Các điểm nổi bật về dự án triển khai giải pháp ERP tại Konoike Vina – nhà cung cấp hàng đầu các dịch vụ chuyển tiếp, hậu cần tại Việt Nam.
Tóm tắt dự án
- Giải pháp khai thác: Fast Business Online (FBO)
- Lĩnh vực: giao nhận & hậu cần
- Phân hệ triển khai: Kế toán, Quản lý kho & tính toán lưu kho, Quản lý vận tải, Quản lý tư vấn, HRM (Nhân sự, công, tiền lương)
- Khai triển số đơn vị: 6
- User number:> 50
- Ký kết: 05-2015. Đưa vào ứng dụng (go-live): 02-2016. Nghiệm thu, bàn giao: 12-2016
Kết quả đạt được
- Dữ liệu quản lý và thực hiện giao dịch, dịch vụ trên một hệ thống duy nhất bao gồm kế toán, kho, vận tải.
- Liên kết dữ liệu với hệ thống hậu cần được thực hiện tự động, cải thiện hiệu suất làm việc của các phòng ban, bộ phận và toàn bộ công ty.
Summary information doanh nghiệp
- Konoike Vina, được thành lập vào tháng 12-1996, hiện là nhà cung cấp hàng đầu các dịch vụ như: forwarding, kho lạnh – kho đông, kho ngoại quan, vận chuyển, lắp đặt máy móc, giao hàng theo yêu cầu .
- Có tổng cộng hơn 550 nhân viên với mạng lưới hoạt động rộng khắp cả nước.
- Trang web: http://www.konoikevina.com
Nguồn: konoikevina.com
Nhu cầu triển khai ERP và giải pháp được chọn
Năm 2014, chị Tuyền – Kế toán trưởng của Konoike Vina, quyết tâm tìm kiếm một giải pháp nhằm giải quyết yêu cầu lúc này là một phần mềm duy nhất, tổng thể cho mọi nghiệp vụ, phòng ban trong công ty (ERP ).
Tuy nhiên, theo chia sẻ của chị, tại Việt Nam thời điểm hiện tại, rất khó tìm được một phần mềm như vậy. Lúc này, Konoike sử dụng các phần mềm khác nhau cho những hệ thống riêng biệt như kế toán, kho, vận tải… và việc liên kết dữ liệu giữa các hệ thống này với nhau gần như không thể thực hiện được, cũng không thể thừa kế dữ liệu mà phải làm thủ công.
Sau hơn 1 năm tìm kiếm và đánh giá các giải pháp khác nhau thông qua thông tin tham khảo trên mạng và tham dự các hội thảo, chị Tuyền đề xuất công ty lựa chọn Fast Business Online của FAST là giải pháp quản lý tổng thể Konoike Vina.
Theo đánh giá của chị, “ FBO is a solution management as the full of the things that doanh nghiệp cần. Về kế toán, chị cho rằng FAST đã có một hệ thống chuẩn phân tích, được thiết kế phù hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn, gần như không phải chỉnh sửa nhiều, ngoài hệ thống báo cáo đặc thù của từng doanh nghiệp nghiệp cũng được FAST trả lời ứng dụng rất tốt . ”
FBO Solution sau khi triển khai thành công trở lại tiện ích và hiệu suất cho người dùng từng hệ thống phân tích.
Hạn chế như chị Hạnh (nhân viên kế toán) cho biết: “ Chị đánh giá cao FBO về việc cung cấp các báo cáo, từ BCTC đến các đặc tính của báo cáo hoặc các nội dung báo cáo. The use of very Tiện ích, ví dụ khi chạy sổ chi tiết, chỉ cần có chuột, thì sẽ thấy được từ gốc chứng chỉ để chỉnh sửa, rất tiện lợi, điều đó có trước đây không làm được. ”
Chị Tú Anh (phụ trách kho và vận tải) cũng nói lên suy nghĩ của mình: “ Mặc dù các hệ thống vận tải và kho mà FAST cung cấp cho Konoike được thiết kế mới hoàn toàn theo yêu cầu nhưng hiện tại việc sử dụng đã đi vào ổn định, trừ việc lặp lại khi gặp một số lỗi, nhưng công việc phục hồi cũng được thực hiện nhanh chóng. Bên chị cũng rất tích cực phối hợp với FAST để xử lý. ”
Các biểu thức toán trong quá trình triển khai
Trong quá trình khai thác, đội dự án xác định một số vấn đề cần giải quyết:
- Tạo chung bộ mã, hệ thống nhất giữa các chi nhánh, đơn vị. Trước đây gần như từng đơn vị đều quản lý theo bộ mã riêng của mình, dẫn đến công việc tập tin hay thực hiện các báo cáo bằng rất nhiều thời gian.
- Liên kết, kế thừa dữ liệu giữa các bộ phận, phòng ban. Như đã nói, trước số liệu mỗi ngày từ bộ phận khác chuyển sang bộ phận kế toán gần như đều phải nhập lại tay do không có công cụ đủ mạnh và các hệ thống có sự tách biệt với nhau.
- Phân tích quản lý vận tải, quản lý kho phải viết mới hoàn toàn làm những việc đặc thù của các doanh nghiệp giao nhận và hậu cần, tuy nhiên trọng tâm vẫn là các hệ thống phân tích phải liên kết số liệu với hệ thống kế toán.
- Cung cấp các báo cáo theo yêu cầu đặc thù cho Konoike ở Nhật Bản.
Sau hơn 1 năm triển khai, dự án được nghiệm thu thành công. This results has do the tham gia nhiệt tình và trách nhiệm của đội dự án FAST và đội dự án Konoike; các nhân viên tư vấn FAST đã được hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời.
Trong buổi trao đổi gần đây với các thành viên đội dự án Konoike, chị Tuyền cũng chia sẻ đôi lời: “ Thái độ của tác giả FAST nói chung rất tuyệt vời, để cho hôm nay Koinoke Vina có một phần mềm đang chạy rất tốt. ”Tuy nhiên, cũng có thể hiện một số người đứng đầu trong tương lai khi số phần mềm ngày càng lớn và kỳ vọng vào sự hỗ trợ nhanh chóng từ FAST.
Anh Quốc, bộ phận CNTT cũng đồng tình với ý kiến của chị Tuyền, rất mong các nhân viên hỗ trợ sau này của FAST sẽ nắm rõ thông tin về giải pháp được cung cấp cho Konoike và khi cập nhật dữ liệu hay phần mềm, will have a float float so sánh giữa 2 bên.
Đội dự án Konoike và Thái NH (nhân viên tư vấn ứng dụng của FAST).
Từ trái sang: chị Hạnh, chị Tú Anh, chị Tuyền, anh Quốc và anh Thái.
Nguồn: fast.com.vn
Các thành viên đội dự án
Từ trái sang: anh SơnNK, anh TháiNH
Anh Nguyễn Hoàng Thái , trưởng dự án. Anh Thái đã có 5 năm làm việc tại FAST và tham gia vào dự án triển khai ERP từ những ngày đầu. Các lĩnh vực anh tham gia tương ứng đa dạng bao gồm: Dầu khí, Sản xuất đồ gỗ, Mua bán & sửa chữa ô tô, xe công trình, Thiết bị & vật tư y tế, Sản xuất đồ nhựa, Xây dựng, Mỹ phẩm, Logistics với các doanh nghiệp lớn từng lĩnh vực như Daiwa Plastics, Thiết bị & Dịch vụ Đồng Lợi, Ô tô Phú Mỹ, Đồ Gỗ Phúc Thắng, Hóa chất Dầu khí DMC – Miền Nam, Thủ Công Mỹ Nghệ Và Nội Thất Ngọc Sơn, Viglacera Thăng Long, RYOBI (Việt Nam), Nagai Việt Nam, Thực phẩm Ngôi sao xanh, Thực phẩm Mavin.
Với dự án Konoike, chị Tuyền còn để lại lời tốt đẹp gửi đến anh Thái: “ Thay mặt cho bộ phận kế toán, chị muốn cảm ơn Thái rất nhiều, có những lúc Thái rất bận rộn mà phải dừng mọi thứ để hỗ trợ chị lập tức vì chị biết Thái là người nắm rõ phần mềm, chỉ có Thái xử lý để nó trôi nổi các phần lại. ”
Anh Nguyễn Kim Sơn , thành viên dự án, HRM phân tích. Anh Sơn có 10 năm làm việc tại FAST và thời gian lớn phần, anh hoạt động ở phòng Bảo hành, hỗ trợ nghiệp vụ cho các DN. Với kinh nghiệm làm việc dày dặn, cách đây khoảng hơn 1 năm, anh chuyển sang bộ phận tư vấn triển khai và tham gia triển khai ở một số dự án lớn như Mag-X, Vinpearl, CCI, WSE, Symthomer với phân tích hệ thống bảo đảm là HRM .