37 khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN từ 2025

Việc xác định đúng các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN là bước quan trọng để doanh nghiệp kiểm soát chi phí và tránh rủi ro bị loại trừ khi quyết toán. Bài viết dưới đây tổng hợp 37 khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN 2025, đồng thời làm rõ điều kiện ghi nhận chi phí hợp lệ theo quy định mới. Những thay đổi này tác động trực tiếp đến kết quả tính thuế và quy trình hạch toán của doanh nghiệp. Cùng FAST tối ưu việc theo dõi, hạch toán và kê khai thuế trên hệ thống kế toán hiện đại.

Mục lục

1. Danh mục các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN (mới nhất)

Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là các khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp và đáp ứng điều kiện theo Luật Thuế TNDN hiện hành (số 67/2025/QH15). Để giúp doanh nghiệp nắm rõ quy định và hạn chế rủi ro khi kê khai, dưới đây là danh mục 37 khoản chi không được trừ được tổng hợp để thuận tiện cho việc đối chiếu khi quyết toán thuế:

(1) Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định: Mọi khoản chi thiếu một trong ba điều kiện (liên quan SXKD, hóa đơn chứng từ, thanh toán hợp lệ) đều bị loại, trừ chi phí tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn hoặc bất khả kháng/

(2) Khoản chi khấu hao tài sản cố định không hợp lệ: Tài sản không phục vụ SXKD, thiếu hồ sơ, không ghi sổ, khấu hao vượt mức/hết hạn, khấu hao ô tô vượt 1,6 tỷ hoặc tàu bay/du thuyền không dùng kinh doanh.

(3) Khoản chi nguyên vật liệu vượt mức quy định: Tiêu hao vượt mức Nhà nước quy định.

(4) Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không lập bảng kê và chứng từ thanh toán hợp lệ: Giao dịch với cá nhân không kinh doanh, doanh thu dưới 100 triệu, hoặc hàng đặc thù (nông sản, phế liệu, khoáng sản…) nhưng không có bảng kê và chứng từ thanh toán.

(5) Chi phí tiền thuê tài sản của cá nhân không đủ hồ sơ: Bị loại khi không có hợp đồng, không có chứng từ thanh toán hợp lệ hoặc không có chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân theo thỏa thuận.

(6) Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng không đủ điều kiện: Không thực chi, thiếu chứng từ/quy chế; lương chưa chi hết năm không lập dự phòng đúng hạn; lương chủ DNTN, chủ TNHH MTV, thành viên không trực tiếp điều hành.

(7) Chi trang phục không hợp lệ: Không được trừ nếu chi trang phục hiện vật không có hóa đơn hoặc chi trang phục bằng tiền vượt 5 triệu đồng/người/năm.

(8) Chi tiền thưởng sáng kiến không đúng quy định: Khoản thưởng không có quy chế, không nghiệm thu, tài trợ nghiên cứu không thuộc chương trình Nhà nước hoặc thiếu chứng từ hợp lệ đều bị loại.

(9) Chi phụ cấp tàu xe không hợp lệ: Gồm chi không đúng Bộ luật Lao động, không có hóa đơn chứng từ, hoặc trái quy chế tài chính nội bộ khi thanh toán phụ cấp công tác.

(10) Chi không đúng đối tượng, mục đích hoặc vượt mức quy định: Chi đào tạo không phù hợp, chi sai quy định cho giáo viên nhà trẻ, khám sức khỏe bổ sung, bồi dưỡng sau sinh, phụ cấp làm thêm vượt mức, hoặc chi thêm cho người dân tộc thiểu số không có căn cứ.

(11) Phần chi vượt quá 1 triệu đồng/tháng/người: Khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện hoặc bảo hiểm hưu trí vượt mức 1.000.000 đồng/người/tháng không được tính vào chi phí được trừ.

(12) Chi trợ cấp mất việc làm không đúng quy định: Chỉ những khoản chi trả đúng chế độ, đúng đối tượng và có đầy đủ hồ sơ theo quy định pháp luật lao động mới được trừ.

(13) Chi đóng góp hình thành nguồn chi phí quản lý cấp trên: Khoản đóng góp vượt mức hoặc không có cơ sở pháp lý theo điều lệ/tài liệu của cấp trên sẽ bị loại khỏi chi phí.

(14) Chi đóng góp vào các quỹ của Hiệp hội vượt mức quy định: Chỉ phần đóng góp trong hạn mức theo điều lệ Hiệp hội được tính; phần vượt mức sẽ không được trừ.

(15) Chi tiền điện, nước không đủ điều kiện: Không được trừ khi doanh nghiệp trả tiền điện nước nhưng không có hóa đơn hợp lệ, hoặc thanh toán qua chủ nhà thuê nhưng không có chứng từ phù hợp với lượng tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm.

(16) Chi phí thuê tài sản cố định vượt mức phân bổ: Khi trả trước tiền thuê nhiều năm nhưng phân bổ vượt số năm theo hợp đồng, phần vượt sẽ không được trừ.

(17) Chi trả lãi vay vượt 150% lãi suất cơ bản: Lãi vay từ cá nhân hoặc tổ chức không phải tổ chức tín dụng vượt quá 150% lãi suất cơ bản của Ngân hàng Nhà nước tại thời điểm vay sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

(18) Khoản chi phí trả lãi vay không được trừ: Không được trừ với lãi vay đã tính vào giá trị đầu tư, hoặc phần lãi vay tương ứng phần vốn điều lệ còn thiếu, xác định theo tỷ lệ vốn điều lệ thiếu trên tổng số vay.

(19) Các khoản chi phí không được trừ trong khoản trích lập dự phòng: Loại khi trích lập sai hướng dẫn Bộ Tài chính, như dự phòng tồn kho thiếu chứng từ, dự phòng đầu tư tài chính không liên quan khoản đầu tư, dự phòng phải thu khó đòi thiếu hồ sơ, hoặc dự phòng bảo hành không có căn cứ.

(20) Chi phí không được trừ trong khoản chi phí trích trước: Không được trừ khi trích trước sai kỳ hạn, không có chứng từ thanh toán/hóa đơn hợp lệ, hoặc trích vượt số chi thực tế.

(21) Chi phí lỗ do chênh lệch tỷ giá hối đoái: Loại chênh lệch đánh giá lại cuối kỳ các khoản tiền tệ có gốc ngoại tệ, trừ chênh lệch tỷ giá phải trả cho khoản nợ gốc ngoại tệ đến cuối kỳ tính thuế.

(22) Khoản chi tài trợ cho giáo dục không đúng quy định: Không được trừ nếu chi không đúng đối tượng hoặc không có hồ sơ xác định khoản tài trợ.

(23) Chi phí không được trừ trong khoản chi tài trợ cho y tế: Loại khi tài trợ không đúng đối tượng, không thông qua cơ quan có chức năng vận động tài trợ, hoặc thiếu hồ sơ xác nhận khoản tài trợ.

(24) Chi tài trợ cho việc khắc phục thiên tai không đủ điều kiện: Không được trừ nếu chi không đúng đối tượng hoặc không có hồ sơ xác định khoản tài trợ.

(25) Chi tài trợ làm nhà cho người nghèo không đúng quy định: Loại khi không đúng đối tượng hộ nghèo theo quy định, hoặc không có hồ sơ xác nhận khoản tài trợ.

(26) Các khoản chi phí không được trừ trong khoản chi tài trợ khác: Gồm chi tài trợ nghiên cứu khoa học sai quy định, tài trợ đối tượng chính sách không đúng pháp luật, hoặc tài trợ ngoài chương trình của Nhà nước cho địa phương khó khăn.

(27) Phần chi phí quản lý kinh doanh của công ty ở nước ngoài phân bổ vượt mức: Không được trừ phần chi phí phân bổ vượt mức tính theo tỷ lệ doanh thu cơ sở thường trú tại Việt Nam trên tổng doanh thu của công ty nước ngoài.

(28) Các khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác: Loại khi chi được bù từ quỹ phát triển khoa học – công nghệ, các nguồn kinh phí khác của doanh nghiệp, hoặc chi mua thẻ hội viên sân golf, phí chơi golf.

(29) Phần chi phí liên quan đến quản lý đối với hoạt động kinh doanh trò chơi điện tử có thưởng, kinh doanh casino vượt quá 4% doanh thu: Không được trừ phần vượt mức 4% doanh thu từ hoạt động này.

(30) Các khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế: Không được trừ các khoản chi không gắn với doanh thu, trừ một số khoản đặc thù như phòng chống dịch bệnh, nhiệm vụ quốc phòng – an ninh, hoạt động Đảng, đào tạo nghề hoặc phúc lợi không vượt quá 1 tháng lương bình quân.

(31) Chi về đầu tư xây dựng cơ bản trong giai đoạn đầu tư: Không được trừ với mọi khoản chi xây dựng cơ bản dùng để hình thành tài sản cố định vì phải tính vào nguyên giá tài sản, không hạch toán vào chi phí được trừ.

(32) Chi ủng hộ địa phương, đoàn thể, tổ chức xã hội, từ thiện: Không được trừ với các khoản chi ủng hộ, từ thiện không đúng đối tượng hoặc không có hồ sơ xác định, trừ các khoản tài trợ đúng quy định cho giáo dục, y tế, thiên tai, nhà tình nghĩa, nghiên cứu khoa học và đối tượng chính sách theo pháp luật.

(33) Các khoản chi liên quan đến cổ phiếu: Không được trừ đối với chi phí phát hành cổ phiếu, chi trả cổ tức bằng cổ phiếu, mua bán cổ phiếu quỹ hoặc các khoản chi làm tăng/giảm vốn chủ sở hữu.

(34) Số tiền cấp quyền khai thác khoáng sản vượt mức: Không được trừ phần chi phí vượt mức thực tế phát sinh theo giấy phép khai thác.

(35) Các khoản chi của hoạt động kinh doanh đặc thù không đúng quy định: Loại khi doanh nghiệp bảo hiểm, xổ số, chứng khoán hoặc các hoạt động đặc thù khác thực hiện không đúng hướng dẫn chuyên ngành của Bộ Tài chính.

(36) Các khoản tiền phạt vi phạm hành chính: Không được trừ đối với các khoản phạt vi phạm giao thông, đăng ký kinh doanh, kế toán – thống kê, thuế (gồm cả tiền chậm nộp) và các vi phạm hành chính khác theo pháp luật.

(37) Chi phí không được trừ trong các khoản thuế: Không được trừ các khoản thuế đã được khấu trừ hoặc hoàn; thuế GTGT của tài sản cố định như ô tô 9 chỗ vượt mức; thuế TNDN do doanh nghiệp nộp thay cá nhân không đúng quy định; và các khoản thuế, phí khác không thuộc diện được tính vào chi phí.

Rà soát chi phí, chứng từ và thuế đầu vào là bước bắt buộc để hạn chế các khoản chi không được trừ.

2. Các khoản chi được tính vào chi phí được trừ

Để được tính vào chi phí được trừ, khoản chi phải đáp ứng đầy đủ ba điều kiện:

Phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên (trừ các trường hợp được phép khác).

Dưới đây là các nhóm chi phí phổ biến được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đúng điều kiện theo quy định:

Bảng tổng hợp các khoản chi được tính vào chi phí được trừ

Nhóm chi phí	Điều kiện	Ví dụ minh hoạ
1. Chi phí nguyên vật liệu trong định mức	Nằm trong định mức tiêu hao do DN ban hành và phục vụ SXKD.	DN quy định 2kg nguyên liệu/sản phẩm; sản xuất 1.000 sản phẩm dùng đúng 2.000kg → được trừ.
2. Chi phí lãi vay có đủ hồ sơ	Có hợp đồng vay, chứng từ thanh toán; lãi suất vay cá nhân ≤150% lãi suất cơ bản; vay tổ chức có chứng từ đầy đủ.	DN vay cá nhân, lãi suất hợp lý và có chuyển khoản thanh toán → được trừ.
3. Khấu hao TSCĐ hợp lệ	TSCĐ dùng cho SXKD, có hồ sơ sở hữu; khấu hao theo khung Bộ Tài chính; ô tô <9 chỗ chỉ được trừ nguyên giá đến 1,6 tỷ (trừ DN vận tải).	Ô tô phục vụ kinh doanh trị giá 1,4 tỷ → khấu hao toàn bộ được trừ.
4. Chi mua hàng không hóa đơn nhưng đủ thủ tục	Lập bảng kê 01/TNDN, có CCCD người bán và chứng từ thanh toán phù hợp.	Mua rau của nông dân, DN lập bảng kê và lưu CCCD → được trừ.
5. Chi phí thuê nhà, tài sản	Có hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán; thuê cá nhân phải có chứng từ nộp thuế thay.	DN thuê kho của cá nhân, DN nộp thuế thay và có biên lai → được trừ.
6. Chi tiền lương, công, thưởng	Có HĐLĐ/quy chế lương thưởng; có bảng lương và chứng từ thanh toán.	DN thưởng quý theo quy chế, chi qua ngân hàng → được trừ.
7. Các khoản phụ cấp cho NLĐ	Ghi rõ trong hợp đồng hoặc quy chế; có chứng từ hợp lệ; không nợ bảo hiểm.	Phụ cấp điện thoại 300.000đ/tháng ghi trong hợp đồng → được trừ.
8. Chi phúc lợi cho người lao động	Có quy chế; có hóa đơn; tổng chi không quá 1 tháng lương bình quân năm.	DN tổ chức du lịch hằng năm cho NLĐ, chi trong hạn mức → được trừ.
9. Thưởng sáng kiến, nghiên cứu khoa học	Có quy chế; có biên bản nghiệm thu; có chứng từ chi.	NLĐ có sáng kiến được hội đồng nghiệm thu, DN chi thưởng → được trừ.
10. Trích lập dự phòng đúng quy định	Có hồ sơ kiểm kê, đối chiếu; lập theo quy định Bộ Tài chính.	Khách hàng nợ quá hạn, có biên bản xác nhận → DN trích dự phòng được trừ.
11. Chi khuyến mãi, quà tặng KH	Có hóa đơn đầy đủ; thanh toán không dùng tiền mặt ≥20 triệu; DN phải xuất hóa đơn khi tặng.	DN tặng quà tri ân khách hàng và lập hóa đơn 0 đồng → được trừ.
12. Chi phí trích trước đúng kỳ	Trích theo đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ, có hồ sơ chứng minh.	DN trích trước chi sửa máy, có báo giá và phê duyệt → được trừ.
13. Điện nước tại địa điểm thuê	Có hóa đơn điện nước, chứng từ thanh toán, hợp đồng quy định nghĩa vụ trả.	DN thuê văn phòng, thanh toán tiền điện theo hóa đơn chủ nhà cung cấp → được trừ.
14. Lỗ tỷ giá hối đoái	Phát sinh thực tế liên quan SXKD và có chứng từ hợp lệ.	DN trả nợ ngoại tệ, phát sinh lỗ tỷ giá 3 triệu → được trừ.
15. Tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn	Có biên bản kiểm kê và xác nhận cơ quan chức năng hoặc bảo hiểm.	Hàng bị hư do ngập, có biên bản xác nhận → được trừ.
16. Chi tài trợ đúng đối tượng	Đúng mục tiêu: giáo dục, y tế, thiên tai, người nghèo…; có biên bản và chứng từ.	DN tài trợ học bổng 20 triệu qua nhà trường → được trừ.
17. Chi phí ngành nghề đặc thù	Thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.	DN bảo hiểm chi bồi thường đúng quy định chuyên ngành → được trừ.

Nhìn chung, các khoản chi được trừ đều phải đáp ứng ba điều kiện cốt lõi và có hồ sơ chứng từ rõ ràng. Doanh nghiệp cần kiểm tra tính hợp lệ của từng khoản chi để tránh rủi ro khi quyết toán thuế.

Xác định đúng chi phí được trừ giúp doanh nghiệp tối ưu thuế TNDN và đảm bảo hồ sơ quyết toán minh bạch.

3. Lưu ý khi hạch toán quyết toán chi phí được trừ và không được trừ

Để tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra và đảm bảo các khoản chi được ghi nhận đúng quy định, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng dưới đây:

Kiểm tra điều kiện hợp lệ của khoản chi: Mỗi khoản chi phải đáp ứng đủ ba điều kiện cốt lõi gồm: phục vụ SXKD, có hóa đơn chứng từ hợp pháp và thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 20 triệu đồng.
Chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ: Hợp đồng, hóa đơn, bảng lương, chứng từ thanh toán, bảng kê… cần được lưu trữ đầy đủ để chứng minh tính hợp lệ của chi phí và tránh bị loại khi kiểm tra thuế.
Ban hành và áp dụng quy chế nội bộ, định mức tiêu hao: Các khoản như lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi và định mức NVL phải có quy chế rõ ràng để làm căn cứ hợp pháp cho việc hạch toán.
Kiểm soát các khoản chi có mức trần: Một số khoản chi chỉ được trừ trong giới hạn như khấu hao ô tô (1,6 tỷ), phúc lợi (tối đa 1 tháng lương), hưu trí bổ sung (1 triệu/người/tháng), lãi vay (≤150% lãi suất cơ bản). DN cần theo dõi tránh vượt mức.
Tách rõ chi phí được trừ và không được trừ khi quyết toán: Rà soát và điều chỉnh tăng/giảm thu nhập chịu thuế theo quy định để bảo đảm tính chính xác của tờ khai quyết toán TNDN và tránh rủi ro khi thanh tra thuế.

Đây là những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ để đảm bảo chi phí được ghi nhận đúng quy định. Để hỗ trợ quá trình kiểm soát chi phí, đối chiếu chứng từ và lập báo cáo TNDN chính xác, doanh nghiệp có thể tham khảo Fast Accounting và Fast Accounting Online – các giải pháp giúp tự động hóa hạch toán, cảnh báo khoản chi không hợp lệ và tối ưu toàn bộ quy trình kế toán – thuế.

Thiết lập quy chế nội bộ, định mức và kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp giảm rủi ro sai sót và đảm bảo chi phí được trừ đúng quy định khi quyết toán thuế TNDN.

Việc hiểu rõ điều kiện, phạm vi áp dụng và hồ sơ chứng từ cho từng khoản chi giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả, tránh rủi ro bị loại khi quyết toán thuế TNDN và nâng cao tính minh bạch trong quản trị tài chính. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát chi phí, chuẩn bị hồ sơ thuế hoặc tìm giải pháp phần mềm giúp tự động hóa hạch toán và quyết toán thuế theo đúng quy định, có thể liên hệ FAST để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết.

Thông tin liên hệ: