Phương pháp FIFO là gì? Sự khác biệt giữa FIFO và LIFO

Trong quản lý kho và kế toán, phương pháp tính toán hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. Hai phương pháp chính là FIFO (First In, First Out – Nhập trước, Xuất trước) và LIFO (Last In, First Out – Nhập sau, Xuất trước). FIFO đảm bảo rằng hàng hóa cũ hơn được tiêu thụ trước, duy trì chất lượng sản phẩm và tuân thủ quy định, trong khi LIFO ưu tiên xuất hàng mới nhất, có thể giảm chi phí trong thời kỳ lạm phát. Trong bài viết này FAST sẽ so sánh chi tiết hai phương pháp này, giúp doanh nghiệp hiểu rõ và lựa chọn phương pháp phù hợp nhất.

1. Phương pháp FIFO là gì?

FIFO (First In, First Out), nghĩa là Nhập trước, Xuất trước. Đây là một phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến, được sử dụng để xác định giá trị của hàng hóa bán ra và giá trị của hàng tồn kho còn lại.

Theo phương pháp FIFO, hàng hóa được nhập vào kho trước sẽ được xuất ra trước. Điều này có nghĩa là những sản phẩm được sản xuất hoặc mua vào sớm nhất sẽ được bán ra trước, trong khi những sản phẩm mới nhập vào sẽ còn lại trong kho.

2. Cách thức hoạt động của FIFO

Phương pháp FIFO (First In, First Out) là một phương pháp quản lý kho và kế toán dựa trên nguyên tắc hàng hóa hoặc nguyên vật liệu được nhập vào kho trước sẽ được xuất ra trước. Dưới đây là các bước cơ bản mô tả cách thức hoạt động của FIFO:

Nhập Kho: Khi hàng hóa hoặc nguyên vật liệu mới được nhập vào kho, chúng sẽ được xếp sau các hàng hóa đã có sẵn từ trước. Mỗi lô hàng sẽ được ghi nhận và đánh dấu theo thời gian nhập kho để dễ dàng theo dõi và quản lý. Ví dụ, nếu bạn nhập 100 đơn vị sản phẩm A vào ngày 1 tháng 1 với giá 100.000 VND/đơn vị và thêm 100 đơn vị khác vào ngày 1 tháng 2 với giá 120.000 VND/đơn vị, hàng hóa nhập vào ngày 1 tháng 1 sẽ được xếp trước hàng hóa nhập vào ngày 1 tháng 2.

Quản Lý Kho: Trong quá trình lưu trữ, hàng hóa được xếp theo thứ tự ngày nhập, với hàng hóa cũ hơn nằm ở phía trước và dễ tiếp cận hơn. Điều này giúp dễ dàng hơn trong việc lấy hàng hóa cũ trước khi lấy hàng hóa mới. Các hệ thống quản lý kho thường theo dõi ngày nhập và sắp xếp hàng hóa dựa trên nguyên tắc FIFO để đảm bảo rằng hàng hóa cũ được sử dụng hoặc bán trước.

Xuất Kho: Khi có nhu cầu xuất kho (bán hàng hoặc sử dụng nguyên vật liệu), hàng hóa được xuất ra sẽ được chọn từ lô hàng cũ nhất. Theo phương pháp FIFO, hàng hóa đã được nhập vào kho sớm nhất sẽ được xuất ra trước. Ví dụ, nếu bạn cần xuất 150 đơn vị sản phẩm A vào ngày 1 tháng 3, 100 đơn vị sẽ được xuất từ lô hàng nhập ngày 1 tháng 1 (giá 100.000 VND/đơn vị) và 50 đơn vị còn lại sẽ được xuất từ lô hàng nhập ngày 1 tháng 2 (giá 120.000 VND/đơn vị).

Ghi Nhận Chi Phí:

• Khi hàng hóa được xuất kho, chi phí hàng hóa sẽ được ghi nhận dựa trên giá của lô hàng cũ hơn. Điều này có nghĩa là giá thành của hàng hóa xuất ra sẽ dựa trên giá của hàng hóa đã nhập vào kho sớm nhất. Trong báo cáo tài chính, chi phí hàng bán sẽ phản ánh giá của hàng hóa cũ hơn, trong khi hàng tồn kho còn lại sẽ phản ánh giá của hàng hóa mới hơn.

Tính Toán Giá Trị Hàng Tồn Kho:

• Sau khi hàng hóa được xuất ra, giá trị hàng tồn kho còn lại sẽ được tính toán dựa trên giá của các lô hàng nhập vào sau đó. FIFO giúp duy trì một cách chính xác và hợp lý giá trị của hàng tồn kho trong báo cáo tài chính, phản ánh giá hiện tại của hàng hóa chưa được xuất.

Ví dụ minh họa

Giả sử bạn có kho hàng với các lô hàng nhập sau:

• Ngày 1/1: Nhập 100 đơn vị sản phẩm A với giá 100.000 VND/đơn vị.

• Ngày 1/2: Nhập thêm 100 đơn vị sản phẩm A với giá 120.000 VND/đơn vị.

Khi bạn xuất 150 đơn vị sản phẩm A vào ngày 1/3:

• 100 đơn vị đầu tiên sẽ được xuất từ lô hàng nhập ngày 1/1 (giá 100.000 VND/đơn vị).

• 50 đơn vị còn lại sẽ được xuất từ lô hàng nhập ngày 1/2 (giá 120.000 VND/đơn vị).

Sau khi xuất 150 đơn vị, giá trị hàng tồn kho còn lại sẽ phản ánh giá của lô hàng mới hơn.

3. Phương Pháp FIFO có ưu và nhược điểm gì?

3.1 Ưu điểm của phương pháp FIFO

Phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho: Phương pháp FIFO cung cấp một cái nhìn chính xác về giá trị của hàng tồn kho, đặc biệt trong các điều kiện giá cả hàng hóa biến động. Khi giá cả có xu hướng tăng, FIFO cho phép doanh nghiệp đánh giá đúng giá trị tài sản của mình bằng cách sử dụng giá trị của hàng hóa được nhập vào kho sớm nhất. Điều này có nghĩa là hàng tồn kho còn lại sẽ phản ánh giá trị hiện tại hơn, giúp báo cáo tài chính của doanh nghiệp chính xác và minh bạch hơn.

Tuân thủ quy định: FIFO là một phương pháp được các cơ quan quản lý và chuẩn mực kế toán chấp nhận và khuyến khích sử dụng. Việc áp dụng FIFO giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn kế toán, từ đó giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo rằng báo cáo tài chính được trình bày đúng cách. Điều này cũng giúp tạo dựng sự tin tưởng từ phía các nhà đầu tư và các bên liên quan.

Quản lý hàng hóa hiệu quả: FIFO hỗ trợ quản lý kho hàng hiệu quả bằng cách đảm bảo rằng hàng hóa cũ được xuất ra trước. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro hàng hóa hư hỏng hoặc quá hạn sử dụng, đặc biệt quan trọng trong các ngành có hàng hóa dễ bị hỏng hoặc có hạn sử dụng ngắn, như thực phẩm và dược phẩm. Bằng cách xuất hàng hóa cũ trước, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng sản phẩm đến tay khách hàng luôn đạt chất lượng tốt nhất.

Đơn giản và dễ hiểu: Nguyên tắc của FIFO rất dễ hiểu và thực hiện, không yêu cầu các tính toán phức tạp. Doanh nghiệp có thể dễ dàng áp dụng phương pháp này mà không cần hệ thống kế toán quá phức tạp, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc quản lý kho và báo cáo tài chính.

3.2 Nhược điểm của phương pháp FIFO

Chi phí hàng bán có thể cao hơn trong thời kỳ lạm phát: Trong điều kiện lạm phát, khi giá cả hàng hóa tăng, FIFO có thể dẫn đến chi phí hàng bán cao hơn. Vì phương pháp này xuất hàng hóa cũ với giá thành thấp hơn trước, trong khi hàng hóa mới nhập vào có giá cao hơn. Điều này có thể làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp, vì chi phí hàng bán ghi nhận trên báo cáo tài chính sẽ cao hơn so với chi phí hàng hóa được nhập vào trước đó.

Không phù hợp với tất cả các loại hàng hóa: FIFO có thể không hiệu quả đối với những loại hàng hóa có chất lượng thay đổi theo thời gian hoặc có hạn sử dụng ngắn. Trong các ngành công nghiệp như thực phẩm, nơi hạn sử dụng của sản phẩm là yếu tố quan trọng, phương pháp FIFO có thể không đủ linh hoạt. Trong những trường hợp này, phương pháp FEFO (First Expired, First Out) – xuất hàng hóa sắp hết hạn sử dụng trước – có thể là sự lựa chọn tốt hơn để tối ưu hóa chất lượng và giảm thiểu lãng phí.

4. So Sánh FIFO và LIFO

Tiêu Chí	FIFO (First In, First Out)	LIFO (Last In, First Out)
Nguyên tắc hoạt động	Hàng hóa nhập vào kho trước sẽ được xuất ra trước.	Hàng hóa nhập vào kho sau sẽ được xuất ra trước.
Tính giá thành hàng bán	Dựa trên giá vốn của lô hàng nhập vào trước	Dựa trên giá vốn của lô hàng nhập vào sau
Giá trị hàng tồn kho	Phản ánh giá hiện tại của hàng hóa mới hơn, do đó thường cao hơn trong lạm phát.	Phản ánh giá của hàng hóa cũ hơn, do đó thường thấp hơn trong lạm phát.
Ảnh hưởng lợi nhuận	Có thể cao hơn do chi phí hàng bán thấp hơn.	Có thể thấp hơn do chi phí hàng bán cao hơn.
Tác động trong lạm phát	Thường cho thấy lợi nhuận cao hơn và giá trị hàng tồn kho cao hơn.	Thường cho thấy lợi nhuận thấp hơn và giá trị hàng tồn kho thấp hơn.
Quản lý kho hàng	Dễ dàng quản lý hàng hóa có hạn sử dụng ngắn hoặc dễ bị hỏng.	Có thể phức tạp hơn trong quản lý hàng hóa có hạn sử dụng ngắn.
Đơn giản và dễ hiểu	Nguyên tắc dễ hiểu và áp dụng, không yêu cầu tính toán phức tạp.	Nguyên tắc có thể phức tạp hơn và yêu cầu tính toán phức tạp hơn.
Quy định kế toán	Được chấp nhận và khuyến khích bởi nhiều chuẩn mực kế toán quốc tế và tổ chức quản lý tài chính.	Không được chấp nhận bởi nhiều chuẩn mực kế toán quốc tế (như IFRS) nhưng được phép theo chuẩn mực kế toán Mỹ (GAAP).
Quản lý hàng hóa	Giảm thiểu rủi ro hàng hóa hư hỏng hoặc quá hạn sử dụng bằng cách xuất hàng hóa cũ trước.	Có thể không phù hợp với hàng hóa có hạn sử dụng ngắn hoặc dễ bị hỏng.

5. Ứng dụng của phương pháp FIFO trong doanh nghiệp

Phương pháp FIFO (First In, First Out – Nhập trước, Xuất trước) được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của doanh nghiệp, đặc biệt là trong quản lý hàng tồn kho. Dưới đây là một số ứng dụng cụ thể:

Sản Xuất

• Quản Lý Nguyên Vật Liệu: FIFO đảm bảo rằng các nguyên vật liệu nhập vào trước sẽ được sử dụng trước trong quá trình sản xuất. Điều này giúp doanh nghiệp sử dụng nguyên liệu tươi mới nhất, giảm thiểu sự lãng phí và duy trì chất lượng sản phẩm cuối cùng.
• Quản Lý Thành Phẩm: Trong quá trình xuất kho, thành phẩm được sản xuất sớm nhất sẽ được xuất ra trước. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro hàng tồn kho quá hạn hoặc hư hỏng, đảm bảo rằng sản phẩm luôn ở trạng thái tốt nhất khi đến tay khách hàng.

Bán Lẻ

• Quản Lý Hàng Hóa Trên Kệ: FIFO được áp dụng để sắp xếp hàng hóa trên kệ sao cho hàng hóa nhập vào trước sẽ được đặt ở những vị trí dễ lấy nhất, để được bán ra trước. Điều này giúp đảm bảo hàng hóa luôn tươi mới và hấp dẫn đối với khách hàng, đồng thời giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho lâu ngày.
• Quản Lý Hàng Hóa Dễ Hư Hỏng: Đối với các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn, chẳng hạn như thực phẩm tươi sống, FIFO giúp đảm bảo rằng hàng hóa luôn được tiêu thụ trước khi hết hạn. Điều này không chỉ bảo vệ chất lượng sản phẩm mà còn giảm thiểu tổn thất tài chính do hàng hóa hết hạn.

Kho Vận

• Quản Lý Hàng Hóa Trong Kho: FIFO hỗ trợ việc xếp hàng hóa trong kho sao cho hàng hóa nhập vào trước sẽ được đặt ở những vị trí dễ tiếp cận và xuất kho trước. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí khi xuất hàng, đồng thời tối ưu hóa không gian lưu trữ.
• Theo Dõi Vòng Đời Của Sản Phẩm: FIFO giúp doanh nghiệp theo dõi vòng đời của sản phẩm, từ khi nhập kho đến khi xuất kho. Điều này cho phép đánh giá hiệu quả của quá trình kinh doanh và đưa ra các quyết định quản lý kho hợp lý.

Kế Toán

• Tính Giá Thành Sản Phẩm: FIFO được sử dụng để tính giá thành sản phẩm bán ra dựa trên giá của hàng hóa cũ hơn (nhập trước). Điều này giúp xác định chi phí chính xác và từ đó tính toán lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Đánh Giá Giá Trị Hàng Tồn Kho: FIFO giúp đánh giá chính xác giá trị của hàng tồn kho còn lại tại một thời điểm nhất định, phản ánh giá của hàng hóa mới hơn. Điều này phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và cung cấp thông tin chính xác cho các quyết định tài chính.

Ngành Công Nghiệp Thực Phẩm và Dược Phẩm

• Đảm Bảo Chất Lượng Sản Phẩm: FIFO đảm bảo rằng các sản phẩm thực phẩm và dược phẩm luôn được tiêu thụ trước khi hết hạn, giữ cho sản phẩm luôn tươi mới và an toàn cho người tiêu dùng.
• Tuân Thủ Các Quy Định Về An Toàn Thực Phẩm: Nhiều quy định và tiêu chuẩn về an toàn thực phẩm yêu cầu doanh nghiệp phải áp dụng phương pháp FIFO để quản lý hàng hóa. Điều này giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp lý và duy trì chất lượng sản phẩm.

Phương pháp FIFO là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp cải thiện quản lý kho hàng, tính toán chi phí, và duy trì chất lượng sản phẩm. Việc áp dụng phương pháp này không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động nội bộ mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh và đáp ứng các yêu cầu pháp lý.

6. Phần mềm FAST Business Online hỗ trợ quản lý kho hàng hiệu quả 

FAST Business Online là một trong những phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP) hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp các tính năng mạnh mẽ để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng và các tính năng chuyên biệt, FAST giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý kho, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất.

Tại sao nên chọn FAST Business Online cho quản lý kho hàng?

• Quản lý hàng tồn kho chi tiết:
  • Theo dõi số lượng, giá trị hàng hóa từng sản phẩm, từng lô hàng.
  • Cảnh báo hàng tồn kho thấp, hàng cận hạn sử dụng.
  • Tính toán giá thành sản phẩm chính xác dựa trên phương pháp FIFO, LIFO hoặc trung bình.
• Quản lý nhập xuất kho:
  • Tự động hóa các nghiệp vụ nhập xuất kho, giảm thiểu sai sót thủ công.
  • Tích hợp với các thiết bị quét mã vạch, giúp tăng tốc độ nhập liệu.
  • Theo dõi lịch sử giao dịch nhập xuất kho chi tiết.
• Quản lý kho đa địa điểm:
  • Quản lý đồng bộ hàng tồn kho tại nhiều kho khác nhau.
  • Chuyển kho, phân bổ hàng hóa giữa các kho một cách linh hoạt.
• Báo cáo quản lý kho:
  • Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình tồn kho, doanh thu, lợi nhuận.
  • Tùy chỉnh báo cáo theo yêu cầu của từng doanh nghiệp.
• Tích hợp với các module khác:
  • Tích hợp với các module kế toán, bán hàng, mua hàng, giúp quản lý doanh nghiệp một cách toàn diện.

Các tính năng nổi bật khác của FAST Business Online:

• Giao diện thân thiện: Dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượng người dùng.
• Bảo mật cao: Đảm bảo an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.
• Cập nhật thường xuyên: Đảm bảo phần mềm luôn hoạt động ổn định và đáp ứng nhu cầu của người dùng.
• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp: Đội ngũ hỗ trợ sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.

Thông tin liên hệ: 

• Website: https://fast.com.vn/ 
• Email: info@fast.com.vn 
• Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST 
• Zalo: https://zalo.me/phanmemfast

Xem thêm các bài viết liên quan: 

Top 14+ phần mềm quản lý kho miễn phí, tốt nhất hiện nay

Cách vẽ mẫu sơ đồ kho tối ưu diện tích, tránh thất thoát cho doanh nghiệp