Quản lý nhân sự là gì? Doanh nghiệp cần làm gì để quản lý nhân sự tối ưu

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, quản lý nhân sự đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững. Quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần là việc quản lý con người mà còn là nghệ thuật xây dựng và duy trì một đội ngũ nhân viên tận tâm, có năng lực và luôn gắn kết với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Vậy quản lý nhân sự là gì, và các doanh nghiệp cần làm gì để quản lý nhân sự một cách tối ưu? Bài viết này FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm quản lý nhân sự, tầm quan trọng của nó và những bước cần thiết để doanh nghiệp của bạn có thể thực hiện quản lý nhân sự hiệu quả nhất.

1. Quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự (Human Resource Management viết tắt HRM) là quá trình điều hành và quản lý toàn diện các yếu tố liên quan đến nguồn nhân lực trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của quản lý nhân sự là đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ số lượng nhân viên, với chất lượng và sự đa dạng cần thiết, để thực hiện các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.

Ngoài ra, quản lý nhân sự cũng chịu trách nhiệm duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên và xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh. Trong bối cảnh hội nhập quốc tế và toàn cầu hóa, cùng với sự bùng nổ của nền kinh tế tri thức và cách mạng công nghiệp 4.0, vai trò của bộ phận quản lý nhân sự ngày càng trở nên quan trọng. Những người làm công tác quản lý nhân sự cần phải đóng vai trò kiến tạo sự thay đổi, mang lại sự bền vững và tạo ra những giá trị quốc tế cho tổ chức.

2. Chức năng nhà quản lý nhân sự

Nhà quản lý nhân sự giữ vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức thông qua quản lý nguồn nhân lực. Các chức năng chính bao gồm:

• Lập kế hoạch và chiến lược nhân sự: Xác định nhu cầu nhân lực dựa trên mục tiêu kinh doanh, phân tích thị trường lao động và xây dựng chính sách phù hợp nhằm tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ.

• Tuyển dụng và tuyển chọn: Đưa ra tiêu chí tuyển dụng rõ ràng, quảng bá tuyển dụng hiệu quả và tổ chức đánh giá năng lực nhằm lựa chọn ứng viên phù hợp với vị trí và văn hóa tổ chức.

• Quản lý hiệu suất: Thiết lập hệ thống đánh giá công bằng, phản hồi thường xuyên và xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên.

• Chính sách lương thưởng và phúc lợi: Quản lý tiền lương, thưởng và các chế độ phúc lợi cạnh tranh để thu hút và giữ chân nhân tài, đồng thời thường xuyên cập nhật theo thị trường và nhu cầu nhân viên.

• Quan hệ lao động: Giải quyết xung đột, thương lượng hợp đồng lao động và đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động nhằm xây dựng môi trường làm việc hài hòa và minh bạch.

• Chính sách và quy trình: Xây dựng và duy trì các chính sách nhân sự rõ ràng, tuân thủ quy định pháp lý và đảm bảo hoạt động tổ chức hiệu quả, công bằng.

• Văn hóa doanh nghiệp: Thúc đẩy tinh thần gắn kết, truyền thông các giá trị tổ chức và tạo dựng môi trường làm việc tích cực, sáng tạo.

• Đào tạo và phát triển: Thiết kế các chương trình đào tạo phù hợp để nâng cao năng lực đội ngũ, đồng thời lập kế hoạch triển khai cụ thể về thời gian, ngân sách và đối tượng đào tạo.

• Giám sát dữ liệu nhân sự: Ứng dụng công nghệ để quản lý, phân tích và theo dõi hiệu quả nhân sự một cách linh hoạt, hỗ trợ quá trình ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

>>> Xem thêm: HRBP là gì? Vai trò và kỹ năng cần thiết của HRBP

3. Quy trình quản lý nhân sự cho doanh nghiệp hiệu quả 

Để quản lý nhân sự hiệu quả, mỗi loại hình doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình chặt chẽ và phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ. Dưới đây là một bản mô tả chi tiết về quy trình quản lý nhân sự tối ưu:

Bước 1: Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự

Quy trình này bao gồm các hoạt động như xác định nhu cầu và yêu cầu công việc chi tiết, lập kế hoạch tuyển dụng và công khai thông tin vị trí để thu hút ứng viên phù hợp. Việc đánh giá hồ sơ và phỏng vấn được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo lựa chọn nhân viên có kỹ năng và sự phù hợp với văn hóa tổ chức.

Thông thường, một quy trình tuyển dụng thường được triển khai theo các bước sau:

• Xác định cơ cấu nhân sự.
• Xây dựng kế hoạch. 
• Xác định nguồn tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên.
• Triển khai phỏng vấn, chọn lọc. 
• Hướng dẫn nhân viên mới tạo không khí hòa nhập với doanh nghiệp.

Bước 2: Xây dựng chính sách và quản lý

Để đảm bảo hoạt động nhân sự diễn ra thuận lợi và công bằng, việc phát triển và thực thi các chính sách nhân sự là cực kỳ quan trọng. Điều này bao gồm quản lý lương thưởng, phúc lợi, các quy định về thời gian làm việc và các điều khoản lao động khác, đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật liên quan.

Điều này cũng đảm bảo mang lại môi trường làm việc tích cực, năng động, thoải mái về cả vật chất lẫn tinh thần. Từ đó, giúp quá trình quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn.

Bước 3: Đào tạo và phát triển nguồn lực

Đào tạo là một phần không thể thiếu trong quá trình phát triển nhân sự. Công ty cần cung cấp các chương trình đào tạo liên tục để nâng cao kỹ năng và hiệu suất làm việc của nhân viên. Đánh giá hiệu quả đào tạo và thiết lập các kế hoạch phát triển cá nhân là điều quan trọng để đảm bảo sự nghiệp và sự phát triển bền vững cho nhân viên.

Việc đầu tư vào các chương trình đào tạo và phát triển nguồn lực có thể giúp tổ chức nâng cao sự chuyên nghiệp của nhân viên, giảm tỷ lệ nghỉ việc, tạo ra sự hài lòng, tăng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường lao động.

Bước 4: Đưa ra mục tiêu công việc và đánh giá hiệu suất

Việc thiết lập mục tiêu rõ ràng và đo lường hiệu quả là yếu tố quyết định đến thành công của quản lý nhân sự. Điều này bao gồm đề ra các mục tiêu công việc cụ thể, đánh giá hiệu suất định kỳ và cung cấp phản hồi xây dựng để nâng cao năng suất làm việc và đáp ứng các mục tiêu đã đề ra.

Bước 5: Phát triển văn hóa doanh nghiệp

Xây dựng và duy trì văn hóa tổ chức tích cực là yếu tố quan trọng để khuyến khích sự đoàn kết và năng suất làm việc. Công ty cần tạo ra môi trường làm việc thoải mái và sáng tạo, khuyến khích các giá trị nhân văn và tinh thần đồng đội, từ đó thu hút và duy trì nhân viên tài năng.

Chính vì vậy, việc phát triển và nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp là một bước quan trọng không thể thiếu đối với bộ phận quản lý nhân sự. Đây được xem là tinh thần, quan điểm giá trị đại diện của một doanh nghiệp.

Các bước trên không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển tài nguyên con người một cách hiệu quả mà còn giúp củng cố vị thế cạnh tranh và sự bền vững trong thị trường. Quy trình này có thể điều chỉnh phù hợp với đặc thù của từng ngành nghề và quy mô công ty để đảm bảo sự linh hoạt và hiệu quả tối đa.

4. Kỹ năng, chuyên môn cần thiết mà quản lý nhân sự cần có

Để trở thành một nhà quản lý nhân sự (HR) hiệu quả, cần có sự kết hợp của nhiều kỹ năng và chuyên môn khác nhau. Dưới đây là một số kỹ năng và chuyên môn quan trọng nhất:

Kỹ năng mềm:

• Kỹ năng giao tiếp: Quản lý nhân sự cần có kỹ năng giao tiếp tốt để có thể truyền đạt thông tin một cách hiệu quả cho nhân viên, cấp trên và các bên liên quan khác. Họ cũng cần biết cách lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu của người khác.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Quản lý nhân sự thường xuyên phải giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân viên, chẳng hạn như tranh chấp lao động, khiếu nại về nơi làm việc và các vấn đề về hiệu suất làm việc. Họ cần có khả năng phân tích vấn đề, đưa ra giải pháp và thực hiện giải pháp một cách hiệu quả.
• Kỹ năng ra quyết định: Quản lý nhân sự thường xuyên phải đưa ra quyết định liên quan đến nhân viên, chẳng hạn như việc tuyển dụng, thăng tiến, kỷ luật và chấm dứt hợp đồng lao động. Họ cần có khả năng thu thập thông tin, đánh giá các lựa chọn và đưa ra quyết định sáng suốt.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Quản lý nhân sự cần có khả năng tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả để có thể hoàn thành nhiều công việc khác nhau trong thời gian hạn chế. Họ cũng cần biết cách ưu tiên công việc và quản lý nhiều dự án cùng lúc.
• Kỹ năng lãnh đạo: Quản lý nhân sự cần có kỹ năng lãnh đạo để có thể dẫn dắt và truyền cảm hứng cho nhân viên. Họ cần tạo dựng được môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ nhân viên phát triển.

Kiến thức chuyên môn:

• Kiến thức về luật lao động: Quản lý nhân sự cần có kiến thức về luật lao động để có thể đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật. Họ cũng cần biết cách giải thích luật lao động cho nhân viên và xử lý các vấn đề liên quan đến luật lao động.
• Kiến thức về quản trị nhân sự: Quản lý nhân sự cần có kiến thức về các nguyên tắc và thực hành quản trị nhân sự, chẳng hạn như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, quản lý bổng lương và phúc lợi.
• Kiến thức về tâm lý học: Quản lý nhân sự cần có kiến thức về tâm lý học để có thể hiểu được hành vi của con người và tương tác hiệu quả với nhân viên.
• Kiến thức về công nghệ: Quản lý nhân sự cần có kiến thức về các công nghệ nhân sự, chẳng hạn như hệ thống quản lý thông tin nhân sự (HRIS) và các công cụ tuyển dụng trực tuyến.

Kinh nghiệm:

• Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực nhân sự: Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực nhân sự sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các công việc và trách nhiệm của một nhà quản lý nhân sự.
• Kinh nghiệm quản lý: Kinh nghiệm quản lý sẽ giúp bạn phát triển các kỹ năng lãnh đạo và ra quyết định cần thiết để trở thành một nhà quản lý nhân sự hiệu quả.
• Kinh nghiệm làm việc trong ngành: Kinh nghiệm làm việc trong ngành sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về văn hóa và các vấn đề cụ thể của ngành.

Những kỹ năng này giúp nhà quản lý nhân sự không chỉ quản lý hiệu quả tài nguyên nhân lực mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.

5. 5 mô hình quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả nhất hiện nay 

Dưới đây là một số mô hình quản lý phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay, giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, và đạt được các mục tiêu chiến lược một cách hiệu quả:

Mô hình nhân quả tiêu chuẩn của HRM

Đây là mô hình nhân sự nổi tiếng nhất. Nó có nguồn gốc từ nhiều mô hình tương tự được ra đời vào đầu những năm 2000.

Mô hình nhân quả tiêu chuẩn của HRM tập trung vào việc tối ưu hóa hiệu suất của nhân viên và cải thiện quản lý nguồn nhân lực. Mô hình này chú trọng vào việc phát triển và thực hiện các chính sách nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đánh giá hiệu suất và duy trì nguồn nhân lực. Việc áp dụng mô hình này giúp doanh nghiệp xây dựng một lực lượng lao động chất lượng cao, động lực và gắn kết, từ đó nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc. Quá trình triển khai bao gồm định nghĩa chiến lược nhân sự, triển khai chiến lược và đánh giá kết quả để đảm bảo các mục tiêu nhân sự được thực hiện hiệu quả.

Mô hình OKR (Objectives and Key Results)

Mô hình OKR được sử dụng để thiết lập và đạt được các mục tiêu cụ thể, đo lường được trong doanh nghiệp. Mô hình này bao gồm việc xác định các mục tiêu (Objectives) và các kết quả chính (Key Results), giúp doanh nghiệp duy trì sự tập trung và liên kết mọi hoạt động với mục tiêu chung. OKRs thường được thiết lập hàng quý hoặc hàng năm và được đánh giá, điều chỉnh liên tục để đảm bảo tiến độ và hiệu suất. Việc áp dụng mô hình OKR giúp doanh nghiệp tăng cường tính minh bạch, trách nhiệm và hiệu quả trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược.

Mô hình Six Sigma

Mô hình Six Sigma nhằm cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ bằng cách giảm thiểu sai sót và biến động trong quy trình. Phương pháp DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) được áp dụng để cải thiện và kiểm soát quy trình, đảm bảo chất lượng cao và hiệu quả. Các công cụ như biểu đồ Pareto, sơ đồ xương cá và phân tích FMEA (Failure Modes and Effects Analysis) được sử dụng để phân tích và giải quyết các vấn đề chất lượng. Mô hình này giúp doanh nghiệp nâng cao sự hài lòng của khách hàng, giảm chi phí và tăng cường hiệu suất tổng thể.

Mô hình Lean (Tinh gọn)

Mô hình Lean tập trung vào việc loại bỏ lãng phí, tối ưu hóa quy trình và tăng hiệu suất. Các công cụ như 5S, Kaizen, Kanban và Just-in-Time (JIT) được sử dụng để cải tiến liên tục, giảm thiểu lãng phí và cải thiện hiệu quả hoạt động. Lean giúp doanh nghiệp tạo ra giá trị tối đa cho khách hàng với chi phí tối thiểu bằng cách tập trung vào các hoạt động giá trị gia tăng và loại bỏ các hoạt động không cần thiết. Việc áp dụng mô hình Lean không chỉ cải thiện quy trình sản xuất mà còn nâng cao tinh thần làm việc và sự hài lòng của nhân viên.

Mô hình 8 chiếc hộp của Paul Boselie

Mô hình 8 chiếc hộp của Paul Boselie phân tích và quản lý các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của tổ chức. Mô hình này bao gồm 8 yếu tố chính: chiến lược, cấu trúc, văn hóa, lãnh đạo, công nghệ, con người, quy trình và môi trường.

Mô hình này bao gồm 8 yếu tố chính: Chiến lược, cấu trúc, văn hóa, lãnh đạo, công nghệ, con người, quy trình và môi trường. 

• Các thông lệ nhân sự dự kiến: Ý định của doanh nghiệp với việc tuyển dụng, đào tạo và các hoạt động khác rất quan trọng nhưng mô hình này cho thấy điểm xuất phát là gì. 
• Thực tế nhân sự: Doanh nghiệp có thể có những dự định lớn nhưng việc thực hiện các thông lệ nhân sự là sự hợp tác giữa HR và người quản lý. Khi người quản lý quyết định làm những việc khác, ý định có thể tốt nhưng thực tế có thể rất khác.
• Thực hành nhân sự được nhận thức: Đây là cách nhân viên làm chứng những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp. Nhân sự và người quản lý có thể làm hết sức mình. Nhưng nếu các hoạt động của họ được nhìn nhận theo một cách khác với dự định và thực sự được thực hiện, thì nhận thức đó sẽ không phản ánh đúng các hoạt động nhân sự thực tế.
• Kết quả nhân sự: Các thực hành nhân sự được nhận thức (hy vọng) dẫn đến các kết quả nhân sự nhất định. Những điều này tương tự như những mô hình trong Mô hình Nhân quả Chuẩn của HR, được mô tả ở trên.
• Các mục tiêu quan trọng (tức là hiệu quả về chi phí, tính linh hoạt, tính hợp pháp,…). Từ đó dẫn đến các mục tiêu kinh doanh cuối cùng như lợi nhuận, thị phần, vốn hóa thị trường. Tất cả đều liên quan đến khả năng tồn tại của tổ chức, và các yếu tố khác giúp xây dựng lợi thế cạnh tranh.

Bằng cách đánh giá và cải thiện các yếu tố này, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất tổng thể và đạt được các mục tiêu kinh doanh. Việc áp dụng mô hình này giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng các điểm mạnh và điểm yếu, từ đó phát triển các chiến lược và hành động cụ thể để cải thiện hiệu quả hoạt động.

6. Phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự hiệu quả Fast HRM Online

Phần mềm quản lý nhân sự Fast HRM Online là một công cụ quản lý nhân sự trên nền tảng web, giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện các hoạt động nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đánh giá và cho thôi việc. Được phát triển và hoàn thiện liên tục từ năm 2005, Fast HRM Online hiện đang được sử dụng rộng rãi bởi nhiều doanh nghiệp nhờ vào khả năng cung cấp thông tin chi tiết và đa chiều về nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, kỹ năng, quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc và các thành tích.

Fast HRM Online giúp tối ưu hóa quy trình chấm công, tính lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN), đảm bảo sự rõ ràng, chính xác và kịp thời. Phần mềm này cũng hỗ trợ kết nối và đọc dữ liệu từ nhiều thiết bị chấm công khác nhau, nâng cao hiệu quả và tính linh hoạt trong quản lý nhân sự.

Các phân hệ chính của Fast HRM Online:

• Quản lý Nhân sự: Cung cấp công cụ để quản lý thông tin nhân viên, theo dõi quá trình làm việc và phát triển.
• Quản lý Tuyển dụng: Hỗ trợ các quy trình tuyển dụng từ việc đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, đến phỏng vấn và tuyển dụng.
• Quản lý Chấm công: Tự động hóa quá trình chấm công, theo dõi giờ làm việc và tính toán công.
• Quản lý Tính lương: Tính toán lương, thưởng, phụ cấp một cách chính xác và kịp thời.
• Quản lý Bảo hiểm: Quản lý các loại bảo hiểm xã hội, y tế và các chế độ bảo hiểm khác.
• Quản lý Thuế TNCN: Tính toán và quản lý thuế thu nhập cá nhân.
• Self-service: Cho phép nhân viên tự quản lý thông tin cá nhân, yêu cầu nghỉ phép và các yêu cầu khác thông qua hệ thống.

>>> Xem thêm: Top 15+ phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất hiện nay

Với những tính năng và lợi ích vượt trội, Fast HRM Online là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc quản lý nhân sự hiệu quả, nâng cao năng suất và đảm bảo sự phát triển bền vững.

Hãy liên hệ với chúng tôi để nhận tư vấn miễn phí và bắt đầu sử dụng Fast HRM Online ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ: 

• Website: https://fast.com.vn/ 
• Email: info@fast.com.vn 
• Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST 
• Zalo: https://zalo.me/phanmemfast