Quản lý dự án là gì? Quy trình quản lý dự án chuẩn ISO

Quản lý dự án đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ cung như đạt hiệu quả cao. Vậy quản lý dự án là gì? Và làm thế nào để doanh nghiệp xây dựng một quy trình quản lý tối ưu? Cùng FAST khám phá những bước quan trọng và bí quyết hữu ích để triển khai dự án thành công trong bài viết này!

Mục lục

1. Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, triển khai và giám sát các nguồn lực, công việc để đạt được các mục tiêu cụ thể trong một khoảng thời gian xác định. Công việc này bao gồm việc định hướng, phân công nhiệm vụ, quản trị rủi ro, kiểm soát tiến độ và tối ưu hóa nguồn lực. Quản lý dự án hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn, ngân sách và đạt chất lượng mong muốn.

2. Vai trò của quản lý dự án

Quy trình quản trị dự án là một chuỗi hoạt động liên tục, diễn ra xuyên suốt vòng đời dự án, đóng vai trò then chốt quyết định sự thành công hay thất bại của dự án. Dưới đây là những vai trò trọng yếu mà quy trình này mang lại:

2.1. Đảm bảo đạt được các mục tiêu của dự án

Mỗi dự án được khởi động đều nhằm đạt đến một hoặc nhiều mục tiêu cụ thể, góp phần vào việc thực hiện chiến lược hoặc mục tiêu chung của doanh nghiệp. Vai trò của nhà quản trị dự án là xác lập và định hướng mục tiêu phù hợp – có thể là mục tiêu tổng thể của toàn dự án, hoặc mục tiêu theo từng giai đoạn cụ thể.

Việc định rõ mục tiêu không chỉ giúp đội ngũ thực hiện tập trung nguồn lực, mà còn là cơ sở để đo lường hiệu quả và đánh giá thành công của dự án.

2.2. Điều phối và phân bổ hiệu quả nguồn lực

Dự án thường đòi hỏi việc huy động nhiều nguồn lực khác nhau, bao gồm nhân sự, tài chính, vật tư, công nghệ và đôi khi cả nguồn lực từ bên ngoài doanh nghiệp. Việc sử dụng các nguồn lực này một cách hiệu quả là yếu tố sống còn, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, tiến độ và chất lượng dự án.

Nhà quản trị dự án cần có năng lực lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực một cách chính xác theo từng công việc, từng giai đoạn cụ thể. Sự phân bổ hợp lý giúp đảm bảo:

Nguồn lực được sử dụng đúng người, đúng việc
Tránh lãng phí và thất thoát
Tối ưu hóa hiệu quả đầu tư và vận hành

2.3. Đảm bảo tiến độ thực hiện dự án

Tiến độ là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu trong quản trị dự án. Việc chậm tiến độ không chỉ làm tăng chi phí mà còn ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và cơ hội thị trường.

Quản trị dự án đóng vai trò chủ đạo trong việc:

Xây dựng kế hoạch tiến độ chi tiết
Phân bổ nguồn lực phù hợp theo thời gian
Theo dõi, giám sát và điều chỉnh linh hoạt để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh

Thông qua đó, dự án có thể hoàn thành đúng hạn, đúng cam kết với khách hàng và các bên liên quan.

3. Quy trình quản lý dự án mang lại hiệu quả cao

Quy trình quản lý dự án mang lại hiệu quả cao khi được triển khai một cách có hệ thống và theo đúng các bước đã được xác định. Một quy trình quản lý dự án hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ, đúng ngân sách và đạt được mục tiêu đề ra. Dưới đây là chi tiết về 5 bước trong quy trình quản lý dự án được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn ISO 21500:2012 – một tiêu chuẩn quốc tế về quản lý dự án do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành.:

Bước 1: Khởi động dự án (Initiating)

Đây là giai đoạn đầu tiên trong quy trình quản lý dự án, nơi ý tưởng hoặc đề xuất dự án được chính thức xem xét và phê duyệt để triển khai. Mục tiêu của giai đoạn này là xác định tính khả thi của dự án, làm rõ mục tiêu và thiết lập nền tảng ban đầu để dự án có thể tiến hành hiệu quả.