Tìm hiểu chi tiết tạm ứng có phải xuất hóa đơn không?

Tạm ứng có phải xuất hóa đơn không là câu hỏi nhiều kế toán viên và doanh nghiệp vẫn còn lúng túng, đặc biệt kể từ khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực với nhiều quy định mới về thời điểm lập hóa đơn. Câu trả lời phụ thuộc vào bản chất khoản tạm ứng và loại dịch vụ đang cung cấp, không áp dụng một quy tắc chung cho tất cả trường hợp. Trong bài viết này, FAST sẽ tổng hợp đầy đủ căn cứ pháp lý hiện hành, phân tích từng tình huống cụ thể và các lưu ý quan trọng để doanh nghiệp xử lý đúng, tránh rủi ro bị phạt. 

1. Tạm ứng có phải xuất hóa đơn không?

Để trả lời câu hỏi này, doanh nghiệp cần hiểu rõ nguyên tắc chung về thời điểm lập hóa đơn theo pháp luật hiện hành. 

Theo Khoản 2, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Điểm a, Khoản 6, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy tắc áp dụng cho dịch vụ như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
• Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Điều này có nghĩa: về nguyên tắc, khi doanh nghiệp nhận tiền tạm ứng từ khách hàng, phải xuất hóa đơn ngay tại thời điểm nhận tiền đó, bất kể dịch vụ đã hoàn thành hay chưa. Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định hai nhóm ngoại lệ quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ. 

Doanh nghiệp cần hiểu rõ nguyên tắc chung về thời điểm lập hóa đơn theo pháp luật hiện hành

>>> Xem thêm: Quy trình xuất hóa đơn điện tử đúng quy định pháp luật

2. Các Trường Hợp Không Phải Xuất Hóa Đơn Ngay

2.1. Trường Hợp Chỉ Để Đảm Bảo Thực Hiện Hợp Đồng

Đây là ngoại lệ quan trọng nhất mà nhiều doanh nghiệp hay nhầm lẫn.

Theo Khoản 2, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng chỉ để đảm bảo thực hiện hợp đồng, dịch vụ chưa được bắt đầu thực hiện, thì chưa phải xuất hóa đơn ngay. Khoản tạm ứng này mang bản chất bảo đảm nghĩa vụ hợp đồng, không phải thanh toán cho dịch vụ đã hoặc đang thực hiện. Thời điểm phải lập hóa đơn sẽ là khi dịch vụ được thực hiện hoặc hoàn thành theo hợp đồng. 

Đặc điểm nhận biết trường hợp này:

• Khoản tiền chỉ có chức năng ràng buộc hợp đồng, chưa gắn với phần dịch vụ cụ thể nào.
• Dịch vụ chưa được triển khai tại thời điểm nhận tiền.
• Nếu hợp đồng bị hủy, khoản tiền này thường được hoàn trả hoặc xử lý theo thỏa thuận bồi thường.

2.2. Trường Hợp Thuộc Dịch Vụ Đặc Thù

Cũng theo Khoản 2, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Điểm a, Khoản 6, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP), ngay cả khi thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo hợp đồng, doanh nghiệp vẫn chưa phải xuất hóa đơn ngay nếu hợp đồng thuộc một trong các nhóm dịch vụ đặc thù sau: 

Đối với các dịch vụ này, thời điểm lập hóa đơn là khi dịch vụ hoàn thành hoặc theo các mốc nghiệm thu, bàn giao được ghi nhận trong hợp đồng, không phải tại thời điểm nhận tạm ứng. 

3. Các trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn

3.1. Tạm ứng theo tiến độ cung cấp hàng hóa/dịch vụ

Trường hợp phổ biến nhất mà doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn là khi khoản tạm ứng gắn liền với tiến độ thực hiện hợp đồng, tức là thanh toán theo từng giai đoạn dịch vụ được thực hiện.

Theo Khoản 2, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP): thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, trừ trường hợp thuộc đặt cọc/tạm ứng bảo đảm hợp đồng của nhóm dịch vụ đặc thù nêu trên.

Ví dụ: Công ty A ký hợp đồng phần mềm trị giá 200 triệu đồng, thanh toán theo tiến độ: 40% khi ký hợp đồng, 40% khi bàn giao thử nghiệm, 20% khi nghiệm thu. Khi khách hàng chuyển 80 triệu đồng đợt đầu, Công ty A phải xuất hóa đơn ngay 80 triệu đồng vì đây là thanh toán theo tiến độ thực hiện hợp đồng, không phải tạm ứng thuần bảo đảm.

Nguyên tắc cốt lõi: Tạm ứng theo tiến độ về bản chất là thu tiền trước/trong quá trình cung cấp dịch vụ, thu đến đâu, xuất hóa đơn đến đó (trừ nhóm dịch vụ đặc thù được ngoại lệ).

3.2. Hợp Đồng Đã Hoàn Thành

Khi dịch vụ đã hoàn thành toàn bộ hoặc một phần được nghiệm thu, bàn giao, doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn ngay tương ứng với phần giá trị hoàn thành đó,  không phân biệt đã nhận đủ tiền hay chưa.

Theo Khoản 2, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP): thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Điều này có nghĩa: nếu dịch vụ đã xong mà doanh nghiệp chần chừ không xuất hóa đơn, dù chưa được thanh toán đủ vẫn bị coi là vi phạm thời điểm lập hóa đơn.

Việc theo dõi tiến độ hợp đồng, xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn và quản lý toàn bộ vòng đời hóa đơn điện tử là nghiệp vụ tương đối phức tạp với nhiều doanh nghiệp. Giải pháp hóa đơn điện tử Fast e-Invoice của FAST hỗ trợ doanh nghiệp lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử đúng thời điểm, tích hợp trực tiếp với hệ thống kế toán, giúp giảm thiểu tối đa rủi ro sai sót và vi phạm quy định. 

4. Lưu ý về xuất hóa đơn cho khoản tạm ứng

Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tối ưu quy trình quản lý, kế toán doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

• Phân biệt rõ bản chất khoản tạm ứng trước khi xử lý: Sai lầm phổ biến nhất là kế toán không phân biệt được liệu khoản tiền nhận vào là “tạm ứng bảo đảm hợp đồng” hay “tạm ứng theo tiến độ thực hiện”. Hai trường hợp này có cách xử lý hóa đơn hoàn toàn khác nhau. Doanh nghiệp cần căn cứ vào nội dung hợp đồng, điều khoản thanh toán và thực tế triển khai dịch vụ để xác định đúng.
• Ghi nội dung hóa đơn rõ ràng, phản ánh đúng giao dịch: Khi bắt buộc phải xuất hóa đơn cho khoản tạm ứng, cần ghi rõ nội dung phản ánh đúng bản chất, ví dụ: “Tạm ứng theo tiến độ Hợp đồng số 123/2025/HĐDV ngày DD/MM/YYYY”. Tránh ghi chung chung hoặc ghi sai nội dung dẫn đến tranh chấp khi quyết toán.
• Lưu ý quy định về thanh toán không dùng tiền mặt từ 01/07/2025: Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2025, các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản tạm ứng giá trị lớn cần đảm bảo thanh toán qua ngân hàng, ví điện tử hoặc các phương thức không dùng tiền mặt.
• Không hủy hóa đơn sai, phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025), hóa đơn điện tử đã lập sai sót không được hủy mà phải xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình này để xử lý đúng khi phát hiện sai sót liên quan đến hóa đơn tạm ứng.
• Mức phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm từ 16/01/2026: Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (sửa đổi Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP), có hiệu lực từ ngày 16/01/2026, mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm được nâng lên đáng kể:

Lưu ý: Mức phạt trên áp dụng cho tổ chức. Cá nhân bị phạt bằng 1/2 mức trên. Trường hợp vi phạm nhiều lần, mức phạt được tính theo từng tờ hóa đơn vi phạm.

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ bản chất khoản tiền để xác định đúng nghĩa vụ xuất hóa đơn

Tóm lại, câu hỏi tạm ứng có phải xuất hóa đơn không không có một đáp án cứng nhắc mà phụ thuộc hoàn toàn vào bản chất khoản tiền và loại dịch vụ cung cấp. Để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có, doanh nghiệp cần ghi nhớ ba nguyên tắc cốt lõi: Tạm ứng thuần bảo đảm hợp đồng khi dịch vụ chưa thực hiện thì chưa phải xuất hóa đơn ngay; Tạm ứng theo tiến độ thực hiện hoặc thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ thì phải xuất hóa đơn ngay tại thời điểm thu tiền; Dịch vụ đã hoàn thành thì bắt buộc xuất hóa đơn, bất kể đã thu đủ tiền hay chưa.

Để quản lý hóa đơn điện tử đúng thời điểm, đúng quy định và tự động hóa quy trình lập hóa đơn gắn liền với tiến độ hợp đồng, doanh nghiệp có thể tham khảo Fast e-Invoice, giải pháp hóa đơn điện tử của FAST. Hệ thống tích hợp liền mạch với các phần mềm kế toán và ERP, hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định mới nhất.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://fast.com.vn/
• Email: info@fast.com.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
• Zalo: https://zalo.me/phanmemfast