Triển khai ERP thành công cho doanh nghiệp thiết kế, in ấn và thi công quảng cáo

Trong năm 2020 FAST đã triển khai thành công giải pháp ERP Fast Business Online cho một doanh nghiệp thiết kế, in ấn và thi công quảng cáo. Kết quả đạt được vượt xa sự mong đợi của đội dự án và nhận được đánh giá cao cùng khen ngợi từ phía khách hàng.

Thời điểm thích hợp để triển khai ERP cho doanh nghiệp

Từ một doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực thiết kế, in ấn quảng cáo, sau hơn 15 năm phát triển, khách hàng đã có những thành tựu đáng kể trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trước khi triển khai ERP, mỗi bộ phận kinh doanh, kế toán, kho, sản xuất… đều sử dụng một phần mềm khác nhau để phục vụ cho công việc dẫn đến việc số liệu giữa các phòng ban không có sự liên kết, dễ xảy ra sai sót, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh, và nhất là ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị của ban giám đốc.

Bên cạnh đó, với mục tiêu phát triển nguồn nhân lực, mở rộng chi nhánh kinh doanh xuyên suốt từ Bắc chí Nam và các chi nhánh tại Đông Nam Á, khách hàng xác định năm 2019-2020 là thời điểm thích hợp để triển khai giải pháp ERP cho doanh nghiệp.

Nguồn ảnh: Internet

Lựa chọn giải pháp ERP Fast Business Online: Trình độ của tư vấn viên là nhân tố quan trọng nhất

Sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting từ năm 2013, khách hàng luôn đánh giá cao về chất lượng sản phẩm cũng như chất lượng dịch vụ của FAST. Tuy nhiên, khách hàng vẫn rất cẩn trọng trong quá trình lựa chọn giải pháp ERP và có sự so sánh giữa các nhà cung cấp trên thị trường.

Để vượt qua được các đối thủ khác, khách hàng khẳng định ngoài 2 yếu tố hàng đầu là giải pháp hiệu quả và thương hiệu uy tín thì trình độ chuyên môn cao của các chuyên viên tư vấn đến từ FAST chính là yếu tố quan trọng nhất để ra quyết định lựa chọn Fast Business Online.

Tự đánh giá là có quy trình sản xuất kinh doanh khá phức tạp và dễ bị tác động bởi nhiều yếu tố, ngay tại buổi demo giải pháp, trưởng dự án của công ty khách hàng đã tin tưởng đội ngũ nhân sự của FAST có thể giải quyết tốt các bài toán đặt ra và những vấn đề phức tạp phát sinh khi triển khai. Không phụ kỳ vọng ban đầu, dự án thành công vượt mong đợi, khách hàng đã gửi lời khen ngợi và cảm ơn đến đội triển khai về sự chuyên nghiệp, tận tâm, giải quyết kịp thời và nhanh chóng.

Doanh thu tăng trưởng trong bối cảnh Covid nhờ ứng dụng ERP thành công

Sự ảnh hưởng của dịch Covid-19 vừa là khó khăn vừa là động lực thúc đẩy khách hàng ra quyết định tái cơ cấu, trước hết là việc áp dụng ERP vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo khách hàng chia sẻ, nhờ Covid mà doanh nghiệp có thêm thời gian để tập trung cho việc triển khai giải pháp, đây thực sự là một nhiệm vụ quan trọng của công ty trong năm 2020 và là tiền đề cho sự phát triển sau này.

Sau 11 tháng triển khai, hệ thống đã được vận hành trôi chảy, đem lại những kết quả tích cực, đúng theo mong muốn của khách hàng:

• Áp dụng quy trình duyệt đơn chặt chẽ trên hệ thống. Trước khi sử dụng Fast Business Online, tất cả các đơn hàng mua và đơn hàng bán đều được doanh nghiệp xử lý theo quy trình thủ công, nhập liệu trên excel nên mất rất nhiều thời gian và công sức. Khi áp dụng ERP trên toàn hệ thống công ty, quy trình được đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt từ bước lập lệnh cho đến bước duyệt đơn giúp cho thông tin được cập nhật chính xác và tức thời, đẩy nhanh tốc độ sản xuất của doanh nghiệp.

Quy trình mua hàng tại doanh nghiệp

• Theo dõi được tiến độ sản xuất của đơn hàng ở phân xưởng ngay trên phần mềm. Ban quản trị dễ dàng theo dõi tình hình sản xuất mọi lúc mọi nơi thông qua bảng cập nhật tiến độ yêu cầu sản xuất bao gồm các thông tin chi tiết về ngày dự kiến hoàn thành, ngày hoàn thành thực tế, tình trạng thực hiện, đánh giá kiểm tra chất lượng sản phẩm…
• Dữ liệu được thống nhất và kế thừa chuyển đến kế toán để hạch toán sổ sách. Cho phép kế thừa tất cả thông tin từ phiếu điều xuất để tạo phiếu yêu cầu sản xuất, dựa theo phiếu điều xuất để bộ phận kinh doanh cập nhật bảng quyết toán, từ đó sẽ kế thừa toàn bộ thông tin để xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu.

Đến thời điểm hiện tại, các phòng ban đều đã quen với hệ thống, mặc dù ban đầu có sự phản đối vì đi theo lối tư duy cũ. Ban quản trị cũng đã có thể dễ dàng quản lý và đưa ra quyết định mà không cần túc trực ở công ty nữa, tất cả đã có trên hệ thống. Tại buổi gặp mặt cuối năm, khách hàng chia sẻ: “Trong khi một số doanh nghiệp trong ngành phải vật lộn để tồn tại do ảnh hưởng của dịch bệnh, thì công ty vẫn đạt tăng trưởng nhất định cho thấy sự hiệu quả khi ứng dụng Fast Business Online vào doanh nghiệp.”

Thuận lợi và khó khăn trong quá trình triển khai

Những thuận lợi từ phía khách hàng:

• Trưởng dự án phía công ty khách hàng luôn tạo điều kiện thuận lợi và hỗ trợ nhiệt tình trong quá trình khảo sát thông tin chi tiết và kết nối các phòng ban để có nguồn dữ liệu rõ ràng và chính xác.
• Những người dùng chính (key-person) phối hợp nhiệt tình với đội triển khai trong quá trình khảo sát, vận hành thực tế.
• Các người dùng cuối (end-user) thu thập dữ liệu kịp thời, đầy đủ nghiệp vụ để vận hành dự án thành công.

Về phía FAST:

• Đội lập trình và kiểm thử (tester) làm việc hết công suất để đảm bảo đúng tiến độ dự án dù đang trong giai đoạn chạy nước rút cuối năm để có thể nghiệm thu thành công.

Bên cạnh những thuận lợi, dự án cũng gặp không ít khó khăn:

• Quy trình của khách hàng gồm nhiều phòng kinh doanh riêng nên khá khó khăn khi xây dựng hệ thống. Dựa vào kết quả khảo sát, phân tích, đội đưa ra phương án tối ưu và thuyết phục được khách hàng thống nhất 1 quy trình chung khi đưa vào phần mềm.
• Tình hình dịch bệnh Covid-19 diễn ra phức tạp dẫn đến thời gian hoàn thành dự án kéo dài thêm so với thời gian dự kiến.

Đội dự án

Anh Trần Hải Duy – Trưởng dự án (Bên trái trong ảnh): Anh có 13 năm kinh nghiệm làm việc tại FAST và 8 năm kinh nghiệm triển khai dự án ERP với những ngành nghề khác nhau: xăng dầu, dịch vụ dầu khí, bất động sản, ô tô – xe máy…Anh Duy từng tham gia các dự án lớn như PVOil, BĐS Tiến Phước, Becamex IDC, Hoa Thiên Phú, Dược Phong Phú, Nệm Kymdan, Suzuki Việt Nam…

Anh Vũ Trọng Đan (Bên phải trong ảnh): Hơn 2 năm kinh nghiệm ở FAST và 2 năm kinh nghiệm triển khai các dự án ERP ở một số ngành nghề: Bất động sản, ô tô – xe máy, xây dựng… Anh Đan cũng đã có không ít những dự án lớn như: Seaholdings, Suzuki, Xây dựng Handong.

HồngNTM/FMK