Mẫu biên bản cuộc họp là công cụ quan trọng giúp ghi lại chính xác và đầy đủ nội dung, quyết định của các buổi họp trong doanh nghiệp. Việc sử dụng mẫu chuẩn không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, theo dõi công việc. Bài viết này FAST sẽ giới thiệu các mẫu biên bản cuộc họp phổ biến, hướng dẫn cách viết biên bản hiệu quả, đồng thời giới thiệu giải pháp quản lý biên bản số hóa tiên tiến giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình lưu trữ, tìm kiếm và bảo mật thông tin cuộc họp quan trọng.
1. Mẫu biên bản cuộc họp chung
Mẫu biên bản cuộc họp chung là một tài liệu chuẩn được sử dụng để ghi lại thông tin, diễn biến và kết quả của các cuộc họp trong doanh nghiệp. Đây là công cụ quan trọng giúp lưu trữ và truyền đạt thông tin một cách chính xác, đồng thời đảm bảo tính pháp lý cho các quyết định được đưa ra trong cuộc họp.
Việc sử dụng mẫu biên bản cuộc họp chung mang lại nhiều lợi ích:
- Đảm bảo tính nhất quán và chuyên nghiệp trong việc ghi chép cuộc họp
- Giúp các thành viên dễ dàng nắm bắt thông tin quan trọng
- Tạo cơ sở để theo dõi tiến độ công việc và thực hiện các quyết định
- Hỗ trợ quá trình đánh giá và cải tiến hiệu quả cuộc họp
Dưới đây là mẫu cuộc họp chung chuẩn:
| CƠ QUAN, ĐƠN VỊ….
Số: ……………….. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ………, ngày …… tháng …… năm …… |
BIÊN BẢN HỌP
Về việc)………………..………..
Hôm nay, vào lúc ….… giờ …… ngày ….. tháng ….. năm …..
Tại ……………………………………………………………………………..
Diễn ra cuộc họp với nội dung ……………………………………………..
- Thành phần tham dự:
- Chủ trì: Ông/Bà …………………….….. Chức vụ: …..………………
- Thư ký: Ông/Bà ………………………… Chức vụ: ……………………
- Thành phần khác:
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………….
- Nội dung cuộc họp:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
III. Biểu quyết (nếu có):
– Tổng số phiếu: …………. Phiếu
– Số phiếu tán thành: ……… phiếu, chiếm …… %
– Số phiếu không tán thành: ………… phiếu, chiếm …… %
- Kết luận cuộc họp:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Cuộc họp kết thúc vào lúc ….. giờ ….. ngày …. tháng ….. năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và cùng ký vào biên bản.
Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký./.
|
THƯ KÝ (Ký, ghi rõ họ tên) |
CHỦ TỌA (Ký, ghi rõ họ tên) |
|
CÁC THÀNH VIÊN KHÁC (Ký, ghi rõ họ tên) |
|
| Tải về mẫu biên bản cuộc họp chung tại đây |
2. Cấu trúc và thông tin cần có trong mẫu biên bản cuộc họp
Một mẫu biên bản cuộc họp chuẩn cần có cấu trúc rõ ràng và bao gồm các thông tin cần thiết để đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và hữu ích. Dưới đây là cấu trúc chi tiết và các thông tin quan trọng cần có trong một biên bản cuộc họp:
Phần mở đầu:
- Tên công ty/tổ chức
- Logo công ty (nếu có)
- Tiêu đề: “BIÊN BẢN CUỘC HỌP”
- Số hiệu biên bản (nếu áp dụng)
Thông tin cơ bản về cuộc họp:
- Tên/chủ đề cuộc họp
- Thời gian: ngày, giờ bắt đầu và kết thúc
- Địa điểm: phòng họp, địa chỉ cụ thể hoặc hình thức họp trực tuyến
- Chủ tọa cuộc họp
- Thư ký ghi biên bản
Danh sách người tham dự:
- Thành viên có mặt: họ tên, chức vụ
- Thành viên vắng mặt (nếu có): họ tên, chức vụ, lý do vắng mặt
- Khách mời (nếu có)
Nội dung cuộc họp:
- Chương trình nghị sự
- Tóm tắt các vấn đề được thảo luận
- Ý kiến đóng góp của các thành viên (ghi rõ người phát biểu)
- Các tranh luận hoặc bất đồng quan điểm (nếu có)
Quyết định và kết luận:
- Các quyết định được thông qua (kèm theo tỷ lệ biểu quyết nếu cần)
- Kế hoạch hành động cụ thể
- Phân công nhiệm vụ: ai làm gì, thời hạn hoàn thành
Các vấn đề cần theo dõi:
- Liệt kê các công việc cần tiếp tục theo dõi
- Thời gian dự kiến cho cuộc họp tiếp theo (nếu có)
Kết thúc:
- Thời gian kết thúc cuộc họp
- Chữ ký của chủ tọa và thư ký
- Danh sách đính kèm (nếu có): tài liệu, báo cáo, hình ảnh
Phần chân trang:
- Số trang (VD: Trang 1/3)
- Thông tin liên hệ của công ty/tổ chức
Lưu ý quan trọng:
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, chính xác và khách quan
- Tránh sử dụng từ ngữ mang tính cá nhân hoặc cảm xúc
- Ghi chép đầy đủ nhưng súc tích, tập trung vào các điểm chính
- Đảm bảo tính nhất quán trong cách trình bày và định dạng
3. 3 loại mẫu biên bản đặc thù
3.1. Cuộc họp cổ đông
| CÔNG TY …………………………
Số:……….. |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —-o0o—- |
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG …….
CÔNG TY ………………………………….
V/v: ………..
Hôm nay vào hồi ……. ngày …… tháng …… năm ……. tại trụ sở Công ty ……………..(Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số ………………………. do Sở kế hoạch và đầu tư ……… cấp ngày ……. tháng …… năm 20…) Địa chỉ…………………………..
- THÀNH PHẦN THAM DỰ:
- Các thành viên có mặt:
…………….
- Các thành viên vắng mặt:
…………………..
- NỘI DUNG THẢO LUẬN
- Mục đích, chương trình và nội dung họp
………………………………………………………..
- Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp
…………………………………………………………..
- Ý kiến phát biểu của từng thành viên dự họp
………………………………………………………….
- Kết quả biểu quyết
- Số phiếu tán thành: ……
- Số phiếu không tán thành: …..
- Các quyết định đã được thông qua
Quyết định:
………………………………………
Giữ chức vụ: ………………
CÔNG TY ………………………………………………………………
Biên bản được lập thành 04 (bốn) bản bằng tiếng Việt có giá trị pháp lý như nhau
Các cổ đông/thành viên nhất trí thông qua và ký tên:
| Tải về mẫu biên bản cuộc họp cổ đông tại đây. |
3.2. Cuộc họp chi bộ
| ĐẢNG ỦY………………………………………
CHI BỘ………………………………………… |
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM |
BIÊN BẢN HỌP CHI BỘ
Tháng………/20……
Thời gian:……………………………………………………………………………………………………..
Địa điểm:………………………………………………………………………………………………………
Thành phần: (Lưu ý có thể mời thêm Đảng ủy viên giám sát thì ghi cụ thể người giám sát).
Chủ tọa:…………………………………………………………………………………………………………
NỘI DUNG CUỘC HỌP
- Phần mở đầu
– Triển khai cho đảng viên đóng đảng phí tháng …../20/…….
– Chi bộ cử thư ký cuộc họp:……………………………………………………………………………..
– Thông báo tình hình đảng viên của Chi bộ dự họp: (ghi cụ thể đảng viên chính thức, dự bị; số đảng viên được miễn sinh hoạt, công tác; số đảng viên có mặt dự họp; số đảng viên vắng mặt và lý do vắng, ghi cụ thể lý do vắng mặt từng đồng chí vào biên bản).
– Đồng chí Bí thư thông qua chương trình của cuộc họp:
- Phần nội dung:
2.1. Thông tin thời sự (ghi cụ thể đề mục, hay văn bản thông tin….).
2.2. Đánh giá tình hình thực hiện Nghị quyết tháng trước (ghi cụ thể các nội dung. Phần này đồng chí ghi biên bản nên nói Bí thư đưa trước 01 bản dự thảo nghị quyết để ghi cho cụ thể).
-……………………………………………………………………………………………………………………
– Phần thực hiện học tập và làm theo tấm gương đạo đức HCM: (Bí thư chi bộ Đánh giá việc học tập tư tưởng và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh của tập thể, đảng viên, quần chúng tháng trước; biểu dương đảng viên, quần chúng tiên phong, gương mẫu có việc làm cụ thể, thiết thực về học tập tư tưởng và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh; đồng thời giáo dục, giúp đỡ những đảng viên có sai phạm (nếu có). Sinh hoạt chủ đề học tập và làm theo tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí minh trong tháng sinh hoạt).
-……………………………………………………………………………………………………………………..
– Bí thư thông báo ý kiến của đảng viên, quần chúng về sự lãnh đạo của chi bộ và vai trò tiền phong, gương mẫu của đảng viên (nếu có) để chi bộ có biển pháp phát huy ưu điểm, khắc phục khuyết điểm, kịp thời ngăn chặn, đấu tranh với những biểu hiên quan liêu, tham nhũng, lãng phí, tiêu cực.
-……………………………………………………………………………………………………………………
– Đề ra một số nhiệm vụ cụ thể, thiết thực, bức xúc trước mắt để thực hiên trong tháng tới có nội dung chủ đề học tập và làm theo tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh tháng tiếp theo. Đồng thời phân công nhiệm vụ cụ thể cho đảng viên thực hiện.
-……………………………………………………………………………………………………………………
– Chi bộ thảo luận, tham gia đóng góp ý kiến về các nội dung trên (ghi chi tiết các ý kiến đóng góp).
…………………………………………………………………………………………………………………..
- Phần kết thúc
– Ghi tóm tắt ý kiến kết luận của Bí thư.
– Chi bộ biểu quyết thông qua kết luận (Nghị quyết) của chi bộ. Ghi rõ số đảng viên đồng ý, không đồng ý và số có ý kiến khác.
Cuộc họp kết thúc lúc……………. giờ, ngày…..tháng…..năm 20……. biên bản được thông qua trước Chi bộ.
| CHỦ TỌA | THƯ KÝ |
| Tải về mẫu biên bản cuộc họp chi bộ tại đây. |
3.3. Cuộc họp giao ban
| TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)…..
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (2) ….. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: …………../BB-……….(3)……. |
BIÊN BẢN CUỘC HỌP GIAO BAN
– Thời gian bắt đầu: ……………………………………………………………………………….
– Địa điểm: …………………………………………………………………………………………..
– Thành phần tham dự gồm:
- ………………………………………………………………………………………………………
- ………………………………………………………………………………………………………
- ………………………………………………………………………………………………………
– Chủ trì (chủ tọa): …………………………………………………………………………………
– Thư ký (người ghi biên bản): ………………………………………………………………….
– Nội dung (Theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/ hội thảo): …………………………………..
- ……………………………………………………………………………………………………….
- ……………………………………………………………………………………………………….
- ……………………………………………………………………………………………………….
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ……. giờ….., ngày…..tháng….năm…..
| Thư ký (Chữ ký) Họ và tên |
Chủ tọa (Chữ ký, dấu (nếu có)) Họ và tên |
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
| Tải về mẫu biên bản cuộc họp giao ban tại đây. |
4. Vai trò và tầm quan trọng của biên bản cuộc họp
Biên bản cuộc họp đóng vai trò quan trọng trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Đây là tài liệu chính thức ghi lại toàn bộ diễn biến, nội dung và kết quả của cuộc họp, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong tổ chức.
Công cụ truyền thông hiệu quả
Trước hết, biên bản cuộc họp là công cụ truyền thông hiệu quả. Nó cung cấp thông tin chính xác cho những người không thể tham dự cuộc họp, đồng thời giúp những người tham gia nhớ lại các điểm chính đã được thảo luận. Điều này đặc biệt hữu ích trong các tổ chức lớn hoặc các dự án phức tạp, nơi thông tin cần được chia sẻ rộng rãi và nhất quán.
Công cụ quản lý dự án hiệu quả
Thứ hai, biên bản đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tiến độ và trách nhiệm. Bằng cách ghi lại các quyết định, nhiệm vụ được giao và thời hạn, biên bản trở thành công cụ quản lý dự án hiệu quả. Nó giúp đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ trách nhiệm của mình và các mốc thời gian cần đạt được.
Giá trị pháp lý
Hơn nữa, biên bản cuộc họp còn có giá trị pháp lý và lịch sử. Trong nhiều trường hợp, đặc biệt là các cuộc họp quan trọng của công ty hoặc tổ chức, biên bản có thể được sử dụng như bằng chứng pháp lý về các quyết định đã được đưa ra. Đồng thời, nó cũng là tài liệu lưu trữ quý giá, giúp tổ chức theo dõi sự phát triển và các quyết định quan trọng qua thời gian.
Xây dựng văn hóa tổ chức chuyên nghiệp
Cuối cùng, việc lập và lưu trữ biên bản cuộc họp một cách có hệ thống còn góp phần xây dựng văn hóa tổ chức chuyên nghiệp, tập trung vào kết quả và trách nhiệm. Nó thể hiện sự cam kết của tổ chức đối với tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và quản lý hiệu quả.
5. Kỹ năng viết biên bản hiệu quả
5.1. Yêu cầu về nội dung và hình thức
Để viết một biên bản cuộc họp hiệu quả, cần đảm bảo các yêu cầu về nội dung và hình thức như sau:
Về nội dung, biên bản cần đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và khách quan. Người viết cần ghi lại trung thực các ý kiến, quyết định và kết luận của cuộc họp, không thêm bớt hoặc diễn giải theo ý kiến cá nhân. Nội dung cần được trình bày một cách logic, rõ ràng, tập trung vào các điểm chính và tránh sa đà vào chi tiết không cần thiết. Đồng thời, cần chú ý ghi lại đầy đủ các thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm, người tham dự, chủ đề chính và các quyết định được đưa ra.
Về hình thức, biên bản cần được trình bày một cách chuyên nghiệp, sạch sẽ và dễ đọc. Sử dụng font chữ và cỡ chữ phù hợp, đảm bảo khoảng cách giữa các đoạn và phần hợp lý. Cấu trúc biên bản nên rõ ràng với các phần được phân chia logic như phần mở đầu, nội dung chính, kết luận và phần kết thúc. Sử dụng các tiêu đề, đánh số thứ tự hoặc gạch đầu dòng để làm nổi bật các điểm quan trọng và tạo sự dễ theo dõi cho người đọc.
5.2. Lưu ý khi sử dụng mẫu
Khi sử dụng mẫu biên bản cuộc họp, cần lưu ý một số điểm sau:
- Tùy chỉnh mẫu: Mặc dù mẫu biên bản cung cấp một cấu trúc cơ bản, nhưng cần điều chỉnh để phù hợp với đặc thù của từng cuộc họp và tổ chức. Không nên áp dụng máy móc mà cần linh hoạt thêm bớt các mục cho phù hợp.
- Đảm bảo tính nhất quán: Khi sử dụng mẫu, cần đảm bảo tính nhất quán trong cách trình bày và sử dụng ngôn ngữ. Điều này giúp tạo ra sự chuyên nghiệp và dễ dàng trong việc đọc và lưu trữ.
- Cập nhật thông tin: Luôn cập nhật các thông tin cụ thể như ngày tháng, địa điểm, người tham dự cho mỗi cuộc họp. Tránh để sót hoặc sử dụng thông tin từ các cuộc họp trước.
- Tập trung vào nội dung quan trọng: Mẫu chỉ là công cụ hỗ trợ, điều quan trọng nhất vẫn là nội dung của biên bản. Tập trung vào việc ghi chép chính xác và đầy đủ các thông tin quan trọng của cuộc họp.
- Kiểm tra và chỉnh sửa: Sau khi hoàn thành biên bản, cần dành thời gian để kiểm tra lại nội dung, sửa lỗi chính tả và đảm bảo tính chính xác của thông tin.
- Lưu trữ và chia sẻ: Sử dụng mẫu cũng giúp việc lưu trữ và chia sẻ biên bản dễ dàng hơn. Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng biên bản được lưu trữ an toàn và chia sẻ đúng đối tượng.
- Liên tục cải tiến: Định kỳ xem xét và cải tiến mẫu biên bản để đảm bảo nó luôn đáp ứng được nhu cầu của tổ chức và các cuộc họp.
5.3. Giới thiệu về FAST DMS – Giải pháp Quản lý Tài liệu Điện tử Toàn diện
FAST DMS (Document Management System) là một giải pháp quản lý tài liệu điện tử hiện đại và toàn diện được phát triển bởi công ty FAST Software. Đây là một hệ thống được thiết kế để giúp các tổ chức và doanh nghiệp quản lý hiệu quả tất cả các loại tài liệu, bao gồm cả biên bản cuộc họp, trong môi trường số.
FAST DMS cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ như:
- Lưu trữ tập trung: Tất cả tài liệu được lưu trữ an toàn trên một nền tảng duy nhất, dễ dàng truy cập từ mọi nơi.
- Tìm kiếm nâng cao: Cho phép người dùng nhanh chóng tìm thấy tài liệu cần thiết thông qua các bộ lọc và tìm kiếm toàn văn.
- Quản lý phiên bản: Theo dõi và quản lý các phiên bản khác nhau của một tài liệu.
- Phân quyền truy cập: Đảm bảo an ninh thông tin bằng cách kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu.
- Quy trình làm việc tự động: Tự động hóa các quy trình xử lý tài liệu như phê duyệt, lưu hành.
- Tích hợp: Có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp.
- Đối với việc quản lý biên bản cuộc họp, FAST DMS cung cấp các mẫu biên bản chuẩn, cho phép tạo, lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ biên bản một cách dễ dàng. Hệ thống cũng hỗ trợ theo dõi các nhiệm vụ và quyết định được đưa ra trong cuộc họp, giúp nâng cao hiệu quả triển khai và theo dõi kết quả.
Với FAST DMS, việc quản lý biên bản cuộc họp và các tài liệu khác trở nên hiệu quả hơn, giúp tổ chức tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thông tin.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast