Nên hay không nên chỉnh sửa phần mềm theo yêu cầu đặc thù?

Có thể liệt kê các yêu cầu chỉnh sửa thường gặp dưới đây:

1. Chỉnh sửa các mẫu chứng từ in từ chương trình. Ví dụ,
   • Chỉnh sửa để in hóa đơn trên mẫu hóa đơn in sẵn,
   • Chỉnh sửa để in chứng từ ngân hàng theo mẫu của từng ngân hàng
   • Chỉnh sửa tên gọi các chức danh trên các mẫu in chứng từ…
2. Thay đổi độ rộng, thường là mở rộng, của một số trường thông tin.
3. Thêm một số trường thông tin hoặc thay đổi quy tắc tính toán, xử lý khi nhập số liệu, chứng từ ban đầu.
4. Thay đổi quy trình thực hiện công việc trong chương trình cho phù hợp với quy trình hiện có trong doanh nghiệp.
5. Thay đổi các tính toán, xử lý số liệu cuối kỳ như cách tính giá thành sản phẩm, tính toán chiết khấu, hoa hồng cho khách hàng, đại lý…
6. Chỉnh sửa lại một số báo cáo như sắp xếp cách trình trên báo cáo
7. Làm thêm một số báo cáo đặc thù phục vụ yêu cầu quản lý riêng của doanh nghiệp
8. v.v…

Tùy theo khả năng của từng phần mềm mà các yêu cầu nêu trên có thể được giải quyết như sau:

1. Khai báo lại các tham số để có thể thay đổi tên gọi, ẩn/hiện các thông tin theo yêu cầu
2. Khai báo lại các tham số tùy chọn để thay đổi cách tính toán, xử lý số liệu
3. Khai báo để thiết lập quy trình xử lý số liệu theo yêu cầu
4. Chương trình cho phép người sử dụng chỉnh sửa, thêm bớt các mẫu chứng từ, báo cáo dựa vào các mẫu hiện có trong chương trình
5. Xuất số liệu ra excel và xử lý tiếp bên ngoài chương trình để đạt được yêu cầu mong muốn.
6. Yêu cầu nhà cung cấp phần mềm lập trình hoặc can thiệp vào cơ sở dữ liệu để chỉnh sửa theo yêu cầu.

Nếu để đáp ứng các yêu cầu mà chỉ cần khai báo lại các tham số, khai báo thiết lập lại quy trình hoặc những can thiệp do tự người sử dụng có thể thực hiện được thì mọi việc đều đơn gian, tốt đẹp.

Trong trường hợp cần có sự can thiệp của nhà cung cấp, cần phải chỉnh sửa hoặc làm thêm mới chương trình, thì cần lưu ý, cân nhắc đến một số các điểm sau:

• Thời gian và chi phí liên quan đến chỉnh sửa. Chi phí chỉnh sửa thường là khá cao so với giá của sản phẩm có sẵn.
• Khả năng nâng cấp chương trình đã chỉnh sửa mỗi khi nhà cung cấp có bản nâng cấp cho chương trình chưa chỉnh sửa. Thông thường việc nâng cấp đối với chương trình đã có chỉnh sửa là rất khó khăn hoặc không thể thực hiện được.

>> ĐỪNG BỎ LỠ: TOP các phần mềm ERP hiện nay được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Dưới đây là một vài kinh nghiệm liên quan đến vấn đề yêu cầu chỉnh sửa chương trình phần mềm để đáp ứng các đặc thù riêng của doanh nghiệp:

• Người sử dụng có thể học cách tự chỉnh sửa những yêu cầu nhỏ mà chương trình cho phép, như thay đổi nhỏ trên báo cáo, lập thêm báo cáo mới dựa vào báo cáo hiện có… Có thể tự học qua tài liệu hướng dẫn sử dụng hoặc yêu cầu nhà cung cấp đào tạo.
• Đối với các báo cáo đặc thù nhưng ít sử dụng đến và có thể lập được dựa trên số liệu xuất ra excel từ chương trình hoặc nhặt số liệu từ một vài báo cáo khác thì có thể không cần thiết yêu cầu phải chỉnh sửa, làm thêm.
• Chỉ nên yêu cầu chỉnh sửa chương trình liên quan đến các công việc thực hiện thường xuyên hàng ngày như nhập liệu chứng từ đầu vào. Đối với các nghiệp vụ ít phát sinh thì có thể chấp nhận “đi đường vòng” hoặc thực hiện không được thuận tiện thay vì yêu cầu làm một màn hình nhập liệu riêng cho các nghiệp vụ này.
• Đối với các doanh nghiệp nhỏ thì không nên yêu cầu cần đến lập trình chỉnh sửa chương trình. Chấp nhận thực hiện các công việc này bên ngoài chương trình.
• Đối với trường hợp phải sửa đổi chương trình cho phù hợp với quy trình thực hiện công việc hiện tại thì có thể nên xem xét đến phương án là thay đổi quy trình thực hiện công việc hiện tại để giảm thiểu tối đa hoặc không cần phải sửa đổi chương trình.
• Đặc biệt đối với các phần mềm, giải pháp lớn thì rất không nên yêu cầu cần đến lập trình chỉnh sửa chương trình.