Ngân sách là gì? Cách lập và quản lý hiệu quả

Lập ngân sách là bước quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, giúp duy trì ổn định và đưa ra quyết định chiến lược. Bài viết này FAST sẽ hướng dẫn bạn phân loại các loại ngân sách, từ ngân sách hoạt động đến ngân sách vốn, và cung cấp các bước thiết lập ngân sách hiệu quả để đạt được mục tiêu tài chính và phát triển bền vững.

1. Ngân sách là gì? 

Ngân sách, tiếng anh là budget, là kế hoạch chi tiêu tài chính được xây dựng để dự đoán, tính toán, kiểm soát các khoản chi phí và thu nhập mà cá nhân hoặc tổ chức sẽ đạt được trong một khoảng thời gian.

2. Các loại ngân sách trong doanh nghiệp

Ngân sách tổng thể thường được chia thành hai nhóm chính:

2.1. Ngân sách hoạt động (Operating Budget)

Ngân sách hoạt động phản ánh các kế hoạch hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp trong kỳ ngân sách, bao gồm:

• Ngân sách bán hàng

• Ngân sách sản xuất hoặc cung ứng

• Ngân sách nguyên vật liệu, lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung

• Ngân sách marketing – bán hàng – dịch vụ khách hàng

Tổng hợp các ngân sách này sẽ tạo thành báo cáo kết quả kinh doanh dự kiến (Pro Forma Income Statement), thể hiện doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong kỳ.

2.2. Ngân sách tài chính (Financial Budget)

Ngân sách tài chính xác định cách doanh nghiệp sẽ huy động và sử dụng nguồn vốn để tài trợ cho các hoạt động đã lập ngân sách. Bao gồm:

• Ngân sách tiền mặt (Cash Budget)

• Dự báo báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Projected Cash Flow Statement)

• Dự báo bảng cân đối kế toán (Pro Forma Balance Sheet)

• Ngân sách đầu tư (Capital Expenditure Budget)

Ngân sách tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thanh khoản, đánh giá khả năng tài trợ vốn và duy trì sự ổn định tài chính dài hạn cho doanh nghiệp.

 

 

>> Xem thêm: Hướng dẫn các bước lập kế hoạch kinh doanh thành công

3. Mục đích của việc lập ngân sách

Lập ngân sách là một hoạt động vô cùng quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Nó không chỉ đơn thuần là liệt kê các khoản thu chi mà còn mang đến nhiều lợi ích thiết thực khác. Dưới đây là một số mục đích chính của việc lập ngân sách:

• Quản lý tài chính: Lập ngân sách giúp doanh nghiệp dự toán và phân bổ nguồn lực tài chính một cách hợp lý. Bằng cách xác định các khoản thu chi, doanh nghiệp có thể kiểm soát và sử dụng tài chính một cách hiệu quả, tránh lãng phí và đảm bảo rằng các nguồn lực được sử dụng đúng mục đích.
• Hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược: Ngân sách cung cấp một cơ sở dữ liệu tài chính để doanh nghiệp lập kế hoạch chiến lược dài hạn. Nó giúp xác định các ưu tiên và phân bổ nguồn lực phù hợp với các mục tiêu chiến lược, đồng thời giúp điều chỉnh các kế hoạch khi cần thiết dựa trên tình hình tài chính thực tế.
• Giám sát và kiểm soát hoạt động: Việc lập ngân sách cho phép doanh nghiệp theo dõi và giám sát hoạt động kinh doanh theo các mục tiêu tài chính đã đề ra. Bằng cách so sánh kết quả thực tế với ngân sách dự toán, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm các sai lệch và thực hiện các biện pháp điều chỉnh kịp thời để duy trì hiệu quả hoạt động.
• Tăng cường trách nhiệm giải trình: Lập ngân sách tạo ra một khuôn khổ để phân công trách nhiệm giải trình trong việc sử dụng nguồn lực tài chính. Mỗi bộ phận hoặc cá nhân trong doanh nghiệp được giao nhiệm vụ cụ thể liên quan đến ngân sách, điều này giúp tăng cường trách nhiệm và minh bạch trong quản lý tài chính.
• Dự báo và quản lý rủi ro: Ngân sách giúp doanh nghiệp dự báo các tình huống tài chính trong tương lai và chuẩn bị các phương án đối phó với rủi ro. Bằng cách lập ngân sách dự phòng hoặc dự toán cho các tình huống khẩn cấp, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tác động của các yếu tố bất ngờ đến hoạt động kinh doanh.
• Hỗ trợ quyết định đầu tư: Lập ngân sách giúp doanh nghiệp xác định khả năng tài chính và đánh giá hiệu quả của các quyết định đầu tư. Nó cung cấp dữ liệu để so sánh giữa các phương án đầu tư khác nhau và lựa chọn những phương án mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.
• Đánh giá hiệu quả hoạt động: Ngân sách là công cụ để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bằng cách so sánh ngân sách dự toán với kết quả thực tế, doanh nghiệp có thể xác định được những lĩnh vực cần cải thiện và những yếu tố đã đạt được hiệu quả tốt.

4. Quy trình lập ngân sách hiệu quả

Lập ngân sách hiệu quả là một quá trình thiết yếu trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu tài chính đề ra. Để xây dựng một ngân sách hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo một quy trình chi tiết và có tổ chức. Dưới đây là quy trình chi tiết mà bạn có thể tham khảo:

Bước 1: Xác định mục tiêu

• Mục tiêu chung: Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ các mục tiêu tổng thể cho năm tài chính sắp tới. Những mục tiêu này có thể bao gồm việc tăng trưởng doanh thu, mở rộng thị trường, nâng cao lợi nhuận, hoặc cải thiện hiệu quả hoạt động. Mục tiêu chung sẽ đóng vai trò định hướng cho toàn bộ quá trình lập ngân sách, giúp doanh nghiệp tập trung vào những ưu tiên chính.
• Mục tiêu cụ thể: Sau khi xác định được mục tiêu chung, doanh nghiệp cần chia nhỏ các mục tiêu này thành các mục tiêu cụ thể, rõ ràng và có thể đo lường được cho từng bộ phận hoặc phòng ban. Ví dụ, mục tiêu tăng trưởng doanh thu có thể được cụ thể hóa thành mục tiêu tăng doanh số bán hàng tại từng khu vực, tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng, hoặc mở rộng danh mục sản phẩm. Việc phân tách mục tiêu giúp các bộ phận trong doanh nghiệp hiểu rõ trách nhiệm của mình và tập trung vào việc đạt được các kết quả cụ thể.

Bước 2: Thu thập dữ liệu

• Dự báo doanh thu: Dự báo doanh thu là bước quan trọng tiếp theo trong quá trình lập ngân sách. Doanh nghiệp cần dựa trên các số liệu bán hàng hiện tại, phân tích xu hướng thị trường, các yếu tố kinh tế vĩ mô, và các yếu tố nội tại như kế hoạch marketing, chiến lược giá cả để dự báo doanh thu trong tương lai. Việc dự báo chính xác giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về nguồn thu nhập trong năm tài chính sắp tới.
• Phân tích chi phí: Để lập ngân sách hiệu quả, doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng cả chi phí cố định và chi phí biến đổi. Chi phí cố định bao gồm các khoản chi như tiền thuê văn phòng, lương nhân viên, trong khi chi phí biến đổi có thể bao gồm chi phí sản xuất, chi phí nguyên liệu. Phân tích chi phí giúp doanh nghiệp nhận diện các khoản chi tiêu lớn và tìm cách giảm thiểu hoặc tối ưu hóa những chi phí này.
• Đánh giá hiệu quả hoạt động: Đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong quá khứ là bước không thể thiếu để đưa ra dự báo chính xác hơn. Doanh nghiệp cần xem xét các chỉ số hiệu suất chính (KPIs), các dự án đã hoàn thành, và hiệu quả của từng bộ phận để xác định những lĩnh vực cần cải thiện và những yếu tố có thể duy trì hoặc phát huy.

Bước 3: Lập ngân sách

• Ngân sách chi tiết: Dựa trên các mục tiêu và dữ liệu đã thu thập, doanh nghiệp bắt đầu lập ngân sách chi tiết cho từng bộ phận, từng hạng mục chi phí. Ngân sách này cần phản ánh chính xác nhu cầu tài chính của từng hoạt động, dự án, và phải đảm bảo tính khả thi. Việc lập ngân sách chi tiết giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các khoản chi tiêu và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả.
• Cân đối thu chi: Một ngân sách hiệu quả cần đảm bảo rằng tổng thu nhập dự kiến phải lớn hơn hoặc ít nhất là bằng tổng chi phí dự kiến. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa các khoản thu và chi, đảm bảo rằng nguồn tài chính được phân bổ hợp lý và không gây thâm hụt ngân sách. Cân đối thu chi giúp doanh nghiệp duy trì ổn định tài chính và có khả năng đối phó với những biến động không lường trước.
• Xây dựng các kịch bản: Trong quá trình lập ngân sách, doanh nghiệp cần xây dựng các kịch bản khác nhau để ứng phó với những thay đổi của thị trường. Ví dụ, một kịch bản có thể dựa trên giả định rằng doanh thu sẽ tăng, trong khi một kịch bản khác có thể dựa trên giả định rằng chi phí nguyên liệu sẽ tăng. Việc chuẩn bị các kịch bản giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh kế hoạch tài chính khi đối mặt với các tình huống khác nhau.

Bước 4: Thống nhất và phê duyệt

• Thống nhất nội bộ: Sau khi lập ngân sách, các bộ phận liên quan cần cùng nhau thảo luận và thống nhất về các khoản mục chi tiêu, đảm bảo rằng ngân sách đã phản ánh đúng nhu cầu và khả năng của từng bộ phận. Việc thống nhất này giúp tránh xung đột và đảm bảo rằng mọi thành viên trong doanh nghiệp đều có cùng một hướng đi.
• Phê duyệt của cấp cao: Ngân sách sau khi được thống nhất sẽ được trình lên ban lãnh đạo hoặc hội đồng quản trị để phê duyệt. Quá trình phê duyệt đòi hỏi một sự xem xét kỹ lưỡng từng khoản mục trong ngân sách để đảm bảo tính khả thi và phù hợp với chiến lược chung của doanh nghiệp. Sau khi được phê duyệt, ngân sách sẽ trở thành kế hoạch tài chính chính thức của doanh nghiệp trong năm tài chính.

Bước 5: Thực hiện và theo dõi

• Theo dõi định kỳ: Khi ngân sách đã được phê duyệt và triển khai, doanh nghiệp cần thực hiện việc theo dõi định kỳ các khoản thu chi, so sánh giữa kết quả thực tế và kế hoạch đã đề ra. Việc theo dõi này giúp doanh nghiệp nhận biết sớm các sai lệch và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để duy trì ngân sách trong tầm kiểm soát.
• Điều chỉnh: Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp có thể cần điều chỉnh ngân sách để phù hợp với tình hình thực tế. Điều này có thể bao gồm việc tái phân bổ nguồn lực, cắt giảm chi phí, hoặc thay đổi mục tiêu tài chính. Sự linh hoạt trong việc điều chỉnh ngân sách giúp doanh nghiệp phản ứng kịp thời với những thay đổi của thị trường và duy trì hiệu quả hoạt động.
• Đánh giá: Cuối cùng, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả của ngân sách theo định kỳ, rút ra những bài học kinh nghiệm và cải thiện quy trình lập ngân sách cho các kỳ tài chính tiếp theo. Việc đánh giá này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong dài hạn.

Việc lập ngân sách là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp định hướng tài chính, quản lý rủi ro và đạt được các mục tiêu kinh doanh. Thực hiện đúng quy trình lập ngân sách sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định và phát triển bền vững.

5. Các phương pháp lập ngân sách phổ biến

Lập ngân sách là một quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và đạt được các mục tiêu kinh doanh. Có nhiều phương pháp lập ngân sách khác nhau, mỗi phương pháp đều có đặc điểm và lợi ích riêng, phù hợp với từng hoàn cảnh và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến mà doanh nghiệp có thể áp dụng để xây dựng ngân sách tối ưu:

Phương pháp lập ngân sách theo số liệu quá khứ

Phương pháp này dựa trên số liệu ngân sách của các kỳ trước để lập ngân sách cho kỳ hiện tại. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ lấy ngân sách của năm trước làm cơ sở và điều chỉnh tăng hoặc giảm dựa trên các yếu tố như lạm phát, thay đổi về chi phí hoặc nhu cầu.

• Ưu điểm: Dễ thực hiện, ít tốn thời gian và công sức do không cần phân tích quá chi tiết.
• Nhược điểm: Có thể dẫn đến duy trì các chi phí không cần thiết hoặc không hiệu quả từ các kỳ trước mà không có sự đánh giá kỹ lưỡng.

Phương pháp lập ngân sách theo hoạt động

Phương pháp này tập trung vào các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Ngân sách được xây dựng dựa trên chi phí của từng hoạt động cụ thể. Thay vì chỉ dựa vào các khoản mục chi tiêu truyền thống, doanh nghiệp phân tích và xác định những hoạt động nào là quan trọng và cần thiết, sau đó dựa trên chi phí của các hoạt động này để lập ngân sách.

• Ưu điểm: Giúp hiểu rõ hơn về mối liên hệ giữa chi phí và hoạt động, từ đó tối ưu hóa nguồn lực.
• Nhược điểm: Phức tạp và đòi hỏi nhiều thời gian cũng như công sức để phân tích và triển khai.

Phương pháp lập ngân sách theo giá trị tạo ra

Phương pháp này dựa trên giá trị mà mỗi khoản chi tiêu hoặc đầu tư mang lại cho doanh nghiệp. Thay vì chỉ tập trung vào chi phí, doanh nghiệp sẽ đánh giá lợi ích dài hạn mà một khoản chi tiêu hoặc đầu tư cụ thể mang lại, từ đó phân bổ ngân sách dựa trên các giá trị này.

• Ưu điểm: Giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động và dự án tạo ra giá trị cao nhất, tối ưu hóa việc sử dụng ngân sách.
• Nhược điểm: Khó khăn trong việc đo lường và đánh giá chính xác giá trị tạo ra, đòi hỏi sự phân tích chi tiết và hiểu biết sâu rộng về doanh nghiệp.

Phương pháp lập ngân sách theo số “0”

Phương pháp này bắt đầu từ con số 0 cho mỗi kỳ ngân sách mới. Mỗi khoản chi tiêu đều phải được xem xét và phê duyệt từ đầu, không dựa trên các số liệu ngân sách của các kỳ trước. Mục tiêu là đảm bảo mọi khoản chi tiêu đều cần thiết và mang lại giá trị cho doanh nghiệp.

• Ưu điểm: Giúp loại bỏ các chi phí không cần thiết, tối ưu hóa ngân sách, và đảm bảo rằng tất cả các chi tiêu đều được kiểm soát chặt chẽ.
• Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian và công sức để thực hiện, yêu cầu phân tích chi tiết cho từng khoản mục chi tiêu.

Mỗi phương pháp trên đều có thể được lựa chọn và áp dụng tùy thuộc vào mục tiêu, quy mô, và môi trường hoạt động của doanh nghiệp.

Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng về các loại ngân sách và quy trình lập ngân sách hiệu quả cho doanh nghiệp. Việc phân loại đúng các loại ngân sách và áp dụng các phương pháp lập ngân sách một cách chính xác sẽ giúp doanh nghiệp duy trì ổn định tài chính, tối ưu hóa nguồn lực và đạt được mục tiêu chiến lược. Bằng cách áp dụng những kiến thức này, bạn có thể xây dựng một kế hoạch ngân sách vững chắc, hỗ trợ sự phát triển bền vững và thành công lâu dài cho doanh nghiệp của mình.