Giấy chứng nhận đăng ký thuế là một trong những thủ tục quan trọng mà bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào cũng cần thực hiện khi bắt đầu hoạt động kinh doanh. Đây không chỉ là bằng chứng xác nhận đã đăng ký mã số thuế với cơ quan thuế mà còn là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật. Trong bài viết này, FAST sẽ giải thích chi tiết về giấy chứng nhận đăng ký thuế, cùng với những hướng dẫn cụ thể để bạn có thể hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác.
1. Giấy chứng nhận đăng ký thuế là gì?
Giấy chứng nhận đăng ký thuế là văn bản do cơ quan thuế cấp cho tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá thể, cá nhân có hoạt động sản xuất kinh doanh đã hoàn thành hồ sơ, thủ tục đăng ký thuế theo quy định trước đó.
Giấy chứng nhận đăng ký thuế còn được gọi là giấy chứng nhận mã số thuế hoặc giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế. Ngoài ra, tùy thuộc vào đối tượng được cấp, giấy chứng nhận đăng ký thuế còn được gọi với các tên như:
- Giấy chứng nhận mã số thuế doanh nghiệp (cấp cho công ty, doanh nghiệp);
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế cá nhân, giấy chứng nhận mã số thuế cá nhân;
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế hộ kinh doanh (cấp cho hộ kinh doanh cá thể).
>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể
2. Vì sao cần có giấy chứng nhận đăng ký thuế?
Mặc dù không có quy định bắt buộc phải đăng ký giấy chứng nhận đăng ký thuế, việc sở hữu giấy chứng nhận này là rất cần thiết để đảm bảo tuân thủ pháp luật và thuận tiện trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế. Dưới đây là những quy định pháp luật liên quan và lý do tại sao giấy chứng nhận đăng ký thuế quan trọng trong việc tuân thủ từng quy định:
Sử dụng mã số thuế trong các giao dịch:
- Theo Điều 35 Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế phải ghi mã số thuế vào các hợp đồng, hóa đơn, chứng từ khi thực hiện các giao dịch liên quan đến kinh doanh, mở tài khoản ngân hàng, khai thuế, nộp thuế, hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế, đăng ký hải quan, v.v.
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế chứa mã số thuế của doanh nghiệp hoặc cá nhân. Việc sở hữu giấy chứng nhận này giúp xác minh và chính thức hóa mã số thuế, đảm bảo tính hợp lệ khi sử dụng mã số thuế trong các giao dịch kinh doanh và thủ tục hành chính, giúp tránh những rủi ro pháp lý do sử dụng mã số thuế không hợp lệ.
Ghi mã số thuế trong hồ sơ hành chính:
- Người nộp thuế phải ghi mã số thuế trên các hồ sơ khi thực hiện thủ tục hành chính hoặc cung cấp mã số thuế cho các cơ quan, tổ chức có liên quan.
- Khi thực hiện các thủ tục hành chính, các cơ quan quản lý thường yêu cầu cung cấp mã số thuế để đối chiếu thông tin. Giấy chứng nhận đăng ký thuế là bằng chứng chính thức về mã số thuế đã được cơ quan thuế cấp, giúp người nộp thuế dễ dàng hoàn thành các thủ tục này mà không gặp phải sự cố hoặc sai sót liên quan đến mã số thuế.
Quản lý và thu thuế:
- Cơ quan thuế, Kho bạc Nhà nước, và các ngân hàng sử dụng mã số thuế của người nộp thuế để quản lý và thu thuế vào ngân sách nhà nước.
- Việc có giấy chứng nhận đăng ký thuế giúp người nộp thuế dễ dàng cung cấp mã số thuế khi cần thiết, đảm bảo các cơ quan thuế có thể quản lý, thu và theo dõi thuế một cách chính xác. Nếu không có giấy chứng nhận này, việc quản lý thuế có thể gặp khó khăn, dẫn đến các vấn đề về truy thu hoặc sai lệch trong số liệu thuế.
Thời hạn đăng ký thuế:
- Điều 33 Luật Quản lý thuế 2019 quy định rằng thời hạn đăng ký thuế phải cùng thời gian với việc đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã, hoặc đăng ký kinh doanh. Nếu đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế, thời hạn đăng ký thuế là trong vòng 10 ngày kể từ ngày:
- Được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép đầu tư, giấy phép hộ kinh doanh, giấy phép thành lập và hoạt động.
- Bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng chưa có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tổ chức không thuộc diện phải đăng ký kinh doanh.
- Tổ chức, doanh nghiệp phát sinh trách nhiệm khấu trừ thuế và nộp thuế thay.
- Phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc yêu cầu hoàn thuế.
- Việc có giấy chứng nhận đăng ký thuế đảm bảo rằng người nộp thuế tuân thủ đúng thời hạn và thủ tục đăng ký thuế theo quy định của pháp luật. Điều này giúp tránh được các vi phạm về thủ tục hành chính và đảm bảo quyền lợi pháp lý của người nộp thuế, đặc biệt là trong việc hưởng các ưu đãi hoặc thực hiện nghĩa vụ thuế một cách đúng đắn và kịp thời.
Như vậy, mặc dù pháp luật không bắt buộc phải đăng ký giấy chứng nhận đăng ký thuế, việc sở hữu giấy chứng nhận này mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đảm bảo việc tuân thủ các quy định pháp luật và giúp người nộp thuế thực hiện các nghĩa vụ của mình một cách hiệu quả và hợp pháp.
>>> Xem thêm: Mẫu công văn giải trình thuế: Từ a-z về quy trình giải trình
3. Các quy định về giấy chứng nhận đăng ký thuế
Các quy định về giấy chứng nhận đăng ký thuế cụ thể như sau:
- Mỗi doanh nghiệp và tổ chức kinh tế sẽ chỉ được cấp duy nhất một mã số thuế trong suốt thời gian hoạt động, từ khi bắt đầu kinh doanh đến khi chấm dứt hoạt động và mã số thuế bị hủy. Nếu doanh nghiệp hoặc tổ chức có các chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc đơn vị phụ thuộc, và những đơn vị này thực hiện nghĩa vụ thuế riêng, thì sẽ được cấp mã số thuế phụ thuộc.
- Mỗi cá nhân, bao gồm người lao động, sẽ chỉ được cấp duy nhất một mã số thuế trong suốt cuộc đời. Nếu cá nhân có người phụ thuộc, người phụ thuộc đó sẽ được cấp một mã số thuế để phục vụ việc giảm trừ gia cảnh cho cá nhân nộp thuế.
- Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế có trách nhiệm kê khai, nộp thuế, khấu trừ thuế, và hoàn thuế thay cho cá nhân đã ủy quyền cho họ thực hiện nghĩa vụ thuế.
- Mã số thuế đã được cấp cho một cá nhân không thể tái sử dụng để cấp cho cá nhân khác.
- Khi doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế chuyển đổi loại hình, hoặc khi bán, tặng doanh nghiệp, mã số thuế đã được cấp ban đầu sẽ được giữ nguyên.
- Đối với hộ kinh doanh, hộ gia đình, và cá nhân kinh doanh, mã số thuế được cấp sẽ là mã số thuế của người đại diện pháp lý của hộ kinh doanh đó.
4. Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế
Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế là một bước quan trọng đối với các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về thuế, cụ thể như sau:
Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thuế
- Tờ khai đăng ký thuế: Điền đầy đủ và chính xác thông tin trên tờ khai đăng ký thuế theo mẫu quy định. Thông thường, mẫu này sẽ được cơ quan thuế cung cấp hoặc có thể tải về từ trang web của cơ quan thuế.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu có): Đối với các hộ kinh doanh đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, bản sao này là một phần không thể thiếu trong hồ sơ.
- Bản sao giấy tờ tùy thân: Cung cấp bản sao căn cước công dân, hoặc hộ chiếu của người đại diện hoặc chủ hộ kinh doanh.
- Các giấy tờ liên quan khác: Tùy vào yêu cầu của cơ quan thuế và loại hình kinh doanh, có thể cần thêm một số giấy tờ bổ sung khác như hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh, giấy phép con (nếu hoạt động trong ngành nghề có điều kiện).
Nộp hồ sơ đăng ký thuế
- Hồ sơ sau khi chuẩn bị đầy đủ sẽ được nộp tại chi cục thuế nơi hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh đặt trụ sở chính.
- Hộ kinh doanh có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc thông qua dịch vụ bưu chính, và đối với những địa phương áp dụng công nghệ, có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Thẩm định hồ sơ
- Sau khi nhận được hồ sơ, cơ quan thuế sẽ tiến hành thẩm định các thông tin và giấy tờ trong hồ sơ.
- Thời gian thẩm định thường dao động từ 5 đến 10 ngày làm việc, tùy thuộc vào quy định và tình hình thực tế tại cơ quan thuế.
Nhận giấy chứng nhận đăng ký thuế
- Nếu hồ sơ hợp lệ và đầy đủ, cơ quan thuế sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế cho hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh. Giấy chứng nhận này thường bao gồm mã số thuế, thông tin về hộ kinh doanh và các chi tiết liên quan.
- Người nộp hồ sơ có thể đến trực tiếp tại cơ quan thuế để nhận giấy chứng nhận hoặc có thể được gửi qua đường bưu điện đến địa chỉ đã đăng ký.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn xin giấy phép kinh doanh hộ gia đình đơn giản
5. Thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký thuế
Theo quy định tại Điều 34 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, nội dung của giấy chứng nhận đăng ký thuế bao gồm những thông tin sau:
- Tên của người nộp thuế;
- Mã số thuế;
- Số, ngày, tháng, năm giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/giấy phép thành lập và hoạt động/ giấy chứng nhận đăng ký đầu tư của tổ chức, cá nhân kinh doanh; số, ngày, tháng, năm của quyết định thành lập của tổ chức không thuộc đối tượng đăng ký kinh doanh; thông tin chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu của cá nhân không thuộc đối tượng đăng ký kinh doanh;
- Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
6. Mẫu giấy chứng nhận đăng ký thuế mới nhất
Tùy theo đối tượng đăng ký thuế, cơ quan thuế cấp giấy chứng nhận mã số thuế cho người nộp thuế theo các mẫu dưới đây:
6.1. Giấy chứng nhận đăng ký thuế dành cho tổ chức, doanh nghiệp, hộ – cá nhân kinh doanh
Cơ quan thuế cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế theo mẫu số 10-MST cho tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá thể, cá nhân có hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ví dụ:
- Cá nhân mua bán, chuyển nhượng, kinh doanh bất động sản;
- Cá nhân kinh doanh online trên Shopee, Tiki, Lazada;
- Cá nhân tại Việt Nam nhưng có thu nhập từ nước ngoài.
Tải ngay Mẫu số 10-MST Giấy chứng nhận đăng ký thuế
6.2. Giấy chứng nhận đăng ký thuế dành cho cá nhân
Cơ quan thuế cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế theo mẫu số 12-MST cho cá nhân có thu nhập từ tiền công, tiền lương nộp hồ sơ đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế, không thông qua cơ quan, tổ chức chi trả thu nhập.
Tải ngay Mẫu số 12-MST Giấy chứng nhận đăng ký thuế dành cho cá nhân.
6.3. Thông báo mã số thuế cá nhân
Cơ quan thuế cấp thông báo mã số thuế cá nhân theo mẫu số 14-MST cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trong trường hợp cá nhân (người lao động) nộp thuế thu nhập cá nhân thông qua tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập và có văn bản ủy quyền cho tổ chức, doanh nghiệp làm thủ tục đăng ký thuế (đăng ký mã số thuế cá nhân).
Sau khi hoàn hoàn thủ tục đăng ký thuế, tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập có trách nhiệm thông báo mã số thuế được cấp cho người lao động.
Tải ngay Mẫu số 14 – MST Thông báo mã số thuế cá nhân.
6.4. Thông báo mã số thuế người phụ thuộc
Cơ quan thuế cấp thông báo mã số thuế người phụ thuộc theo mẫu số 21-MST cho cá nhân trực tiếp đăng ký mã số thuế cho người phụ thuộc.
Tải ngay Mẫu số 21-MST Thông báo mã số thuế người phụ thuộc.
Cơ quan thuế cấp thông báo mã số thuế của người phụ thuộc ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập làm thủ tục đăng ký thuế theo mẫu số 22-MST cho cơ quan chi trả thu nhập.
6.5. Thông báo mã số thuế các trường hợp khác
Cơ quan thuế cấp thông báo mã số thuế theo mẫu số 11-MST cho:
- Cá nhân, tổ chức đăng ký thuế để khấu trừ thuế và nộp thuế thay;
- Cá nhân thực hiện đăng ký thuế qua hồ sơ khai thuế.
Tải ngay Mẫu số 11-MST Thông báo mã số thuế.
Việc nắm rõ các quy định và quy trình liên quan đến giấy chứng nhận đăng ký thuế sẽ giúp các tổ chức và cá nhân thực hiện nghĩa vụ thuế một cách chính xác và hiệu quả. Để hỗ trợ doanh nghiệp và hộ kinh doanh trong việc báo cáo và tổng hợp sổ sách đúng theo chế độ kế toán và thuế, FAST cung cấp các dịch vụ như FAST Accounting và FAST HKD. Các dịch vụ này được thiết kế để giúp bạn quản lý và xử lý các nghiệp vụ kế toán, thuế một cách thuận tiện và chính xác, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật. Với sự hỗ trợ từ FAST, bạn có thể yên tâm về việc thực hiện nghĩa vụ thuế và quản lý tài chính hiệu quả.
Liên hệ ngay để được tư vấn!
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast