Các phương pháp quản trị kho hàng trong Logistics hiệu quả

Quản trị tồn kho trong Logistics đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hoá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các phương pháp quản trị tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và tăng lợi nhuận mà còn đảm bảo khả năng phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Trong bài viết này, hãy cùng FAST khám phá một loạt các chiến lược quản lý kho hàng đã được chứng minh là hiệu quả, từ việc áp dụng công nghệ hiện đại cho đến thực hành các phương pháp truyền thống được cải tiến. 

1. Quản trị tồn kho trong Logistics là gì?

Quản trị tồn kho trong Logistics là quá trình quản lý và kiểm soát hiệu quả hàng tồn kho từ giai đoạn nhập kho đến khi hàng hóa được xuất kho, đảm bảo hàng hóa có sẵn theo nhu cầu, cũng như tối ưu hóa chi phí và không gian lưu trữ. Nó bao gồm các hoạt động như lập kế hoạch mua hàng, lưu trữ, theo dõi và phân phối sản phẩm, nhằm mục đích duy trì một lượng hàng tồn kho cần thiết để phục vụ sản xuất và phân phối mà không gây ra tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt hàng.

Trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay, quản trị tồn kho đặc biệt quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành của chuỗi cung ứng. Quản lý tồn kho hiệu quả giúp giảm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất, cải thiện dịch vụ khách hàng và tăng khả năng đáp ứng nhanh chóng trước những thay đổi của thị trường. 

Xem thêm: Hướng dẫn quy trình nhập kho thành phẩm cho doanh nghiệp

2. Phân loại quản trị kho hàng trong Logistics

Hiện tại, quản trị tồn kho trong Logistics có thể được phân loại theo tính chất và đặc điểm của từng loại hàng hóa. Do đó, để đáp ứng nhu cầu quản lý kho hiệu quả, các doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp phù hợp với từng loại sản phẩm cụ thể. Dưới đây là ba phương pháp phân loại quản lý kho hàng Logistics phổ biến:

• Quản lý kho linh kiện: Đây là phương pháp quản lý dành cho các nguyên liệu đầu vào và sản phẩm bán thành phẩm. Các mặt hàng này là thành phần của quá trình sản xuất và cần được theo dõi chặt chẽ để đảm bảo sự liên tục và hiệu quả của quy trình sản xuất.
• Quản lý kho hàng sản phẩm: Phương pháp này áp dụng cho các sản phẩm đã hoàn thiện, sẵn sàng để đưa ra thị trường. Các sản phẩm này thường có giá trị cao và đòi hỏi sự quản lý nghiêm ngặt để tránh hư hỏng và thất thoát trong quá trình lưu trữ hoặc vận chuyển.
• Quản lý kho nguyên vật liệu đóng gói sẵn: Bao gồm việc quản lý các vật liệu như bao bì, thùng carton, nylon và pallet. Những mặt hàng này được sử dụng để đóng gói và bảo quản sản phẩm, đòi hỏi phải được quản lý cẩn thận để luôn sẵn sàng phục vụ cho quá trình đóng gói hàng hóa.

Mỗi phương pháp quản lý này tùy thuộc vào loại hàng hóa và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quá trình vận hành và giảm thiểu rủi ro trong kho hàng.

3. Tầm quan trọng của việc quản trị tồn kho trong Logistics

Quản lý tồn kho là một khía cạnh quan trọng trong ngành Logistics, có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động và thành công của doanh nghiệp. Việc quản trị kho hàng hiệu quả giúp đảm bảo rằng hàng hóa được cung cấp đúng lúc, đúng chỗ và trong điều kiện tốt nhất, đồng thời tối ưu hóa chi phí và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số vai trò quan trọng có thể kể đến của việc quản trị kho hàng trong Logistics:

• Đảm bảo sự liên tục của chuỗi cung ứng: Việc quản lý tồn kho hiệu quả giúp duy trì sự liên tục của chuỗi cung ứng bằng cách cân bằng giữa nguồn cung và nhu cầu. Điều này đảm bảo rằng sản phẩm luôn sẵn có để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không phải chịu đựng tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt hàng.
• Giảm chi phí: Việc giữ tồn kho quá nhiều hoặc quá ít đều có thể gây ra chi phí không cần thiết. Quản lý tồn kho hiệu quả giúp giảm thiểu chi phí lưu kho, chi phí quản lý, và thậm chí là chi phí vận chuyển, qua đó giúp tối ưu hóa lợi nhuận.

• Phát hiện và giảm thiểu rủi ro: Quản trị kho hàng hiệu quả cũng giúp phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trong quá trình lưu trữ và vận chuyển hàng hóa. Việc theo dõi chặt chẽ giúp phát hiện sớm các vấn đề như hư hỏng, lỗi sản phẩm, và thất thoát, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời.
• Tối ưu hóa không gian kho bãi: Quản lý kho bãi hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm chi phí thuê và bảo trì mà còn tối ưu hóa không gian sử dụng. Việc này đòi hỏi phải có kế hoạch xếp dỡ, bố trí khoa học và sử dụng công nghệ quản lý hiện đại.
• Nâng cao khả năng đáp ứng biến động của thị trường: Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, khả năng thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi nhu cầu của thị trường là yếu tố quan trọng để tồn tại và phát triển. Quản lý tồn kho linh hoạt giúp các doanh nghiệp nhanh chóng điều chỉnh nguồn cung cấp sản phẩm, đáp ứng kịp thời các yêu cầu thay đổi từ phía thị trường.

>> Xem thêm: Top các phần mềm quản lý kho miễn phí, tốt nhất 

4. Quy trình quản trị kho Logistics

Quy trình quản trị tồn kho trong Logistics là một hệ thống các hoạt động được thiết kế để quản lý, vận hành và kiểm soát các hoạt động nhập xuất hàng hóa trong một kho hàng. Quy trình này bao gồm nhiều công đoạn như nhập kho, lưu kho, đóng gói và xuất kho,… Cùng tìm hiểu chi tiết quy trình này trong phần dưới đây!

Bước 1: Nhập kho

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho là nhập hàng hóa vào kho. Người quản lý cần kiểm tra kỹ càng để đảm bảo nhận đúng sản phẩm, số lượng và thời gian giao hàng. Việc này cần được thực hiện một cách nghiêm túc để tránh những sai sót có thể ảnh hưởng đến các bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho.

Trong quá trình này, các sản phẩm cần được dán nhãn rõ ràng và đặt ở vị trí thuận tiện cho việc theo dõi. Thông tin cần ghi chú trên nhãn bao gồm số lượng sản phẩm trong mỗi thùng, kích thước và trọng lượng tối đa của thùng. 

Thông thường, những thông tin này được nhà cung cấp cung cấp sẵn trong tài liệu kèm theo. Các thông tin về sản phẩm và thời gian giao hàng được gửi trước đến doanh nghiệp nhận hàng giúp họ chủ động hơn trong việc sắp xếp nhân lực và thời gian để nhận hàng.

Khi hàng được giao, người bàn giao sẽ cung cấp một phiếu xuất hàng. Phiếu này bao gồm chi tiết về các loại sản phẩm, số lượng của từng loại, và thời gian xuất hàng. Phiếu này chỉ có giá trị khi đã được thủ kho bên nhà cung cấp xác nhận. Khi nhận hàng, người nhận cần kiểm tra niêm phong của thùng hàng, kiểm tra số lượng sản phẩm và tiến hành xếp dỡ hàng.

Bước 2: Lưu kho

Lưu kho là giai đoạn quan trọng để đảm bảo việc xuất nhập hàng hóa diễn ra thuận lợi trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Việc sắp xếp hàng hóa một cách khoa học và hợp lý sau khi đã nhập vào kho là yếu tố then chốt để đạt được điều này.

Khi xếp dỡ hàng hóa vào kho, điều quan trọng là phải phân loại hàng hóa theo từng loại sản phẩm. Mỗi loại sản phẩm nên được sắp xếp vào một ngăn kệ riêng biệt hoặc một kệ độc lập. Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ mà còn làm cho quá trình tìm kiếm và truy xuất hàng hóa trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Để việc lưu kho trở nên hiệu quả, thông thường các kho bãi sẽ dùng những phương pháp như:

• Lưu kho theo nguyên tắc FIFO (First-In-First-Out): Đây là phương pháp lưu kho phổ biến nhất, trong đó hàng hóa mới nhất được đặt ở phía sau và hàng hóa cũ nhất được đặt ở phía trước. Khi cần sử dụng hàng hóa, hàng hóa cũ nhất sẽ được sử dụng trước.
• Lưu kho theo nguyên tắc LIFO (Last-In-First-Out): Trái ngược với FIFO, phương pháp này cho phép hàng hóa mới nhất được sử dụng trước, trong khi hàng hóa cũ nhất được giữ lại. Phương pháp này thường được sử dụng trong một số ngành công nghiệp như thực phẩm đông lạnh.
• Lưu kho theo nguyên tắc phân loại: Hàng hóa được lưu trữ dựa trên các đặc điểm như loại, kích thước, hoặc giá trị. Các khu vực riêng biệt được dành cho các loại hàng hóa khác nhau để dễ dàng quản lý và truy cập.
• Lưu kho theo nguyên tắc Zoning: Kho được chia thành các khu vực hoặc vùng đặc biệt dành cho các loại hàng hóa cụ thể. Các vùng này có thể được gán cho các nhóm hàng hóa hoặc các đơn vị lưu trữ cụ thể.
• Lưu kho theo nguyên tắc ABC (Activity-Based Costing): Các mặt hàng được phân loại thành các nhóm dựa trên mức độ quan trọng và hoạt động kinh doanh. Các nhóm này sau đó được lưu trữ ở các vị trí lưu kho phù hợp với mức độ quan trọng của chúng.
• Lưu kho đa tầng: Sử dụng không gian dọc bằng cách xây dựng các tầng lưu trữ để tối ưu hóa diện tích sử dụng và tăng khả năng lưu trữ của kho.

Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa để xuất kho

Trước khi bước vào quy trình đóng gói, giai đoạn chuẩn bị hàng hóa là bước quan trọng đầu tiên trong quy trình xuất kho trong logistics. Để đảm bảo rằng hàng hóa được chuẩn bị một cách chính xác và kỹ lưỡng, các nhân viên đảm nhận nhiệm vụ này tiến hành các hoạt động kiểm tra và chuẩn bị hàng hóa một cách cẩn thận.

Đầu tiên, hàng hóa được kiểm tra kỹ lưỡng để xác định tính chất và trạng thái của chúng. Nhân viên sẽ kiểm tra số lượng hàng hóa và so sánh với thông tin trong đơn đặt hàng để đảm bảo tính chính xác. Họ cũng sẽ kiểm tra chất lượng của hàng hóa, đảm bảo rằng chúng không bị hỏng hoặc thiếu sót trước khi được giao cho khách hàng.

Tiếp theo, hàng hóa được phân loại và sắp xếp để chuẩn bị cho quy trình đóng gói. Các nhân viên sẽ xác định loại hàng hóa và yêu cầu đặc biệt của từng loại để chuẩn bị vật liệu đóng gói và quy trình đóng gói phù hợp.

Giai đoạn này cũng bao gồm việc chuẩn bị các vật liệu và công cụ cần thiết cho quy trình đóng gói, bao gồm hộp carton, băng dính, các loại bảo vệ và bao bì, cũng như máy móc và thiết bị đóng gói cần thiết.

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Bước thứ tư trong quy trình quản lý kho là đóng gói và xuất kho. Trong quá trình đóng gói, hàng hóa được đóng gói một cách cẩn thận và chắc chắn, sử dụng vật liệu đóng gói phù hợp như hộp carton, băng dính, bọc khí và các vật liệu bảo vệ khác để bảo vệ hàng hóa khỏi tổn thất hoặc hỏng hóc trong quá trình vận chuyển. Sau khi đóng gói, cần đảm bảo hai mục tiêu quan trọng: 

• Đảm bảo hàng hóa được bao bọc chắc chắn, sử dụng vật liệu đóng gói phù hợp để tránh bất kỳ tổn thất nào từ va đập hay các yếu tố bên ngoài. 
• Đồng thời, cách sắp xếp hàng hóa trong bao bì cần được tính toán kỹ lưỡng nhằm tối ưu hóa không gian và trọng lượng, giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển mà vẫn đảm bảo sự an toàn cho sản phẩm.

Khi hoàn tất quá trình đóng gói, sản phẩm sẽ được đánh số hoặc mã hóa và ghi lại trong hệ thống quản lý tồn kho. Sau đó, hàng hóa sẽ được xếp chồng hoặc sắp xếp trong các điểm xuất kho để chờ vận chuyển hoặc giao hàng. Đây là lúc hàng hóa được ghi nhận là đã xuất kho. Cùng với việc bàn giao, nhân viên kho cũng tiến hành cập nhật trạng thái của hàng hóa trong hệ thống, trừ tồn kho theo số lượng sản phẩm đã được gửi đi. Việc làm này giúp theo dõi lượng hàng đã xuất một cách chính xác và đảm bảo sự cập nhật liên tục về trạng thái tồn kho, hỗ trợ cho việc quản lý kho tổng thể được hiệu quả hơn.

Bước 5: Nhận hàng bị trả

Bước thứ năm trong quy trình quản lý kho (bước này chỉ xuất hiện khi gặp vấn để về hàng hóa hoặc quy trình xử lý), đó là hoàn hàng. Đây là giai đoạn xử lý các sản phẩm được trả lại từ khách hàng hoặc từ các đơn vị kinh doanh khác. Khi tiếp nhận hàng trả, nhân viên kho cần lưu ý thực hiện theo đúng chính sách trả hàng của công ty và rõ ràng nêu nguyên nhân hàng bị hoàn.

Hàng hóa trả lại khi nhập kho cần được phân loại cẩn thận theo mục đích sử dụng tiếp theo. Các mục đích có thể bao gồm sửa chữa để tái sử dụng, tái chế theo đúng quy định môi trường, tiêu hủy nếu không còn khả năng sử dụng, hoặc trả lại cho nhà sản xuất nếu sản phẩm có lỗi từ nguồn gốc.   Quy trình nhận đổi trả thường được thực hiện theo các bước:

• Tiếp nhận yêu cầu hoàn hàng: Nhận thông tin về yêu cầu hoàn hàng từ khách hàng thông qua các kênh liên lạc như điện thoại, email hoặc hệ thống quản lý đơn hàng.
• Xác nhận yêu cầu hoàn hàng: Xác nhận thông tin về yêu cầu hoàn hàng bao gồm số lượng hàng, lý do hoàn hàng và thông tin liên hệ của khách hàng.
• Xử lý yêu cầu hoàn hàng: Quyết định về việc xử lý yêu cầu hoàn hàng, bao gồm việc chấp nhận hoặc từ chối hoàn hàng dựa trên chính sách hoàn hàng của công ty và tình trạng của sản phẩm.
• Chuẩn bị hàng hóa trả lại: Chuẩn bị hàng hóa để trả lại, bao gồm việc đóng gói, gán nhãn và xác định các tài liệu cần thiết như biên bản hoàn hàng.
• Xử lý việc hoàn trả: Xử lý việc trả lại hàng hóa từ khách hàng, bao gồm việc tiếp nhận hàng hóa, kiểm tra tính chất và số lượng của hàng trả lại, và cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý tồn kho.
• Xử lý hoàn tiền hoặc đổi hàng: Tùy thuộc vào chính sách hoàn hàng của công ty, xử lý việc hoàn tiền hoặc đổi hàng cho khách hàng và cập nhật thông tin liên quan vào hệ thống.
• Phân tích và cải tiến: Phân tích các yêu cầu hoàn hàng để hiểu nguyên nhân gốc rễ của sự cố và thực hiện các biện pháp cải tiến để giảm thiểu sự cố tương lai.

Quá trình này đòi hỏi sự chính xác và hiệu quả để đảm bảo không chỉ việc quản lý hàng trả về mà còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín do chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu. Việc xử lý hàng hoàn đúng cách cũng là cách thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với khách hàng và môi trường, đồng thời duy trì sự tin tưởng và hài lòng của khách hàng đối với thương hiệu.

Bước 6: Kiểm hàng

Đây là công việc mà nhân viên kho cần thực hiện một cách thường xuyên để tránh sai sót, thiếu hụt hàng hóa do những sai lầm của các bước trên. Nếu kho luôn sắp xếp gọn gàng và có một quy trình kiểm kê khoa học thì việc kiểm đếm hàng hóa trở nên đơn giản hơn.

Việc kiểm hàng đã trở nên hiệu quả hơn rất nhiều nhờ vào sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý kho hàng hóa. Các công cụ này giúp tự động hóa việc theo dõi và kiểm đếm hàng hóa, làm giảm đáng kể khối lượng công việc cũng như giảm thiểu khả năng phát sinh lỗi do yếu tố con người. 

Sử dụng máy quét mã vạch là một ví dụ điển hình – chỉ với một thiết bị này, nhân viên kho có thể nhanh chóng kiểm tra và xác nhận số lượng và thông tin của hàng hóa mà không cần phải đếm thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác. Qua đó, doanh nghiệp có thể yên tâm rằng kho hàng luôn được cập nhật chính xác, giúp cải thiện hiệu quả quản lý tổng thể.

Bước 7: Thống kê, báo cáo

Những thống kê, báo cáo đóng vai trò thiết yếu, cung cấp cho ban quản lý cấp cao cái nhìn tổng quan và chính xác về quy trình vận hành kho hàng, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ trong các hoạt động của kho.

Các loại báo cáo kho hàng phổ biến bao gồm:

• Báo cáo tồn kho: Báo cáo về số lượng hàng tồn kho tại mỗi kho lưu trữ, bao gồm thông tin về số lượng, giá trị và xuất xứ của hàng hóa. Báo cáo này giúp quản lý hiểu rõ về tình trạng tồn kho và đưa ra các quyết định về tái lập tồn kho.
• Báo cáo xuất nhập tồn: Báo cáo về số lượng hàng nhập vào, xuất ra và tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo này giúp theo dõi luồng hàng hóa trong chuỗi cung ứng và đánh giá hiệu suất kho.
• Báo cáo hàng hỏng/hỏng hóc: Báo cáo về số lượng và tỷ lệ hàng hóa bị hỏng hoặc hỏng hóc trong quá trình vận chuyển hoặc lưu trữ. Báo cáo này giúp xác định nguyên nhân và áp dụng biện pháp phòng ngừa.
• Báo cáo hiệu suất kho: Báo cáo về các chỉ số hiệu suất của kho hàng như tỉ lệ sử dụng không gian, thời gian xử lý đơn hàng, và tỉ lệ chính xác của đơn đặt hàng. Báo cáo này giúp đánh giá hiệu suất và tìm kiếm cơ hội cải thiện.
• Báo cáo kiểm kê: Báo cáo về kết quả của quá trình kiểm kê tồn kho, bao gồm số lượng hàng hóa thực tế so với số liệu trong hệ thống và sự khác biệt giữa chúng. Báo cáo này giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tồn kho.
• Báo cáo về các chỉ số chi phí: Báo cáo về các chi phí liên quan đến hoạt động kho hàng như chi phí lưu trữ, chi phí vận chuyển và chi phí bảo trì. Báo cáo này giúp quản lý đánh giá hiệu quả chi phí và tìm kiếm cơ hội tiết kiệm.
• Báo cáo vượt/dưới định mức: Phân tích sự chênh lệch giữa lượng hàng tồn kho thực tế so với mức tồn kho tối ưu đã định trước, giúp xác định các điểm quá tải hoặc thiếu hụt hàng hóa.

5. Phương pháp quản trị, kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả trong Logistics

Để đạt hiệu quả quản lý kho hàng Logistics, cần áp dụng các phương pháp quản lý kho hiện đại và thường xuyên cập nhật công nghệ mới. Các cách quản trị kho hàng Logistics hiệu quả dưới đây sẽ cung cấp cho doanh nghiệp góc nhìn cụ thể về vấn đề này.

5.1. Xử lý hàng trong kho dựa trên hệ thống FIFO, LIFO và FEFO

Đối với các doanh nghiệp, việc lựa chọn giải pháp quản lý kho hàng hợp lý, đem lại hiệu quả cao là bước tiên quyết quyết định sự thành công. Hiện nay, có 3 hệ thống xử lý hàng trong kho, cụ thể như sau:

• Ứng dụng phương pháp FIFO (First in – First out) đối với những mặt hàng có thời gian sử dụng ngắn như thực phẩm, đồ công nghệ, mỹ phẩm, bánh kẹo, hàng tiêu dùng… những mặt hàng đã tồn kho trước đó, đảm bảo việc sử dụng và tiêu thụ đúng thời gian.
• Trong khi đó, phương pháp quản lý hàng tồn kho LIFO (Last in – First out) thường được áp dụng cho những loại vật liệu có thể lưu kho lâu dài như vật liệu xây dựng. Giải pháp này giúp cập nhật giá cả trong những giai đoạn thị trường biến động cũng như cân bằng chi phí sản xuất và bán hàng cho người bán.
• Còn với FEFO (First Expired – First Out),  việc ưu tiên xuất các mặt hàng có ngày hết hạn sớm hơn sẽ giúp doanh nghiệp giảm tồn kho các sản phẩm đã hết hạn sử dụng mà vẫn chưa được xuất ra, đồng thời đảm bảo chất lượng của sản phẩm và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

5.2. Sử dụng mã vạch và hệ thống quản lý thông tin kho

Trong quản trị kho hàng, việc dán nhãn sản phẩm để phân biệt là điều bắt buộc. Doanh nghiệp có thể sử dụng mã SKU hoặc kết hợp với hệ thống quét mã vạch để tạo ra phiếu nhập chứa thông tin về sản phẩm. Các thông tin này sẽ được lưu trữ và sử dụng trong xuyên suốt quá trình quy trình quản lý kho Logistics và quản lý tồn kho về sau. Doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết ” Lợi ích quản lý kho bằng QR Code” để biết thêm thông tin về cách quản lý khoảng không quảng cáo này.

Ngoài ra, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản lý thông tin kho chuyên nghiệp ngay từ ban đầu. Mỗi một quy trình cần đảm bảo đầy đủ các bước cơ bản như: lập sơ đồ kho hàng và phổ biến cho nhân viên, kiểm soát hàng hóa xuất nhập, kiểm tra hàng tồn kho định kỳ, chuẩn bị hàng/nhặt hàng, đóng gói và dán nhãn, giao hàng cho hãng vận chuyển.

Các bước này cần phải được thực hiện rõ ràng, giao trách nhiệm cho từng người. Việc này sẽ giúp tổ chức điều chỉnh kịp thời nếu phát hiện lỗi để đảm bảo tất cả các hoạt động được thực hiện trơn tru và hạn chế các sai sót.

>> Xem thêm: Tích hợp QRCode, BarCode trong giải pháp ERP Fast Business Online để quản lý kho và bán hàng

5.3. Thống nhất quy trình và quy chuẩn làm việc với đối tác

Khi nhập nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần thống nhất với phía đối tác về các quy chuẩn đóng gói, kích thước, khối lượng, số lượng sản phẩm tối đa mỗi thùng, nội dung thông tin hàng hóa. Thời gian giao hàng cần thông báo trước ít nhất vài ngày để tránh tình trạng để đại, để tạm, không đúng chuẩn, hư hỏng hàng hóa.

Quy trình nhận hàng cần có phiếu xuất kho của đối tác cung cấp, kiểm đếm số lượng, đánh giá chất lượng, niêm phong, chuyển hàng vào kho và ký xác nhận. Hàng không đạt yêu cầu cần tiến hành xác minh, chụp hình, lập biên bản hoàn trả hàng và chuyển cho phòng pháp lý để đòi bồi thường thiệt hại nếu cần.

5.4. Xây dựng quy trình quản trị tồn kho trong logistic rõ ràng

Để đảm bảo hoạt động kho hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình quản lý khoa học và phù hợp. Quy trình quản trị kho hàng trong Logistics chuyên nghiệp thường bao gồm các bước sau:

• Lập sơ đồ kho hàng và phổ biến đến toàn bộ nhân viên: Sơ đồ kho hàng giúp nhân viên dễ dàng xác định vị trí của từng loại hàng hóa, từ đó thuận tiện cho việc lưu kho và xuất nhập hàng.
• Kiểm soát hàng hóa xuất nhập: Việc kiểm soát hàng hóa xuất nhập giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác về số lượng và chất lượng hàng hóa.
• Kiểm tra hàng tồn kho định kỳ: Kiểm tra hàng tồn kho định kỳ giúp doanh nghiệp nắm được tình hình hàng tồn kho, từ đó có kế hoạch sản xuất, kinh doanh và cung ứng hàng hóa phù hợp.
• Chuẩn bị hàng: Là bước thu thập và tập hợp hàng hóa theo đơn hàng của khách hàng.
• Đóng gói, dán nhãn: Là hoạt động giúp bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng và thuận tiện cho việc vận chuyển.
• Giao hàng cho hãng vận chuyển: Là bước cuối cùng của quy trình quản lý tồn kho

Việc xây dựng và thực hiện nghiêm túc quy trình quản trị kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động kho hàng hiệu quả, hạn chế tối đa các sai sót, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa chi phí.

5.5. Kiểm tra và dọn dẹp kho hàng

Kiểm tra kho hàng định kỳ là một hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp nắm rõ tình trạng hàng hóa, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.

Độ dày đặc của chu kỳ kiểm tra phụ thuộc vào quy mô và đặc thù của doanh nghiệp. Thông thường, doanh nghiệp nên kiểm tra kho hàng trung bình khoảng 3 tháng/lần hoặc 6 tháng/lần. Đối với các kho hàng lớn, doanh nghiệp cần bố trí nhân lực và thời gian phù hợp để đảm bảo quá trình kiểm tra diễn ra hiệu quả.

Quá trình kiểm tra kho hàng định kỳ cần thực hiện theo từng khu vực, theo từng nhóm hàng. Một số công việc doanh nghiệp cần thực hiện như sau:

• Kiểm đếm số lượng hàng tồn kho, đối chiếu với các sổ sách liên quan để đảm bảo số liệu chính xác.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa để phát hiện các sản phẩm bị hư hỏng, lỗi kỹ thuật,…
• Kiểm tra kỹ lưỡng hạn sử dụng của hàng hoá để có kế hoạch xuất bán hoặc thực hiện chiến dịch giảm giá, xả hàng kịp thời.
• Kiểm tra hàng bán chạy để có kế hoạch bổ sung hàng hóa kịp thời.
• Kiểm tra các nguy cơ có thể xảy ra tại kho hàng (dột, ngập, chuột, mối mọt, nguy có cháy nổ,…)

Thông qua hoạt động kiểm tra định kỳ, doanh nghiệp cần có biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời nếu có sai sót. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác của số liệu, hạn chế thất thoát hàng hóa và rủi ro kinh doanh.

5.6 Sử dụng phần mềm ERP Fast Business Online để quản lý kho hàng:

Phân hệ quản lý hàng tồn kho của giải pháp ERP Fast Business cho phép ghi chép mọi hoạt động nhập xuất kho; cho phép quản lý hiệu quả nhờ khả năng quản lý đến tận nơi cất giữ/vị trí của vật tư trong kho, quản lý hàng theo lô, theo thời hạn sử dụng; quản lý theo nhiều đơn vị tính; Chương trình cung cấp nhiều báo cáo quản trị và phân tích về xuất nhập tồn kho, mức độ luân chuyển hàng trong kho, phân tích ABC… Giúp quản lý kho dễ dàng nắm bắt được tất tần tật các hoạt động, đồng thời, giúp tối giản các công việc thủ công, tự động hóa nhiều quy trình. Một số chức năng có thể kể đến như:

• Khai báo thông tin vật tư, hàng hóa.
• Khai báo kho hàng.
• Quản lý giao dịch, chứng từ.
• Kiểm kê hàng tồn kho.
• Tính giá hàng tồn kho.
• Cung cấp báo cáo đa dạng, chi tiết.

>>> Tham khảo phân hệ Fast Inventory – Quản trị hàng tồn kho

Nhìn chung, việc áp dụng công nghệ tiên tiến như hệ thống phần mềm ERP Fast Business Online trong quản trị tồn kho Logistics là điều không thể thiếu. Phần mềm không chỉ giúp theo dõi và quản lý tồn kho một cách chính xác mà còn cung cấp các phân tích dữ liệu giúp đưa ra quyết định kịp thời. Việc sử dụng Fast Business Online có thể cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro và tăng tính linh hoạt cho doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh đầy biến động hiện nay. Nhờ đó, sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện vị thế cạnh tranh trên thị trường. Liên hệ ngay để được tư vấn!

Thông tin liên hệ: 

• Website: https://fast.com.vn/ 
• Email: info@fast.com.vn 
• Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST    
• Zalo: https://zalo.me/phanmemfast