Trong quá trình hoạt động và quản lý, mỗi doanh nghiệp đều phải xử lý nhiều loại chi phí khác nhau. Trong bài viết này, FAST sẽ giải thích chi tiết về chi phí là gì và phân loại các loại chi phí trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, giúp bạn nắm bắt và tối ưu hóa việc quản lý tài chính cho doanh nghiệp của mình.
1. Chi phí là gì?
Chi phí là số tiền hoặc tài nguyên mà một cá nhân hoặc tổ chức phải bỏ ra để đạt được một mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như mua sắm hàng hóa, dịch vụ hoặc thực hiện một hoạt động nào đó. Chi phí có thể bao gồm nhiều loại khác nhau như chi phí sản xuất, chi phí vận hành, chi phí quản lý, chi phí marketing, chi phí lao động và chi phí tài chính.
Các Chuẩn mực Kế toán Quốc tế định nghĩa chi phí doanh nghiệp là “sự giảm sút lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức giảm thiểu tài sản hoặc sự gia tăng nợ phải trả”.
Để được coi là một khoản chi phí doanh nghiệp và phản ánh trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phải thỏa mãn các điều kiện sau:
- Sự giảm bớt lợi ích kinh tế trong tương lai có liên quan đến giảm giá trị tài sản hoặc tăng nợ phải trả.
- Mức giảm đó phải được xác định một cách đáng tin cậy và có chứng từ hợp lệ. Các chứng từ này có thể bao gồm hóa đơn, biên lai, hợp đồng và các tài liệu khác chứng minh chi phí đã phát sinh.
- Khoản chi phí phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp với thu nhập, nghĩa là chi phí này phải liên quan trực tiếp đến việc tạo ra thu nhập của doanh nghiệp trong kỳ kế toán.
2. Các loại chi phí trong doanh nghiệp
Để giúp bạn hiểu rõ hơn khi tìm hiểu chi phí là gì, FAST sẽ phân loại chi phí doanh nghiệp theo những cách sau:
2.1. Phân loại chi phí sản xuất theo tính chất kinh tế (yếu tố chi phí)
Theo quy định hiện tại tại Việt Nam, chi phí được chia thành 7 yếu tố chính:
- Nguyên liệu, vật liệu: Bao gồm giá trị của nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Nhiên liệu, vật liệu động lực: Bao gồm số lượng nhiên liệu và vật liệu động lực sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Tiền lương và phụ cấp: Phản ánh tổng số tiền lương và phụ cấp phải trả cho người lao động.
- BHXH, BHYT, KPCĐ: Bao gồm các khoản đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và khoản phúc lợi công đoàn, tính theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương và phụ cấp lương.
- Khấu hao TSCĐ: Phản ánh tổng số khấu hao tài sản cố định phải trích trong kỳ, áp dụng cho tất cả Tài sản cố định sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm chi phí dịch vụ mua ngoài được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Chi phí khác bằng tiền: Phản ánh tổng chi phí khác bằng tiền chưa được phản ánh vào các yếu tố trước, sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.
2.2. Phân loại chi phí sản xuất theo công dụng kinh tế chi phí (khoản mục chi phí)
Để thuận tiện trong quá trình tính toán giá thành sản phẩm, chi phí được phân theo 5 khoản mục chi phí chính:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm toàn bộ chi phí nguyên vật liệu được sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, lao vụ và dịch vụ.
- Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương và các khoản phụ cấp trực tiếp cho công nhân sản xuất, cũng như các khoản trích trực tiếp theo tiền lương như kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, v.v.
- Chi phí sản xuất chung: Bao gồm các chi phí liên quan đến phục vụ và quản lý sản xuất trong phạm vi các phân xưởng đội sản xuất. Cụ thể:
- Chi phí tiền lương, các khoản phải trả, các khoản trích theo lương của nhân viên phân xưởng và đội sản xuất.
- Chi phí vật liệu dùng chung cho phân xưởng sản xuất với mục đích là phục vụ quản lý sản xuất.
- Chi phí công cụ, dụng cụ ở phân xưởng để phục vụ sản xuất và quản lý sản xuất.
- Toàn bộ chi phí khấu hao của tài sản cố định sử dụng trong phân xưởng sản xuất.
- Các chi phí dịch vụ mua ngoài được sử dụng trong quá trình phục vụ và quản lý sản xuất.
- Chi phí khác bằng tiền sử dụng cho phục vụ và quản lý sản xuất trong phân xưởng.
- Chi phí bán hàng: Chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, bao gồm quảng cáo, giao hàng, giao dịch, hoa hồng bán hàng, nhân viên bán hàng và các chi phí khác liên quan đến bảo quản và tiêu thụ sản phẩm.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Gồm các chi phí liên quan đến phục vụ và quản lý sản xuất kinh doanh có tính chất chung của toàn doanh nghiệp như chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, khấu hao TSCĐ dùng chung, các loại thuế và phí, chi phí tiếp khách và hội nghị.
2.3. Phân loại chi phí sản xuất theo công dụng chi phí
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm cả chi phí nguyên vật liệu chính và phụ trực tiếp sử dụng để chế tạo sản phẩm.
- Chi phí nhân công trực tiếp: Gồm toàn bộ chi phí liên quan đến lao động trực tiếp trong sản xuất như tiền lương, các khoản trích lương và phụ cấp mang tính chất lương của công nhân tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất.
- Chi phí sản xuất chung: Bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý phục vụ sản xuất trong phạm vi phân xưởng hoặc tổ đội. Đây có thể bao gồm chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí nguyên vật liệu, chi phí công cụ và dụng cụ, chi phí khấu hao thiết bị và nhà xưởng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền liên quan đến quá trình sản xuất.
2.4. Phân loại theo nội dung của chi phí
- Chi phí nguyên vật liệu: Bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong kỳ kinh doanh, liên quan đến việc mua sắm nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.
- Chi phí nhân công: Bao gồm các khoản tiền lương, thưởng và khoản trích lương tính vào chi phí trong kỳ, phục vụ cho quá trình sản xuất.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là giá trị hao mòn của tài sản cố định được sử dụng trong kỳ sản xuất của doanh nghiệp.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí phát sinh do việc sử dụng các dịch vụ bên ngoài trong quá trình sản xuất.
- Chi phí bằng tiền: Bao gồm các khoản chi phí được thanh toán bằng tiền mặt trong quá trình kinh doanh.
2.5. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với sản lượng sản xuất
- Chi phí cố định: Là những chi phí mà tổng số không thay đổi khi có sự biến động về mức độ hoạt động của đơn vị.
- Chi phí biến đổi: Là những chi phí thay đổi tỷ lệ với mức độ hoạt động sản xuất của đơn vị.
2.6. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với lợi nhuận
- Chi phí thời kỳ: Là chi phí phát sinh trong kỳ kinh doanh, ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Bao gồm cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí sản phẩm: Là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tạo ra giá trị của vật tư, tài sản hoặc thành phẩm. Được coi là một loại tài sản lưu động của doanh nghiệp và chỉ trở thành chi phí khi sản phẩm được tiêu thụ.
2.7. Phân loại chi phí theo đối tượng tập hợp chi phí và phương pháp tập hợp chi phí
- Chi phí trực tiếp: Là những khoản chi phí phát sinh và được tập hợp trực tiếp cho một đối tượng cụ thể.
- Chi phí gián tiếp: Là loại chi phí liên quan đến nhiều đối tượng, do đó cần phải tập hợp sau đó tiến hành phân bổ theo những tiêu chí thích hợp.
3. Tầm quan trọng của việc quản lý chi phí trong doanh nghiệp
Vậy trong doanh nghiệp vai trò của quản lý chi phí là gì? Quản lý chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa lợi nhuận và bảo vệ sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Bằng cách kiểm soát và giảm thiểu chi phí không cần thiết, doanh nghiệp có thể tăng cường khả năng sinh lời và giảm rủi ro nợ. Cụ thể:
Tối ưu hóa lợi nhuận
- Giảm chi phí: Quản lý chi phí hiệu quả giúp giảm bớt các chi phí không cần thiết, tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Tăng hiệu quả hoạt động: Quản lý tốt chi phí giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, cải thiện năng suất và chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
Cạnh tranh trên thị trường
- Giá cả cạnh tranh: Khi doanh nghiệp kiểm soát chi phí tốt, họ có thể định giá sản phẩm/dịch vụ của mình cạnh tranh hơn mà vẫn đảm bảo lợi nhuận.
- Đầu tư vào cải tiến: Tiết kiệm chi phí có thể tái đầu tư vào nghiên cứu và phát triển, cải tiến sản phẩm/dịch vụ, nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Quản lý rủi ro tài chính
- Kiểm soát nợ: Quản lý chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát được các khoản nợ, đảm bảo khả năng thanh toán và giảm thiểu rủi ro tài chính.
- Dự phòng tài chính: Quản lý chi phí hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì dự phòng tài chính cho các tình huống khẩn cấp hoặc biến động thị trường.
Đảm bảo tính bền vững
- Sử dụng tài nguyên hiệu quả: Quản lý chi phí khuyến khích việc sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả và bền vững, giảm thiểu lãng phí và tác động tiêu cực đến môi trường.
- Đáp ứng các quy định pháp luật: Quản lý chi phí tốt giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật về tài chính và kế toán, tránh các rủi ro pháp lý.
Nâng cao quản trị doanh nghiệp
- Ra quyết định thông minh: Dữ liệu chi phí chính xác và kịp thời cung cấp thông tin quan trọng cho các nhà quản lý để đưa ra các quyết định chiến lược.
- Lập kế hoạch tài chính: Quản lý chi phí hiệu quả hỗ trợ việc lập kế hoạch tài chính chính xác, dự báo và điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp với thực tế.
Cải thiện quan hệ với đối tác
- Đảm bảo thanh toán đúng hạn: Quản lý chi phí hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì khả năng thanh toán đúng hạn, tạo uy tín và mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và các đối tác kinh doanh.
Thương lượng tốt hơn: Doanh nghiệp quản lý chi phí tốt có thể thương lượng điều khoản hợp đồng, giá cả và điều kiện tốt hơn với đối tác.
4. Những sai lầm thường gặp khi ghi nhận chi phí
4.1. Nhầm lẫn giữa chi phí và dòng tiền ra
Trong nhiều trường hợp, chủ doanh nghiệp gặp khó khăn khi phải phân biệt giữa hai khái niệm chi phí là gì và dòng tiền ra là gì. Một số người thường coi mọi thanh toán là chi phí, dẫn đến một sai lầm phổ biến là việc xem toàn bộ các khoản trả trước cho người bán là chi phí trong một kỳ, thay vì phân bổ chúng đúng cách theo phương pháp kế toán.
4.2. Nhầm lẫn liên quan đến ghi nhận chi phí khấu hao tài sản
Đây là một sai lầm rất thường gặp ở nhiều công ty mới thành lập khi chưa có bộ máy kế toán. Doanh nghiệp thường ghi nhận toàn bộ nguyên giá tài sản vào chi phí trong kỳ mua; hoặc coi giá trị tài sản là chi phí đầu tư ban đầu mà không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh các kỳ.
Các nhầm lẫn này khiến doanh nghiệp ghi nhận thiếu/thừa chi phí, dẫn đến đánh giá sai kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do tài sản cố định sẽ tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ nên doanh nghiệp phải tiến hành trích khấu hao tài sản vào chi phí từng kỳ.
4.3. Không ghi nhận đầy đủ các khoản chi phí trong doanh nghiệp
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có thể bỏ sót những khoản chi phí thực tế đã phát sinh và đáp ứng đầy đủ các điều kiện để ghi nhận chi phí. Một ví dụ điển hình là khi không tính lương của chủ doanh nghiệp vào chi phí quản lý. Thực tế này có thể dẫn đến sai lệch trong cấu trúc chi phí và đánh giá không chính xác về lợi nhuận của doanh nghiệp.
4.4. Nhầm lẫn giữa chi phí và giá trị hàng tồn kho mua vào
Một sai lầm phổ biến khác là không phân biệt giữa giá trị hàng tồn kho mua vào và chi phí. Ví dụ: Ghi nhận toàn bộ giá trị nguyên vật liệu nhập kho vào chi phí sản xuất trong một kỳ, trong khi thực tế chỉ khi nguyên vật liệu được sử dụng trong sản xuất thì mới trở thành chi phí.
4.5. Nhận được hóa đơn mới ghi nhận chi phí
Một số doanh nghiệp có thể hiểu nhầm rằng chỉ khi nhận được hóa đơn từ người bán thì mới có thể ghi nhận chi phí. Tuy nhiên, chi phí phải được ghi nhận khi đáp ứng ba điều kiện: làm giảm giá trị tài sản hoặc tăng nợ phải trả, được xác định một cách đáng tin cậy và tuân theo nguyên tắc phù hợp với thu nhập. Điều này là quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.
5. Cách kiểm soát chi phí hiệu quả trong doanh nghiệp
Cách kiểm soát chi phí hiệu quả trong doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu chi phí là gì và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý để đạt được những mục tiêu này. Việc xây dựng ngân sách cho từng bộ phận, dự án hoặc hoạt động giúp xác định rõ ràng các chi phí dự kiến và ưu tiên phân bổ nguồn lực một cách hợp lý.
- Sử dụng phần mềm kế toán hiện đại như Fast Accounting, Fast Accounting Online để theo dõi chi phí liên tục và thực hiện phân tích định kỳ để phát hiện và điều chỉnh bất hợp lý.
- Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ các chi phí biến đổi như nguyên vật liệu và lao động, đồng thời tối ưu hóa các chi phí cố định, bảo vệ các nguồn lực tài chính khỏi các khoản chi phí không cần thiết và đảm bảo sự tuân thủ các quy định tài chính.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc và đầu tư vào đào tạo nhân viên để nâng cao kỹ năng và hiệu suất làm việc.
- Thường xuyên so sánh giá và chất lượng dịch vụ từ các nhà cung cấp khác nhau và đàm phán các điều khoản hợp đồng để có được điều kiện tốt nhất.
- Lập ngân sách chi tiết, ghi chép chi phí một cách chính xác và thường xuyên, doanh nghiệp có thể thực hiện phân tích chi phí để xác định các yếu tố gây ra sự gia tăng chi phí hoặc lãng phí không cần thiết.
Việc kiểm soát chi phí chặt chẽ không chỉ giúp tối ưu hóa lợi nhuận mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Để hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình này, phần mềm kế toán Fast Accounting , Fast Accounting Online là một công cụ đắc lực, cung cấp đầy đủ nghiệp vụ kế toán và báo cáo theo đúng chế độ kế toán và thuế hiện hành. Liên hệ ngay để được hỗ trợ!
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast
Xem thêm các bài viết liên quan: