fbpx

MBO là gì? Ví dụ và Xây dựng quy trình quản trị theo mục tiêu

07/06/2024

20/05/2024

30

Ngày nay, MBO không chỉ là một cách tiếp cận trong quy trình quản trị mà còn là một triết lý tập trung vào việc thiết lập và đạt được các mục tiêu cụ thể, rõ ràng. Trong bài viết này, FAST sẽ đi sâu vào tìm hiểu MBO là gì, từ đó cung cấp cho bạn ví dụ cụ thể về cách áp dụng MBO trong thực tế, và hướng dẫn xây dựng một quy trình quản trị theo mục tiêu một cách hiệu quả. 

1. MBO là gì?

MBO, viết tắt của “Management by Objectives” (Quản trị theo mục tiêu), là một phương pháp quản lý hiệu quả giúp tổ chức đạt được chiến lược đề ra, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Khi áp dụng phương pháp quản trị mục tiêu này, cả ban lãnh đạo và nhân viên cùng tham gia giám sát và thảo luận để thiết lập các mục tiêu cũng như kết quả cần đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.

Thuật ngữ “Quản trị theo mục tiêu” (MBO) lần đầu tiên được Peter Drucker giới thiệu vào năm 1954 trong quyển sách “Thực hành quản trị”. Trong thực tiễn hiện nay, MBO bao gồm bốn yếu tố chính:

  • Cam kết của nhà quản lý đối với hệ thống MBO.
  • Sự hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục tiêu chung.
  • Tinh thần tự nguyện, tự giác và tự quản của mỗi cá nhân để thực hiện các kế hoạch chung.
  • Việc kiểm soát công việc dựa trên kế hoạch đã đề ra.

MBO là gì

2. Ví dụ cụ thể về quản trị theo mục tiêu MBO

Sau khi đã tìm hiểu MBO là gì, tiếp theo, để hiểu rõ hơn về cách các doanh nghiệp áp dụng MBO trong thực tế, hãy cùng xem qua các ví dụ cụ thể dưới đây:

2.1. Ví dụ MBO cho công ty

  • Tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng lên 92,5%.
  • Tăng lợi nhuận hàng tháng thêm $500.000.
  • Trở thành đơn vị dẫn đầu thị trường.
  • Tăng độ nhận diện thương hiệu lên 25%.
  • Đạt khả năng hoàn vốn cho sản phẩm mới trong vòng 1,5 năm.

2.2. Ví dụ ứng dụng MBO cho bộ phận Marketing

  • Tăng mức độ nhận diện thương hiệu lên 25%.
  • Đạt hơn 1.000 khách hàng tiềm năng mỗi tháng.
  • Tăng gấp đôi lượng truy cập website.
  • Đóng góp 40% tổng doanh thu từ các hoạt động marketing.
  • Tăng tỷ lệ chuyển đổi trang đích lên 30%.

2.3. Ví dụ về quản lý bộ phận bán hàng theo phương pháp MBO

  • Đạt mục tiêu có 50 khách hàng mới đăng ký.
  • Đạt khối lượng giao dịch trung bình là $150.000.
  • Rút ngắn chu kỳ bán hàng còn 3 tháng.
  • Đạt tỷ lệ ký kết hợp đồng 20%.

2.4. Ví dụ về quản trị mục tiêu cho HR

  • Duy trì mức độ hài lòng của người lao động ở mức 85%.
  • Tăng mức độ tương tác của nhân sự lên 85%.
  • Duy trì mức lương và thưởng cao hơn 10% so với mức trung bình của thị trường và ngành.
  • Liên hệ với bộ phận bán hàng để xác định các yêu cầu tuyển dụng.
  • Tăng 5% ROI của bộ phận.
  • Tổ chức hai sự kiện cho toàn công ty.
  • Thực hiện một chương trình đào tạo cho ban lãnh đạo.
  • Đạt 15% ứng viên tuyển dụng từ các giới thiệu của nhân viên hiện tại.

Ví dụ cụ thể về quản trị theo mục tiêu MBO

3. Lợi ích khi áp dụng mô hình MBO cho doanh nghiệp

Vậy những lợi ích chính mà doanh nghiệp nhận được khi áp dụng mô hình MBO là gì? Tìm hiểu ngay trong phần dưới đây!

3.1. Thúc đẩy việc lập kế hoạch

Quá trình này bao gồm việc phân bổ nguồn lực hợp lý, lập kế hoạch hành động chi tiết và theo dõi tiến độ thường xuyên. Nhân viên được khuyến khích tham gia vào quá trình lập kế hoạch, góp phần tăng cường cam kết và tinh thần trách nhiệm.

3.2. Nâng cao tính cộng tác

MBO giúp các công ty xác định điều hướng mục tiêu cá nhân thành các mục tiêu chung. Để thiết lập các mục tiêu hiệu quả, mỗi cá nhân phải có vai trò nhất định trong một tổ chức. Nhờ vậy, các công ty có thể dễ dàng kết nối các phòng ban khác nhau, nâng cao sự hợp tác kinh doanh và cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

3.3. Tạo ra động lực và cam kết

Tất cả cấp dưới được yêu cầu tham gia vào quá trình thiết lập công cụ đánh giá định hướng và hiệu suất. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng mà còn có sự cam kết và đồng thuận giữa các bộ phận. Nhờ vậy, công việc của doanh nghiệp sẽ trơn tru hơn.

3.4. Đánh giá cùng kiểm định công bằng

Mô hình quản trị theo MBO giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất của nhân viên dựa trên định hướng công việc và kết quả khách quan, tạo ra sự công bằng trong quá trình đánh giá.

Bằng cách thiết lập mục tiêu cụ thể và đo lường được, MBO khuyến khích nhân viên phát triển kỹ năng và cam kết cá nhân của họ theo hướng đạt được mục tiêu. Đồng thời, quá trình MBO cũng tạo điều kiện cho sự hợp tác và phát triển liên tục giữa các bộ phận trong tổ chức. Nhờ vào việc thiết lập và đánh giá mục tiêu định kỳ, MBO tạo cơ hội cho nhân viên tự cải thiện và tiến bộ, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và đóng góp vào sự thành công chung của doanh nghiệp.

3.5. Tăng cường khả năng thích ứng và phản ứng nhanh:

Với MBO, doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh mục tiêu và chiến lược phù hợp với các biến động trong thị trường và môi trường kinh doanh. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt và khả năng cạnh tranh.

Lợi ích khi áp dụng mô hình MBO cho doanh nghiệp

4. Ưu và nhược điểm của MBO

4.1. Ưu điểm của MBO

Vậy các ưu điểm của việc sử dụng mô hình MBO là gì? Dưới đây là các ưu điểm khi việc áp dụng mô hình MBO trong doanh nghiệp:

  • Tập trung vào công việc: MBO cho phép cả nhân viên và nhà quản lý tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất của họ, giảm thiểu sự lãng phí thời gian và nguồn lực vào những công việc không cần thiết.
  • Giảm thiểu nhầm lẫn: Khi áp dụng MBO, tỷ lệ xảy ra nhầm lẫn trong công việc là rất thấp. Mục tiêu rõ ràng và cụ thể giúp tránh các hiểu lầm và sai sót trong quá trình thực hiện công việc.
  • Dễ dàng tạo quy trình tiêu chuẩn: MBO giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập các quy trình làm việc tiêu chuẩn quan trọng, đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong toàn bộ tổ chức.
  • Kiểm soát quá trình từ đầu đến cuối: MBO cho phép doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát toàn bộ quá trình từ giai đoạn lập kế hoạch đến khi hoàn thành mục tiêu. Nhờ việc theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả định kỳ, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm các vấn đề phát sinh và điều chỉnh kế hoạch kịp thời để đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra.
  • Đề cao vai trò và trách nhiệm của nhân viên: MBO nhấn mạnh tầm quan trọng của từng nhân viên trong công việc, thúc đẩy họ chịu trách nhiệm và cống hiến hết mình để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
  • Cải thiện giao tiếp và tương tác: MBO khuyến khích khả năng giao tiếp, tương tác và kết nối giữa các thành viên trong nhóm, giúp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm và sự hợp tác trong tổ chức.
  • Liên kết chặt chẽ giữa mục tiêu cá nhân và tổ chức: Mục tiêu của từng nhân viên được thiết lập sao cho có mối quan hệ chặt chẽ với mục tiêu tổng thể của tổ chức, đảm bảo mọi hoạt động đều hướng tới sự thành công chung của doanh nghiệp.

Ưu và nhược điểm của MBO

4.2. Nhược điểm của MBO

Bên cạnh những ưu điểm, mô hình MBO cũng tồn tại một số các nhược điểm trong quá trình sử dụng, có thể kể đến như:

  • Bỏ qua đặc tính và điều kiện làm việc hiện có của tổ chức: MBO thường tập trung vào việc đặt ra mục tiêu và đánh giá hiệu suất mà bỏ qua các đặc tính về văn hóa và môi trường làm việc hiện có của tổ chức. Điều này có thể dẫn đến việc thiết lập các mục tiêu không phù hợp hoặc không thực tế.
  • Áp lực lên nhân viên: Một số nhà quản lý có thể lạm dụng MBO bằng cách đặt áp lực quá mức lên nhân viên để hoàn thành các mục tiêu, thay vì sử dụng MBO như một cách để khuyến khích nhân viên tham gia, đóng góp và phát triển năng lực quản lý.
  • Thời gian triển khai dài: Việc triển khai một chương trình quản trị mục tiêu MBO mất rất nhiều thời gian, đôi khi cần đến 3 – 5 năm để thực hiện một cách đầy đủ và hiệu quả. Việc này có thể làm giảm sự linh hoạt và khả năng thích ứng của tổ chức với biến động của môi trường kinh doanh.
  • Phụ thuộc quá mức vào MBO: Nhiều nhà quản lý có thể coi MBO là một hệ thống tổng thể có thể giải quyết mọi vấn đề quản lý trong doanh nghiệp sau khi được thiết lập. Sự phụ thuộc quá mức này có thể dẫn đến những tác động tiêu cực ngoài mong muốn, cũng như mất đi sự đa dạng trong các phương pháp quản lý.

5. Xây dựng quy trình quản trị theo mục tiêu MBO

5.1. Xác định mục tiêu của tổ chức

Bước đầu tiên trong quy trình xây dựng MBO là xác định mục tiêu của tổ chức. Điều này không chỉ bao gồm việc xác định các mục tiêu dài hạn của tổ chức như tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược phát triển, mà còn bao gồm việc xác định các mục tiêu ngắn hạn do người giám sát đặt ra. 

Những mục tiêu ngắn hạn này thường là tạm thời và được thiết lập dựa trên sự quan sát và đánh giá của người quản lý về những gì công ty có thể và cần đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể. Đây là cơ sở để bắt đầu quá trình thiết lập các mục tiêu cụ thể cho từng cá nhân và bộ phận trong tổ chức, từ đó tạo ra sự kết nối giữa mục tiêu tổ chức và mục tiêu cá nhân, đồng thời giúp đảm bảo rằng mọi người đều hướng tới một hướng đi chung và đóng góp vào sự thành công của tổ chức.

Quá trình này tạo ra sự kết nối giữa mục tiêu tổ chức và mục tiêu cá nhân, đồng thời đảm bảo rằng mọi người đều hướng tới một hướng đi chung và đóng góp vào sự thành công của tổ chức.

5.2. Xác định mục tiêu của nhân viên

Sau khi nhân viên nhận thông báo tóm tắt về các kế hoạch, chiến lược và mục tiêu chung cần hướng tới, các nhà quản lý có thể tiến hành làm việc cùng cấp dưới để xây dựng các mục tiêu cá nhân cho từng vị trí. Đây thường là một cuộc trò chuyện tương tác, trong đó nhà quản lý chia sẻ về những gì nhân viên có thể làm được trong một khoảng thời gian cụ thể, với sự hỗ trợ từ các nguồn lực có sẵn. Đồng thời, họ cũng đưa ra góp ý về các mục tiêu khả thi mà tổ chức hoặc bộ phận có thể đạt được.

Khi xác định mục tiêu của nhân viên, nguyên tắc 80/20 thường được áp dụng, tức là tập trung vào 20% những mục tiêu quan trọng nhất và mang ý nghĩa quyết định, vì chúng thường đóng góp đến 80% thành tựu hoặc hiệu suất tổ chức còn lại. Điều này giúp nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ và mục tiêu quan trọng nhất để đạt được kết quả tốt nhất cho tổ chức.

Xây dựng quy trình quản trị theo mục tiêu MBO

5.3. Giám sát liên tục hiệu suất và tiến độ

Để thực hiện mục tiêu phát triển tổ chức, mỗi cá nhân cần hoàn thành công việc của mình một cách xuất sắc. Điều này đặt ra sự cần thiết của việc giám sát liên tục hiệu suất và tiến độ, cũng như đánh giá sự tiến bộ của nhân viên.

Nhằm theo dõi chi tiết hiệu suất và tiến độ của từng mục tiêu công việc liên quan đến từng nhân viên, nhà quản lý có thể sử dụng các công cụ quản lý công việc như hỗ trợ lên danh sách công việc, quản lý tiến độ và đánh giá chất lượng.

Ví dụ, để đảm bảo mục tiêu A được thực hiện một cách hiệu quả, nhà quản lý có thể sử dụng hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp như ERP Fast Business Online. Trong hệ thống này, nhà quản lý có thể đưa mục tiêu A vào và gán người thực hiện, theo dõi tiến trình thực hiện, xác định các tiêu chí và điểm đánh giá mục tiêu để đảm bảo việc đạt được kết quả mong muốn. Điều này giúp tạo ra một phương tiện hiệu quả để theo dõi và đánh giá hiệu suất cá nhân và tiến độ của từng mục tiêu công việc.

5.4. Đánh giá hiệu suất

Trong phương pháp MBO, việc đánh giá hiệu suất được thực hiện thường xuyên và liên tục, thường có sự tham gia của các cấp quản lý có liên quan. Nhà quản lý cũng cần đảm bảo rằng quá trình đánh giá được tiến hành một cách công bằng và toàn diện, từ việc thu thập thông tin, đánh giá đến việc đưa ra phản hồi và các biện pháp cải thiện.

Bên cạnh đó, việc thường xuyên đánh giá hiệu suất giúp cập nhật thông tin và phản hồi kịp thời, từ đó tạo điều kiện cho việc điều chỉnh và cải thiện trong quá trình làm việc, thúc đẩy sự phát triển liên tục và nâng cao hiệu suất làm việc của cả tổ chức và từng nhân viên.

5.5. Cung cấp phản hồi

Trong quản trị mục tiêu, việc cung cấp phản hồi liên tục về kết quả và mục tiêu là bước quan trọng nhất, vì nó giúp nhân viên nhìn nhận được cả điểm mạnh và điểm yếu của mình, từ đó điều chỉnh kế hoạch công việc một cách hiệu quả.

Phản hồi liên tục thường được tích hợp thông qua các cuộc họp đánh giá định kỳ, trong đó cấp trên và cấp dưới có cơ hội thảo luận về tiến độ và những khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện mục tiêu. Thông qua các cuộc họp này, các vấn đề có thể được nêu rõ và giải quyết kịp thời, tạo điều kiện cho sự linh hoạt và điều chỉnh trong quá trình triển khai.

Các cuộc thảo luận và phản hồi trong các cuộc họp đánh giá cung cấp cho nhân viên cái nhìn toàn diện về hiệu suất của mình, từ đó họ có thể tự đánh giá và cải thiện bản thân, bên cạnh đó còn giúp tăng cường trách nhiệm cá nhân và nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ tổ chức.

5.6. Ghi nhận kết quả, thành tích đạt được

Ghi nhận kết quả và thành tích đạt được là một bước quan trọng trong quy trình đánh giá của tổ chức MBO. Ở bước này, ngoài việc ghi nhận và đánh giá kết quả công việc của nhân viên, nhà quản lý cũng nên thiết lập các chính sách và hoạt động khen thưởng để tôn vinh nhân sự đã đạt được mục tiêu, giúp khuyến khích, thúc đẩy và tạo động lực cho nhân viên tiếp tục hoàn thành mục tiêu một cách hiệu quả.

Khi ghi nhận và khen ngợi các thành tích, nhà quản lý không chỉ tôn vinh công lao và nỗ lực của nhân viên mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mà sự cống hiến và thành tựu được đánh giá và đề cao. Từ đó có thể giúp tạo ra một vòng lặp tích cực, khi nhân viên nhận thấy rằng nỗ lực của họ được công nhận và đánh giá cao, họ sẽ tiếp tục cống hiến hơn nữa để đạt được những mục tiêu và thành công mới.

6. Kết hợp MBO với ERP Fast Business Online giúp doanh nghiệp quản trị công việc hiệu quả

Kết hợp phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) với hệ thống quản lý doanh nghiệp trực tuyến ERP Fast Business Online mang lại nhiều lợi ích và giúp doanh nghiệp quản trị công việc một cách hiệu quả hơn, có thể kể đến như: 

  • Tích hợp MBO vào hệ thống quản trị doanh nghiệp: MBO tập trung vào thiết lập và đạt được các mục tiêu cụ thể cho từng cá nhân và bộ phận trong tổ chức. Khi kết hợp với ERP Fast Business Online, các mục tiêu này có thể được tích hợp vào hệ thống quản lý doanh nghiệp để theo dõi và đánh giá hiệu suất.
  • Giao tiếp và tương tác hiệu quả: ERP Fast Business Online cung cấp các công cụ giao tiếp và tương tác trong thời gian thực, giúp nhà quản trị và nhân viên trao đổi thông tin và phản hồi một cách nhanh chóng. Kết hợp với MBO, việc này giúp trong việc thảo luận, đánh giá và điều chỉnh các mục tiêu và kế hoạch công việc.
  • Quản lý công việc và tiến độ: ERP Fast Business Online cung cấp các công cụ quản lý công việc và tiến độ, từ việc lên danh sách công việc đến theo dõi tiến trình thực hiện. Khi kết hợp với MBO, nhà quản trị có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện các mục tiêu, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh và cải thiện.
  • Phản hồi và đánh giá hiệu suất: MBO cung cấp cơ hội cho việc cung cấp phản hồi liên tục về hiệu suất và tiến độ. Kết hợp với ERP Fast Business Online, nhà quản trị có thể đánh giá và ghi nhận kết quả đạt được,  cung cấp đa dạng, đầy đủ các loại báo cáo, đưa ra thông tin trực quan. 
  • Tối ưu hóa tài nguyên và hiệu suất làm việc: Kết hợp MBO với ERP Fast Business Online giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên của doanh nghiệp thông qua việc phân bổ công việc và nguồn lực một cách hiệu quả nhất. Các mục tiêu cụ thể và rõ ràng từ MBO cung cấp một hướng dẫn rõ ràng cho nhân viên về nhiệm vụ cần thực hiện, từ đó giúp tăng cường hiệu suất làm việc và giảm lãng phí tài nguyên.
  • Tăng cường khả năng quyết định dựa trên dữ liệu: ERP Fast Business Online cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo, cho phép doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến hiệu suất làm việc và tiến độ thực hiện mục tiêu. Kết hợp với MBO, các quyết định quản lý có thể được đưa ra dựa trên dữ liệu chính xác và phản hồi từ các hoạt động hàng ngày, từ đó tăng cường khả năng ra quyết định hiệu quả của doanh nghiệp.

Kết hợp MBO với ERP Fast Business Online giúp doanh nghiệp quản trị công việc hiệu quả

Bài viết này đã điểm qua khái niệm MBO là gì, đồng thời thấy rõ cách nó được áp dụng trong thực tế qua các ví dụ cụ thể. Có thể nói, MBO chính là một phương pháp quản trị giúp tăng cường hiệu suất và định hình hướng đi cho tổ chức. Đặc biệt, việc kết hợp MBO với hệ thống quản lý doanh nghiệp trực tuyến như ERP Fast Business Online sẽ mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc một cách hiệu quả hơn mà còn tối ưu hóa quy trình công việc và tăng cường tương tác giữa các bộ phận. Liên hệ với FAST ngay hôm nay để được tư vấn!

Thông tin liên hệ:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *