Kế toán nội bộ là bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều bạn vẫn chưa biết rõ công việc của kế toán nội bộ trong doanh nghiệp bao gồm những gì. Vì vậy, hãy cùng FAST tìm hiểu về công việc và một số lưu ý của kế toán nội bộ trong bài viết này nhé!
1. Kế toán nội bộ là gì?
Kế toán nội bộ là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán của một doanh nghiệp. Kế toán nội bộ sẽ ghi chép, phân tích, thống kê và xử lý số liệu được thực hiện từ các thông tin phát sinh trong hoạt động kinh doanh hàng ngày.
Mục tiêu của kế toán nội bộ là tính toán các chỉ số về lợi nhuận, tỷ suất sinh lời và rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Từ đó giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tình hình tài chính và đưa ra các quyết định chiến lược phát triển trong tương lai.
2. Mô tả công việc kế toán nội bộ trong doanh nghiệp
Vai trò của kế toán nội bộ trong một doanh nghiệp là vô cùng quan trọng và đa dạng, phụ thuộc vào quy mô và cấu trúc của tổ chức đó. Dưới đây là một mô tả chi tiết về công việc của kế toán nội bộ trong một môi trường doanh nghiệp:
- Quản lý và lưu trữ chứng từ nội bộ: Kế toán nội bộ phải đảm bảo rằng các chứng từ nội bộ như biên nhận, phiếu thu, phiếu chi… Những công việc này được tổ chức và lưu trữ một cách an toàn và có hệ thống. Ngoài ra, công việc này cũng cần đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc sử dụng dữ liệu kế toán.
- Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ: Kế toán nội bộ phải đảm bảo rằng các chứng từ nội bộ đều hợp pháp và hợp lệ trước khi được hạch toán vào hệ thống kế toán.
- Hạch toán các chứng từ: Kế toán nội bộ phải thực hiện hạch toán các chứng từ nội bộ vào hệ thống kế toán theo đúng quy trình và quy định của doanh nghiệp.
- Phối hợp với các bộ phận khác: Kế toán nội bộ thường phải liên kết và làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác. Những bộ phận khác có thể là bộ phận kế toán tổng hợp, bộ phận tài chính, và các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp.
- Lập báo cáo và nộp báo cáo: Kế toán nội bộ phải thực hiện việc lập báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời kế toán nội bộ cần nộp báo cáo này lên cấp quản lý cấp trên định kỳ theo quý, tháng hoặc khi cần.
- Thống kê, phân tích và xử lý số liệu: Kế toán nội bộ phải thực hiện công việc thống kê, phân tích và xử lý số liệu kế toán. Việc này giúp cung cấp thông tin và đưa ra quan điểm, ý kiến tư vấn về tình hình và định hướng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
- Lập báo cáo tài chính: Kế toán nội bộ thường tham gia vào quá trình lập báo cáo tài chính cuối kỳ, bao gồm việc tính toán kết quả kinh doanh thực tế của doanh nghiệp.
Kế toán nội bộ cần xử lý nhiều công việc quan trọng
3. Phân loại kế toán nội bộ hiện nay
Các loại kế toán nội bộ hiện nay bao gồm kế toán quản trị, kế toán chi phí, kế toán quản lý rủi ro và kế toán phân tích. Các vị trí này phản ánh sự đa dạng và phức tạp của công việc kế toán nội bộ trong môi trường kinh doanh ngày nay. Dưới đây là chi tiết về từng vị trí của kế toán nội bộ trong doanh nghiệp:
3.1. Kế toán thu chi
Công việc của kế toán thu chi không chỉ là lập hóa đơn cho các giao dịch thu và chi của doanh nghiệp. Công việc này còn bao gồm quản lý quỹ tiền mặt và thực hiện các giao dịch thu chi cho nhân viên và cán bộ. Kế toán phải đảm bảo rằng các hóa đơn được chuẩn bị và phát hành một cách chính xác và pháp lý.
Đồng thời theo dõi và quản lý quỹ tiền mặt của doanh nghiệp để đảm bảo sự minh bạch và an toàn. Kế toán thu chi bạn cũng phải thực hiện các giao dịch liên quan đến việc trả lương, phúc lợi và các khoản thanh toán khác cho nhân viên và cán bộ. Ngoài ra nhân viên kế toán thu chi cũng phải xử lý các thủ tục thuế và bảo hiểm xã hội liên quan của doanh nghiệp.
3.2. Kế toán kho
Kế toán kho là một phần của kế toán nội bộ trong doanh nghiệp. Vai trò của kế toán kho là sử dụng các công cụ hỗ trợ để quản lý hàng hóa trong kho. Ngoài ra kế toán kho còn lập chứng từ xuất, nhập, quản lý và gửi báo cáo về tình trạng xuất, nhập, tồn hàng hóa. Kế toán kho phải đảm bảo rằng mọi thông tin về số lượng, giá trị và vị trí của hàng hóa trong kho được ghi nhận chính xác và đầy đủ.
Đồng thời, kế toán kho phải thực hiện việc lập các chứng từ liên quan đến các giao dịch xuất và nhập hàng. Cuối cùng, kế toán kho cũng cần thực hiện việc quản lý tồn kho và gửi báo cáo đến các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp. Việc này giúp cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời để hỗ trợ quyết định quản lý kho.
3.3. Kế toán thanh toán
Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm lập các chứng từ tạm ứng, đề xuất và thanh toán dựa trên thông tin từ các chứng từ cụ thể và kết quả của quá trình đối chiếu công nợ. Nhiệm vụ của nhân viên kế toán thanh toán bao gồm việc thiết lập và duy trì sổ sách. Từ đó giúp doanh nghiệp để theo dõi và minh bạch các khoản tạm ứng và thanh toán.
3.4. Kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng như tính toán và thực hiện việc thanh toán lương đúng kỳ hạn cho nhân viên. Nhân viên tại vị trí này phải lập và duy trì danh sách hợp đồng lao động cho toàn bộ nhân sự. Đồng thời theo dõi và quản lý các chế độ bảo hiểm như BHXH, BHYT, BHTN… để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.
Ngoài quản lý các chế độ bảo hiểm kế toán tiền lương cần cung cấp các quyền lợi đầy đủ cho nhân viên trong doanh nghiệp. Quá trình này đòi hỏi sự chính xác và tỉ mỉ để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc xử lý lương và các chế độ phúc lợi cho nhân viên.
3.5. Kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động bán hàng của công ty. Nhiệm vụ của họ bao gồm nhập liệu các giao dịch mua bán hàng hóa vào hệ thống kế toán, lập hóa đơn bán hàng và xử lý việc chiết khấu sản phẩm cho khách hàng.
Đồng thời, kế toán bán hàng cũng phải thực hiện kiểm tra và đối chiếu các số liệu mua hàng trong kho. Ngoài ra kế toán bán hàng cần nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, quản lý công nợ của khách hàng.
Cuối ngày, kế toán bán hàng cần tổng hợp thông tin để tính toán doanh thu bán hàng, sau đó so sánh và đối chiếu với thông tin từ thủ kho về lượng hàng xuất – nhập trong ngày. Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình ghi nhận và báo cáo về doanh thu bán hàng của công ty.
3.6. Kế toán công nợ
Kế toán nội bộ bao gồm vị trí kế toán công nợ trong một doanh nghiệp. Công việc của kế toán công nợ là kiểm tra và theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng một cách tỉ mỉ và sát sao. Từ đó kế toán công nợ phải xác định và lập kế hoạch cho việc giãn nợ và thu nợ một cách hiệu quả.
Kế toán công nợ cũng phải tạo ra các báo cáo chi tiết về các khoản công nợ cũng như các công nợ đặc biệt như công nợ quá hạn, công nợ nhiều hóa đơn chưa thanh toán. Nhân viên tại vị trí này phải đảm bảo rằng thông tin được cung cấp là minh bạch và chính xác.
Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính và khả năng thanh toán của các khách hàng và đối tác. Từ đó doanh nghiệp sẽ đưa ra các quyết định quản lý công nợ và chiến lược phù hợp cho công ty.
3.8. Kế toán tổng hợp
Trong một doanh nghiệp, nhiệm vụ của kế toán tổng hợp là thu thập, phân tích và xử lý các chứng từ kế toán, đồng thời cập nhật thông tin tài chính hàng ngày của công ty. Nhân viên tại vị trí này phải đảm bảo rằng dữ liệu kế toán được tổ chức và bảo quản một cách chính xác.
Kế toán tổng hợp cũng phải thực hiện phân tích số liệu để hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của công ty và từ đó đưa ra ý kiến, đề xuất cho ban quản lý tài chính hoặc kế toán trưởng của công ty. Điều này giúp cung cấp thông tin và đề xuất chiến lược quản lý tài chính hiệu quả và phù hợp với mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp.
3.9. Kế toán trưởng
Với vai trò là người đứng đầu của bộ phận kế toán, kế toán trưởng chịu trách nhiệm kiểm soát và điều hành mọi hoạt động của đội ngũ kế toán tổng hợp và các kế toán viên. Nhiệm vụ chính của họ là đảm bảo rằng công việc kế toán được thực hiện đúng quy trình và đúng thời hạn, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin tài chính.
Kế toán trưởng là người kiểm tra và đánh giá kết quả công việc của đội ngũ. Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn phải tham gia vào quá trình tham mưu và đưa ra các quyết định chiến lược liên quan đến quản lý tài chính của công ty.
Kế toán trưởng thường phối hợp chặt chẽ với ban giám đốc để đề xuất các hướng đi mới, cũng như đưa ra các biện pháp cần thiết để tối ưu hóa hiệu suất của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi kế toán trưởng phải có kiến thức sâu rộng về tài chính và chiến lược kinh doanh, cũng như khả năng lãnh đạo và quản lý hiệu quả đội ngũ.
4. Những yêu cầu đối với kế toán nội bộ
Đối với bộ phận kế toán nội bộ cần phải có những yêu cầu bao gồm kiến thức vững về kế toán, kỹ năng phân tích số liệu, tính cẩn thận và tỉ mỉ trong công việc… Dưới đây là một số yêu cầu chi tiết đối với kế toán nội bộ mà FAST đã tổng hợp được.
4.1. Đảm bảo thành thạo các nghiệp vụ kế toán
Đối với một kế toán nội bộ yêu cầu đầu tiên là bạn phải có kiến thức vững về lý thuyết kế toán và biết cách áp dụng chúng vào thực tế. Bạn cần hiểu rõ về các phương pháp hạch toán, cách xử lý các chứng từ, và quy trình kế toán trong doanh nghiệp.
Ngoài ra bạn cũng cần nắm vững các nguyên tắc và quy định kế toán sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về dữ liệu mà bạn đang làm việc. Việc này giúp bạn cung cấp thông tin chính xác cho quản lý và các bộ phận khác.
4.2. Sự nhanh nhạy trong việc tính toán
Trong môi trường kế toán nội bộ, thời gian thường rất quý báu và bạn cần phải làm việc hiệu quả để đáp ứng các yêu cầu kịp thời. Khả năng nắm bắt và tính toán nhanh chóng và chính xác là yếu tố quyết định sự thành công trong vai trò này. Điều này đòi hỏi bạn phải có sự linh hoạt và sự tập trung cao độ để xử lý các số liệu và thông tin một cách chính xác và kịp thời.
4.3. Thành thạo tin học văn phòng
Ngày nay khi công nghệ đã phát triển nhanh chóng, việc thành thạo với tin học là điều không thể thiếu cho một kế toán nội bộ. Bạn cần phải biết cách sử dụng các phần mềm kế toán và công cụ phân tích dữ liệu.
Việc sử dụng các công cụ này giúp bạn dễ dàng hơn trong quá trình nhập liệu, xử lý thông tin và tạo ra các báo cáo chi tiết và chính xác. Đồng thời, việc có khả năng sử dụng Excel hoặc các phần mềm kế toán khác giúp bạn tăng cường hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quy trình kế toán.
4.4. Trung thực và bào mật thông tin
Trong vai trò kế toán nội bộ, bạn sẽ được giao nhiều thông tin nhạy cảm về tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp. Công việc này cần bạn đảm bảo tính trung thực và bảo mật thông tin là rất quan trọng để đảm bảo uy tín và tin cậy của công ty. Ngoài ra, bạn cần phải tuân thủ các quy định và chính sách về bảo mật thông tin và biết cách xử lý thông tin một cách đáng tin cậy và an toàn.
4.5. Giao tiếp tốt là một điểm cộng
Đối với một kế toán nội bộ, bạn sẽ phải giao tiếp với nhiều đối tác trong và ngoài doanh nghiệp, từ đồng nghiệp đến quản lý và lãnh đạo. Khả năng giao tiếp tốt sẽ là một điểm cộng đối với kế toán nội bộ.
Khả năng giao tiếp hiệu quả giúp bạn truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chính xác, từ việc báo cáo số liệu tài chính đến việc làm việc với các đồng nghiệp để giải quyết các vấn đề kế toán phức tạp. Đồng thời, việc có khả năng thuyết phục và trình bày ý kiến một cách logic và chuyên nghiệp cũng rất quan trọng trong vai trò của bạn.
5. Sự khác nhau giữa kế toán nội bộ và kế toán thuế
Nhận biết sự khác biệt giữa kế toán thuế và kế toán nội bộ trong một tổ chức là điều quan trọng. Kế toán thuế chủ yếu tập trung vào các vấn đề liên quan đến thuế và liên kết chặt chẽ với cơ quan thuế. Trong khi đó, kế toán nội bộ chủ yếu quản lý và ghi chép các giao dịch nội bộ của doanh nghiệp. Dưới đây là chi tiết về sự khác nhau giữa kế toán nội bộ và kế toán thuế:
| Yếu Tố | Kế Toán Thuế | Kế Toán Nội Bộ |
| Chuyên môn | – Chuyên về các quy định và thủ tục thuế.
– Cập nhật các thay đổi trong luật thuế và quy định của nhà nước. |
– Chủ yếu tập trung vào quản lý và ghi chép các giao dịch nội bộ của doanh nghiệp. |
| Liên kết | – Liên kết chặt chẽ với cơ quan thuế.
– Đảm bảo tuân thủ các quy định và nộp đúng, đầy đủ các loại thuế theo quy định. |
– Tương tác với các bộ phận và nhân viên nội bộ để thu thập thông tin.
– Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán nội bộ. |
| Báo cáo | – Lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính cho cơ quan thuế bao gồm cả tờ khai thuế, báo cáo tài chính, báo cáo sử dụng hóa đơn. | – Lập báo cáo nội bộ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý để quản lý tài chính và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. |
| Trách nhiệm | – Đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ các quy định thuế và nộp đúng, đủ các loại thuế theo quy định của Nhà nước. | – Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu kế toán nội bộ, phản ánh đúng tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh. |
| Nhiệm vụ khác | – Xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến thuế, như kiểm tra và phản hồi yêu cầu của cơ quan thuế. | – Xử lý các giao dịch nội bộ của doanh nghiệp, bao gồm cả việc hạch toán, phân tích và báo cáo kết quả kinh doanh. |
6. FAST – Top phần mềm hỗ trợ kế toán nội bộ tốt nhất hiện nay
Sử dụng phần mềm kế toán sẽ mang lại nhiều lợi ích cho kế toán, trong đó có kế toán nội bộ. Phần mềm sẽ giúp tự động hóa các tác vụ thủ công, giảm thiểu sai sót, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp và tối ưu hiệu quả công việc cho bộ phận kế toán.
Công ty Phần mềm FAST được đánh giá là nhà cung cấp hàng đầu Việt Nam về phần mềm kế toán. Các dòng sản phẩm phần mềm kế toán luôn được khách hàng đánh giá cao về chất lượng cũng như chi phí.
- Fast Accounting – Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Fast Accounting Online – Phần mềm kế toán trên nền điện toán đám mây.
- Fast Accounting Online for Bookkeepers – Phần mềm dành cho người làm dịch vụ kế toán.
- Fast Accounting for Public Sector – Phần mềm kế toán dành cho đơn vị HCSN.
Các phần mềm kế toán của FAST không chỉ hỗ trợ hiệu quả các công việc của kế toán nội bộ mà còn giúp tối ưu toàn bộ hoạt động kế toán – tài chính cho doanh nghiệp.
Bài viết trên đây chúng tôi vừa giải thích giúp bạn hiểu rõ hơn về kế toán nội bộ và công việc tại vị trí này. Bên cạnh đó, chúng tôi còn cung cấp phần mềm kế toán nội bộ phù hợp cho từng doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào cần hỗ trợ về phần mềm kế toán, bạn có thể liên hệ FAST để được hỗ trợ nhanh chóng.