Sau khi bỏ thuế khoán, hộ kinh doanh buộc phải kê khai theo doanh thu thực tế và sử dụng hóa đơn điện tử cho toàn bộ hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ. Việc chuyển đổi từ ghi chép thủ công sang phần mềm khiến nhiều hộ lúng túng, dẫn đến lập sai, lập thiếu hoặc lập không đúng thời điểm hóa đơn. Theo quy định mới, các lỗi này có thể bị xử phạt lên tới hàng chục triệu đồng. Cùng FAST tìm hiểu chi tiết ngayi!
Hộ kinh doanh lúng túng khi chuyển sang hóa đơn điện tử
Chính sách bỏ thuế khoán đánh dấu bước thay đổi lớn trong quản lý thuế đối với hộ kinh doanh. Hơn 3 triệu hộ trên cả nước phải chuyển từ phương thức nộp thuế khoán sang kê khai theo doanh thu thực tế và bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
Thực tế triển khai cho thấy, nhiều nhóm ngành như bán lẻ, F&B, thời trang, mỹ phẩm, kinh doanh online… phát sinh sai sót ngay trong tháng đầu áp dụng. Các hộ vốn quen giao dịch nhỏ lẻ, không cần hóa đơn, nay phải lập hóa đơn ngay khi thu tiền hoặc hoàn thành dịch vụ. Việc thay đổi thói quen, đặc biệt trong giờ cao điểm hoặc khi xử lý nhiều đơn hàng online cùng lúc, khiến tình trạng chậm chạp, lập thiếu hoặc sai thời điểm diễn ra khá phổ biến.
Khung phạt mới siết chặt vi phạm hóa đơn điện tử
Ngày 2-12-2025, Chính phủ ban hành Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 125/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ 16-1-2026. Điểm mới đáng chú ý là mức xử phạt được chia theo số lượng hóa đơn vi phạm, thay vì áp dụng một khung chung như trước.
Mức phạt đối với hành vi không lập hóa đơn điện tử
- Không lập 1 hóa đơn: phạt 1 – 2 triệu đồng.
- Không lập từ 2 đến dưới 10 hóa đơn: phạt 2 – 10 triệu đồng.
- Không lập từ 10 đến dưới 20 hóa đơn: phạt 10 – 30 triệu đồng.
- Không lập từ 20 đến dưới 50 hóa đơn: phạt 30 – 50 triệu đồng.
- Không lập từ 50 hóa đơn trở lên: phạt 60 – 80 triệu đồng
So với quy định cũ (6 – 15 triệu đồng), mức phạt mới tăng mạnh, có thể lên tới 80 triệu đồng.
Mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm
- Sai thời điểm đối với 1 hóa đơn: phạt 500.000 – 1.500.000 đồng.
- Sai thời điểm từ 2 đến dưới 50 hóa đơn: phạt 5 – 15 triệu đồng.
- Sai thời điểm từ 50 đến dưới 100 hóa đơn: phạt 50 – 70 triệu đồng.
- Sai thời điểm từ 100 hóa đơn trở lên: phạt 70 – 100 triệu đồng.
Như vậy, chỉ cần vi phạm với số lượng lớn hóa đơn, hộ kinh doanh có thể đối mặt mức phạt rất cao.
Ngoài ra, Nghị định 310/2025/NĐ-CP còn bổ sung, làm rõ các hành vi như: cung cấp thông tin không chính xác, không lưu trữ đúng quy định, không cung cấp được hóa đơn khi cơ quan thuế yêu cầu, cũng như trách nhiệm của cá nhân, tổ chức được ủy quyền thực hiện nghĩa vụ thuế. Một số trường hợp bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh… được bổ sung để xem xét giảm nhẹ.
Các nhóm lỗi phổ biến của hộ kinh doanh khi lập hóa đơn điện tử
Từ thực tế triển khai, các lỗi hộ kinh doanh thường gặp tập trung vào một số nhóm chính:
- Không lập hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, nhất là với giao dịch nhỏ lẻ, bán hàng online, thu tiền nhanh.
- Lập hóa đơn sai thời điểm, như lập dồn cuối ngày, cuối tuần thay vì lập ngay khi phát sinh giao dịch.
- Lập thiếu hóa đơn, bỏ sót giao dịch trong giờ cao điểm hoặc khi xử lý nhiều đơn cùng lúc.
- Sai sót thông tin trên hóa đơn, do thao tác thủ công, nhập liệu nhầm hoặc chưa quen phần mềm.
- Quản lý và lưu trữ dữ liệu chưa đúng cách, dẫn đến khó truy xuất khi cần đối chiếu hoặc giải trình.
Hộ kinh doanh cần làm gì để giảm rủi ro vi phạm?
Phần lớn hộ kinh doanh không có nhân viên kế toán chuyên trách, chủ hộ phải tự thao tác để lập hóa đơn điện tử. Để hạn chế sai sót, có thể chuẩn hóa quy trình theo các hướng sau:
- Lập hóa đơn ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch, tránh dồn cuối ngày gây thiếu sót hoặc sai thời điểm.
- Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử dễ sử dụng, có hướng dẫn rõ ràng, phù hợp với người không chuyên kế toán như Fast e-Invoice.
- Sao lưu dữ liệu định kỳ, bảo đảm an toàn thông tin và thuận tiện khi tra cứu.
- Tách bạch tài khoản ngân hàng cá nhân và kinh doanh, giúp kiểm soát dòng tiền và đối chiếu hóa đơn chính xác hơn.
- Thiết lập quy trình bán hàng đồng nhất, đặc biệt với kinh doanh online: chốt đơn, nhận tiền, lập hóa đơn, giao hàng.
Nhằm hỗ trợ hộ kinh doanh chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và quản lý số liệu theo quy định mới, FAST triển khai chương trình tặng trọn bộ phần mềm miễn phí dành cho hộ kinh doanh đến hết 31-12-2026 gồm:
- Tặng 1 năm phần mềm kế toán/bán hàng.
- Tặng 1 năm chữ ký số HSM.
- Tặng 500 hóa đơn điện tử.
Bộ giải pháp giúp hộ kinh doanh lập hóa đơn điện tử, quản lý bán hàng, theo dõi doanh thu và lưu trữ dữ liệu tập trung trên nền tảng số, giao diện đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp cả với người không chuyên kế toán. Liên hệ tư vấn ngay!
>>> Xem chi tiết: FAST tặng trọn bộ phần mềm giúp hộ kinh doanh kê khai thuế hiệu quả