Triển khai thành công giải pháp ERP tại Công ty CP Phân bón miền Nam

Các điểm nổi bật về dự án triển khai giải pháp ERP tại Công ty CP phân bón miền Nam (PBMN), một dự án giá trị cao và được đánh giá thành công bởi đội dự án và khách hàng.

Tóm tắt dự án

• Giải pháp triển khai: Fast Business Online (FBO)
• Phân hệ triển khai: Kế toán, Bán hàng, Quản lý kho
• Lĩnh vực: Sản xuất, kinh doanh phân bón
• Số đơn vị triển khai: 5 (Công ty và 4 nhà máy)
• Số người sử dụng: 45
• Ký kết: tháng 11-2016. Đưa vào ứng dụng (go-live): 6-2017. Nghiệm thu, bàn giao: 11-2017.

Kết quả đạt được

1. Dữ liệu được quản lý tập trung

2. Danh mục khách hàng, hàng hoá, vật tư… đồng bộ từ công ty đến nhà máy

3. Theo dõi công nợ kịp thời và đầy đủ, phân tích được diễn biến nợ (tuổi nợ) của khách hàng

4. Tính giá thành nhanh và chính xác cho nhiều nhóm sản phẩm

5. Tổng hợp nhanh và kịp thời báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo thuế cho cả 5 đơn vị.

Tóm tắt thông tin doanh nghiệp

• Thành lập từ năm 1976, hiện đang là nhà sản xuất và phân phối hoá chất, phân bón hàng đầu Việt Nam
• Sản xuất hơn 600 nghìn tấn phân bón các loại, doanh thu hơn 4.500 tỷ đồng mỗi năm
• Có 4 đơn vị trực thuộc (nhà máy Hiệp Phước, Long Thành, Cửu Long, Bao bì) và một liên doanh với LG Chem, Hàn Quốc
• Mạng lưới bán hàng: hơn 400 đại lý cấp 1, 10.000 đại lý cấp 2 trên toàn quốc và khu vực
• Các sản phẩm tiêu biểu: NPK, Supe lân, phân bón lá Yogen, Axit sunfuric.
• Website: www.phanbonmiennam.com.vn

Nhu cầu triển khai ERP và giải pháp được chọn

Trước khi lựa chọn và triển khai giải pháp của FAST, Công ty phân bón miền Nam đã sử dụng phần mềm quản lý cho các đơn vị thành viên, tuy nhiên việc sử dụng khá rời rạc và chưa thống nhất về danh mục, việc tổng hợp và cung cấp các báo cáo cũng vì vậy khó khăn và tốn thời gian đáng kể.

Với nhu cầu phát triển kinh doanh trong tương lai, vào năm 2016, công ty bắt đầu tìm kiếm giải pháp quản lý có thể tập trung mọi số liệu về 1 cơ sở dữ liệu và ứng dụng cho tất cả các đơn vị thành viên. Giải pháp được chọn cần đáp ứng một số yêu cầu sau:

1. Kết nối trực tuyến, thuận tiện cho việc sử dụng

2. Quản lý tập trung số liệu công nợ theo phòng kinh doanh

3. Phân tích diễn biến nợ của 1 khách hàng nợ nhiều đơn vị

4. Tính giá thành cho nhiều nhóm sản phẩm

5. Tính chiết khấu tích luỹ liên đơn vị cho 1 khách hàng mua của nhiều đơn vị.

Sau nhiều tháng tìm kiếm, đánh giá các giải pháp tiềm năng, sản phẩm FBO của FAST đã được chọn triển khai, bao gồm 3 phân hệ là Kế toán, Bán hàng và Quản lý kho. Trong đó, phân hệ Kế toán sẽ giải quyết bài toán tính giá thành cho các nhóm sản phẩm như phân NPK, phân lân, Axit, Natri Flosilicat – Na2SiF6, Hơi nước, Bao bì).

Anh Đỗ Văn Tuấn, Trưởng phòng kế toán tài chính Công ty cổ phần PBMN chia sẻ sự hài lòng của mình khi công ty lựa chọn FAST là nhà cung cấp giải pháp:

“Công ty CP Phân bón Miền Nam đã lựa chọn Giải pháp phần mềm Fast Business Online (FBO) của FAST để quản trị doanh nghiệp.

FBO giúp cho việc quản lý dữ liệu giữa Công ty với các Nhà máy được tập trung về 1 đầu mối, việc cập nhật số liệu và xử lý báo cáo nhanh chóng và chính xác, giải pháp chạy trên nền web nên có thể truy cập và làm việc mọi lúc mọi nơi.”

Các bài toán tiêu biểu trong quá trình triển khai

Trong quá trình triển khai, đội dự án xác định một số bài toán tiêu biểu cần được giải quyết.

• Đầu tiên là chính sách chiết khấu, yêu cầu từ khách hàng là làm sao để chính sách chiết khấu được áp dụng đúng theo các quyết định hoặc tờ trình đã ban hành, tránh tình trạng du di giữ khách. Khó khăn ở đây là việc điều chỉnh chiết khấu của người dùng và cũng như phải lập trình chỉnh sửa nhiều lần thì mới đáp ứng được phần nào cho các tình huống “du di” này.
• Chiết khấu tích luỹ liên đơn vị cũng là bài toán thú vị, ở đây sẽ giải quyết tình huống một khách hàng mua ở các đơn vị khác nhau nhưng sản lượng / doanh thu sẽ được tích luỹ chung và hưởng mức chiết khấu tại từng đơn vị theo điểm tích luỹ đó. Báo cáo chiết khấu cũng phải chứng minh mức chiết khấu này.
• Bài toán giá thành nhiều công đoạn và đặc thù riêng cho cả 4 nhà máy. Các bước tính giá thành được cài đặt tự động. Ngoài ra phải tính toán các khoản phí 635, 641, 642 cho các sản phẩm để phục vụ báo cáo quản trị.
• Thống nhất bộ mã vật tư, thành phẩm giữa kho thực tế và kho kế toán. Yêu cầu đưa ra là cần kết nối mã sản phẩm giữa 2 kho, vì nếu chỉ chạy theo mã kho thực tế sẽ gây khó khăn cho việc phân bổ chi phí nguyên vật liệu.
• Quản lý công nợ theo Phòng kinh doanh gồm 2 phần: Công nợ theo tài khoản và theo hóa đơn. Đáp ứng được báo cáo công nợ theo phòng đồng thời phân tích tuổi số dư nợ đó.

Mặc dù gặp các trở ngại về mặt địa lý, cũng như khả năng tiếp cận phần mềm của người dùng (vì nhiều người đã lớn tuổi), nhưng dự án đã được triển khai thành công nhờ sự hợp tác tích cực từ 2 phía, từ ban lãnh đạo của khách hàng và sự hỗ trợ kịp thời của đội dự án.

Sau hơn 1 năm, dự án đã hoàn tất và nghiệm thu thành công, đem lại giá trị mà FAST cam kết với Công ty Phân bón miền Nam.

Ý kiến khách hàng

Triển khai thành công dự án, FAST còn nhận được đánh giá cao và tích cực từ anh Trần Châu Uyên – trưởng phòng Kế toán nhà máy Cửu Long trực thuộc Công ty cổ phần Phân bón Miền Nam, anh cho biết:

“Phần mềm rất thuận tiện khi tổng hợp số liệu liên tháng, trước đây thực hiện trên Excel, khi lập báo cáo quý là phải lập công thức lại; khi có sản phẩm mới hay mã nguyên liệu mới cũng phải chèn cột, dòng… rất mất thời gian và dễ nhầm công thức. Tính giá thành khai báo linh động và chạy chức năng tính giá thành rất nhanh, dưới 1 phút.

Phần mềm còn đáp ứng hầu hết tất cả các báo cáo mà Nhà máy Cửu Long cần hàng ngày; theo dõi công nợ theo tuổi nợ, theo phòng chính xác; báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn gom nhóm tổng quát linh động.”

Các thành viên đội dự án

Anh Phạm Minh Hiếu (bìa trái), trưởng dự án

Anh Hiếu có 9 năm làm việc tại FAST và 8 năm kinh nghiệm triển khai ERP dày dạn ở các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như Dầu khí (Công ty Dầu Nhờn Oillube; Công ty Timexco; Công ty PetroMekong, Thủy sản (Công ty Minh Phú, Công ty Hải Nam), Phân phối (Công ty Hùng Duy), Nhà xuất bản (NXB Trẻ). Ngoài ra, anh còn tham gia một số dự án HRM (Phần mềm quản lý nhân sự) cho Công ty Intercon (SX bao bì nhựa); Công ty Indochine (May mặc); Công ty Jangin (SX gỗ), Eurofins (kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm thực phẩm, môi trường và dược phẩm).

Anh Hồ Vĩnh Khoa (bìa phải), thành viên dự án, phụ trách triển khai chính trong toàn dự án Công ty Phân bón miền Nam.

Anh Ngô Minh Nhựt (giữa), thành viên dự án, hỗ trợ báo cáo tài chính.