Từ năm 2026, quy định về chi phí tiền lương được trừ khi tính thuế TNDN có một số điểm cần lưu ý. Trong đó, nổi bật là yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản lương trên 5 triệu đồng và chi phí lương phải được quy định rõ trong hồ sơ doanh nghiệp. Cùng FAST tìm hiểu ngay!
Điều kiện chi phí lương được trừ khi tính thuế TNDN 2026
Căn cứ theo khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025), doanh nghiệp chỉ được ghi nhận chi phí hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.
Điều kiện chung để chi phí được trừ
Để được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế, khoản chi cần đảm bảo:
- Phát sinh thực tế và phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên.
- Không thuộc các khoản chi bị loại trừ theo quy định pháp luật.
Điều kiện đối với chi phí tiền lương
Đối với chi phí tiền lương của người lao động, doanh nghiệp cần đáp ứng thêm các tiêu chí sau:
- Đã thực tế chi trả cho người lao động.
- Đáp ứng đầy đủ các điều kiện chung nêu trên.
- Được quy định cụ thể trong hồ sơ nội bộ doanh nghiệp.
Các hồ sơ cần thể hiện rõ chi phí tiền lương gồm:
- Hợp đồng lao động hoặc văn bản cử lao động nước ngoài sang Việt Nam làm việc (trường hợp điều chuyển nội bộ tập đoàn).
- Thỏa ước lao động tập thể.
- Quy chế tài chính của doanh nghiệp.
- Quy chế thưởng do lãnh đạo ban hành.
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý 2 điểm cốt lõi:
- Khoản lương từ 5 triệu đồng/lần trở lên bắt buộc phải chuyển khoản.
- Chi phí lương phải được quy định rõ ràng trong hồ sơ, quy chế nội bộ.
Các khoản tiền lương không được trừ khi tính thuế TNDN 2026
Theo quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản tiền lương sau đây không được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thuế TNDN:
- Chi phí lương đã hạch toán nhưng thực tế chưa chi trả hoặc không có chứng từ hợp lệ.
- Tiền lương, tiền thưởng không được quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế nội bộ.
- Các khoản lương, phụ cấp chưa chi trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế (trừ trường hợp trích lập dự phòng đúng quy định).
- Tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc chủ công ty TNHH một thành viên.
- Thù lao trả cho thành viên không trực tiếp tham gia điều hành doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các khoản chi này để tránh bị loại khi quyết toán thuế.
Các khoản chi phúc lợi được trừ khi tính thuế TNDN 2026
Ngoài tiền lương, doanh nghiệp còn được tính vào chi phí hợp lý đối với một số khoản chi phúc lợi cho người lao động, bao gồm:
- Chi hiếu, hỷ cho người lao động và gia đình.
- Chi nghỉ mát, du lịch.
- Hỗ trợ khám chữa bệnh.
- Hỗ trợ học tập, đào tạo nâng cao trình độ.
- Hỗ trợ người lao động gặp khó khăn do thiên tai, tai nạn, ốm đau.
- Khen thưởng con người lao động có thành tích học tập tốt.
- Hỗ trợ chi phí đi lại dịp lễ, Tết.
- Chi bảo hiểm tự nguyện (tai nạn, sức khỏe…)
- Các khoản phúc lợi khác có tính chất tương tự.
Lưu ý quan trọng: Tổng các khoản chi phúc lợi này không được vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế (Theo điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP).
>>> Xem thêm: Phúc lợi là gì? Nhân viên được hưởng những quyền lợi nào?