4 bước lập kế hoạch tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp
Kế hoạch tài chính là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp duy trì sự ổn định và đạt được các mục tiêu chiến lược. Để xây dựng bản phương án toàn diện, doanh nghiệp cần thực hiện theo 4 bước cơ bản. Qua bài viết này, FAST sẽ giới thiệu đến bạn những thành phần và quy trình chủ chốt để có được bản kế hoạch tài chính ấn tượng nhé!
1. Giới thiệu về kế hoạch tài chính
Kế hoạch tài chính là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp định hướng chiến lược và quản lý nguồn lực. Bên cạnh đó, nhiều công ty cũng có thể đối phó với những biến động bất ngờ, đồng thời khai thác tối đa cơ hội tăng trưởng trong tương lai. Sau đây là những thông tin chi tiết về khái niệm này.
1.1. Kế hoạch tài chính là gì?
Kế hoạch tài chính (Financial Planning) là tài liệu định rõ mục tiêu tài chính, chiến lược, biện pháp cụ thể của doanh nghiệp để đạt được mục tiêu đó trong một khung thời gian xác định. Đây là công cụ không thể thiếu giúp nhiều công ty theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa tình hình tài chính.
Kế hoạch nguồn lực tài chính thường bao gồm việc dự báo dòng tiền và doanh thu. Ngoài ra, Financial Planning còn tập trung phân tích các khoản chi phí, đánh giá và quản lý rủi ro tài chính, xây dựng bảng cân đối kế toán để phân bổ vốn và đầu tư hiệu quả.
Kế hoạch tài chính (Financial Planning) là tài liệu định rõ mục tiêu tài chính
1.2. Tầm quan trọng trong quản lý doanh nghiệp và cá nhân
Kế hoạch tài chính là công cụ không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp và cá nhân. Vậy đâu là những lợi ích vượt trội của Financial Planning? Cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!
- Xác định tính khả thi của hoạt động kinh doanh: Bạn sẽ dễ dàng đánh giá tính khả thi của các hoạt động kinh doanh dựa trên nguồn lực, kinh nghiệm và tình hình thị trường hiện tại. Chẳng hạn, thương hiệu có thể nhận ra rằng giá sản phẩm hoặc dịch vụ đang quá cao so với đối thủ. Hoặc chi phí sản xuất đang ở mức quá cao khiến việc duy trì lợi nhuận trở nên khó khăn.
- Phân tích sự khác biệt giữa thực tế và kỳ vọng: Financial Planning cho phép doanh nghiệp theo dõi kết quả thực tế và so sánh với ngân sách đã lập. Nhờ đó, bạn có thể điều chỉnh chiến lược kịp thời để quay trở lại đúng hướng khi có sự chênh lệch giữa dự kiến và thực tế.
- Dự báo yêu cầu tài chính: Doanh nghiệp sẽ biết được số vốn cần thiết cho các giai đoạn khác nhau của hoạt động kinh doanh và thời điểm cần sử dụng. Điều này giúp nhà quản lý xác định rõ giai đoạn nào có nguy cơ thiếu hụt vốn. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng điều chỉnh dự báo doanh thu và chi tiêu để đảm bảo có đủ tài chính cho mọi nhu cầu.
- Thu hút các khoản tài trợ và đầu tư: Các nhà đầu tư và ngân hàng thường yêu cầu xem kế hoạch tài chính để đánh giá tính khả thi và tiềm năng phát triển của doanh nghiệp. Nếu không có Financial Planning thuyết phục, bạn sẽ khó nhận được vốn vay hoặc đầu tư cần thiết.
- Quản lý tiền mặt: Bản kế hoạch tài chính tốt giúp nhà quản lý dự trù được các giai đoạn có doanh thu thấp và điều chỉnh chi tiêu phù hợp. Đồng thời, việc chuẩn bị quỹ tiền mặt dự phòng cũng giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro cũng như nắm bắt được cơ hội. Chẳng hạn như mua hàng tồn kho với chiết khấu từ nhà cung cấp.
- Phát hiện xu hướng: Financial Planning giúp thiết lập các mục tiêu định lượng và đo lường hiệu quả thực hiện so với các mục tiêu đó. Qua các chỉ số tài chính, doanh nghiệp có thể phát hiện được xu hướng mới. Ví dụ mối quan hệ giữa chi phí quảng cáo và doanh số bán hàng.
2. Các thành phần cơ bản của kế hoạch tài chính
Các thành phần cơ bản của kế hoạch tài chính là nền tảng vững chắc trong việc xây dựng chiến lược hiệu quả cho doanh nghiệp. Đây là những yếu tố giúp công ty hiểu rõ tình hình tài chính hiện tại, dự đoán được các kết quả trong tương lai. Cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!
2.1. Mục tiêu tài chính
Mục tiêu tài chính là nền tảng quan trọng, đóng vai trò như kim chỉ nam để định hướng các hoạt động và chiến lược của doanh nghiệp. Đây là những đích đến mà công ty muốn đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể. Chẳng hạn như tăng trưởng doanh thu, mở rộng thị phần hoặc phát triển sản phẩm mới. Ví dụ, một công ty công nghệ có thể đặt mục tiêu tăng 20% doanh thu trong năm tới bằng cách tung ra một dòng sản phẩm mới.
2.2. Phân tích tình hình hiện tại
Phân tích tình hình hiện tại là bước đánh giá toàn diện tình trạng tài chính hiện tại của doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm việc xem xét các yếu tố như dòng tiền, doanh thu, chi phí, khoản nợ và tài sản. Bằng cách hiểu rõ “sức khỏe tài chính” hiện tại, công ty có thể nhận diện các điểm mạnh và điểm yếu. Từ đó đưa ra những quyết định phù hợp hơn để đối phó với thách thức và tận dụng cơ hội.
Ví dụ, doanh nghiệp bán lẻ A cần theo dõi dòng tiền thực tế để đảm bảo chi trả được các chi phí như tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, và chi phí nhập hàng. Đồng thời, họ phải giữ lại nguồn lực tài chính đủ mạnh để đầu tư cho các chiến dịch quảng bá hoặc mua sắm hàng hóa chuẩn bị cho dịp cao điểm.
Phân tích tình hình hiện tại là bước đánh giá toàn diện tình trạng tài chính
2.3. Dự báo thu nhập và chi phí
Dự báo thu nhập và chi phí là quá trình dự đoán kết quả tài chính trong tương lai dựa trên dữ liệu trong quá khứ và xu hướng hiện tại. Bước này giúp doanh nghiệp hình dung được bức tranh tài chính ngắn hạn và dài hạn. Thông qua đó, bạn sẽ chuẩn bị tốt hơn cho các thách thức tiềm ẩn cũng như xác định cơ hội phát triển.
Ví dụ, công ty B dự báo doanh thu vào dịp lễ Tết dựa trên hành vi mua sắm của khách hàng trong các năm trước. Dựa trên dữ liệu này, họ có thể lên kế hoạch nhập hàng, tăng cường marketing và điều chỉnh ngân sách hợp lý.
2.4. Kế hoạch đầu tư và tiết kiệm
Doanh nghiệp cần xây dựng lộ trình để phân bổ nguồn lực tài chính một cách hợp lý vào khoản đầu tư dài hạn và quỹ dự phòng. Các khoản đầu tư này thường bao gồm việc mua sắm thiết bị, mở rộng cơ sở hạ tầng hoặc phát triển công nghệ nhằm nâng cao năng suất và tạo lợi thế cạnh tranh lâu dài. Đồng thời, doanh nghiệp cần tiết kiệm một phần tài chính để sử dụng trong các tình huống khẩn cấp hoặc cơ hội bất ngờ.
Ví dụ, một công ty công nghệ có thể dành nguồn lực đầu tư vào các thiết bị nghiên cứu hiện đại nhằm phát triển sản phẩm mới. Tuy nhiên, họ cũng phải đảm bảo rằng các khoản đầu tư này không ảnh hưởng đến ổn định tài chính trong ngắn hạn.
2.5. Quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro là quá trình nhận diện, đánh giá và đưa ra các giải pháp để giảm thiểu những tác động tiêu cực có thể xảy ra đối với mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời, công ty cần xây dựng kế hoạch dự phòng để sẵn sàng ứng phó nếu rủi ro xảy ra.
Chẳng hạn như một doanh nghiệp sản xuất có thể nhận thấy rủi ro từ sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng. Nguyên nhân đến từ biến động giá nguyên liệu hoặc thay đổi nhu cầu thị trường. Bằng cách đánh giá những rủi ro này, họ có thể xây dựng kịch bản ứng phó như tìm kiếm nhà cung cấp thay thế hoặc dự trữ nguyên liệu.
Công ty cần xây dựng kế hoạch dự phòng
3. Quy trình lập kế hoạch tài chính
Kế hoạch tài chính đóng vai trò như một kim chỉ nam giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng mục tiêu. Vậy làm thế nào để xây dựng financial planning hiệu quả? Cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!
3.1. Dự báo doanh thu và chi phí
Đây là quá trình phân tích và dự đoán các nguồn thu nhập và chi tiêu của doanh nghiệp. Thường trong một khoảng thời gian cụ thể, theo tháng, quý hoặc năm. Đối với dự báo doanh thu, doanh nghiệp cần xem xét tất cả các nguồn thu chính như doanh thu từ bán hàng, dịch vụ,…
Để thực hiện chính xác, bạn nên dựa trên dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường. Ngoài ra, công ty cũng cần khai thác các yếu tố kinh tế như nhu cầu thị trường, biến động giá cả hoặc sự cạnh tranh. Về phần dự báo chi phí, doanh nghiệp nên liệt kê tất cả các khoản chi tiêu cố định (như thuê mặt bằng, lương nhân viên, khấu hao tài sản).
Để thực hiện chính xác, bạn nên dựa trên dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường
3.2. Lập ngân sách
Bước tiếp theo trong quy trình lập kế hoạch tài chính là xây dựng ngân sách chi tiết. Đặc biệt, ngân sách này phải phù hợp với các mục tiêu tài chính cũng như chi phí mà doanh nghiệp đã đặt ra trước đó. Thiết lập ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc phân bổ nguồn lực. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể kiểm soát dòng tiền, đảm bảo từng khoản chi tiêu được quản lý chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích.
3.3. Quản lý dòng tiền
Việc hiểu rõ các luồng tiền thu – chi là chìa khóa để tạo nên một bức tranh tài chính toàn diện. Doanh nghiệp cần tự hỏi: nguồn doanh thu đến từ đâu. Và chúng chịu ảnh hưởng như thế nào từ các quy định thuế? Dòng tiền của doanh nghiệp được sử dụng như thế nào mỗi tháng? Liệu có cơ hội nào để tối ưu hóa các khoản chi tiêu nhằm tạo ra tác động lớn hơn trong việc đạt được các mục tiêu kinh doanh hay không?
Ngoài ra, bạn cần chú ý lập danh sách riêng cho những khoản chi phí phát sinh định kỳ hàng năm. Chẳng hạn như thuế doanh nghiệp, bảo trì thiết bị hoặc các chi phí marketing. Việc này sẽ mang lại một cái nhìn rõ ràng và nhanh chóng giúp doanh nghiệp nhận ra những thay đổi cần thiết để tối ưu hóa dòng tiền.
3.4. Kế hoạch đầu tư và mở rộng
Kế hoạch đầu tư và mở rộng là một phần quan trọng trong quy trình lập kế hoạch tài chính. Phần này tập trung vào việc xác định các lĩnh vực cần đầu tư, đánh giá cơ hội mở rộng thị trường và dự báo lợi nhu. Mục tiêu nhằm đảm bảo việc sử dụng vốn đạt hiệu quả cao nhất.
Do đó, doanh nghiệp cần phân tích cẩn thận các dự án đầu tư tiềm năng, xác định rủi ro liên quan. Đồng thời, việc lập kế hoạch mở rộng cũng bao gồm tìm kiếm các nguồn tài trợ và xây dựng các chiến lược dài hạn để thúc đẩy sự tăng trưởng. Một kế hoạch đầu tư và mở rộng được thực hiện bài bản sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu.
Kế hoạch đầu tư và mở rộng là một phần quan trọng trong quy trình
4. 4 bước lập kế hoạch tài chính cá nhân chi tiết
Để quản lý tài chính cá nhân tốt, bạn cần có kế hoạch chi tiết và rõ ràng. Hãy bắt đầu bằng cách 4 bước cơ bản sau đây nhé!
4.1. Quản lý thu nhập và chi tiêu
Để bắt đầu quản lý tài chính cá nhân, bạn cần đánh giá trung thực về tình hình tài chính và lối sống hiện tại của mình. Hãy xem xét một cách kỹ lưỡng nguồn thu nhập, số tiền tiết kiệm đã có cũng như thói quen chi tiêu hàng ngày. Để có một bức tranh toàn diện về chi tiêu, hãy quản lý tất cả các khoản chi phí hàng tháng, bao gồm:
- Tiền thuê nhà hoặc trả góp mua nhà.
- Chi phí đi lại như xăng xe, bảo dưỡng, trả góp xe.
- Các khoản chi cần thiết khác như thực phẩm, hóa đơn điện nước.
- Phí hội viên phòng gym, các dịch vụ phát trực tuyến như Netflix, truyền hình cáp.
- Thanh toán nợ như vay tín dụng.
- Các khoản chi không thiết yếu như mua sắm, gọi đồ ăn ngoài, giải trí.
4.2. Lập kế hoạch tiết kiệm và đầu tư
Kế hoạch tiết kiệm và đầu tư đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu tài chính ngắn hạn và dài hạn của bạn. Ngay cả khi bạn mới bắt đầu sự nghiệp hoặc chưa có nhiều tiền dành dụm, việc đầu tư sớm luôn mang lại lợi ích to lớn. Nhờ sức mạnh của lãi kép, số tiền bạn đầu tư có thể tăng trưởng đáng kể theo thời gian. Càng bắt đầu sớm, bạn càng có nhiều thời gian để tối ưu hóa hiệu quả đầu tư, từ đó gia tăng tác động tích lũy cho tài sản của mình.
4.3. Bảo hiểm và quản lý rủi ro
Bảo hiểm là một phần không thể thiếu trong lập kế hoạch tài chính, giúp bảo vệ bạn và gia đình trước những rủi ro bất ngờ như tai nạn, bệnh tật hoặc mất nguồn thu nhập. Mỗi cá nhân nên xem xét lựa chọn bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm sức khỏe hoặc bảo hiểm thu nhập dài hạn. Việc đầu tư vào bảo hiểm sẽ giúp giảm thiểu gánh nặng tài chính bằng cách cung cấp khoản bồi thường hoặc hỗ trợ cần thiết khi sự cố xảy ra.
Ngoài ra, bạn cũng cần quản lý rủi ro bằng việc đánh giá nhu cầu bảo hiểm hiện tại. Điều này bao gồm kiểm tra mức độ bảo hiểm hiện có từ nơi làm việc hoặc các gói cá nhân. Sau đó bạn có thể bổ sung thêm nếu cần thiết để đảm bảo sự ổn định lâu dài cho tài chính của mình.
Mỗi cá nhân nên xem xét lựa chọn bảo hiểm phù hợp
4.4. Lập kế hoạch hưu trí
Để chuẩn bị cho giai đoạn nghỉ hưu, điều đầu tiên bạn cần làm là xác định số tiền cần thiết để duy trì mức sống ổn định khi không còn làm việc. Thông thường, số tiền này sẽ dao động từ 60% đến 70% thu nhập hàng năm trước khi nghỉ hưu. Ví dụ, nếu thu nhập hiện tại của bạn là 300 triệu đồng/năm, bạn cần đảm bảo kế hoạch tài chính khoảng 180 đến 210 triệu đồng mỗi năm sau khi nghỉ hưu.
Giả sử bạn đang ở tuổi 35 và mong muốn nghỉ hưu ở tuổi 55 với số tiền tiết kiệm là 3 tỷ đồng. Điều này đồng nghĩa bạn có 20 năm để đạt được mục tiêu tài chính đó. Với mức thu nhập hiện tại là 300 triệu đồng/năm, bạn cần tiết kiệm gần 50% thu nhập mỗi năm để đạt được con số 3 tỷ đồng này. Nếu việc tiết kiệm 50% thu nhập là khó khăn, bạn cần cân nhắc giảm các khoản chi tiêu, gia tăng thu nhập.
5. Các công cụ và phương pháp lập kế hoạch tài chính
Các công cụ và phương pháp lập kế hoạch tài chính là chìa khóa giúp bạn xây dựng và quản lý thu chi một cách khoa học. FAST sẽ liệt kê 3 phương án giúp bạn xây dựng financial plan hiệu quả.
5.1. Phân tích tỷ số tài chính
Tỷ số tài chính giúp đánh giá sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời, đây cũng là cơ sở quan trọng để đưa ra các quyết định quản lý và đầu tư. Thông qua việc phân tích các tỷ số này, công ty có thể nhận diện được các điểm mạnh, điểm yếu, cũng như cơ hội và rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Đây cũng là nền tảng để dự đoán khả năng tài chính trong tương lai. Một số tỷ số tài chính quan trọng như:
- Chỉ số thanh toán
- Chỉ số hoạt động
- Chỉ số rủi ro
- Chỉ số tăng trưởng tiềm năng
- Tỷ số hiệu quả vốn lưu động
5.2. Mô hình dự báo tài chính
Mô hình dự báo tài chính là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp phân tích dữ liệu tài chính lịch sử và các chỉ số thống kê. Những model này cung cấp cái nhìn sâu sắc về xu hướng doanh thu, nhu cầu khách hàng và thị trường. Từ đó hỗ trợ việc đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. 4 loại mô hình dự báo tài chính phổ biến:
- Dự báo tài chính từ trên xuống (Top-Down Financial Forecasting): Bắt đầu từ dữ liệu tổng quan của thị trường và ngành công nghiệp, sau đó đi vào chi tiết tài chính của doanh nghiệp.
- Dự báo tài chính Delphi (Delphi Financial Forecasting): Dựa trên ý kiến của các chuyên gia và phân tích nhóm để đưa ra dự đoán tài chính. Mô hình này thường được sử dụng khi có ít dữ liệu lịch sử hoặc trong những môi trường kinh doanh biến động.
- Dự báo thống kê (Statistical Forecasting): Sử dụng các phương pháp định lượng, bao gồm phân tích xu hướng và hồi quy, để dự đoán kết quả tài chính.
- Dự báo tài chính từ dưới lên (Bottom-Up Financial Forecasting): Đây là phương pháp bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu chi tiết từ các bộ phận, phòng ban hoặc dự án nhỏ của doanh nghiệp. Sau đó, các thông tin này được tổng hợp lại để tạo nên bức tranh tổng thể về tình hình tài chính của toàn công ty.
5.3. Phân tích kịch bản và độ nhạy
Trong phân tích độ nhạy, doanh nghiệp có thể chọn một yếu tố đầu vào và thay đổi theo tỷ lệ phần trăm nhất định. Sau đó, bạn tiến hành xem sự thay đổi đó ảnh hưởng như thế nào đến kết quả đầu ra. Các nhà phân tích thường tăng hoặc giảm yếu tố đầu vào theo một mức phần trăm cố định, chẳng hạn như 10%, để đánh giá mức độ nhạy cảm. Công thức thường dùng là:
Kết quả mới = Kết quả cơ bản × (1 + Thay đổi trong đầu vào)
Ví dụ, nếu doanh thu được tăng thêm 10% từ 100 lên 110, công thức sẽ là:
Lợi nhuận mới = Lợi nhuận cơ bản × (1 + 10%) = Lợi nhuận cơ bản × 1.10
Doanh nghiệp có thể chọn một yếu tố đầu vào để phân tích
6. Thách thức trong lập và thực hiện kế hoạch tài chính
Kế hoạch tài chính là một phần không thể thiếu trong việc quản lý và vận hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thực hiện luôn đi kèm với những thách thức cần giải quyết để đạt được hiệu quả tối ưu. Cụ thể như sau:
- Dữ liệu không chính xác: Dữ liệu đóng vai trò rất quan trọng trong việc lập kế hoạch tài chính. Bởi mọi dự báo và quyết định đều dựa trên những thông số này. Nếu dữ liệu không chính xác, doanh nghiệp có thể đưa ra những dự báo sai lệch, dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội quan trọng hoặc gia tăng rủi ro không cần thiết. Hơn nữa, lượng data ngày càng tăng cũng tạo ra thách thức lớn trong việc chọn lọc những thông tin thật sự quan trọng và đảm bảo tính chính xác của chúng.
- Sử dụng hệ thống cũ: Nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng hệ thống quản lý tài chính cũ không còn phù hợp. Những phần mềm này thường chạy khá chậm và khó tích hợp với công nghệ mới. Điều này làm tốn thời gian, chi phí và cản trở việc xử lý dữ liệu một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, hệ thống cũ còn gây khó khăn trong việc nâng cấp hoặc thay thế, đồng thời giảm khả năng doanh nghiệp phản ứng nhanh với thay đổi trên thị trường.
- Quản lý sự thay đổi: Khi doanh nghiệp phát triển hoặc thị trường thay đổi, bạn cần phải điều chỉnh kế hoạch tài chính. Tuy nhiên, việc thay đổi không phải lúc nào cũng dễ dàng.Điều này làm giảm khả năng doanh nghiệp thích nghi nhanh với các điều kiện kinh doanh mới. Đồng thời gây ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch và đưa ra các dự báo chính xác.
7. Tối ưu hóa kế hoạch tài chính với FAST Financial
FAST Financial là giải pháp toàn diện cho các doanh nghiệp vừa và lớn. Bởi phần mềm sẽ giúp tối ưu hóa quá trình quản lý tài chính và ra quyết định một cách hiệu quả. Với khả năng xử lý lượng lớn giao dịch và truy cập từ xa qua internet, FAST Financial đảm bảo dữ liệu được quản lý tập trung và an toàn.
Bên cạnh đó, nền tảng cũng cung cấp hàng loạt báo cáo chi tiết, phân tích số liệu theo nhiều chiều. Đây là tính năng giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa ra các quyết định tài chính chính xác và kịp thời. Đặc biệt, FAST Financial cũng linh hoạt trong việc nâng cấp mà không cần phải chuyển đổi nhà cung cấp. Điều này cho phép doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.
FAST Financial là giải pháp tài chính toàn diện cho các doanh nghiệp
Bài viết đã chia sẻ đến doanh nghiệp 4 bước lập kế hoạch tài chính quan trọng và hiệu quả. Nhờ đó, bạn có thể đạt được mục tiêu, giảm thiểu rủi ro và tận dụng tốt nhất các cơ hội kinh doanh trong tương lai. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm giúp tối ưu hoá kế hoạch tài chính thì có thể tham khảo FAST nhé!
Thông tin liên hệ:
Website: https://fast.com.vn/
Email: info@fast.com.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST