8 sai lầm lớn nhất trong quản lí CNTT

Ngày đăng: 2017-12-18 10:36:05 - Ngày cập nhật: 2017-12-21 09:24:32 - Số lần xem: 788
Điểm: 5/5 (1 phiếu)

Ai cũng từng mắc sai lầm. Hầu hết vô hại, một số gây phiền toái nhưng bỏ qua được, số khác có thể kéo cả sự nghiệp, hay công ty của bạn xuống hố.

Sai lầm trong quản lý công nghệ thông tin

Khi bạn phụ trách CNTT trong doanh nghiệp, bạn đối diện với rủi ro cao hơn và cái giá cho việc nếu mắc sai lầm có thể tệ hơn. Hãy xếp hạng các sai lầm này theo mức độ nguy hiểm:

  • Mức 1: chuyện phiền toái, có thể tâm sự ra ngoài

  • Mức 2: có thể cứu vãn, nhưng cũng đừng hy vọng còn được thăng tiến, và

  • Mức 3: bạn bị sa thải.

Dưới đây là các sai lầm lớn nhất bạn có thể phạm phải - và cách tránh hoặc cứu vãn tình thế.

Sai lầm quản lý CNTT số 1: mắc kẹt với nhà cung cấp

Mức độ nguy hiểm: 2

Có thể coi đây là một dạng cám dỗ. Nhà cung cấp hấp dẫn bạn bằng mức giá thấp và vô vàn lời hứa. Nhưng khi chộp được bạn, họ chẳng bao giờ để bạn đi.

“Hầu như nhà cung cấp nào cũng cố gắng tiếp cận và bám rễ vào môi trường của bạn.” - Andrew Howard, CTO tại Kudelski Security cho hay. “Có một vài lợi ích khi gắn bó với nhà cung cấp. Bên cạnh các khoản chiết khấu - giảm giá, việc sử dụng nhiều sản phẩm từ cùng một đơn vị cung cấp sẽ đảm bảo việc tích hợp giữa chúng mượt mà hơn, cũng như mức độ an ninh thắt chặt hơn. Nghĩa là bạn ít phải đàm phán lôi thôi. Điều này rất lý tưởng cho các tổ chức nhỏ.”

Nhưng khi bạn quyết định đã đến lúc thay đổi, đừng mong bên cung cấp sẽ giúp bạn. Howard hồi tưởng lại thời điểm còn làm việc ở công ty tư vấn, đơn vị cung cấp ứng dụng quản lý dòng công việc cố níu giữ công ty mình chuyển sang bên khác bằng việc từ chối bàn giao mã nguồn.

“Có chuyển lên mây cũng không làm chuyện này dễ hơn” - Howard thủ thỉ.

“Nhiều đối tác của chúng tôi có cùng vấn đề với các nhà cung cấp nền tảng dịch vụ (PAAS). Khi bạn đầu tư vào 1 cái, rất khó để chuyển nền tảng đó sang đối thủ cạnh tranh”.

Vì lý do này, Howard cho hay, các CIO mạo hiểm bằng việc hợp tác với nhiều nhà cung cấp đám mây và phát triển các thực tiễn quản lý công nghệ mạnh mẽ. Các nhà quản lý CNTT cần làm việc chặt chẽ hơn theo phương thức này để tránh bị phụ thuộc vào 1 nhà cung duy nhất.

“Cá nhân tôi tin vào đa dạng hoá. Đôi khi nỗi đau ngắn hạn có thể hữu ích cho bạn nếu xét trong dài hạn.”

Sai lầm quản lý CNTT số 2: xem đám mây như phần mở rộng của trung tâm dữ liệu

Mức độ nguy hiểm: 2

Tháng 02.2016, Best Egg Personal Loans chuyển từ đám mây riêng trên nền VMware sang đám mây công cộng chạy trên Amazon Web Service (AWS). Công việc này đã tốn hàng tháng để hoạch định, căn chỉnh, và mọi thứ có vẻ đã sẵn sàng, nhưng chỉ 2 tiếng sau, máy chủ AWS chết ngắt.

Biran Conneen, CIO/CTO của Marlette Funding cất lời - “Té ra sự ổn định của một máy chủ đám mây đơn còn bèo hơn máy chủ tự quản nữa. 99.99% thời gian vận hành của đám mây đến từ khả năng dự phòng máy chủ mới để thay thế những cái không hoạt động.”

Sự cố xảy ra vào cuối tuần, nên Best Egg đã có thể khắc phục sớm để không làm ngưng trệ việc sử dụng của khách hàng. Bài học rút ra là: ta không thể đối xử với máy chủ đám mây như một cái máy khác trong trung tâm dữ liệu của mình.

Sau đó, ưu tiên hàng đầu của Best Egg là đảm bảo nó được tối ưu cho môi trường đám mây. Và ưu tiên thứ 2 là: theo dõi sát sao chi phí sử dụng đám mây.

“Bạn có thể dự phòng một máy chủ bất kì lúc nào cho bất kì ai muốn nó. Làm điều đó sớm và đúng đắn bạn sẽ tốn 2 hay 3 lần con số bạn dự kiến.”

Conneen hiểu được rằng các máy chủ chỉ dùng được 1 lần: hư là bỏ luôn. Nên Best Egg đã xây dựng rất nhiều máy chủ cho hệ thống, và tạo ra các dòng lệnh tự động bật máy chủ mới khi một cái hoạt động không đúng.

Hiện giờ khi Best Egg phát hành phần mềm mới, họ đơn giản xây các máy chủ mới, đẩy code lên đó và tắt máy chủ cũ đi.

“Lợi ích của đám mây công cộng có thể được nhận ra khi bạn thiết kế hạ tầng của mình theo những điểm mạnh của đám mây công cộng. Chỉ chuyển máy chủ sang đám mây là không đủ, bạn phải chuyển cả cách tư duy và tiếp cận của mình.”

Sai lầm quản lý CNTT số 3: quá chú trọng vào business case

Mức độ nguy hiểm: 1

Để được duyệt khoản chi lớn cho CNTT, bạn cần xây dựng một business case (trường hợp, tình huống kinh doanh) vững chắc. Nên là các nhà quản lý thường dành nhiều tuần để nghiên cứu các phương án, xào nấu số liệu và trình bày trên Powerpoint.

Nhưng trừ khi bạn có một cấp trên sẵn sàng đứng ra ‘hứng đạn’ cho đề xuất của mình, còn không thì thất bại là bình thường, Mark Settle, CIO Okta, nhà cung cấp IAAS, chia sẻ.

“Nhiều năm trước khi tôi đang phỏng vấn cho vị trí CIO với một công ty Fortune 200 và đang thuyết trình cho CFO về tầm quan trọng của business case. CFO bảo tôi rằng ông ấy không tin bất kì con số nào trong business case và chỉ chấp thuận các dự án CNTT lớn khi có một lãnh đạo cam kết tận dụng các khả năng mới.”

Bất kì dự án CNTT chiến lược nào đều đòi hỏi một người có uy tín và đam mê đứng ra cam kết. Lấy được sự tin cậy của các quản lý cấp cao không chỉ giúp công việc CNTT của bạn dễ hơn, mà còn là phối hợp với các đội nhóm khác trong tổ chức, can thiệp các quy trình hiện tại và cải thiện chúng.

Hãy làm điều đó, và các lãnh đạo sẽ muốn lắng nghe ý tưởng của bạn khi cơ hội chiến lược xuất hiện.

Nếu bạn đi quá nhiều vào các business case mà không có các lãnh đạo cấp cao sẵn sàng đứng lên và bảo vệ bạn, bạn đang tự làm khó mình mà thôi.

Sai lầm quản lý CNTT số 4: thuê người có kỹ năng yếu hơn bạn

Mức độ nguy hiểm: 2

Để xây dựng một doanh nghiệp thành công, ta cần đội nhóm, nhưng chỉ cần một nhân viên thiếu năng lực đi kèm một thái độ xấu, là có thể mang mọi người và mọi thứ đi xuống.

“Sai lầm lớn nhất mà nhà quản lý CNTT mắc phải là tuyển những người có kỹ năng tư duy và công việc kém hơn mình”, Derek Johnson, VP BD công ty Stride Search.

Cái tôi của nhà quản lý thường ngăn họ tìm được đúng người. Ví dụ, cách đây 3 năm Stride Search tìm được một kỹ sư phần mềm và hệ thống mạng hoàn hảo cho khách hàng của mình, một startup. Ứng viên này rất hùng hồn, lôi cuốn, có luôn bằng tiến sĩ khoa học máy tính, thêm vài bằng sáng chế nữa. Ai cũng quý cả - trừ CTO của công ty đó.

“Cuộc phỏng vấn qua điện thoại rất tuyệt, nhưng phỏng vấn trực tiếp thì ôi thôi. Anh CTO, người vừa là đồng sáng lập, và quản lý tuyển dụng, dành toàn bộ cuộc phỏng vấn để xúc phạm ứng viên và tìm cách chiếm ưu thế cho mình. Những người còn lại trong đội ngũ quản lý muốn mở rộng thoả thuận công việc và quyền lợi, trong khi CTO thì từ chối. Cuối cùng ứng viên làm việc cho đối thủ, công ty mà sau đó nghiền nát startup này.”

Các công ty có thể khắc phục vấn đề này bằng cách yêu cầu không một cá nhân nào có quyền phủ quyết quyết định tuyển dụng. Với các vị trí cao cấp, BOD lẫn cấp dưới tương lai của ứng viên nên được tham gia.

Một câu nói nổi tiếng “Cầu thủ hạng A thuê cầu thủ hạng A, hạng B thuê hạng C” thật sự đúng. Chẳng có gì tệ hơn chuyện thuê sai người, hay hụt mất người phù hợp.

Sai lầm quản lý CNTT số 5: đề bạt nhầm ứng viên nội bộ

Mức độ nguy hiểm: 2

Nhìn chung, đề bạt nhân viên nội bộ là chính sách rất tốt, nhưng bạn cần làm điều đó với những lí do đúng đắn.

Còn lý do tầm bậy? Là đề bạt ai đó như phần thưởng của lòng trung thành, dọn đường sự nghiệp cho họ, hoặc tự cho mình cảm giác là người sếp tốt. Tất cả đều có thể mang lại kết cục thất vọng, nhất là khi nhân viên không thực sự hợp với công việc đó.

Di Vece, chủ tịch Unosquare, một công ty phần mềm “Tôi từng thấy các nhà quản lý CNTT đưa một lập trình viên giỏi làm trưởng nhóm, và rồi nhân viên đó thấy lúng túng, xong nghỉ. Bạn nghĩ mình là sếp tốt nếu cho ai đó cơ hội leo lên nấc thang sự nghiệp, và kết cục là bạn mất luôn họ, bởi bạn kéo họ ra xa khỏi cái họ thực sự muốn làm.”

Di Vece nói rằng chuyện này xảy ra với mình cách đây 1 năm. Ông thuê một lập trình viên siêu sao cho khách hàng lớn nhất của Unnosquare và đưa anh này vào con đường thăng tiến nhanh chóng mặt. Anh được quản lý nhóm 5 người. Mọi thứ rất ok khoảng 3 tháng đầu, cho tới ngày anh ta vào văn phòng của Di Vecce và xin từ chức. Ngay cả khi công việc của nhóm rất tốt, anh vẫn thấy mình thất bại gì đó, không thể bị thuyết phục tiếp tục ở vai trò cũ.

“Tôi mất rất nhiều nhân viên giỏi bởi tôi nghĩ rằng tôi đang cho họ sự thoải mái trong sự nghiệp.”

Từ dạo đó, Di Vece đã lập một khung làm việc để ứng viên mới được đề bạt có thể cung cấp và nhận phản hồi thường xuyên, các giám sát viên có thể theo dõi cách họ thực hiện để giúp họ thành công.

Mặc dù vẫn cảm thấy đề bạt nội bộ là ý tưởng hay, Di Vece nói rằng điều đó không hẳn đúng trong mọi tình huống, nhà quản lý cần chọn ứng viên nội bộ 1 cách sáng suốt.

Sai lầm quản lý CNTT số 6: áp dụng cơ chế linh hoạt lên các hệ thống lõi

Mức độ nguy hiểm: 3

Với sự bùng nổ các dịch vụ đám mây và nhu cầu tăng trưởng kinh doanh, các CIO hiểu rằng rất nhiều vấn đề CNTT trong tổ chức của họ đang vượt khỏi tầm kiểm soát.

Nhưng các cơ chế chuyển giao linh hoạt cho phép công ty đưa các thư mục cài đặt ứng dụng hoặc dịch vụ vi mô lên đám mây có thể có tác động đáng sợ lên hệ thống CNTT lõi thuộc trách nhiệm của CIO - như email, dịch vụ điện thoại, ERP, các ứng dụng văn phòng.

“Tôi chứng kiến ngày càng nhiều CIO mất việc vì không thể duy trì dịch vụ email hơn bất kì vấn đề nào khác. Những cơ chế linh hoạt này thường đi ngược lại nguyên tắc kiểm soát thay đổi mạnh mẽ và nghiêm ngặt cần thiết cho hệ thống lõi. Nếu chúng gặp vấn đề, doanh nghiệp có thể mất tiền rất nhanh.”

Để hạn chế vấn đề, CIO cần vẽ ra các biên giới rõ ràng, cho phép thay đổi trên các hệ thống kinh doanh và thi hành các kiểm soát thay đổi nghiêm ngặt lên hệ thống lõi. 

Sai lầm quản lý CNTT số 7: Nói OK quá nhiều

Mức độ nguy hiểm: 2

Các quản lý CNTT cấp cao thường bị kết tội vì nói “Không” với đổi mới. Nhưng vấn đề lớn hơn là họ không biết làm sao để lắng mọi người xuống, và đối diện với rủi ro mất kiểm soát an ninh hệ thống.- Richard Henderson, chiến lược gia an ninh toàn cầu của Absolute.

“Bao nhiêu lần các nhân viên CNTT hay nhân viên bảo mật nhận cuộc gọi từ ai đó ở vị trí cao hơn yêu cầu truy cập vào thứ gì đó có tính rủi ro? Bao nhiêu lần các đơn vị kinh doanh trong tổ chức thích “chơi trội” và triển khai công cụ hay dịch vụ đám mây mới mà thiếu sự chẩn đoán hay phê duyệt của bộ phận CNTT? "

Các giải pháp lưu trữ đám mây và SaaS có thể mang lại lợi ích lớn cho đội nhóm. Nhưng khi các nhà quản lý CNTT chấp thuận mọi yêu cầu, họ tạo ra những lỗ hổng mới và những điểm mù trong tổ chức.

Rất khó từ chối CTO khi người này có một yêu cầu đặc biệt, nhưng bạn cần có sẵn một kế hoạch để xử lý những bất chợt này. Bạn cần có một kế hoạch quản lí tài sản vững chắc, cũng như là phần mềm theo dõi các thiết bị đầu cuối và cảnh báo khi người dùng truy cập vào các dịch vụ đám mây thông dụng.

Nói OK quá nhiều thường làm cho việc giữ mọi thứ đâu ra đó mất tính khả thi.

Sai lầm quản lý CNTT số 8: giấu chuyện

Mức độ nguy hiểm: 3

Khi một dự án lớn bắt đầu đi sai hướng, nhiều nhà quản lý CNTT bắt đầu ém nhẹm vấn đề, hy vọng sửa chữa trước khi cấp trên chú ý. Mọi thứ thường xấu đi từ lúc đó. Cuối cùng, họ vòng vo thừa nhận rằng code mới cập nhật làm cho toàn hệ thống chết đứ đừ suốt 48 tiếng, hoặc họ cần 4 triệu đô khác để hoàn thành dự án, họ mất đi sự tín nhiệm.

Càng cho biết tin xấu sớm chừng nào thì càng tốt, bởi tin xấu chẳng bao giờ tự tốt lên. Người ta càng sớm bắt tay vào giải quyết nó, thì khả năng bạn cứu vãn dự án và quay lại lộ trình càng dễ xảy ra.

Báo tin xấu chẳng bao giờ dễ, nhưng mọi chuyện sẽ tốt hơn nếu bạn thiết lập và duy trì mối quan hệ công việc tốt với các lãnh đạo công ty.

Quy tắc số 1 là đừng bao giờ xuất hiện trước cửa nhà cấp trên khi hỏi về tiền hay tìm kiếm sự tha thứ.

Các quản lý cần tạo ra cơ hội nói chuyện với CFO và các lãnh đạo khác. Điều này không dễ với những ai có thiên hướng về công nghệ, nhưng đó là những kỹ năng cần phát triển.

Lược dịch từ www.cio.com

Bài liên quan