3. Giải pháp ERP Fast Business Online cho bệnh viện, cơ sở y tế, phòng khám
Phần mềm ERP Fast Business Online giúp quản trị toàn diện hoạt động bệnh viện và cơ sở y tế, chuẩn hóa các quy trình từ khám chữa bệnh, quản lý thầu, nhân sự, tài chính – kế toán, mua hàng… trên một nền tảng duy nhất.
Hệ thống được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud ERP) và Mobile App, cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi, đồng thời tích hợp AI và BI nhằm phân tích dữ liệu, dự báo chi phí và kiểm soát rủi ro hiệu quả.
Fast Business Online hỗ trợ kết nối linh hoạt với các phần mềm quản lý bệnh viện đặc thù, hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử và các nền tảng quản lý khác, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối của Bộ Y tế.
Tích hợp dữ liệu lớn (API Gateways)
Fast Business Online được xây dựng với cơ chế API Gateway cho phép kết nối, đồng bộ và kiểm soát dữ liệu tự động giữa ERP và các hệ thống nghiệp vụ y tế trong toàn bộ các đơn vị.
- Kết nối các phần mềm quản lý bệnh viện đặc thù (HIS): Lấy dữ liệu khám bệnh, xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh và viện phí để hạch toán doanh thu, chi phí và công nợ bệnh nhân.
- Đồng bộ dữ liệu tài sản, vật tư, thuốc: Tự động cập nhật thông tin nhập – xuất – tồn kho, khấu hao và giá trị vật tư tiêu hao giữa các hệ thống nghiệp vụ và kế toán.
- Chuẩn hóa dữ liệu kế toán: Chuẩn hóa danh mục, mã loại phiếu, loại chứng từ và mã nghiệp vụ.
- Hỗ trợ mở rộng tích hợp: Nền tảng API Gateway cho phép kết nối với ngân hàng điện tử, các cơ sở trực thuộc hoặc phần mềm chuyên ngành khác để đảm bảo dữ liệu luôn đồng nhất trên toàn hệ thống.
Cấu trúc tích hợp ERP trong bệnh viện
Quản lý Tài chính – Kế toán
Không chỉ đáp ứng đầy đủ các quy định kế toán, Fast Business Online còn là nền tảng quản trị tài chính thông minh, hỗ trợ hợp nhất số liệu đa cơ sở và cung cấp báo cáo quản trị chuyên sâu, giúp ban lãnh đạo bệnh viện giám sát, kiểm soát và ra quyết định kịp thời dựa trên dữ liệu thời gian thực.
Tự động hóa mua hàng và công nợ phải trả
Fast Business Online giúp bệnh viện tự động hóa toàn bộ quy trình ghi nhận nghiệp vụ mua sắm, thanh toán và theo dõi công nợ nhà cung cấp, đảm bảo kiểm soát chi phí chặt chẽ và tuân thủ quy định kế toán.
Ghi nhận nghiệp vụ mua hàng:
- Hệ thống hỗ trợ ghi nhận đầy đủ các loại hóa đơn và nghiệp vụ mua sắm, bao gồm: Hóa đơn vật tư, thuốc, dịch vụ…
- Mua sắm tài sản cố định, công cụ dụng cụ và chi phí trả trước: Tự động tạo dữ liệu tài sản từ chứng từ mua hàng, liên kết sang các phân hệ TSCĐ, CCDC, hỗ trợ tính khấu hao và phân bổ chi phí định kỳ.
Xử lý chứng từ và hạch toán tự động:
- Cho phép tạo, kiểm tra, phê duyệt chứng từ điện tử và kết nối trực tiếp với ngân hàng để duyệt lệnh chuyển tiền và cập nhật trạng thái giao dịch tự động.
- Hệ thống tự động hạch toán các bút toán chi phí, thuế GTGT, công nợ theo đúng quy tắc kế toán và đồng bộ dữ liệu từ phần mềm quản lý bệnh viện để đưa vào sổ cái mà không cần nhập liệu lại.
Phân bổ chi phí và liên kết dữ liệu công nợ:
- Phân bổ chi phí theo hóa đơn, hợp đồng hoặc nguồn vốn, sử dụng mã phân tích để quản lý đa chiều theo từng khoa phòng, hợp đồng, hoặc hình thức thầu.
- Kết nối trực tiếp với phân hệ Quản lý Thầu – Mua sắm, giúp tự động lấy thông tin gói thầu, giá trị hợp đồng và tiến độ thanh toán, đảm bảo quy trình tài chính liền mạch từ mua sắm đến chi trả.
Quản lý bán hàng và công nợ phải thu
Phân hệ Bán hàng trong Fast Business Online là công cụ trung tâm giúp bệnh viện quản lý toàn bộ chu trình doanh thu và công nợ phải thu một cách hiệu quả và tự động.
Tích hợp dữ liệu và ghi nhận doanh thu:
- Kết nối tự động với phần mềm quản lý bệnh viện qua API để đồng bộ dữ liệu tức thì. Dữ liệu được đồng bộ, bao gồm: Biên lai viện phí, hóa đơn bán thuốc, vật tư y tế…
- Hạch toán tự động: Biên lai thu tiền từ phần mềm quản lý bệnh viện được chuyển sang Fast Business Online, ghi nhận vào hóa đơn bán hàng, đảm bảo dữ liệu doanh thu được cập nhật đầy đủ và chính xác.
Quản lý công nợ chi tiết:
- Theo dõi công nợ khách hàng: Giám sát công nợ theo từng đối tượng và hóa đơn cụ thể.
- Phân loại công nợ theo đối tượng: Bệnh nhân (mã chung hoặc mã khách lẻ để phục vụ xuất hóa đơn VAT), BHYT (Phần tiền bảo hiểm chi trả được hạch toán riêng thành hóa đơn bán hàng BHYT), Hóa đơn và hợp đồng (Công nợ được theo dõi chi tiết theo từng hóa đơn và hợp đồng liên quan).
Tự động hóa thanh toán và phân bổ công nợ:
- Xử lý nhiều phương thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản và thanh toán qua máy POS.
- Đồng bộ biên lai viện phí: Biên lai từ phần mềm quản lý bệnh viện được đưa vào Phiếu thu tiền mặt hoặc Giấy báo có.
- Phân bổ công nợ tự động: Chứng từ thu tiền được dùng để phân bổ công nợ cho các hóa đơn bán hàng bệnh nhân đã lập trước đó.
- Thanh toán đa phương thức: Khi biên lai có nhiều phương thức (ví dụ: Tiền mặt và POS), hệ thống sẽ tự động tạo phiếu thu hoặc giấy báo có riêng cho từng phần tiền.
Kiểm soát và phát hành hóa đơn điện tử (HĐĐT):
- Phát hành HĐĐT tự động: Fast Business Online tích hợp trực tiếp với phần mềm hóa đơn điện tử, sẵn sàng phát hành hóa đơn bán hàng.
- Giám sát doanh thu và công nợ theo chi tiết: Nhờ đồng bộ và phân bổ tự động, bệnh viện có thể theo dõi doanh thu, công nợ và tình hình thu tiền theo các mã phân tích như khoa/phòng, mã phí hoặc từng bệnh nhân mà không cần nhập liệu thủ công.
Quản lý kho hàng, vật tư
Fast Business Online đồng bộ với các phần mềm quản lý bệnh viện chuyên ngành, giúp bệnh viện quản lý vật tư, hàng hóa và kho bãi một cách chính xác.
Đồng bộ danh mục kho, vật tư và ghi nhận nghiệp vụ nhập – xuất kho:
- Đồng bộ danh mục vật tư: Hệ thống tự động cập nhật danh mục vật tư, hàng hóa từ phần mềm quản lý bệnh viện vào danh mục hàng hóa vật tư trên Fast Business Online.
- Đồng bộ danh mục kho: ID kho trên phần mềm chuyên ngành được đồng bộ với Mã kho trên Fast Business Online, giúp chương trình căn cứ theo mã kho để phân bổ tài khoản công nợ và tài khoản vật tư theo danh mục nghiệp vụ.
- Dữ liệu nhập – xuất kho được đồng bộ từ phần mềm chuyên ngành, giúp kế toán ghi nhận phiếu kế toán và cập nhật tồn kho nhanh chóng, chính xác.
Ghi nhận nghiệp vụ nhập kho: Nhập mua từ nhà cung cấp, nhập từ bệnh nhân trả thuốc.
Ghi nhận nghiệp vụ xuất kho: Xuất sử dụng cho bệnh nhân hoặc xuất hao phí (không xuất chuyển kho).
Hỗ trợ kiểm soát vật tư và báo cáo.
Kết nối ngân hàng điện tử và kiểm soát dòng tiền
Fast Business Online tích hợp e-Banking với các ngân hàng, cho phép kế toán thực hiện chuyển tiền, thanh toán và thu tiền trực tiếp ngay trên hệ thống ERP. Khi có giao dịch từ ngân hàng, phần mềm tự động sinh Giấy báo Nợ/Có, cập nhật sổ kế toán và đối chiếu sao kê ngân hàng.
Hệ thống hỗ trợ báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo cả phương pháp trực tiếp và gián tiếp, giúp ban giám đốc theo dõi dòng tiền, dự báo thanh khoản và ra quyết định điều hành tài chính chính xác hơn.
Quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ
Phân hệ TSCĐ và CCDC trong Fast Business Online được thiết kế để quản lý toàn bộ vòng đời tài sản và công cụ của bệnh viện, từ khi hình thành, sử dụng, tính khấu hao/phân bổ cho đến thanh lý.
Fast Business Online tự động tính khấu hao và phân bổ chi phí định kỳ, tạo bút toán kế toán và kết nối với phân hệ Quản lý Tài sản, đảm bảo đồng bộ giá trị tài sản sau nghiệm thu mua sắm.
Báo cáo tài sản cố định, thẻ tài sản, bảng phân bổ khấu hao đều được cập nhật tự động theo từng khoa phòng, giúp kiểm soát chi phí đầu tư hiệu quả và chính xác.
Ghi nhận và hình thành Tài sản/Công cụ
- Hệ thống cho phép khai báo đầy đủ thông tin TSCĐ và CCDC, từ khi hình thành đến khi thanh lý.
- Thông tin chi tiết TSCĐ: Mã tham chiếu phần mềm quản lý, Khóa chính tài sản, Model, Hạn bảo hành, Hãng sản xuất, Nhà cung cấp, Số chứng từ hình thành, Giá kế hoạch duyệt, Giá thực tế bàn giao, Giá trúng thầu, Nguồn vốn, Ngày sử dụng (nghiệm thu) và các thông tin liên quan khác.
- Nguồn vốn TSCĐ có thể tạo tự động khi đồng bộ dữ liệu từ phần mềm khác qua API.
- TSCĐ: Tạo mới tài sản, điều chuyển bộ phận, điều chỉnh số kỳ khấu hao, điều chỉnh giá trị tài sản, khai báo ngừng khấu hao, khai báo thanh lý, khai báo hệ số phân bổ, tính khấu hao.
- CCDC/CPTT: Tạo mới công cụ, điều chuyển bộ phận, điều chỉnh số kỳ phân bổ, khai báo ngừng phân bổ, khai báo thanh lý, khai báo hệ số phân bổ, tính khấu hao/phân bổ.
Đồng bộ giá trị sau nghiệm thu mua sắm:
- Giá trúng thầu và Ngày sử dụng (nghiệm thu) được ghi nhận để đồng bộ giá trị tài sản sau nghiệm thu.
- Mã quản lý tài sản được tạo dựa trên Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
Khấu hao, Phân bổ và Bút toán Kế toán
- Hệ thống tự động tính khấu hao TSCĐ và phân bổ chi phí CCDC. Sau khi tính khấu hao/phân bổ, sẽ tự động tạo bút toán và ghi nhận vào sổ sách kế toán dựa trên bảng tính khấu hao/hao mòn.
- TSCĐ được theo dõi theo danh mục bộ phận sử dụng (phòng, khoa…), kế toán có thể tổng hợp chi phí ở cấp bộ phận mẹ hoặc cao hơn.
Quản lý tài chính tập trung đa cơ sở
Hệ thống ERP hỗ trợ quản lý tập trung cho bệnh viện có nhiều cơ sở trực thuộc. Dữ liệu phát sinh tại từng chi nhánh được truyền nhận tự động qua API hoặc thông qua chức năng sao chép dữ liệu, giúp đồng bộ danh mục dùng chung như tài khoản kế toán, kho, khoa phòng và mã phân tích quản trị, đảm bảo thống nhất quy chuẩn kế toán và báo cáo toàn viện.
Tổng Viện có thể kiểm tra dữ liệu kế toán chi tiết theo từng cơ sở và hợp nhất báo cáo tài chính toàn viện một cách chính xác và kịp thời, nhờ vào các chức năng chuyển và kiểm tra số liệu chuyên biệt của hệ thống.
Hệ thống báo cáo phân tích và điều hành tài chính theo thời gian thực
Fast Business Online tích hợp Dashboard BI tài chính, giúp lãnh đạo bệnh viện theo dõi doanh thu, chi phí, công nợ, dòng tiền và hiệu quả hoạt động theo thời gian thực.
Hệ thống hỗ trợ người dùng tùy chỉnh biểu đồ, chỉ số KPI tài chính, phân tích chi phí và lợi nhuận theo khoa phòng, loại hình dịch vụ hoặc hợp đồng. Nhờ đó, ban giám đốc có thể phát hiện sớm rủi ro tài chính, tối ưu dòng tiền và đưa ra chiến lược điều hành phù hợp.
Quản lý Tài sản, thiết bị
Module Quản lý Tài sản trong hệ thống Fast Business Online hỗ trợ bệnh viện kiểm soát toàn bộ vòng đời tài sản, từ mua sắm, bàn giao, sử dụng, bảo trì cho đến thanh lý.
Ứng dụng công nghệ QR Code và RFID để quản lý, kiểm kê và đồng bộ dữ liệu tài sản một cách nhanh chóng, chính xác.
Quản lý vòng đời và nhận diện tài sản
- Quản lý đầy đủ thông tin: Mã tài sản, loại, nhà cung cấp, đơn vị sử dụng, vị trí, tình trạng, hạn bảo hành…
- Theo dõi biến động tài sản: Điều chuyển, tăng giảm giá trị, ngừng sử dụng, thanh lý…
- Quản lý tài sản bằng QR Code/RFID, hỗ trợ quét, kiểm kê và truy xuất tại hiện trường.
- Ghi nhận tự động và lưu nhật ký điện tử cho mọi thay đổi tài sản.
Theo dõi khấu hao và phân bổ chi phí tự động
- Tính khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí CCDC/CPTT định kỳ.
- Điều chỉnh số kỳ, hệ số phân bổ khấu hao.
- Sinh bút toán hạch toán chi phí, thuế, công nợ vào sổ kế toán.
- Phân bổ chi phí theo khoa phòng, nguồn vốn, hợp đồng hoặc dự án.
Lịch bảo trì và cảnh báo tự động
- Thiết lập lịch bảo trì thông minh theo chu kỳ hoặc theo hạn bảo hành.
- Tự động gửi thông báo đến bộ phận phụ trách khi đến hạn kiểm tra, bảo dưỡng.
- Theo dõi trạng thái thiết bị: Đang sử dụng, tạm dừng, sửa chữa, chờ thanh lý.
- Cập nhật tự động dữ liệu bảo trì vào hệ thống kế toán và quản trị.
Kết nối và liên thông dữ liệu
- Liên kết phân hệ Mua hàng – Thầu để tự động tạo mã tài sản sau nghiệm thu.
- Kết nối phân hệ Kế toán để đồng bộ bút toán khấu hao, công nợ, thuế GTGT.
Quản lý Nhân sự, chấm công, tính lương
Quản lý hồ sơ nhân sự và cơ cấu tổ chức
- Phân hệ HRM lưu trữ toàn bộ thông tin nhân sự của bệnh viện: Hồ sơ cá nhân, chứng chỉ hành nghề, hợp đồng, lịch sử công tác…
- Hệ thống nhắc tự động khi chứng chỉ sắp hết hạn, theo dõi biến động nhân lực theo thời gian, hỗ trợ xây dựng sơ đồ tổ chức đa cấp và phân loại nhân sự theo khoa, phòng, vị trí, loại hợp đồng.
- Mọi thay đổi (thăng chức, điều chuyển, nghỉ việc) đều có nhật ký thao tác điện tử, phục vụ kiểm tra và đánh giá định kỳ.
Định nghĩa ca làm việc và phân ca tự động
- Fast Business Online cho phép định nghĩa linh hoạt các loại ca: Hành chính, trực chuyên môn, trực đêm, ca luân phiên… Lịch làm việc được thiết lập và duyệt điện tử, đảm bảo đủ nhân lực, tránh trùng hoặc thiếu ca.
- Khi lịch được duyệt, dữ liệu tự động liên kết với phân hệ chấm công để kiểm soát giờ làm, giờ trực và tăng ca chính xác.
Chấm công tự động và tính lương tích hợp
- Hệ thống hỗ trợ chấm công bằng vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt hoặc đồng bộ dữ liệu chấm công từ phần mềm chuyên ngành.
- Bảng công được tổng hợp và duyệt điện tử, hạn chế nhập liệu thủ công. Từ bảng công, Fast Business Online tự động tính lương, phụ cấp, thưởng – phạt theo công thức sẵn, hỗ trợ nhiều hình thức lương (theo ca, sản lượng, phụ cấp trực…).
- Khi hoàn tất, hệ thống tự động trích bảo hiểm, thuế TNCN và chuyển dữ liệu sang phân hệ kế toán để chi lương qua ngân hàng.
Phân bổ chi phí nhân sự và kết nối kế toán
- Tự động phân bổ chi phí nhân sự theo khoa, nguồn quỹ hoặc dự án.
- Chi phí lương, bảo hiểm, thuế được ghi nhận vào phân hệ Tổng hợp qua phiếu kế toán, giúp đồng bộ HRM – Kế toán mà không cần nhập lại.
- Báo cáo chi phí nhân sự theo khoa phòng hỗ trợ đánh giá hiệu quả và kiểm soát chi phí lao động.
Theo dõi và báo cáo quản trị đa chiều
- Tích hợp BI Dashboard giúp lãnh đạo theo dõi tình hình nhân sự, quỹ lương và chi phí theo nhiều chiều (khoa, chức danh, loại hợp đồng, thời gian).
- Các báo cáo quỹ lương, năng suất và chi phí nhân sự hỗ trợ hoạch định nguồn nhân lực, nâng cao hiệu quả quản trị toàn viện.
Chuẩn hóa quy trình quản lý thầu
Hệ thống Fast Business Online giúp bệnh viện chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình đấu thầu, từ lập nhu cầu, thẩm định, mời thầu đến ký hợp đồng, nghiệm thu và hình thành tài sản. Mọi bước đều được kiểm soát tập trung, chính xác và có thể truy xuất lịch sử thao tác.
Lập kế hoạch và chủ trương mua sắm
- Các khoa, phòng vật tư, dược, kỹ thuật hoặc đơn vị sử dụng khởi tạo kế hoạch thầu trực tiếp trên hệ thống, nhập loại hàng hóa, nguồn vốn, đơn vị đề xuất và gửi trình phê duyệt điện tử đến đơn vị đầu mối và Ban Giám đốc.
- Luồng phê duyệt được cấu hình theo sơ đồ tổ chức, có chữ ký số, phân quyền và nhật ký thao tác, giúp minh bạch quy trình và giảm thời gian xử lý.
- Hệ thống tự động tổng hợp nhu cầu và theo dõi tiến độ phê duyệt theo thời gian thực.
Thẩm định và phê duyệt dự toán
- Sau khi kế hoạch được lập, dữ liệu chuyển đến Hội đồng khoa học kỹ thuật, Phòng tài chính kế toán và Tổ thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu (KHLCNT) để đánh giá.
- Hệ thống cho phép đính kèm hồ sơ báo giá, bảng dự toán, biên bản thẩm định và phê duyệt qua chữ ký số trực tuyến.
- Hệ thống hiển thị tiến độ và cảnh báo chậm xử lý, giúp rút ngắn thời gian phê duyệt và đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong toàn bộ quy trình.
Mời thầu, tiếp nhận và đánh giá hồ sơ
- Hỗ trợ quản lý hồ sơ mời thầu điện tử, đăng tải thông tin gói thầu, nhận hồ sơ và báo giá từ nhà cung cấp.
- Dữ liệu được đối chiếu tự động với tiêu chí kỹ thuật – tài chính, hỗ trợ đánh giá nhà thầu nhanh và khách quan.
- Hệ thống cho phép theo dõi tiến độ đấu thầu, tổng hợp biên bản mở thầu, chấm điểm và báo cáo kết quả lựa chọn.
Quản lý hợp đồng, cung ứng và tài sản
- Phân hệ thầu liên kết kết quả đấu thầu với phân hệ Mua hàng, tự động sinh hợp đồng điện tử, theo dõi tiến độ cung ứng, thời hạn giao hàng và cảnh báo trễ hạn.
- Khi hàng nhập kho, dữ liệu được tự động chuyển sang phân hệ Kho và Kế toán, cập nhật tồn kho, giá trị nhập và công nợ nhà cung cấp.
- Với thiết bị, hệ thống tạo mã tài sản và cập nhật sang TSCĐ hoặc CCDC sau nghiệm thu, đảm bảo quản lý xuyên suốt vòng đời tài sản.
Thanh toán, quyết toán và báo cáo quản trị
- Kết nối phân hệ Tiền để thực hiện thanh toán điện tử, đối soát ngân hàng và kiểm soát chi phí theo hợp đồng.
- Dữ liệu thầu được liên kết với BHYT và Sở Y tế, hỗ trợ quyết toán thầu và tổng hợp giá trị sử dụng vật tư – thuốc.
- Toàn bộ bút toán chi phí, công nợ, thuế và giá trị nhập kho được sinh tự động, đảm bảo khớp với báo cáo tài chính.
- Hệ thống cung cấp báo cáo quản trị đa chiều về giá mua, tỷ lệ sử dụng và hiệu quả nhà thầu, giúp lãnh đạo đánh giá và tối ưu chiến lược mua sắm.
>>>Xem thêm: Giải pháp ERP Fast Business Online chuyên ngành bệnh viện (Phần 3)