Biên bản xác nhận tài trợ là chứng từ quan trọng để ghi nhận khoản tài trợ giữa doanh nghiệp tài trợ và bên nhận tài trợ. Đây cũng là một trong những hồ sơ cần lưu khi doanh nghiệp muốn khoản tài trợ được xem xét là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Trong bài viết này, FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ biên bản xác nhận tài trợ là gì, Mẫu 01/TNDN mới nhất và cách lập biên bản đúng quy định.
Những điểm chính trong bài viết: Biên bản xác nhận tài trợ là văn bản ghi nhận thông tin về bên tài trợ, bên nhận tài trợ, giá trị tài trợ và hình thức tài trợ. Doanh nghiệp cần lập đúng mẫu, có đầy đủ chữ ký, chứng từ thanh toán và hồ sơ liên quan để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế TNDN.
|
1. Biên bản xác nhận tài trợ là gì?
1.1. Định nghĩa
Biên bản xác nhận tài trợ là văn bản được lập giữa bên tài trợ và bên nhận tài trợ nhằm xác nhận việc tài trợ đã phát sinh trên thực tế. Nội dung biên bản thường thể hiện thông tin của doanh nghiệp tài trợ, bên nhận tài trợ, hình thức tài trợ, giá trị khoản tài trợ, mục đích tài trợ và thời điểm xác nhận.
Trong thực tế, biên bản này thường được dùng khi doanh nghiệp tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh, xây dựng nhà tình nghĩa, nhà đại đoàn kết hoặc các chương trình theo quy định. Từ năm 2026, Mẫu 01/TNDN theo Thông tư 20/2026/TT-BTC được nhắc đến là mẫu biên bản xác nhận khoản tài trợ mới nhất.
Biên bản xác nhận tài trợ không chỉ là giấy tờ ghi nhận thiện chí hỗ trợ của doanh nghiệp. Đây còn là chứng từ quan trọng trong hồ sơ kế toán – thuế, giúp doanh nghiệp chứng minh khoản tài trợ có căn cứ, đúng đối tượng và phù hợp quy định.
1.2. Vai trò của biên bản xác nhận tài trợ
Biên bản xác nhận tài trợ có vai trò xác nhận giao dịch tài trợ đã diễn ra giữa hai bên. Khi có biên bản, doanh nghiệp tài trợ có căn cứ chứng minh khoản chi không phải là khoản chi không rõ mục đích hoặc không có đối tượng nhận.
Đối với bên nhận tài trợ, biên bản giúp xác nhận giá trị tài trợ đã nhận và mục đích sử dụng khoản tài trợ. Điều này đặc biệt cần thiết nếu khoản tài trợ được dùng cho hoạt động giáo dục, y tế, hỗ trợ cộng đồng hoặc chương trình xã hội.
Đối với doanh nghiệp tài trợ, biên bản là một phần trong hồ sơ chứng minh khoản tài trợ khi hạch toán chi phí và quyết toán thuế TNDN. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài viết chi phí được trừ khi tính thuế TNDN để hiểu rõ điều kiện ghi nhận chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế.
>> Xem thêm: Các mức thuế thu nhập doanh nghiệp mới 2026 chi tiết
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí bị loại khi quyết toán thuế
1.3. Phân biệt biên bản xác nhận tài trợ và hợp đồng tài trợ
Biên bản xác nhận tài trợ và hợp đồng tài trợ đều liên quan đến hoạt động tài trợ, nhưng mục đích sử dụng không giống nhau. Hợp đồng tài trợ thường được lập trước hoặc trong quá trình thực hiện tài trợ để thỏa thuận quyền, nghĩa vụ và điều kiện giữa các bên. Trong khi đó, biên bản xác nhận tài trợ thường dùng để xác nhận khoản tài trợ đã được thực hiện hoặc đã được tiếp nhận.
| Tiêu chí | Biên bản xác nhận tài trợ | Hợp đồng tài trợ |
| Mục đích chính | Xác nhận khoản tài trợ đã phát sinh, đã bàn giao hoặc đã tiếp nhận. | Thỏa thuận về việc tài trợ, điều kiện tài trợ và trách nhiệm của các bên. |
| Thời điểm lập | Thường lập khi khoản tài trợ được bàn giao hoặc xác nhận. | Thường lập trước hoặc trong quá trình thực hiện tài trợ. |
| Nội dung chính | Thông tin hai bên, giá trị tài trợ, hình thức tài trợ, mục đích tài trợ, chữ ký xác nhận. | Quyền và nghĩa vụ, giá trị tài trợ, tiến độ, điều kiện giải ngân, trách nhiệm sử dụng tài trợ. |
| Vai trò trong hồ sơ thuế | Là chứng từ xác nhận khoản tài trợ theo mẫu quy định. | Là tài liệu bổ sung để chứng minh thỏa thuận tài trợ. |
| Tính bắt buộc | Cần có trong hồ sơ chứng minh khoản tài trợ theo quy định thuế. | Có thể cần tùy bản chất, quy mô và điều kiện tài trợ. |
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp nên lưu cả hợp đồng tài trợ, biên bản xác nhận tài trợ, chứng từ thanh toán và tài liệu chứng minh mục đích sử dụng tài trợ. Hồ sơ càng đầy đủ thì việc giải trình khi quyết toán thuế càng thuận lợi.
2. Tổng hợp các mẫu biên bản xác nhận tài trợ mới
2.1. Mẫu 01/TNDN: Biên bản xác nhận khoản tài trợ theo Thông tư 20/2026/TT-BTC (mới nhất)
Mẫu 01/TNDN là mẫu biên bản xác nhận khoản tài trợ mới theo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Mẫu này được dùng để ghi nhận thông tin về khoản tài trợ bằng tiền hoặc hiện vật, thông tin doanh nghiệp tài trợ, đơn vị nhận tài trợ và giá trị tài trợ.
Theo hướng dẫn cập nhật, hồ sơ khoản tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa; phòng chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh; làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa; các chương trình dành cho địa bàn đặc biệt khó khăn và một số khoản tài trợ khác cần có biên bản xác nhận khoản tài trợ theo Mẫu 01/TNDN.
Tham khảo Mẫu 01/TNDN – Biên bản xác nhận khoản tài trợ theo Thông tư 20/2026/TT-BT tại đây.
Khi sử dụng mẫu, doanh nghiệp cần kiểm tra đúng phiên bản đang có hiệu lực tại thời điểm lập biên bản. Nếu dùng mẫu cũ trong khi quy định mới đã thay thế, hồ sơ có thể bị yêu cầu điều chỉnh khi quyết toán thuế.
Biên bản xác nhận khoản tài trợ theo Thông tư 20/2026/TT-BT
2.2. Mẫu 03/TNDN: Tài trợ cho giáo dục (theo Thông tư 78/2014)
Mẫu 03/TNDN là mẫu biên bản xác nhận tài trợ cho giáo dục từng được ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC. Mẫu này được dùng để ghi nhận khoản tài trợ cho hoạt động giáo dục như trường học, học bổng, thiết bị học tập hoặc các chương trình giáo dục phù hợp quy định cũ.
Xem Mẫu 03/TNDN – Tài trợ cho giáo dục tại đây
Tuy nhiên, từ khi Thông tư 20/2026/TT-BTC ban hành Mẫu 01/TNDN mới, doanh nghiệp cần thận trọng khi sử dụng các mẫu theo Thông tư 78/2014/TT-BTC. Các mẫu cũ nên được xem là tài liệu tham khảo hoặc dùng trong bối cảnh hồ sơ cũ, không nên tự động áp dụng cho kỳ mới nếu quy định hiện hành đã yêu cầu mẫu khác.
2.3. Mẫu 05/TNDN: Tài trợ khắc phục hậu quả thiên tai
Mẫu 05/TNDN trước đây được dùng để xác nhận khoản tài trợ cho hoạt động khắc phục hậu quả thiên tai. Nội dung thường ghi nhận giá trị tài trợ, hình thức tài trợ, đơn vị nhận tài trợ và mục đích sử dụng khoản tài trợ.
Với các khoản tài trợ khắc phục hậu quả thiên tai, doanh nghiệp cần lưu ý hồ sơ không chỉ có biên bản xác nhận. Tùy trường hợp, hồ sơ còn cần chứng từ thanh toán, tài liệu tiếp nhận, chứng từ bàn giao hiện vật hoặc văn bản của đơn vị tiếp nhận.
Xem Mẫu 05/TNDN – Tài trợ khắc phục hậu quả thiên tai tại đây.
Theo cập nhật từ Thông tư 20/2026/TT-BTC, khoản tài trợ cho phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh cũng thuộc nhóm khoản tài trợ có hồ sơ biên bản xác nhận theo Mẫu 01/TNDN.
2.4. Mẫu 06/TNDN: Tài trợ xây nhà tình nghĩa, nhà đại đoàn kết
Mẫu 06/TNDN là mẫu biên bản xác nhận tài trợ xây nhà tình nghĩa, nhà đại đoàn kết từng được sử dụng theo Thông tư 78/2014/TT-BTC. Mẫu này ghi nhận việc doanh nghiệp tài trợ bằng tiền hoặc hiện vật cho hoạt động xây dựng nhà tình nghĩa, nhà đại đoàn kết.
Khi phát sinh khoản tài trợ cho mục đích này, doanh nghiệp cần xác định đúng bên nhận tài trợ, đối tượng được hỗ trợ và chứng từ đi kèm. Nếu tài trợ bằng hiện vật, cần có tài liệu xác định giá trị hiện vật và biên bản bàn giao rõ ràng.
Theo quy định mới, doanh nghiệp nên kiểm tra việc sử dụng Mẫu 01/TNDN thay cho mẫu cũ để đảm bảo hồ sơ phù hợp thời điểm lập biên bản.
2.5. Mẫu 07/TNDN: Tài trợ theo chương trình Nhà nước cho địa bàn khó khăn
Mẫu 07/TNDN trước đây thường liên quan đến khoản tài trợ theo chương trình của Nhà nước cho địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn. Đây là nhóm khoản tài trợ cần chứng minh rõ chương trình, địa bàn, đối tượng nhận và căn cứ thực hiện.
Với khoản tài trợ dạng này, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào biên bản xác nhận. Hồ sơ cần có thêm chứng từ thanh toán, văn bản tiếp nhận, quyết định hoặc tài liệu liên quan đến chương trình tài trợ nếu có.
Theo cập nhật mới, khoản tài trợ theo quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ dành cho địa phương thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn cũng được nhắc trong nhóm hồ sơ sử dụng Mẫu 01/TNDN.
3. Hướng dẫn lập biên bản xác nhận tài trợ đúng quy định
3.1. Thông tin bắt buộc phải có trong biên bản
Khi lập biên bản xác nhận tài trợ, doanh nghiệp cần đảm bảo các thông tin cơ bản sau:
- Tên biên bản và căn cứ lập biên bản.
- Thông tin doanh nghiệp tài trợ: tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại.
- Thông tin bên nhận tài trợ: tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế hoặc thông tin pháp lý nếu có.
- Mục đích tài trợ.
- Hình thức tài trợ bằng tiền hoặc hiện vật.
- Giá trị khoản tài trợ.
- Thời điểm bàn giao hoặc xác nhận khoản tài trợ.
- Cam kết của các bên về tính chính xác của thông tin.
- Chữ ký của đại diện bên tài trợ và bên nhận tài trợ.
Thông tin trên biên bản cần thống nhất với chứng từ thanh toán, hợp đồng tài trợ, quyết định tài trợ, biên bản bàn giao và các hồ sơ liên quan. Nếu số tiền hoặc giá trị hiện vật trên biên bản không khớp với chứng từ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi giải trình.
3.2. Yêu cầu về chữ ký và đóng dấu hợp lệ
Biên bản xác nhận tài trợ cần có chữ ký của đại diện hợp pháp hoặc người được ủy quyền của bên tài trợ và bên nhận tài trợ. Nếu đơn vị có sử dụng con dấu, biên bản nên được đóng dấu theo quy chế nội bộ và quy định pháp luật liên quan.
Trường hợp người ký không phải là người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp nên lưu kèm giấy ủy quyền hoặc tài liệu chứng minh thẩm quyền ký. Đây là điểm quan trọng vì biên bản thiếu chữ ký đúng thẩm quyền có thể làm giảm giá trị chứng minh của hồ sơ.
Đối với hồ sơ điện tử, doanh nghiệp có thể cân nhắc ký số nếu các bên thống nhất hình thức giao dịch điện tử. Khi đó, cần đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực, dữ liệu không bị chỉnh sửa sau khi ký và biên bản có thể tra cứu khi cần.
3.3. Tài trợ bằng tiền
Khi tài trợ bằng tiền, doanh nghiệp cần ghi rõ số tiền tài trợ bằng số và bằng chữ. Nội dung biên bản cũng nên nêu rõ phương thức thanh toán như chuyển khoản hoặc hình thức phù hợp khác.
Với khoản tài trợ bằng tiền, chứng từ thanh toán là tài liệu quan trọng đi kèm. Doanh nghiệp nên lưu ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng, giấy báo nợ, phiếu chi hoặc chứng từ nộp tiền tùy phương thức thanh toán.
Đối với doanh nghiệp, khoản tài trợ nếu được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN cần đáp ứng điều kiện về hồ sơ và chứng từ. Bạn có thể xem thêm bài viết mức thuế thu nhập doanh nghiệp để hiểu thêm cách xác định chi phí được trừ, chi phí không được trừ và nghĩa vụ thuế TNDN.
3.4. Tài trợ bằng hiện vật
Khi tài trợ bằng hiện vật, biên bản cần mô tả rõ tên hiện vật, số lượng, đơn vị tính, chất lượng, tình trạng và giá trị quy đổi. Nếu hiện vật là hàng hóa, vật tư, thiết bị hoặc tài sản, doanh nghiệp nên có thêm hóa đơn, chứng từ mua vào, bảng kê hoặc biên bản bàn giao.
Giá trị hiện vật cần được xác định hợp lý và có căn cứ. Nếu hiện vật đã qua sử dụng hoặc có giá trị lớn, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm tài liệu chứng minh giá trị như báo giá, chứng thư thẩm định hoặc hồ sơ tài sản nếu cần.
Bên nhận tài trợ cũng cần xác nhận đã nhận đúng hiện vật và mục đích sử dụng. Điều này giúp biên bản rõ ràng hơn và hạn chế tranh chấp hoặc sai lệch khi kiểm tra hồ sơ.
4. Những sai lầm thường gặp khi lập biên bản xác nhận tài trợ
4.1. Thiếu chữ ký đại diện doanh nghiệp hoặc bên nhận tài trợ
Đây là lỗi thường gặp nhất khi lập biên bản xác nhận tài trợ. Nếu biên bản thiếu chữ ký của một trong hai bên, hồ sơ có thể không đủ căn cứ chứng minh việc tài trợ đã được xác nhận.
Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ người ký, chức danh, thẩm quyền ký và dấu xác nhận trước khi lưu hồ sơ. Trường hợp biên bản có nhiều trang, nên ký nháy hoặc đóng dấu giáp lai nếu cần theo quy chế nội bộ.
4.2. Tài trợ sai đối tượng, không đúng mẫu biên bản
Một số doanh nghiệp lập biên bản tài trợ nhưng bên nhận tài trợ hoặc mục đích tài trợ không thuộc nhóm được chấp nhận theo quy định. Khi đó, khoản chi có thể bị loại khi xác định chi phí được trừ.
Ngoài ra, việc dùng sai mẫu cũng là rủi ro phổ biến. Từ khi có Mẫu 01/TNDN theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, doanh nghiệp cần kiểm tra lại trước khi tiếp tục sử dụng các mẫu cũ theo Thông tư 78/2014/TT-BTC.
Nếu doanh nghiệp chưa chắc khoản tài trợ có đủ điều kiện hay không, nên rà soát hồ sơ trước khi hạch toán. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết hạch toán chi phí bị loại khi quyết toán thuế để hạn chế rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán.
4.3. Không có chứng từ thanh toán kèm theo
Biên bản xác nhận tài trợ chỉ là một phần của hồ sơ. Nếu doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán hoặc chứng từ bàn giao hiện vật, hồ sơ tài trợ có thể chưa đủ cơ sở để chứng minh khoản chi thực tế phát sinh.
Với tài trợ bằng tiền, nên lưu chứng từ chuyển khoản, phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán liên quan. Với tài trợ bằng hiện vật, nên lưu hóa đơn, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao và tài liệu xác định giá trị hiện vật.
Bài viết đã giúp bạn hiểu rõ biên bản xác nhận tài trợ là gì, vai trò trong hồ sơ tài trợ, Mẫu 01/TNDN mới nhất và cách lập biên bản khi tài trợ bằng tiền hoặc hiện vật. Để hạn chế sai sót khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần lập đúng mẫu, ghi đầy đủ thông tin, có chữ ký hợp lệ và lưu kèm chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao liên quan.
Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp cần lập đúng mẫu, ghi đầy đủ thông tin, có chữ ký hợp lệ và lưu chứng từ thanh toán kèm theo. Việc quản lý hồ sơ tài trợ, chứng từ và chi phí trên phần mềm kế toán như Fast Accounting sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn khi hạch toán và quyết toán thuế TNDN.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast