nhân sự thực hiện cập nhật kết quả kiểm tra vào hệ thống. |
|
8. |
Sau khi có kết quả kiểm tra phỏng vấn của ứng viên, nhân viên nhân sự thực hiện cập nhật kết quả phỏng vấn vào hệ thống. |
|
9. |
Dựa vào kết quả kiểm tra và kết quả phỏng vấn, bộ phận có nhu cầu tuyển dụng sẽ đưa ra thông tin ứng viên có được nhận hay không, nếu được nhận thì nhân viên nhân sự tiến hành cập nhật quyết định tuyển dụng của ứng viên trên hệ thống. |
|
10. |
Thông tin từ hồ sơ ứng viên sẽ được chuyển qua Thông tin nhân viên trên hệ thống sau khi có quyết định tuyển dụng ứng viên đạt. Nhân viên nhân sự vào nghiệp vụ này để cập nhật thêm các thông tin liên quan đến ứng viên. |
|
11. |
Nhân viên mới vào nhận việc ngày đầu tiên, nhân viên nhân sự tiến hành lập hợp đồng lao động (học việc, thử việc, chính thức, ….) và ghi nhận thông tin trên hệ thống |
|
12. |
Trường hợp có phụ lục hợp đồng cho nhân viên mới, nhân viên nhân sự lập phụ lục hợp đồng và ghi nhận thông tin trên hệ thống. |
6. Quy trình quản lý nhân sự
6.1 Sơ đồ nghiệp vụ quy trình
6.2 Diễn giải quy trình
Quy trình nghiệp vụ quản lý nhân sự trên FBO có 17 bước, chi tiết nội dung các bước:
| BƯỚC | NỘI DUNG BƯỚC |
|---|---|
|
1. |
Sau khi cập nhật quyết định tuyển dụng ứng viên đạt trên hệ thống (xem chi tiết tại Quy trình Tuyển dụng), thông tin từ hồ sơ ứng viên sẽ được chuyển qua Thông tin nhân viên trên hệ thống. Nhân viên nhân sự vào nghiệp vụ này để cập nhật thêm các thông tin liên quan đến ứng viên. |
|
2. |
Khi có nhu cầu cấp phát công cụ dụng cụ, bộ phận có nhu cầu vào hệ thống lập phiếu yêu cầu cấp phát công cụ dụng cụ và chuyển thông tin cho cấp có thẩm quyền duyệt |
|
3. |
Cấp có thẩm quyền kiểm tra và duyệt phiếu yêu cầu cấp phát công cụ dụng cụ trên hệ thống. Nếu đồng ý chuyển thông tin cho bộ phận yêu cầu làm thủ tục cấp phát công cụ dụng cụ cho nhân viên. Nếu không đồng ý gửi lại lý do không đồng ý cho bộ phận yêu cầu thực hiện kiểm tra và xử lý thông tin. |
|
4. |
Khi công cụ dụng cụ được đưa cho nhân viên, nhân viên nhân sự ghi nhận thông tin vào nghiệp vụ cập nhật cấp phát công cụ dụng cụ trên hệ thống. |
|
5. |
Trường hợp thu hồi, hỏng, mất, … công cụ dụng cụ, nhân viên nhân sự ghi nhận thông tin vào nghiệp vụ cập nhật giảm công cụ dụng cụ trên hệ thống để lưu thông tin. |
|
6. |
Khi có nhu cầu đào tạo nhân viên, bộ phận có nhu cầu vào hệ thống lập phiếu yêu cầu đào tạo và chuyển thông tin cho cấp có thẩm quyền duyệt yêu cầu. |
|
7. |
Cấp có thẩm quyền kiểm tra và duyệt phiếu yêu cầu đào tạo trên hệ thống. Nếu đồng ý chuyển thông tin cho bộ phận yêu cầu và bộ phận nhân sự làm thủ tục cho việc đào tạo nhân viên. Nếu không đồng ý gửi lại lý do không đồng ý cho bộ phận yêu cầu thực hiện kiểm tra và xử lý thông tin (điều chỉnh, hủy bỏ, …) |
|
8. |
Sau khi yêu cầu đào tạo được duyệt, nhân viên nhân sự phối hợp cùng với bộ phận yêu cầu lên thông tin khóa học và cập nhật thông tin khóa học vào hệ thống |
|
9. |
Sau khi nhân viên tham gia khóa học đào tạo, kết quả tham gia khóa học của nhân viên đã có, nhân viên nhân sự thực hiện cập nhật kết quả lên hệ thống để lưu thông tin. |
|
10. |
Hàng tháng, hàng quý tùy theo yêu cầu của các bộ phận, nhân viên sẽ vào hệ thống để đánh giá thực hiện công việc của bản thân dựa theo các tiêu chí cụ thể của từng bộ phận, phòng ban tại nghiệp vụ Cập nhật đánh giá thực hiện công việc. Cấp quản lý sau khi nhân viên tự đánh giá thực hiện công việc, vào hệ thống để cập nhật thông tin đánh giá của mình về nhân viên tại nghiệp vụ Cập nhật đánh giá thực hiện công việc. |
|
11. |
Nhân viên nhân sự nhập thông tin danh sách nhân viên tham gia bảo hiểm trên hệ thống tại nghiệp vụ Cập nhật danh sách lao động tham gia bảo hiểm để lưu thông tin.
Sau khi lưu thông tin danh sách nhân viên tham gia bảo hiểm, nhân viên nhân sự tiến hành in Tờ khai tham gia BHXH, BHYT cùng với báo cáo Danh sách lao động tham gia bảo hiểm trên hệ thống để gửi cho cơ quan bảo hiểm xã hội hoàn tất thủ tục khai báo nhân viên tham gia bảo hiểm của công ty. |
|
12. |
Sau khi nhân viên hoàn tất thủ tục khai báo nhân viên tham gia bảo hiểm của công ty cho cơ quan bảo hiểm xã hội, nhân viên nhân sự vào nghiệp vụ Cập nhật quá trình tham gia BHXH để thực hiện ghi nhận thông tin tham gia bảo hiểm, tỷ lệ đóng bảo hiểm, … lên hệ thống để lưu thông tin và lấy dữ liệu cho việc tính bảo hiểm cho nhân viên. |
|
13. |
Sau khi cập nhật xong thông tin quá trình tham gia BHXH trên hệ thống, nhân viên nhân sự tiếp tục thực hiện ghi nhận thông tin bảo hiểm, công đoàn lên hệ thống để lấy dữ liệu cho việc tính bảo hiểm cho nhân viên. |
|
14. |
Đối với trường hợp nhân viên nghỉ chế độ, khi thực hiện thanh toán theo chế độ, nhân viên nhân sự vào hệ thống để ghi nhận thông tin danh sách nhân viên thanh toán theo chế độ. |
|
15. |
Trong quá trình làm việc tại công ty, nhân viên được khen thưởng, nhân viên nhân sự ghi nhận thông tin này vào nghiệp vụ Thông tin nhân viên, mục Khen thưởng trên hệ thống. |
|
16. |
Trong quá trình làm việc tại công ty, nhân viên bị kỷ luật, nhân viên nhân sự ghi nhận thông tin này vào nghiệp vụ Thông tin nhân viên, mục Kỷ luật trên hệ thống. |
|
17. |
Trong quá trình làm việc tại công ty, nhân viên có chuyển vị trí công việc, chuyển sang bộ phận khác, ngừng việc hoặc nhân viên nghỉ việc, nhân viên nhân sự ghi nhận các thông tin này vào nghiệp vụ Thông tin nhân viên, mục Quá trình làm việc trên hệ thống để theo dõi thông tin nhân viên. |
7. Quy trình chấm công – tính lương
7.1 Sơ đồ nghiệp vụ quy trình
7.2 Diễn giải quy trình
Quy trình Chấm công – Tính lương trên FBO có 22 bước, chi tiết nội dung các bước:
| BƯỚC | NỘI DUNG BƯỚC |
|---|---|
|
1. |
Từ thông tin nhân viên (xem chi tiết ở Quy trình Quản lý nhân sự), nhân viên chấm công thực hiện cập nhật thông tin chấm công cho nhân viên trên hệ thống (số thẻ chấm công, ca làm việc chính, công ngầm định, …). |
|
2. |
Sau khi cập nhật xong thông tin chấm công cho nhân viên, nhân viên chấm công tiến hành đăng ký ca cho nhân viên trên hệ thống, để khi tính công hệ thống biết được nhân viên làm việc ca nào và thuộc công nào. |
|
3. |
Trường hợp nhân viên có tăng ca, nhân viên chấm công vào nghiệp vụ Đăng ký tăng ca cho nhân viên trên hệ thống để cập nhật thông tin này. |
|
4. |
Từ thông tin được khai báo trong Thông tin nhân viên (số điện thoại, người quản lý), khi nhân viên có phát sinh nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương, thực hiện xin nghỉ phép qua tin nhắn, hệ thống sẽ gửi đến số điện thoại người quản lý của nhân viên xin nghỉ phép để duyệt thông tin. |
|
5. |
Người quản lý khi nhận được tin nhắn xin nghỉ phép của nhân viên từ hệ thống, thực hiện duyệt nghỉ phép của nhân viên. Khi nhận được tin nhắn từ quản lý, hệ thống sẽ gửi lại cho nhân viên kết quả và thông báo cho quản lý đã xác nhận. |
|
6. |
Hàng tuần hoặc cuối tháng, nhân viên chấm công vào nghiệp vụ Xem thông tin phép đã duyệt trên hệ thống để thực hiện kết chuyển thông tin nghỉ phép của nhân viên sang nghiệp vụ Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, vắng mặt. |
|
7. |
Sau khi kết chuyển thông tin nghỉ phép của nhân viên từ nghiệp vụ Xem thông tin nghỉ phép đã duyệt, nhân viên chấm công có thể vào nghiệp vụ Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, vắng mặt để xem thông tin.
Trường hợp không sử dụng thông tin xin nghỉ phép qua tin nhắn, nhân viên chấm công cần vào nghiệp vụ cập nhật nhân viên nghỉ, vắng mặt trong hệ thống để nhập thông tin những nhân viên nghỉ, vắng mặt đã được duyệt. |
|
8. |
Hàng tuần hoặc cuối tháng, nhân viên chấm công vào nghiệp vụ lấy số liệu chấm công trong hệ thống để lấy dữ liệu từ máy chấm công vào hệ thống hoặc nhập dữ liệu (import) công của nhân viên bằng tệp excel mẫu vào hệ thống. |
|
9. |
Đối với nhân viên nghỉ theo chế độ nhưng phải đi làm thì mới được hưởng, nhân viên chấm công vào nghiệp vụ Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ theo chế độ để nhập thông tin này. |
|
10. |
Đối với nhân viên không cần phải chấm công nhưng vẫn tính công bình thường, nhân viên chấm công vào hệ thống nhập thông tin tại nghiệp vụ Cập nhật thông tin nhân viên không cần chấm công để ghi nhận thông tin |
|
11. |
Cuối tháng, nhân viên chấm công vào hệ thống, chọn nghiệp vụ Tính công để hệ thống tự động tính công trong tháng cho nhân viên. Nhân viên chấm công có thể kiểm tra thông tin ở báo cáo Bảng chấm công.
Sau khi tính công xong, hệ thống sẽ xuất thông tin đi trễ về sớm, nhân viên chấm công xem hoặc in báo cáo để kiểm tra thông tin trước khi tính lương. |
|
12. |
Nhân viên tính lương thực hiện cập nhật thông tin lương hàng tháng cho nhân viên trên hệ thống để làm cơ sở cho việc tính lương. |
|
13. |
Những khoản phụ cấp mà nhân viên được hưởng, nhân viên tính lương cũng thực hiện nhập vào hệ thống ở nghiệp vụ Cập nhật thông tin phụ cấp. |
|
14. |
Khi có phát sinh tạm ứng lương từ nhân viên, nhân viên tính lương nhập thông tin vào nghiệp vụ Cập nhật tạm ứng trên phần mềm. |
|
15. |
Trong tháng, có phát sinh nghiệp vụ thưởng, phạt làm tăng hoặc giảm tiền lương của nhân viên, nhân viên tính lương sẽ thực hiện nhập thông tin vào hệ thống ở nghiệp vụ Cập nhật thông tin thưởng, phạt. |
|
16. |
Trong tháng, có phát sinh thu nhập khác hoặc giảm trừ khác làm tăng hoặc giảm tiền lương của nhân viên, nhân viên tính lương sẽ thực hiện nhập thông tin vào hệ thống ở nghiệp vụ Cập nhật thông tin thu nhập, giảm trừ. |
|
17. |
Đối với trường hợp tính lương theo sản phẩm, nhân viên tính lương vào hệ thống nhập số lượng sản phẩm của nhân viên hoặc theo bộ phận để làm căn cứ cho việc tính lương. |
|
18. |
Cuối tháng, nhân viên tính lương vào hệ thống để thực hiện tính lương cho nhân viên ở nghiệp vụ Tính lương, hệ thống sẽ tự động tính lương dựa trên thông tin bảo hiểm, tính công, lương, phụ cấp, tạm ứng, thưởng/phạt và các khoản thu nhập, giảm trừ khác. Nhân viên tính lương có thể kiểm tra thông tin qua bảng lương. |
|
19. |
Để thực hiện tính thu nhập cá nhân (TNCN) cho nhân viên, nhân viên chấm công cần vào hệ thống thực hiện nghiệp vụ Cập nhật thông tin thuế TNCN cho nhân viên để lưu thông tin và làm cơ sở cho việc tính thuế TNCN. |
|
20. |
Sau khi tính lương xong và cập nhật thông tin tính thuế TNCN cho nhân viên, nhân viên tính lương thực hiện tính thuế TNCN cho nhân viên trên hệ thống để ra số tiền khấu trừ thuế TNCN hàng tháng của nhân viên. |
|
21. |
Sau khi chốt lương phải trả cho nhân viên (lương, tạm ứng, thuế TNCN), nhân viên chấm công chọn bút toán kết chuyển lương để kết chuyển thông tin sang sổ cái. |
|
22. |
Cuối năm, nhân viên tính lương thực hiện quyết toán thuế TNCN cho nhân viên trên hệ thống, thông tin sẽ được cập nhật lên Tờ khai quyết toán thuế TNCN và Bảng kê thuế TNCN. |
Tác giả: Vũ Thị Huyền – Chuyên viên tư vấn – Công ty FAST
>>> Xem thêm: Tổng quan về phần mềm ERP Fast Business Online