1. Giới thiệu tổng quan ngành Y tế và bài toán quản trị bệnh viện đặc thù
Ngành Y tế là một trong những lĩnh vực có mô hình hoạt động phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều khoa, phòng ban, bộ phận chuyên môn và tuyến điều trị khác nhau. Hoạt động của bệnh viện không chỉ xoay quanh công tác khám, chữa bệnh, mà còn bao gồm các nghiệp vụ hành chính, tài chính, vật tư, nhân sự và yêu cầu rất cao trong việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Bộ Y tế.
Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn ngành, các bệnh viện phải xử lý một lượng dữ liệu khổng lồ mỗi ngày, từ hồ sơ bệnh án điện tử, đơn thuốc, vật tư y tế, bảo hiểm, cho đến thông tin nhân sự và tài chính. Việc quản lý thủ công hoặc sử dụng các hệ thống rời rạc dễ dẫn đến tình trạng dữ liệu phân tán, thiếu đồng bộ, gây khó khăn cho việc phân tích, ra quyết định và kiểm soát chi phí.
Quy trình quản trị bệnh viện có nhiều đặc thù phức tạp
Nguồn ảnh: Bệnh viện Bạch Mai
Bài toán đặc thù của bệnh viện
- Quản lý đa cơ sở: Bệnh viện hoạt động với nhiều cơ sở và cần chuyển dữ liệu phát sinh từ các cơ sở về Tổng Viện để hợp nhất báo cáo.
- Mô hình nghiệp vụ đa dạng: Nghiệp vụ khám chữa bệnh, các dịch vụ y tế, mua-bán thuốc, đào tạo, nghiên cứu….
- Tuân thủ quy định kế toán chuyên biệt: Áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 24/2024/TT-BTC (đối với đơn vị trực thuộc Nhà nước), một số trường hợp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (đối với đơn vị tư nhân).
- Quản lý các nghiệp vụ y tế bằng phần mềm quản lý bệnh viện đặc thù (HIS): Các quy trình khám chữa bệnh, từ tiếp nhận bệnh nhân, quản lý hồ sơ điện tử, kê đơn và chỉ định xét nghiệm, đến quản lý dược phẩm, vật tư y tế và viện phí, đều được quản lý bằng phần mềm chuyên ngành.
- Quy trình tiếp nhận và hạch toán viện phí BHYT: Viện phí được tách thành phần bệnh nhân tự trả và phần BHYT chi trả, phần BHYT ghi nhận bằng chứng từ riêng trước khi nhận thanh toán từ quỹ.
- Quản lý tài sản, vật tư, thiết bị y tế: Tài sản, vật tư và thiết bị y tế thường có giá trị lớn, xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau như nguồn đi mượn, thuê, mua, được tài trợ, ký gửi, phương án sử dụng đa dạng, quy trình luân chuyển phức tạp qua nhiều bước như cho mượn, thuê, cấp phát, điều chuyển, quá trình bảo hành bảo dưỡng khi sử dụng, cho đến khi thu hồi, thanh lý.
- Quản lý nhân sự: Nhân sự y tế bao gồm nhiều nhóm vị trí khác nhau. Mỗi nhóm có yêu cầu riêng về trình độ chuyên môn, chứng chỉ hành nghề và chế độ phụ cấp đặc thù. Ngoài ra, nhân sự bệnh viện còn có cơ cấu tổ chức phức tạp với nhiều khoa, viện với đặc thù 1 nhân sự có thể trực thuộc, chấm công ở các khoa, viện chéo, khác nhau. Bệnh viện phải quản lý chặt chẽ lịch làm việc, ca trực, đào tạo định kỳ và đánh giá năng lực. Ngoài ra, với bệnh viện công có thể phải quản lý thêm nhân sự thuộc “Đảng viên”.
- Quản lý thầu: Quản lý thầu trong bệnh viện có tính phức tạp, đa bước và ràng buộc pháp lý cao, yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về mua sắm công, quản lý giá thuốc, mua sắm sử dụng tài sản… và phân loại theo nguồn vốn, loại thiết bị, dự án hoặc hợp đồng.
- Đối với các bệnh viện công, tùy thuộc vào nhóm tự chủ mà có những quy định riêng về thu chi tài chính, quản lý tài sản công tư…, cần kết nối liên thông với các đơn vị quản lý cấp trên như Cục quản lý dược, Cục quản lý tài sản công (Công sản) và Kho bạc nhà nước (thu chi qua kho bạc)….
- Số lượng chứng từ phát sinh hàng ngày, hàng kỳ tại bệnh viện rất lớn, 1 bệnh nhân thường phát sinh rất nhiều dữ liệu liên quan, trải qua nhiều quy trình từ khám chữa bệnh, điều trị cho đến khi đóng bệnh án vẫn được lưu trữ để truy xuất về sau, nên việc xử lý nhiều quy trình, dữ liệu lớn và đòi hỏi liên tục, nhanh, chính xác trở thành các yêu cầu cấp bách…
Việc ứng dụng hệ thống ERP chuyên ngành quản lý bệnh viện đang trở thành xu hướng tất yếu, giúp các bệnh viện hiện đại hóa quản trị, chuyển đổi số toàn trình và hướng tới mô hình “Bệnh viện thông minh”, minh bạch, hiệu quả và bền vững.
2. Thách thức trong quản lý bệnh viện khi chưa có hệ thống ERP
Trước khi áp dụng hệ thống ERP tích hợp, các bệnh viện và cơ sở y tế thường vận hành trên nhiều phần mềm đơn lẻ hoặc quy trình thủ công, gây ra tình trạng thiếu tính toàn vẹn dữ liệu, khó kiểm soát dòng tiền và phân mảnh luồng thông tin giữa các đơn vị. Điều này không chỉ làm tăng khối lượng công việc cho bộ phận kế toán – tài chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác, minh bạch và hiệu quả quản trị bệnh viện.
Thách thức trong quản trị cơ sở dữ liệu
Đối với các bệnh viện sử dụng phần mềm kế toán riêng lẻ cho từng cơ sở, chưa có cơ chế liên thông dữ liệu với hệ thống kế toán của Tổng Viện thường dẫn đến thiếu sự đồng bộ trong số liệu kế toán, đặc biệt khi các đơn vị áp dụng chuẩn mực kế toán khác nhau.
Khi chưa có hệ thống ERP tích hợp, toàn bộ quá trình đồng bộ và chuyển đổi dữ liệu phải thực hiện thủ công, tiềm ẩn nhiều rủi ro như:
- Sai lệch số liệu trong quá trình nhập và quy đổi dữ liệu.
- Tốn nhiều thời gian kiểm tra, đối chiếu giữa các cơ sở.
- Mất an toàn dữ liệu, dễ xảy ra sai sót hoặc mất mát.
- Không có cơ chế phân quyền và bảo mật dữ liệu tập trung.
- Khó lập và hợp nhất báo cáo tài chính đúng hạn, ảnh hưởng đến tiến độ kiểm toán và ra quyết định của Ban Giám đốc.
Thách thức trong vận hành
Nếu chưa triển khai hệ thống ERP, hoạt động vận hành thường gặp nhiều khó khăn do các phòng ban làm việc rời rạc và dữ liệu thiếu tính liên kết. Quy trình luân chuyển thông tin giữa các bộ phận không được chuẩn hóa, dẫn đến chậm trễ, lãng phí nguồn lực và làm giảm hiệu quả điều hành.
- Các bộ phận/phòng ban/viện hoạt động rời rạc, thiếu tính liên kết, gây khó khăn trong phối hợp.
- Quy trình vận hành không trơn tru, dữ liệu không được kế thừa khi luân chuyển giữa các phòng ban.
- Chậm trễ trong các công việc cần sự phối hợp nhiều bộ phận.
- Lãng phí nguồn lực do xử lý thủ công, nguy cơ trùng lặp công việc, khó theo dõi tình trạng công việc.
- Dữ liệu không được xử lý kịp thời, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động bệnh viện.
- Thông tin giữa các phòng ban không đồng nhất, dễ dẫn đến sai lệch khi ghi nhận và thống nhất dữ liệu.
Thách thức trong quản lý
Sự phức tạp của hệ thống và đặc thù ngành y khiến việc quản lý tổng thể trở nên khó khăn nếu thiếu một nền tảng quản trị tập trung. Chính từ thực tế này, nhiều thách thức lớn nảy sinh, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng nguồn lực và khả năng điều hành của Ban Giám đốc.
- Khó kiểm soát tổng thể nguồn lực do các bộ phận vận hành rời rạc, thông tin phân tán và phối hợp liên phòng ban thiếu đồng bộ.
- Không có cơ chế kiểm soát chéo hiệu quả, dẫn đến khó theo dõi vật tư, chi phí và tiến độ thực hiện ở từng bộ phận.
- Báo cáo chậm và thiếu chính xác, dữ liệu từ các phòng ban không được tổng hợp kịp thời, làm gián đoạn công tác giám sát và lập kế hoạch điều hành.
- Thiếu khả năng phân tích thời gian thực, không đáp ứng được nhu cầu của Ban Giám đốc trong việc theo dõi hoạt động, đánh giá rủi ro và đưa ra quyết định nhanh, dựa trên dữ liệu cập nhật.
Những thách thức trên cho thấy sự cần thiết của một hệ thống ERP tích hợp toàn viện, giúp:
- Đồng bộ dữ liệu giữa các phần mềm quản lý bệnh viện HIS – ERP – Ngân hàng – Tổng Viện.
- Tự động hóa toàn bộ các quy trình, hoạt động của các bộ phận.
- Đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn dữ liệu trong toàn bộ hệ thống bệnh viện.
Bệnh viện cần ứng dụng ERP để nâng cao hiệu quả quản lý toàn diện
Nguồn ảnh: Bệnh viện ĐH Y Dược TPHCM
>>>Xem thêm: Giải pháp ERP Fast Business Online chuyên ngành bệnh viện (Phần 2)