Mẫu biên bản cuộc họp là công cụ quan trọng giúp ghi lại chính xác và đầy đủ nội dung, quyết định của các buổi họp trong doanh nghiệp. Việc sử dụng mẫu chuẩn không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, theo dõi công việc. Bài viết này FAST sẽ giới thiệu các mẫu biên bản cuộc họp phổ biến, hướng dẫn cách viết biên bản hiệu quả, đồng thời giới thiệu giải pháp quản lý biên bản số hóa tiên tiến giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình lưu trữ, tìm kiếm và bảo mật thông tin cuộc họp quan trọng.
1. Mẫu biên bản cuộc họp chung
Tải về mẫu biên bản cuộc họp chung: Tại đây
Mẫu biên bản cuộc họp chung là một tài liệu chuẩn được sử dụng để ghi lại thông tin, diễn biến và kết quả của các cuộc họp trong doanh nghiệp. Đây là công cụ quan trọng giúp lưu trữ và truyền đạt thông tin một cách chính xác, đồng thời đảm bảo tính pháp lý cho các quyết định được đưa ra trong cuộc họp.
Việc sử dụng mẫu biên bản cuộc họp chung mang lại nhiều lợi ích:
- Đảm bảo tính nhất quán và chuyên nghiệp trong việc ghi chép cuộc họp
- Giúp các thành viên dễ dàng nắm bắt thông tin quan trọng
- Tạo cơ sở để theo dõi tiến độ công việc và thực hiện các quyết định
- Hỗ trợ quá trình đánh giá và cải tiến hiệu quả cuộc họp
Dưới đây là mẫu cuộc họp chung chuẩn:
| CƠ QUAN, ĐƠN VỊ….
Số: ……………….. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ………, ngày …… tháng …… năm …… |
BIÊN BẢN HỌP
Về việc)………………..………..
Hôm nay, vào lúc ….… giờ …… ngày ….. tháng ….. năm …..
Tại ……………………………………………………………………………..
Diễn ra cuộc họp với nội dung ……………………………………………..
- Thành phần tham dự:
- Chủ trì: Ông/Bà …………………….….. Chức vụ: …..………………
- Thư ký: Ông/Bà ………………………… Chức vụ: ……………………
- Thành phần khác:
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………….
- Nội dung cuộc họp:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
III. Biểu quyết (nếu có):
– Tổng số phiếu: …………. Phiếu
– Số phiếu tán thành: ……… phiếu, chiếm …… %
– Số phiếu không tán thành: ………… phiếu, chiếm …… %
- Kết luận cuộc họp:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Cuộc họp kết thúc vào lúc ….. giờ ….. ngày …. tháng ….. năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và cùng ký vào biên bản.
Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký./.
|
THƯ KÝ (Ký, ghi rõ họ tên) |
CHỦ TỌA (Ký, ghi rõ họ tên) |
|
CÁC THÀNH VIÊN KHÁC (Ký, ghi rõ họ tên) |
|
2. Cuộc họp cổ đông
Tải về mẫu biên bản cuộc họp cổ đông: Tại đây
| CÔNG TY …………………………
Số:……….. |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —-o0o—- |
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG …….
CÔNG TY ………………………………….
V/v: ………..
Hôm nay vào hồi ……. ngày …… tháng …… năm ……. tại trụ sở Công ty ……………..(Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số ………………………. do Sở kế hoạch và đầu tư ……… cấp ngày ……. tháng …… năm 20…) Địa chỉ…………………………..
- THÀNH PHẦN THAM DỰ:
- Các thành viên có mặt:
…………….
- Các thành viên vắng mặt:
…………………..
- NỘI DUNG THẢO LUẬN
- Mục đích, chương trình và nội dung họp
………………………………………………………..
- Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp
…………………………………………………………..
- Ý kiến phát biểu của từng thành viên dự họp
………………………………………………………….
- Kết quả biểu quyết
- Số phiếu tán thành: ……
- Số phiếu không tán thành: …..
- Các quyết định đã được thông qua
Quyết định:
………………………………………
Giữ chức vụ: ………………
CÔNG TY ………………………………………………………………
Biên bản được lập thành 04 (bốn) bản bằng tiếng Việt có giá trị pháp lý như nhau
Các cổ đông/thành viên nhất trí thông qua và ký tên:
3. Cuộc họp chi bộ
Tải về mẫu biên bản cuộc họp chi bộ: Tại đây
| ĐẢNG ỦY………………………………………
CHI BỘ………………………………………… |
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM |
BIÊN BẢN HỌP CHI BỘ
Tháng………/20……
Thời gian:……………………………………………………………………………………………………..
Địa điểm:………………………………………………………………………………………………………
Thành phần: (Lưu ý có thể mời thêm Đảng ủy viên giám sát thì ghi cụ thể người giám sát).
Chủ tọa:…………………………………………………………………………………………………………
NỘI DUNG CUỘC HỌP
- Phần mở đầu
– Triển khai cho đảng viên đóng đảng phí tháng …../20/…….
– Chi bộ cử thư ký cuộc họp:……………………………………………………………………………..
– Thông báo tình hình đảng viên của Chi bộ dự họp: (ghi cụ thể đảng viên chính thức, dự bị; số đảng viên được miễn sinh hoạt, công tác; số đảng viên có mặt dự họp; số đảng viên vắng mặt và lý do vắng, ghi cụ thể lý do vắng mặt từng đồng chí vào biên bản).
– Đồng chí Bí thư thông qua chương trình của cuộc họp:
- Phần nội dung:
2.1. Thông tin thời sự (ghi cụ thể đề mục, hay văn bản thông tin….).
2.2. Đánh giá tình hình thực hiện Nghị quyết tháng trước (ghi cụ thể các nội dung. Phần này đồng chí ghi biên bản nên nói Bí thư đưa trước 01 bản dự thảo nghị quyết để ghi cho cụ thể).
-……………………………………………………………………………………………………………………
– Phần thực hiện học tập và làm theo tấm gương đạo đức HCM: (Bí thư chi bộ Đánh giá việc học tập tư tưởng và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh của tập thể, đảng viên, quần chúng tháng trước; biểu dương đảng viên, quần chúng tiên phong, gương mẫu có việc làm cụ thể, thiết thực về học tập tư tưởng và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh; đồng thời giáo dục, giúp đỡ những đảng viên có sai phạm (nếu có). Sinh hoạt chủ đề học tập và làm theo tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí minh trong tháng sinh hoạt).
-……………………………………………………………………………………………………………………..
– Bí thư thông báo ý kiến của đảng viên, quần chúng về sự lãnh đạo của chi bộ và vai trò tiền phong, gương mẫu của đảng viên (nếu có) để chi bộ có biển pháp phát huy ưu điểm, khắc phục khuyết điểm, kịp thời ngăn chặn, đấu tranh với những biểu hiên quan liêu, tham nhũng, lãng phí, tiêu cực.
-……………………………………………………………………………………………………………………
– Đề ra một số nhiệm vụ cụ thể, thiết thực, bức xúc trước mắt để thực hiên trong tháng tới có nội dung chủ đề học tập và làm theo tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh tháng tiếp theo. Đồng thời phân công nhiệm vụ cụ thể cho đảng viên thực hiện.
-……………………………………………………………………………………………………………………
– Chi bộ thảo luận, tham gia đóng góp ý kiến về các nội dung trên (ghi chi tiết các ý kiến đóng góp).
…………………………………………………………………………………………………………………..
- Phần kết thúc
– Ghi tóm tắt ý kiến kết luận của Bí thư.
– Chi bộ biểu quyết thông qua kết luận (Nghị quyết) của chi bộ. Ghi rõ số đảng viên đồng ý, không đồng ý và số có ý kiến khác.
Cuộc họp kết thúc lúc……………. giờ, ngày…..tháng…..năm 20……. biên bản được thông qua trước Chi bộ.
| CHỦ TỌA | THƯ KÝ |
4. Cuộc họp giao ban
Tải về mẫu biên bản cuộc họp giao ban: Tại đây
| TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)…..
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (2) ….. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: …………../BB-……….(3)……. |
BIÊN BẢN CUỘC HỌP GIAO BAN
– Thời gian bắt đầu: ……………………………………………………………………………….
– Địa điểm: …………………………………………………………………………………………..
– Thành phần tham dự gồm:
- ………………………………………………………………………………………………………
- ………………………………………………………………………………………………………
- ………………………………………………………………………………………………………
– Chủ trì (chủ tọa): …………………………………………………………………………………
– Thư ký (người ghi biên bản): ………………………………………………………………….
– Nội dung (Theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/ hội thảo): …………………………………..
- ……………………………………………………………………………………………………….
- ……………………………………………………………………………………………………….
- ……………………………………………………………………………………………………….
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ……. giờ….., ngày…..tháng….năm…..
| Thư ký (Chữ ký) Họ và tên |
Chủ tọa (Chữ ký, dấu (nếu có)) Họ và tên |
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
5. Giới thiệu về FAST DMS – Giải pháp Quản lý Tài liệu Điện tử Toàn diện
FAST DMS (Document Management System) là một giải pháp quản lý tài liệu điện tử hiện đại và toàn diện được phát triển bởi công ty FAST Software. Đây là một hệ thống được thiết kế để giúp các tổ chức và doanh nghiệp quản lý hiệu quả tất cả các loại tài liệu, bao gồm cả biên bản cuộc họp, trong môi trường số.
FAST DMS cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ như:
- Lưu trữ tập trung: Tất cả tài liệu được lưu trữ an toàn trên một nền tảng duy nhất, dễ dàng truy cập từ mọi nơi.
- Tìm kiếm nâng cao: Cho phép người dùng nhanh chóng tìm thấy tài liệu cần thiết thông qua các bộ lọc và tìm kiếm toàn văn.
- Quản lý phiên bản: Theo dõi và quản lý các phiên bản khác nhau của một tài liệu.
- Phân quyền truy cập: Đảm bảo an ninh thông tin bằng cách kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu.
- Quy trình làm việc tự động: Tự động hóa các quy trình xử lý tài liệu như phê duyệt, lưu hành.
- Tích hợp: Có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp.
- Đối với việc quản lý biên bản cuộc họp, FAST DMS cung cấp các mẫu biên bản chuẩn, cho phép tạo, lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ biên bản một cách dễ dàng. Hệ thống cũng hỗ trợ theo dõi các nhiệm vụ và quyết định được đưa ra trong cuộc họp, giúp nâng cao hiệu quả triển khai và theo dõi kết quả.
Với FAST DMS, việc quản lý biên bản cuộc họp và các tài liệu khác trở nên hiệu quả hơn, giúp tổ chức tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thông tin.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast