Các điểm nổi bật về dự án triển khai ERP cho mảng cà phê tại đơn vị thành viên Tổng công ty Tín Nghĩa, một khách hàng lâu năm của FAST.
Tóm tắt dự án
- Giải pháp triển khai: Fast Business Online (FBO)
- Phân hệ triển khai: Mua hàng, Bán hàng và Tồn kho
- Lĩnh vực: Mua bán cà phê
- Số đơn vị triển khai: 1
- Số người sử dụng: 20
- Ký kết: tháng 10-2016. Đưa vào ứng dụng (go-live): 1-2017. Nghiệm thu, bàn giao: 10-2017.
Kết quả đạt được
- Quản lý dữ liệu tập trung, thời gian truy xuất báo cáo nhanh, lãnh đạo xem báo cáo online bất kỳ lúc nào.
- Dữ liệu các bộ phận được liên kết chặt chẽ và mang tính kế thừa, giúp hạn chế sai sót.
Tóm tắt thông tin doanh nghiệp
- Tín Nghĩa đươc thành lập vào năm 1989, hiện là một trong các Tổng Công ty lớn của tỉnh Đồng Nai
- Gồm 10 công ty con, 3 đơn vị trực thuộc và 6 công ty liên doanh liên kết
- Doanh số hàng năm đạt trên 10.000 tỷ đồng.
- Được UNDP bình chọn là một trong 200 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam.
- Website: http://www.timexco.com
Nhu cầu triển khai ERP và giải pháp được chọn
Năm 2016, nhận thấy Cà phê là mảng kinh doanh phát triển mạnh mẽ, dữ liệu phát sinh ngày càng nhiều, Tổng công ty Tín Nghĩa đặt ra yêu cầu về hệ thống kiểm soát và lưu trữ dữ liệu an toàn.
Dựa trên thành công trước đó khi FAST triển khai giải pháp ERP cho mảng Xăng dầu, Tổng công ty Tín Nghĩa tiếp tục tin tưởng lựa chọn Fast Business Online (FBO) của FAST trong việc hoàn thiện hệ thống quản lý cho mảng Cafe. Với Tín Nghĩa, FAST trở thành đối tác lâu năm trong việc triển khai hệ thống quản lý, và là lựa chọn hàng đầu trong kế hoạch triển khai ERP cho toàn bộ công ty con và đối tác.
Với giải pháp FBO, các lãnh đạo và quản lý của Tổng công ty Tín nghĩa mong muốn giải quyết được các yêu cầu về quản lý dữ liệu, cung cấp các báo cáo nhanh chóng, kịp thời và tiện lợi nhằm phục vụ cho việc đánh giá nhanh tình hình kinh doanh.
Các bài toán tiêu biểu trong quá trình triển khai
Trong quá trình triển khai, đội dự án đối mặt và giải quyết 3 nhu cầu chính như sau:
- Truy xuất nhanh báo cáo kinh doanh. Như đã đề cập, vào thời điểm triển khai, dữ liệu phát sinh nhiều, các báo cáo hay dữ liệu đều thực hiện thủ công trên Excel, điều này làm cho các báo cáo kinh doanh không được truy xuất hay cung cấp kịp thời, thời gian tổng hợp chậm trễ.
- Liên kết và kiểm soát dữ liệu. Một tình trạng khác là dữ liệu giữa các bộ phận hết sức rời rạc và không được liên kết với nhau. Điều này, một lần nữa, làm cho việc tổng hợp báo cáo và truy xuất dữ liệu cần thiết trở nên hết sức khó khăn.
- Xem tức thời báo cáo tồn kho. Với các khó khăn về mặt quản lý dữ liệu, một khó khăn khác tiếp nối chính là việc đội ngũ bán hàng không thể biết được tình hình tồn kho tức thời để kịp thời ra quyết định bán hàng.
Về mặt nghiệp vụ, đây là dự án tương đối khó khăn vì cà phê là mảng có nhiều quy trình đặc thù, chủ yếu liên quan đến chất lượng nông sản, và có khá nhiều bước phải thực hiện, đội dự án tương đối ít kinh nghiệm về lĩnh vực này nên cũng có đôi chút khó khăn. Một số đặc thù chẳng hạn:
Trong quản lý mua hàng, phần mềm hỗ trợ:
- Quản lý hợp đồng mua với nhà cung cấp, xử lý các phụ lục thay đổi giá (tăng hoặc giảm) gồm 2 dạng là phụ lục cộng dồn và phụ lục thay thế.
- Theo dõi chi tiết chất lượng cà phê, gồm: độ ẩm, tạp chất, sàng 16, sàng 18 (sàng kích thước hạt cà phê).
- Kiểm soát giá mua khi chất lượng sản phẩm thay đổi so với hợp đồng.
Trong quản lý bán hàng, phần mềm hỗ trợ:
- Quản lý theo hơp đồng giống như quản lý mua hàng (gồm hợp đồng cộng dồn, và hợp đồng thay thế)
- Kế thừa dữ liệu giữa các bước trong quy trình bán hàng, giúp quy trình thực hiện dễ dàng và dễ kiểm soát hơn.
- Quản lý xuất hàng thay thế, gồm điều chỉnh giá trị đơn hàng, các chi tiết liên quan tới sản phẩm trong đơn hàng.
Nhiều vấn đề là thế nhưng nhờ sự quan tâm và sẵn sàng phối hợp giữa lãnh đạo 2 bên, nhất là sự nhiệt tình trong việc tiếp nhận giải pháp quản lý mới của người dùng, sẵn sàng làm rõ các vấn đề trong quá trình triển khai, đội dự án đã hoàn thành dự án trong thời gian cam kết.
Các thành viên đội dự án
Anh Trang Tiến Triển – trưởng dự án (người bên trái trong ảnh). Anh Triển có gần 10 năm công tác tại FAST, 10 năm này anh gắn bó với phòng FSI của Fast Sài Gòn và có kinh nghiệm triển khai rất mạnh trong lĩnh vực Bao bì và mì gói với các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam, như Công ty CP Bao Bì Tín Thành, Công ty Vifon, Tập đoàn Lộc Trời, Công ty Bao bì Thành Thành Công v.v…
Anh Hoàng Đức Nhã (người bên phải trong ảnh), phụ trách phân hệ Mua hàng trong dự án. Nhã làm việc ở FAST đã 2 năm và gắn bó với công việc triển khai trong suốt thời gian này. Các dự án Nhã từng tham gia tuy chưa nhiều nhưng là những dự án lớn, kéo dài và phức tạp như Saigontourist (Vận chuyển), Tín nghĩa (Cà phê) hay Global Shipping (Logistics).