Giải pháp ERP Fast Business Online đáp ứng linh hoạt yêu cầu duyệt nhiều cấp cho doanh nghiệp

1. Nhu cầu duyệt nhiều cấp trong doanh nghiệp

Trong một doanh nghiệp/tổ chức, đa số các yêu cầu công việc đều đòi hỏi phải có sự phê duyệt trước khi thực hiện. Ví dụ như: Duyệt nghỉ phép, duyệt đơn hàng, duyệt chi tiền… Phê duyệt yêu cầu là một quy trình cơ bản phổ biến và cần thiết của tất cả doanh nghiệp từ quy mô nhỏ cho đến lớn. Nhưng bản chất của các phê duyệt không phải lúc nào cũng đơn giản và tuyến tính. Đối với các yêu cầu có tác động tài chính/chức năng quản trị lớn hơn cần được giám sát một cách chặt chẽ nên thường có nhiều cấp phê duyệt hơn, từ trưởng phòng, kế toán trưởng, giám đốc cho đến Tổng giám đốc… mỗi cấp có thẩm quyền phê duyệt ngày càng tăng tùy thuộc vào mức độ quan trọng của yêu cầu.

a. Quy trình phê duyệt cơ bản

Đối với quy trình duyệt cơ bản, chỉ cần xác định 2 vai trò chính là “người yêu cầu” và “người xét duyệt” để đưa đến hành động cuối cùng là “thực hiện” hoặc “hủy” yêu cầu. Tuy nhiên, trong thực tế, các doanh nghiệp cần phải xem xét các yêu cầu này một cách chi tiết và kỹ lưỡng hơn với sự tham gia của nhiều người xét duyệt cho cùng 1 yêu cầu, vì vậy cần xây dựng một quy trình phê duyệt nhiều cấp.

b. Quy trình phê duyệt nhiều cấp

c. Các trường hợp duyệt nhiều cấp trong doanh nghiệp

Một số yêu cầu cần duyệt nhiều cấp phổ biến nhất trong các doanh nghiệp:

1. Duyệt chi tiền.
2. Duyệt nhu cầu mua vật tư, hàng hóa.
3. Duyệt đơn hàng mua.
4. Duyệt đơn hàng bán.
5. Duyệt yêu cầu lĩnh vật tư.
6. Duyệt yêu cầu tuyển dụng.
7. Duyệt yêu cầu đào tạo.
8. Duyệt yêu cầu cấp phát công cụ, dụng cụ.
9. Duyệt yêu cầu nghỉ, vắng mặt.
10. …

2. Giải pháp ERP Fast Business Online đáp ứng linh hoạt yêu cầu duyệt nhiều cấp 

Ứng dụng một giải pháp ERP vào việc xử lý quy trình duyệt nhiều cấp sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định nhanh hơn, hiệu quả hơn và giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình duyệt nhiều cấp trên cùng một hệ thống. 

Trong thực tế, các doanh nghiệp không chỉ có một hay nhiều mà là ma trận các “quy tắc” khi thực hiện duyệt nhiều cấp, đòi hỏi các phần mềm ERP phải xây dựng được luồng quy trình một cách chặt chẽ và hơn hết là sự linh hoạt để “ứng biến” trong từng tình huống.

Đã triển khai thành công cho hơn 2.200 doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, hơn 200 ngành nghề, giải pháp ERP Fast Business Online của FAST không chỉ đơn giản là đáp ứng mà còn có khả năng đáp ứng một cách linh hoạt quy trình duyệt nhiều cấp theo bài toán thực tế của từng doanh nghiệp.

a. Quy trình duyệt nhiều cấp cơ bản trên Fast Business Online

Quy trình xử lý duyệt nhiều cấp trên Fast Business Online được thực hiện qua 5 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Lập nội dung yêu cầu, đề xuất cần duyệt.

Bước 2: Gửi thông báo đến người duyệt cấp 1.

Bước 3: Người duyệt cấp 1 phê duyệt yêu cầu.

• Nếu đồng ý thì chuyển sang người duyệt cấp 2.
• Nếu không đồng ý thì chuyển về bước 1 (yêu cầu chỉnh sửa nội dung) hoặc đóng yêu cầu hoặc vẫn chuyển cấp sau xem xét.

Bước 4: Gửi thông báo đến người duyệt cấp 2.

Bước 5: Người duyệt cấp 2 phê duyệt yêu cầu.

• Nếu đồng ý thì chuyển sang người duyệt cấp n.
• Nếu không đồng ý thì chuyển về bước 1 (yêu cầu chỉnh sửa nội dung) hoặc đóng yêu cầu hoặc vẫn chuyển cấp sau xem xét.

b. Một số nghiệp vụ duyệt nhiều cấp đặc thù trên Fast Business Online

1. Duyệt song song (nhiều người duyệt trong cùng 1 cấp duyệt)

Tại cùng 1 cấp duyệt cho phép có từ 2 người duyệt trở lên và không phân biệt trình tự duyệt trước/duyệt sau của từng người duyệt có trong cấp. Trong trường hợp, có phát sinh Hủy tại cấp cho phép duyệt song song thì sẽ quay về bước 1 (yêu cầu chỉnh sửa) hoặc tiếp tục gửi cấp tiếp sau xem xét.

Ví dụ, Quy trình duyệt đơn hàng mua mua song song:

• Duyệt cấp 1: Phải được TP mua hàng và KTT duyệt (TP có thể duyệt trước hoặc duyệt sau KTT). 
• Duyệt cấp 2 (duyệt cuối): Sau khi cả TP mua hàng và KTT duyệt thì yêu cầu duyệt đơn hàng mua được chuyển cho Giám đốc duyệt (duyệt cuối). Trường hợp TP mua hàng/KTT Hủy thì chuyển về bước 1 để chỉnh sửa, hoặc có thể gửi lên Giám đốc để xem xét.

2. Duyệt tuần tự (một người tham gia nhiều bước duyệt)

Cho phép 1 user (người duyệt) được tham gia nhiều bước duyệt trên quy trình, áp dụng cho các trường hợp cần duyệt thay hoặc trường hợp cấp trước Hủy nhưng vẫn chuyển cấp tiếp theo xem xét và duyệt cuối.

Ví dụ, quy trình duyệt chi tiền: Các đề nghị chi tiền <=100 triệu đồng chỉ cần KTT duyệt, các đề nghị chi tiền >100 triệu đồng sẽ do KTT duyệt sau đó chuyển GĐ duyệt cuối.

Trong trường hợp muốn GĐ có quyền duyệt các đề nghị chi tiền <=100 triệu đồng thay cho KTT khi cần thiết, có thể khai báo quyền duyệt chi tiền ở tất cả các cấp cho GĐ.

c. Các tính năng duyệt nhiều cấp trên Fast Business Online

Fast Business Online cho thấy khả năng linh hoạt trong việc xử lý các quy trình duyệt nhiều cấp trong một doanh nghiệp với các tính năng:

• Thiết lập luồng duyệt nhiều cấp (n cấp) cho hầu hết các yêu cầu duyệt ngay trên hệ thống.
• Cho phép chọn nhiều tiêu chí duyệt khác nhau trong cùng một nội dung duyệt. Vd: Phân quyền duyệt theo đơn vị/bộ phận yêu cầu, mức độ ưu tiên, giá trị, số lượng, nhóm khách hàng/nhà cung cấp, tài khoản…

• Hiển thị chi tiết các trạng thái duyệt: Chờ duyệt, cấp 1 duyệt, cấp 1 từ chối, cấp 2 duyệt, cấp 2 từ chối… hoặc yêu cầu chỉnh sửa, hủy/đóng yêu cầu.
• Gửi thông tin (trạng thái duyệt, lý do hủy…) theo từng giai đoạn duyệt cho người duyệt trước, người tạo yêu cầu, người kiểm soát…
• Phân quyền duyệt song song: Cho phép khai báo nhiều người có cùng thẩm quyền duyệt cho 1 yêu cầu tại 1 cấp duyệt nào đó.
• Trạng thái cho phép duyệt lại: Cho phép chỉnh sửa lại yêu cầu gốc trong trường hợp từ chối tại 1 bước duyệt nào đó (thay vì phải đóng và tạo lại yêu cầu mới).
• Phân quyền xử lý duyệt vượt cấp cho người duyệt đủ thẩm quyền.
• Cho phép ủy quyền phê duyệt nếu người phê duyệt không trực tiếp tiến hành.
• Giới hạn quyền phê duyệt theo ngày hiệu lực từ/đến.
• Các tiện ích:
  • Nhập dữ liệu trạng thái duyệt, quyền duyệt từ bảng tính Excel.
  • Hỗ trợ duyệt và nhận thông báo duyệt qua chức năng chương trình, thông báo (Notify), Email, SMS, Mobile app.
  • Cho phép gửi kèm nội dung lý do hủy, yêu cầu cần chỉnh sửa khi duyệt.

Duyệt qua email

Ngoài ra, Fast Business Online cũng sẵn sàng phát triển thêm các tính năng để đáp ứng được các yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp trong duyệt nhiều cấp:

• Phân quyền cho từng cấp duyệt có thể chỉnh sửa trực tiếp trên nội dung yêu cầu.
• Xây dựng các báo cáo đặc thù: Báo cáo thời gian duyệt, báo cáo các yêu cầu đã duyệt…
• Ký số ngay trên form yêu cầu hoặc file yêu cầu (hợp đồng, nội quy lao động, kỷ luật…).
• …

d. Duyệt đơn hàng mua nhiều cấp trên Fast Business Online

Quy trình mua hàng là một trong những quy trình luôn được các doanh nghiệp quản lý chặt chẽ, vì vậy các yêu cầu duyệt đơn hàng thường được xử lý từ 2 cấp duyệt trở lên và phụ thuộc vào giá trị của đơn hàng (Tiền).

Đối với yêu cầu duyệt đơn hàng trên Fast Business Online, người dùng có thể khai báo các tiêu chí duyệt theo Đơn vị, Tiền, Nhóm nhà cung cấp.

Đầu tiên, cần thiết lập các nguyên tắc duyệt:

• Nguyên tắc 1: Áp dụng cho Đơn vị – Bộ phận – Đơn hàng mua từ 0-xx triệu – Chỉ Kế toán trưởng (KTT) duyệt.
• Nguyên tắc 2: Áp dụng cho Đơn vị – Bộ phận – Đơn hàng mua > xx triệu – Do Kế toán trưởng duyệt (cấp 1) => Giám đốc (GĐ) duyệt (cấp 2).

Ví dụ, ta có thể tiến hành khai báo theo mô hình sau:

Khai báo Trạng thái duyệt:

• Nhân viên A tạo đơn hàng mua (trạng thái chờ duyệt).
• KTT duyệt (trạng thái KTT đã duyệt).
• KTT hủy (trạng thái KTT đã hủy).
• GĐ duyệt (trạng thái đã duyệt cuối).
• GĐ hủy (trạng thái hủy/đóng yêu cầu).

Khai báo kiểu duyệt: Xác định theo Đơn vị và Tiền

• K01 – Duyệt đơn hàng mua từ 0-100 triệu đồng – Đơn vị CTY1.
• K02 – Duyệt đơn hàng mua >100 triệu đồng – Đơn vị CTY1.

Khai báo quyền duyệt:

• QD1 – Quyền duyệt KTT/Đơn hàng mua: Đối với các yêu cầu có Kiểu duyệt K01 thì sau khi KTT duyệt sẽ chuyển sang trạng thái Đã duyệt (Duyệt cuối). Đối với các yêu cầu có Kiểu duyệt K02 thì sau khi KTT duyệt sẽ chuyển sang trạng thái “KTT đã duyệt”, sau đó hệ thống sẽ tự động chuyển sang Giám đốc duyệt (duyệt cuối).
• QD2 – Quyền duyệt GĐ/Đơn hàng mua: Duyệt các đơn hàng mua có Kiểu duyệt K02. Sau khi KTT duyệt sẽ chuyển sang trạng thái “KTT đã duyệt”, sau đó hệ thống sẽ tự động chuyển sang Giám đốc duyệt (duyệt cuối).

Khai báo người duyệt:

• Nguyễn Văn A: Mã quyền QD1 – Quyền duyệt KTT/Đơn hàng mua.
• Nguyễn Văn B: Mã quyền QD2 – Quyền duyệt GĐ/Đơn hàng mua.

Khai báo trạng thái duyệt lại

Khi người duyệt ở các cấp thực hiện “Hủy”, để người lập chứng từ có thể chỉnh sửa lại yêu cầu mà không cần phải Đóng và tạo lại yêu cầu mới thì thực hiện Khai báo trạng thái duyệt lại:

• Trạng thái: Lập chứng từ.
• Người sử dụng: Nguyễn Văn A (Nguyễn Văn B).

Khi Nguyễn Văn A (Mã quyền QD1) hoặc Nguyễn Văn B (mã quyền QD2) thực hiện Hủy yêu cầu Đơn hàng mua, nhân viên A (người lập yêu cầu đơn hàng mua) sẽ nhận được thông báo Hủy kèm theo lý do hủy và thực hiện chỉnh sửa ngay trên chứng từ đã tạo mà không cần lập yêu cầu mới, sau đó gửi lại yêu cầu để tiếp tục chu trình duyệt như ban đầu.

Sau khi đơn hàng mua được tạo, hệ thống sẽ tự động xử lý theo quy trình duyệt nhiều cấp đã thiết lập. Người duyệt sẽ nhận được thông báo duyệt ngay trên chương trình hoặc qua email, tin nhắn, mobile app và tiến hành duyệt.

3. Hướng dẫn duyệt nhiều cấp trên Fast Business Online

Vui lòng xem hướng dẫn chi tiết về quy trình duyệt nhiều cấp trên phần mềm ERP Fast Business Online tại đây <link>.

Chức năng duyệt nhiều cấp trên Fast Business Online giúp doanh nghiệp tạo ra 1 quy trình làm việc “số hóa”, không cần giấy tờ và thống nhất trên cùng 1 hệ thống. Không cần phải mất thời gian để trình ký, theo dõi từng người phê duyệt. Quá trình duyệt nhiều cấp có thể thực hiện nhanh chóng trên hệ thống giúp tiết kiệm thời gian, công sức trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.