Cách xác thực sinh trắc học hóa đơn điện tử chi tiết

Từ giữa năm 2026, ngành Thuế đã chính thức triển khai yêu cầu xác thực sinh trắc học đối với người đại diện theo pháp luật khi đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là bước siết chặt định danh nhằm hạn chế gian lận, giả mạo thông tin trong quá trình đăng ký hóa đơn. Vậy quy định cụ thể ra sao, cách xác thực sinh trắc học hóa đơn điện tử thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây của FAST sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước.

Mục lục

1. Quy định xác thực thông tin khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Công văn 3078/CT-NVT của Cục Thuế, chức năng xác thực sinh trắc học được triển khai đối với thủ tục đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Việc xác thực sinh trắc học là bước xác minh danh tính của người có trách nhiệm pháp lý (người đại diện theo pháp luật) khi thực hiện thủ tục đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, thông qua việc kết nối trực tiếp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

1.1. Các trường hợp bắt buộc xác thực

Việc xác thực sinh trắc học áp dụng bắt buộc đối với người đại diện theo pháp luật của các đối tượng sau khi đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử:

Chủ doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, tổ chức.
Chủ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Trong đó, đối với trường hợp thay đổi các thông tin khác không liên quan đến thông tin người đại diện theo pháp luật, người nộp thuế sẽ thực hiện xác thực bằng mã OTP thay vì xác thực sinh trắc học (khuôn mặt). Sau khi gửi tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, người nộp thuế cần hoàn tất bước xác thực trong thời hạn tối đa 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo có hồ sơ chờ xác thực; quá thời hạn này mà chưa thực hiện, hồ sơ có thể bị từ chối theo quy định.

1.2. Điều kiện để thực hiện

Để thực hiện xác thực sinh trắc học thành công, người nộp thuế cần đáp ứng các điều kiện sau:

Đã cài đặt ứng dụng eTax Mobile và đăng nhập được vào hệ thống bằng một trong hai cách: tài khoản định danh điện tử VNeID mức 2, hoặc mã số thuế (là số căn cước công dân 12 số) cùng mật khẩu do cơ quan thuế cấp.
Đã có tài khoản định danh điện tử VNeID được xác thực ở mức độ 2 (đối với trường hợp xác thực sinh trắc học bằng khuôn mặt qua VNeID).
Thiết bị di động (điện thoại, máy tính bảng) có camera hoạt động tốt, kết nối internet ổn định để thực hiện quét khuôn mặt.
Thông tin sinh trắc học (khuôn mặt) khớp với dữ liệu đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

2. Cách xác thực sinh học thông tin khi cho hóa đơn điện tử

Hiện có ba hình thức để người nộp thuế hoàn tất việc xác thực sinh trắc học hoặc xác thực bổ sung khi đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

2.1. Xác thực trực tiếp tại cơ quan thuế

Đối với người nộp thuế không có điều kiện sử dụng smartphone, không có tài khoản định danh điện tử VNeID mức 2, hoặc gặp lỗi không xác thực được trên ứng dụng, có thể đến trực tiếp cơ quan thuế quản lý để được hỗ trợ xác thực thông tin. Quy trình thực hiện gồm các bước cơ bản:

Bước 1: Người đại diện theo pháp luật mang theo Căn cước công dân (gắn chip) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Bước 2: Cán bộ thuế kiểm tra, đối chiếu thông tin nhân thân và hồ sơ đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) đã nộp trước đó.

Bước 3: Cán bộ thuế hỗ trợ thực hiện xác thực thông tin trực tiếp trên hệ thống, hoặc hướng dẫn người nộp thuế thực hiện thao tác cần thiết để hoàn tất hồ sơ.

Bước 4: Sau khi xác thực thành công, hồ sơ được cập nhật trạng thái và cơ quan thuế tiếp tục xử lý, gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký theo quy trình quản lý hóa đơn điện tử hiện hành.

2.2. Xác thực qua eTax mobile

Đây là hình thức phổ biến nhất, áp dụng cho trường hợp thay đổi thông tin liên quan đến người đại diện theo pháp luật, thực hiện bằng sinh trắc học khuôn mặt kết nối với VNeID. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập ứng dụng eTax Mobile bằng tài khoản định danh điện tử VNeID mức 2, hoặc bằng mã số thuế (số căn cước công dân 12 số) và mật khẩu do cơ quan thuế cấp.

Đăng nhập ứng dụng eTax Mobile để xác thực hóa đơn điện tử

Bước 2: Vào chức năng “Hóa đơn điện tử” trên giao diện chính của ứng dụng.

Bước 3: Chọn chức năng “Tờ khai chờ xác thực”. Hệ thống chỉ hiển thị tờ khai chờ xác thực đối với các trường hợp: đại diện tổ chức hoặc đại diện hộ kinh doanh kê khai trực tiếp trên eTax Mobile/thủ tục hành chính, hoặc đại diện tổ chức kê khai từ TVAN.

Bước 4: Tại màn hình tờ khai chờ xác thực, người đại diện theo pháp luật nhấn nút “Sinh trắc học”.

Bước 5: Ứng dụng tự động điều hướng sang ứng dụng VNeID của Bộ Công an. Người dùng đăng nhập VNeID (đã định danh mức 2) và chọn “Xác nhận chia sẻ” sau khi tích chọn đồng ý với các điều khoản về mục đích sử dụng và quyền, nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu.

Bước 6: Nhập passcode hợp lệ. Hệ thống hiển thị màn hình “Chia sẻ thông tin thành công”.

Bước 7: Thực hiện các bước xác thực khuôn mặt theo hướng dẫn trên màn hình (đưa khuôn mặt vào khung hình, giữ yên trong vài giây để hệ thống quét và đối chiếu).

Bước 8: Sau khi xác thực khuôn mặt thành công, hệ thống hiển thị màn hình “Kết quả xác thực” với biểu tượng xác nhận. Trường hợp không khớp thông tin với dữ liệu của Bộ Công an, hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Xác thực sinh trắc học không thành công” kèm nút “Xác thực lại” để người dùng thử lại.

Bước 9: Nhấn nút “Gửi tờ khai” để gửi chính thức tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT tới cơ quan thuế quản lý.

Bước 10: Tra cứu thông báo chấp nhận/không chấp nhận hồ sơ đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trên ứng dụng eTax Mobile hoặc qua thủ tục hành chính.

2.3. Xác thực OTP tờ khai trên eTax mobile

Với các trường hợp thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử không liên quan đến thông tin người đại diện theo pháp luật (ví dụ: thay đổi địa chỉ kinh doanh, hình thức hóa đơn…), người nộp thuế thực hiện xác thực bằng mã OTP thay cho sinh trắc học khuôn mặt. Các bước thực hiện gồm:

Bước 1: Đăng nhập eTax Mobile, vào chức năng “Hóa đơn điện tử” > “Tờ khai chờ xác thực” như hướng dẫn ở mục 2.2.

Bước 2: Tại tờ khai cần xác thực, hệ thống hiển thị nút “Xác thực OTP” thay vì nút “Sinh trắc học” (đối với các trường hợp không yêu cầu xác thực khuôn mặt).

Bước 3: Nhấn nút “Xác thực OTP”, hệ thống gửi mã OTP về số điện thoại đã đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 4: Nhập mã OTP vừa nhận được vào ô xác nhận trên ứng dụng.

Bước 5: Sau khi mã OTP được xác thực thành công, nhấn “Gửi tờ khai” để hoàn tất gửi hồ sơ đến cơ quan thuế.

Bước 6: Theo dõi kết quả xử lý hồ sơ (chấp nhận/không chấp nhận) ngay trên ứng dụng eTax Mobile.

Xác thực OTP thành công và gửi tờ khai điện tử

Lưu ý chung: Nếu quá thời hạn xác thực (1 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo có hồ sơ cần xác thực), hệ thống sẽ gửi email thông báo quá hạn và hồ sơ có thể bị từ chối, buộc người nộp thuế phải nộp lại tờ khai từ đầu.

Trong quá trình chuyển đổi sang yêu cầu xác thực mới này, không ít doanh nghiệp và hộ kinh doanh gặp khó khăn khi tự thao tác trên eTax Mobile, đặc biệt với những trường hợp ít sử dụng smartphone hoặc chưa quen với quy trình kết nối VNeID. Dịch vụ Fast e-Invoice của FAST đã tích hợp các chức năng mới, luôn cập nhật kịp thời theo quy định của cơ quan thuế, hỗ trợ doanh nghiệp và hộ kinh doanh thực hiện đăng ký, thay đổi thông tin hóa đơn điện tử, trong đó có việc xác thực sinh trắc học, một cách thuận tiện và đúng quy định, giúp hạn chế rủi ro hồ sơ bị từ chối do chậm xác thực.

Thông tin liên hệ: