Trong hoạt động thương mại và kinh doanh, việc lập biên bản giao nhận hàng hóa là một phần không thể thiếu để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình giao nhận hàng hóa giữa các bên tham gia. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và tránh được các tranh chấp sau này, việc lập mẫu biên bản giao nhận cần tuân thủ các quy định và điều lệ của pháp luật cũng như lưu ý đến các điểm quan trọng trong quá trình ghi chép. Trong bài viết này, hãy cùng FAST tìm hiểu về các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa thường được sử dụng và những điều cần lưu ý khi lập mẫu để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của văn bản.
1. Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?
Biên bản giao nhận hàng hóa là một văn bản chính thức ghi lại quá trình chuyển giao hàng hóa từ bên giao hàng sang bên nhận hàng. Đây là một phần quan trọng trong giao dịch thương mại, đặc biệt là trong lĩnh vực vận tải và logistics, giúp đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Biên bản này thường đi kèm với thông tin về hàng hóa như số lượng, chất lượng, tình trạng, giá trị và các điều khoản, điều kiện liên quan đến giao nhận hàng. Biên bản giao nhận hàng hóa được ký kết bởi cả bên giao và bên nhận hàng, hoặc nhân viên đại diện cho họ để xác nhận rằng việc giao nhận đã được thực hiện đúng như cam kết.
Điều này giúp tạo ra một bằng chứng về quá trình giao nhận hàng hóa, từ đó giúp giải quyết các tranh chấp hoặc khiếu nại có thể phát sinh sau này. Vì vậy, biên bản giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì tính công bằng và minh bạch trong giao dịch thương mại.
Một số đặc điểm biên bản giao nhận hàng hóa bên mua và bên bán có thể kể đến như sau:
- Biên bản phải được lập ngay sau khi việc giao hàng được diễn ra chứ không đợi đến khi lập hóa đơn hoặc kết thúc hợp đồng.
- Trong quá trình giao nhận, khi bên giao hàng đảm bảo đã giao đúng số lượng hàng hóa như đã thỏa thuận, bên mua sẽ tiến hành kiểm tra và ký xác nhận trên biên bản. Việc này giúp xác nhận rằng hàng hóa đã được nhận đúng và đủ theo cam kết.
- Nội dung của biên bản giao nhận hàng hóa cần phải bao gồm đầy đủ thông tin về cả bên mua và bên bán, như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email và người đại diện. Đồng thời, nó cũng phải ghi lại các thông tin liên quan đến hàng hóa như mã hàng, chủng loại, số lượng, trọng lượng và điều kiện của hàng. Ngày tháng giao nhận hàng cũng cần được ghi rõ trong biên bản để làm căn cứ cho các thủ tục hành chính và kế toán sau này.
- Một điểm đáng chú ý là biên bản giao nhận hàng hóa thường được đi kèm với các tài liệu khác như phiếu xuất kho (tại bên giao hàng) hoặc phiếu nhập kho (tại bên nhận hàng). Những tài liệu này cung cấp thêm thông tin và bổ sung cho quá trình giao nhận, giúp quản lý và kiểm soát hàng hóa hiệu quả hơn.
2. Mục đích của biên bản giao nhận hàng hóa
Mục đích của biên bản giao nhận hàng hóa là đảm bảo sự minh bạch, chính xác và công bằng trong quá trình giao nhận hàng hóa giữa bên mua và bên bán. Đây không chỉ là một tài liệu pháp lý, mà còn là công cụ quản lý quan trọng trong hoạt động thương mại. Dưới đây là một số mục đích chính của biên bản này:
2.1. Xác nhận quá trình giao nhận
Biên bản giao nhận hàng hóa là bằng chứng rõ ràng và chính xác về việc hàng hóa đã được giao nhận đúng số lượng và chất lượng như thỏa thuận. Nó ghi lại các thông tin cần thiết như mã hàng, chủng loại, số lượng, trọng lượng và điều kiện của hàng hóa, đồng thời kèm theo chữ ký của cả bên giao và bên nhận hàng hoặc người đại diện của họ. Việc này giúp xác nhận rằng cả hai bên đã thực hiện đúng quy trình giao nhận và có thể là căn cứ cho các thủ tục hành chính và kế toán sau này.
2.2. Điều chỉnh các tranh chấp và khiếu nại
Trong trường hợp có tranh chấp hoặc khiếu nại về quá trình giao nhận hàng hóa, biên bản này sẽ phục vụ như một công cụ quan trọng để giải quyết vấn đề. Bằng cách ghi lại chi tiết về quá trình giao nhận, nó cung cấp thông tin đáng tin cậy để giải quyết các mâu thuẫn giữa hai bên một cách công bằng và minh bạch.
2.3. Bảo vệ quyền lợi của hai bên
Biên bản giao nhận hàng hóa cũng có vai trò bảo vệ quyền lợi của cả bên mua và bên bán. Nó ghi lại điều kiện giao nhận hàng hóa, bao gồm cả thông tin về trạng thái của hàng hóa và bất kỳ sự tổn thất nào trong quá trình vận chuyển. Điều này giúp xác định trách nhiệm và cam kết của mỗi bên đối với hàng hóa trong quá trình vận chuyển và khiến cho việc giải quyết tranh chấp trở nên dễ dàng hơn.
2.4. Cơ sở cho thanh toán và quản lý tài chính
Biên bản giao nhận hàng hóa cung cấp thông tin chính xác và chi tiết về quá trình giao nhận hàng hóa, từ đó làm căn cứ cho việc thanh toán giữa hai bên. Nó giúp đảm bảo rằng thanh toán chỉ được thực hiện khi hàng hóa đã được nhận đúng và đủ theo thỏa thuận. Đồng thời, thông tin trong biên bản cũng hỗ trợ trong việc quản lý tài chính, giúp hai bên kiểm soát và điều chỉnh chi phí liên quan đến hàng hóa, cũng là cơ sở thuận lợi cho việc làm thủ tục thanh toán, báo cáo thuế hoặc xin cấp hóa đơn.
2.5. Quản lý hàng hóa và logistics
Biên bản giao nhận hàng hóa thường được đi kèm với các tài liệu khác như phiếu xuất kho (tại bên giao hàng) hoặc phiếu nhập kho (tại bên nhận hàng). Những tài liệu này cung cấp thông tin chi tiết về quá trình giao nhận hàng hóa, giúp quản lý và kiểm soát hàng hóa trong quá trình vận chuyển và lưu trữ.
Tóm lại, biên bản giao nhận hàng hóa không chỉ là một tài liệu pháp lý mà còn là công cụ quản lý quan trọng trong hoạt động thương mại, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình giao nhận hàng hóa, bảo vệ quyền lợi của hai bên và hỗ trợ trong việc giải quyết tranh chấp và quản lý tài chính.
3. Những thông tin quan trọng của biên bản giao nhận hàng hóa
3.1 Nội dung
Hiện nay, dù chưa có quy định cụ thể của pháp luật về việc xây dựng biên bản giao nhận hàng hóa, nhưng để hạn chế xảy ra tranh chấp và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình giao nhận hàng hóa, nội dung của biên bản này cần đáp ứng các yếu tố quan trọng sau:
- Thông tin về đơn vị giao hàng và đơn vị nhận hàng: Nói rõ tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và người đại diện của cả bên giao hàng và bên nhận hàng. Thông tin này cần được ghi rõ để dễ dàng liên hệ và xác định trách nhiệm của từng bên trong trường hợp cần thiết.
- Ngày, tháng, năm thực hiện giao nhận hàng hóa: Ghi chính xác ngày, tháng, năm khi giao nhận hàng hóa giúp xác định thời điểm diễn ra giao dịch và là căn cứ cho các thủ tục hành chính và kế toán.
- Thông tin chi tiết về hàng hóa: Bao gồm mã hàng, chủng loại, số lượng, đơn giá và bất kỳ thông tin nào khác liên quan đến tính chất và chất lượng của hàng hóa. Điều này giúp đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu rõ về sản phẩm được giao nhận và tránh những hiểu lầm hoặc tranh chấp về hàng hóa sau này.
- Chữ ký và đóng dấu xác nhận của các bên: Đây là phần quan trọng nhất của biên bản, xác nhận rằng cả hai bên đồng ý với nội dung của biên bản và cam kết tuân thủ các điều khoản và điều kiện của giao dịch. Chữ ký và đóng dấu của các bên giao và nhận hàng là bằng chứng về sự đồng ý và chấp nhận của họ đối với thông tin ghi trong biên bản.
Bên cạnh những yếu tố trên, có thể bổ sung thêm các thông tin khác như điều kiện vận chuyển, điều khoản bảo hành hoặc bất kỳ yêu cầu, cam kết đặc biệt nào mà các bên muốn thêm vào biên bản.
3.2 Cách thức trình bày
Biên bản giao nhận hàng hóa thường được trình bày như sau:
- Đầu tiên: Bên trái là tên công ty, bên phải sẽ là quốc hiệu, tiêu ngữ;
- Dưới tên công ty và quốc hiệu, tiêu ngữ là dòng chữ: “BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA” được căn giữa;
- Căn cứ đơn hàng, hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc căn cứ thỏa thuận…;
- Ngày, tháng, năm lập biên bản giao nhận hàng hóa hoặc ngày, tháng, năm giao nhận hàng hóa;
- Thông tin của cá nhân giao hàng và nhận hàng;
- Thông tin hàng hóa được giao nhận: Thông tin về hàng hóa được giao nhận cần được trình bày một cách rõ ràng và chi tiết, bao gồm:
- Mã hàng hoặc mã sản phẩm: Mã số định danh duy nhất cho từng mặt hàng hoặc sản phẩm trong danh mục hàng hóa.
- Tên hoặc mô tả chủng loại hàng hóa: Mô tả chi tiết về loại hàng hóa, bao gồm tên gọi, mô tả chính xác về đặc tính và tính chất của sản phẩm.
- Số lượng: Xác định số lượng cụ thể của từng loại hàng hóa được giao nhận, bằng cách ghi rõ số lượng của mỗi mặt hàng hoặc sản phẩm.
- Đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính được sử dụng để đo lường số lượng hàng hóa, như cái, kilogram, mét vuông, hoặc hộp.
- Đơn giá hoặc giá trị (nếu có): Nếu có, ghi rõ đơn giá hoặc giá trị của từng loại hàng hóa để tính toán tổng giá trị của giao dịch.
- Tình trạng của hàng hóa: Mô tả tình trạng hiện tại của hàng hóa, có thể là mới, cũ, hoặc có bất kỳ hỏng hóc nào.
- Thông tin khác (nếu cần): Bổ sung các thông tin phụ khác liên quan đến hàng hóa như màu sắc, kích thước, số lô, số seri, xuất xứ hoặc thông tin đặc biệt khác có thể quan trọng cho việc giao nhận và quản lý sau này.
- Chữ ký xác nhận, tên và có thể đóng dấu;
- Biên bản giao nhận hàng hóa được lập ít nhất thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản để làm căn cứ chứng minh trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
4. Các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa thông dụng hiện nay
Dưới đây FAST sẽ cung cấp cho bạn các mẫu biên bản giao nhận hàng hoá thông dụng nhất hiện nay:
4.1 Mẫu biên bản giao hàng hóa mới nhất 2024
Hiện tại chưa có một quy định cụ thể nào về biên bản bàn giao hàng hóa, nhưng để thuận tiện thì bạn có thể lập một biên bản phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình.
BIÊN BẢN BÀN GIAO HÀNG HÓA Căn cứ Hợp đồng mua bán giữa …………………………………………… Căn cứ Đơn đặt hàng ngày…………….của Công ty ……………. Hôm nay, ngày ……tháng …. năm ….. tại …………………………………………., chúng tôi gồm: BÊN A (Bên nhận hàng): ………………………………………………… – Địa chỉ : ……………………………………………. – Điện thoại : ……………………… – Đại diện Ông/bà:……………………………….. Chức vụ: ………………….. BÊN B (Bên giao hàng): ……………………………………………………………………………….. – Địa chỉ: ………………………………………………………. – Điện thoại: ………………………… – Đại diện Ông/bà ……………………………….. Chức vụ: ………………… Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng như sau:
Bên A xác nhận Bên B đã giao cho Bên A đúng chủng loại và đủ số lượng hàng như trên. Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
|
>>> Xem thêm: Tổng hợp 4 mẫu biên bản cuộc họp chuẩn và cách sử dụng hiệu quả
4.2 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ
Biên bản này được sử dụng khi bộ phận kho bàn giao vật tư, nguyên vật liệu, tài sản cố định,…cho các bộ phận có liên quan để đưa vào sản xuất, kinh doanh
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA NỘI BỘ Hôm nay, ngày ….. tháng ….. năm 20…. Tại ……………………………., chúng tôi gồm: – Ông/Bà: ……………………. Chức vụ: ……………………… (Bên giao) – Ông/Bà: ……………………. Chức vụ: ……………………….(Bên nhận) Địa điểm giao nhận tài sản: …………………………………. Xác nhận việc giao nhận tài sản như sau:
Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
|
4.3 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiểm phiếu xuất kho
– Họ và tên người nhận hàng: ……………….. Địa chỉ (bộ phận)…………………. – Lý do xuất kho: ………………………………………………………….. – Xuất tại kho (ngăn lô): …………Địa điểm ……………………………….
– Tổng số tiền (viết bằng chữ): …………………………………………………… – Số chứng từ gốc kèm theo: ………………………………………………………
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
4.4 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do- Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN & NGHIỆM THU VẬT TƯ Căn cứ theo Hợp đồng số: ……………., giữa Công ty ………….và …………., đã ký ngày … tháng … năm 20… Hôm nay, ngày….. tháng … năm 20…, tại………………., chúng tôi gồm: I/ BÊN NHẬN: ……………………………………………………………… (Sau đây gọi là bên A) Địa chỉ: ……………………………………………………..…………….…… Đại diện:……………….…… Chức vụ:……………………………….………. (Ông/Bà):………………………… Chức vụ: ………………………………………….. (Ông/Bà):………………………… Chức vụ: ………………………………………….. (Ông/Bà):………………………… Chức vụ: ………………………………………….. II/ BÊN GIAO: ……………………………………………………………… (Sau đây gọi là bên B) Địa chỉ: …………………………………………………………………….… Điện thoại: ……………………Fax: …………………………………………… Đại diện : …………………….Chức vụ: …………………………..…………. (Ông/Bà):………………………… Chức vụ: ………………………………………….. (Ông/Bà):………………………… Chức vụ: ………………………………………….. Hai bên nhất trí cùng tiến hành giao nhận, nghiệm thu hàng hóa với nội dung như sau: III/ DANH MỤC HÀNG HÓA GIAO NHẬN GỒM:
IV/ KẾT LUẬN: – Toàn bộ …………………nói trên mới 100%, sản xuất năm ……, còn nguyên đai nguyên kiện, đúng chủng loại, mẫu mã, quy cách đóng gói, thông số kỹ thuật như trong Hợp đồng số: …………., đã ký ngày … tháng … năm 20…. – Bên A đã nhận đủ số lượng hàng hóa mà bên B đã giao nhận theo mục III. – Toàn bộ hàng hóa nói trên được chính thức giao nhận và nghiệm thu kể từ ngày…/…/ 20… Các bên nhất trí đồng ý ký biên bản nghiệm thu đưa vào sử dụng. – Biên bản này được lập thành 02 bản. Mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
|
>> Xem thêm: Mẫu biên bản nghiệm thu mới nhất theo quy định 2024
4.5 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do- Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA BA BÊN (Số:…/BB-…) Hôm nay, vào lúc …giờ…phút, ngày… tháng… năm …. Chúng tôi gồm ba (03) bên sau đây tiến hành giao nhận…………………………………………
Ông/Bà:………………………………………………………. Chức vụ:…………………………………… Đại diện cho: ………………………………………………………………………………….
Đại diện cho: ………………………………………………………………………………….
Đại diện cho: ………………………………………………………………………………….
Bên giao đã giao đầy đủ các tài liệu, hàng hoá cho các bên nhận. Bên nhận đã nhận đầy đủ các tài liệu, hàng hoá nêu trên. Các bên có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn, đảm bảo tuyệt đối giữ bí mật đối với hàng hoá, tài liệu được giao. Các bên cam kết: …………………………………………………………………………………………………………….
|
4.6 Mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa
| Đơn vị:……………….
Bộ phận:……………. BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Thời điểm kiểm kê …..giờ …ngày …tháng …năm……
Ông/ Bà:…………………..Chức vụ………………..Đại diện:…………………..Trưởng ban Ông/ Bà:………………….Chức vụ…………………Đại diện:…………………..Uỷ viên Ông/ Bà: …………………Chức vụ…………………Đại diện:…………………..Uỷ viên
Kết luận
Ngày…. Tháng…. Năm
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Xem thêm: Mẫu biên lai thu tiền mới nhất cho doanh nghiệp
5. Những lưu ý bạn nên biết khi lập biên bản giao nhận hàng hóa
Khi lập biên bản giao nhận hàng hóa, người thực hiện cần phải lưu ý các vấn đề sau:
- Thông tin đầy đủ và chính xác của bên bán và bên mua: Tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế và thông tin về người đại diện của cả bên bán và bên mua cần được ghi rõ và chính xác. Điều này giúp xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình giao nhận hàng hóa.
- Thực hiện biên bản giao nhận hàng hóa song song với hợp đồng mua bán hoặc khi giao nhận: Việc thực hiện biên bản giao nhận hàng hóa cùng lúc với việc ký kết hợp đồng mua bán hoặc ngay sau quá trình giao nhận giúp bám sát chặt chẽ hơn với quá trình mua bán và giảm thiểu nguy cơ sai sót.
- Chữ ký và đóng dấu của cả hai bên: Sự đồng tình của cả hai bên về nội dung biên bản cần được thể hiện bằng chữ ký và đóng dấu của họ. Nếu thiếu bất kỳ phần nào trong việc xác nhận này, biên bản sẽ mất đi giá trị pháp lý.
- Sao chép thành hai bản: Biên bản giao nhận hàng hóa cần được sao chép thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Điều này giúp tạo ra hai bằng chứng độc lập nếu xảy ra tranh chấp hoặc khiếu nại sau này.
- Tuân thủ quy định pháp luật và điều kiện của hợp đồng mua bán: Mặc dù mỗi biên bản giao nhận hàng hóa có thể có những sự khác biệt tùy thuộc vào điều kiện cụ thể và yêu cầu của các bên, nhưng nó phải tuân thủ đúng thủ tục và không vi phạm quy định của pháp luật cũng như các điều kiện đã được thỏa thuận trong hợp đồng mua bán.
- Biên bản giao nhận hàng hóa cần phản ánh chính xác nội dung của hợp đồng mua bán, từ đó đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Tổng thể, việc lập biên bản giao nhận hàng hóa đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác từ các bên tham gia để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình giao nhận hàng hóa và tránh được các tranh chấp sau này.
Trong kinh doanh và quản lý hàng hóa, việc sử dụng các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa là một phần quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình giao nhận hàng hóa giữa các bên tham gia. Việc lập mẫu biên bản cần được thực hiện một cách cẩn thận và chính xác, đồng thời tuân thủ các quy định và điều lệ của pháp luật để tránh phát sinh các tranh chấp sau này. Để quản lý quy trình bán hàng, mua hàng và quản lý kho hàng hóa hiệu quả, các doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng phần mềm Fast DMS, phần mềm kế toán Fast Accounting và Fast Accounting Online. Đăng ký dùng thử miễn phí tại: https://demo.faonline.vn/Main/RegisterForm.aspx