Hệ thống thông tin là gì? Câu hỏi này tưởng chừng như đơn giản nhưng lại ẩn chứa nhiều nội dung quan trọng. Hiểu được bản chất của hệ thống thông tin sẽ là chìa khóa để khai thác tối đa tiềm năng của nó trong mọi lĩnh vực của đời sống. Bài viết này FAST sẽ đi sâu vào giải thích khái niệm hệ thống thông tin một cách chi tiết, đồng thời phân loại các loại hệ thống thông tin phổ biến hiện nay.
1. Hệ thống thông tin là gì?
Hệ thống thông tin là tập hợp các thành phần hữu hình và vô hình phối hợp hoạt động để thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin. Mục đích của hệ thống thông tin là phục vụ cho nhu cầu cụ thể của cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp. Ngày nay, nhờ công nghệ thông tin, hệ thống thông tin được lưu trữ và quản lý dễ dàng bằng phần mềm và phần cứng.
Các thành phần chính của một hệ thống thông tin bao gồm phần cứng (hardware), phần mềm (software), dữ liệu (data), con người (people) và quy trình (processes). Hệ thống thông tin có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động, quyết định và chiến lược của một tổ chức hoặc doanh nghiệp.
2. Cấu trúc của một hệ thống thông tin
Cấu trúc của hệ thống thông tin bao gồm các thành phần cơ bản cùng với cách chúng tương tác với nhau để tạo ra một môi trường hỗ trợ thông tin hiệu quả. Dưới đây là một cấu trúc tổng quan của hệ thống thông tin:
Phần Cứng (Hardware)
- Máy tính: Bao gồm máy tính cá nhân, máy chủ, máy tính đám mây, các thiết bị lưu trữ (ổ cứng, USB, đĩa CD/DVD) và thiết bị mạng.
- Thiết bị đầu vào/đầu ra (Input/Output Devices): Bao gồm bàn phím, chuột, màn hình, máy in, máy quét, máy ảnh, máy quay video và các thiết bị khác để nhập và xuất dữ liệu.
Phần Mềm (Software)
- Hệ điều hành (Operating System): Điều khiển và quản lý tài nguyên của máy tính, cung cấp giao diện giữa người dùng và phần cứng.
- Ứng dụng (Applications): Bao gồm các chương trình và ứng dụng như trình duyệt web, ứng dụng văn phòng, ứng dụng đồ họa, ứng dụng quản lý dữ liệu, và các ứng dụng khác để xử lý, tạo ra và truy cập thông tin.
Dữ Liệu (Data)
- Dữ liệu cấu trúc (Structured Data): Dữ liệu được tổ chức theo một cấu trúc cụ thể, thường được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu quan hệ.
- Dữ liệu phi cấu trúc (Unstructured Data): Dữ liệu không tuân thủ bất kỳ cấu trúc nào cụ thể, như văn bản, hình ảnh, video và âm thanh.
Con Người (People)
- Người sử dụng (End Users): Bao gồm mọi người sử dụng hệ thống thông tin để truy cập và tương tác với thông tin.
- Nhà quản trị hệ thống (System Administrators): Quản lý và duy trì hệ thống, bao gồm việc cài đặt và cập nhật phần mềm, bảo trì phần cứng, và quản lý tài nguyên.
Quy Trình (Processes)
- Quy trình công việc (Workflows): Chuỗi các bước hoạt động được thiết kế để xử lý thông tin hoặc hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể.
- Quy trình tích hợp (Integration Processes): Các quy trình và giao thức được sử dụng để kết nối và truyền thông tin giữa các thành phần khác nhau của hệ thống.
Môi Trường Vận Hành (Environment)
- Môi trường vật lý (Physical Environment): Bao gồm không gian văn phòng, điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và âm thanh.
- Môi trường mạng (Network Environment): Bao gồm các mạng nội bộ và internet, kết nối giữa các máy tính và thiết bị khác nhau.
Cấu trúc này cung cấp một cái nhìn tổng quan về các thành phần chính và mối quan hệ giữa chúng trong một hệ thống thông tin hoạt động. Sự tương tác giữa các thành phần này làm cho hệ thống thông tin trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực cho con người trong mọi lĩnh vực.
3. Các đặc trưng của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin hiện đại không chỉ là tập hợp các thành phần kết nối mà còn có những đặc trưng riêng biệt. Đặc điểm này giúp hệ thống thông tin trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho con người trong mọi lĩnh vực. Dưới đây là 3 đặc trưng nổi bật của hệ thống thông tin hiện đại:
Tích hợp đa kênh (Multichannel Integration)
- Mô tả: Hệ thống thông tin hiện đại tích hợp đa kênh cho phép truy cập và tương tác thông tin từ nhiều nguồn và thiết bị khác nhau, bao gồm máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng và các thiết bị kết nối internet khác.
- Lợi ích: Người dùng có thể tiếp cận thông tin một cách linh hoạt và thuận tiện hơn, từ bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào, tăng cường sự tiện ích và hiệu suất làm việc.
Tính tương tác (Interactivity)
- Mô tả: Hệ thống thông tin hiện đại thường tích hợp các tính năng tương tác, cho phép người dùng không chỉ tiêu thụ thông tin mà còn có khả năng tương tác và tham gia vào quá trình tạo ra thông tin.
- Lợi ích: Tăng cường sự tham gia và tương tác của người dùng, tạo ra một môi trường học tập và làm việc động đào và sáng tạo.
Tính linh hoạt và đa dạng (Flexibility and Versatility)
- Mô tả: Hệ thống thông tin hiện đại được thiết kế để linh hoạt và đa dạng, có khả năng thích ứng với nhiều môi trường và nhu cầu khác nhau của người dùng.
- Lợi ích: Đáp ứng được nhu cầu đa dạng của người dùng từ mọi lĩnh vực và ngành công nghiệp, từ giáo dục và y tế đến doanh nghiệp và giải trí, tạo ra một hệ thống thông tin linh hoạt và mạnh mẽ.
4. Các loại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp hiện đại ngày nay vận hành dựa trên nền tảng thông tin. Để tối ưu hóa hoạt động và đạt được lợi thế cạnh tranh, các doanh nghiệp triển khai nhiều hệ thống thông tin khác nhau, phục vụ cho các mục đích cụ thể. Hãy cùng khám phá 6 loại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp:
4.1 Hệ thống Xử lý giao dịch (Transaction processing system – TPS)
Hệ thống Xử lý giao dịch (TPS) là công cụ thiết yếu cho hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. TPS giúp doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, quản lý và tối ưu hóa các giao dịch hàng ngày. TPS cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ doanh nghiệp điều chỉnh, sửa đổi, lưu trữ, thu thập, xử lý và hủy bỏ giao dịch hiệu quả.
Điểm nổi bật của TPS là khả năng lưu trữ dữ liệu tại doanh nghiệp hoặc trên nền tảng đám mây, đảm bảo an toàn và tính sẵn sàng cao. Hệ thống TPS xử lý thông tin về doanh số bán hàng, hàng tồn kho, lịch trình sản xuất, báo cáo thanh toán một cách nhanh chóng và chính xác. Nhờ vậy, hệ thống hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động quản lý và vận hành doanh nghiệp.
So với hệ thống xử lý hàng loạt, TPS có ưu điểm vượt trội ở khả năng tương tác với người dùng. Quá trình xử lý giao dịch diễn ra theo thời gian thực, phản hồi kết quả ngay lập tức, đáp ứng nhu cầu xử lý nhanh chóng các yêu cầu của người dùng. Nhờ vậy, TPS giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất cho doanh nghiệp.
4.2 Hệ thống Thông tin quản lý (Management information system – MIS)
Hệ thống Thông tin quản lý (MIS) đóng vai trò thiết yếu trong việc hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt. MIS thu thập dữ liệu từ Hệ thống Xử lý giao dịch (TPS) về các hoạt động thanh toán, tính lương, sản xuất, mua hàng,… Sau đó, MIS biến dữ liệu thành thông tin hữu ích, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình hoạt động doanh nghiệp toàn diện, chính xác.
Nhờ phân tích dữ liệu, MIS cung cấp báo cáo chi tiết giúp nhà quản lý phát hiện các khoản giao dịch gây lãng phí, khâu sản xuất hoạt động kém hiệu quả. Từ đó, nhà quản lý có thể nhanh chóng giải quyết nhanh các vấn đề tồn đọng, nắm bắt cơ hội tiềm năng và lập kế hoạch chiến lược phát triển hiệu quả. Ví dụ, MIS cho thấy doanh số tăng cao trong một mùa cụ thể, nhà quản lý có thể quyết định tăng cường marketing và sản xuất để tối ưu hóa lợi nhuận trong giai đoạn này.
Tuy nhiên, không chỉ quản lý mới có quyền truy cập và sử dụng MIS. Các nhân viên không quản lý cũng có thể đóng góp dữ liệu đầu vào cho hệ thống. Quyền truy cập vào báo cáo và các tính năng hỗ trợ ra quyết định của MIS thường được giới hạn cho cấp quản lý.
4.3 Hệ thống Quản trị quan hệ khách hàng (CRM)
Hệ thống CRM đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Doanh nghiệp ghi lại các thông tin về các giao dịch, tương tác của khách hàng để hiểu rõ khách hàng, xác định khách hàng tiềm năng. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể gia tăng hiệu quả bán hàng, tiếp thị và hỗ trợ khách hàng.
Các tính năng của CRM giúp doanh nghiệp nâng cao tốc độ giao dịch, tự động hóa quy trình bán hàng và marketing, phân tích dữ liệu khách hàng để đưa ra quyết định chiến lược, và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ, hậu mãi. Bằng cách này, CRM không chỉ giúp cải thiện quan hệ với khách hàng mà còn tạo ra cơ hội để tăng doanh số bán hàng, tối ưu hóa chiến lược tiếp thị và phát triển mối quan hệ bền vững với khách hàng.
4.4 Hệ thống Quản lý kiến thức (Knowledge Management System – KMS)
Hệ thống Quản lý kiến thức (KMS) là công cụ thiết yếu cho các doanh nghiệp dịch vụ như luật, kế toán,… KMS giúp thu thập, lưu trữ và chia sẻ kiến thức hiệu quả, hỗ trợ truy cập thông tin dễ dàng, tăng cường cộng tác và chia sẻ kiến thức. Nhờ vậy, KMS giúp nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng.
Hệ thống Quản lý kiến thức (KMS) giúp tổ chức tận dụng và tối ưu hóa tri thức của mình bằng cách tạo ra một cơ sở dữ liệu được tổ chức một cách logic và dễ dàng tiếp cận. Các tính năng của KMS bao gồm việc tạo ra và quản lý cơ sở dữ liệu kiến thức, hỗ trợ tìm kiếm thông tin, tạo ra cộng đồng người dùng để chia sẻ kinh nghiệm và xác định và giải quyết các cánh tranh và rủi ro trong quản lý kiến thức. Nhờ KMS, doanh nghiệp gia tăng năng lực cạnh tranh và thúc đẩy phát triển bền vững. Ví dụ, KMS lưu trữ văn bản pháp lý, hồ sơ kế toán, bài viết chuyên môn theo lĩnh vực, chủ đề cụ thể. Từ đó, luật sư, kế toán dễ dàng tìm kiếm thông tin, chia sẻ kiến thức, từ đó giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
4.5 Hệ thống quản trị nguồn nhân lực (Human resource management – HRM)
Hệ thống quản trị nguồn nhân lực (HRM) đóng vai trò then chốt trong sự thành công của tổ chức thông qua việc quản lý hiệu quả nguồn nhân lực. Mục tiêu chính của HRM bao gồm tuyển dụng nhân tài, phát triển nhân viên, đánh giá hiệu quả,..Nhờ vậy, HRM tạo dựng đội ngũ nhân viên chất lượng, gắn bó, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và đạt mục tiêu chung.
Hệ thống quản trị nguồn nhân lực (HRM) hiệu quả giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài. Từ đó, HRM giúp nâng cao năng suất lao động, tạo dựng môi trường làm việc tích cực và gắn kết nhân viên. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể thúc đẩy sự phát triển chung, nâng cao năng lực cạnh tranh và tạo lợi thế bền vững.
4.6 Hệ thống Thông tin điều hành (Executive information system – EIS)
Hệ thống Thông tin điều hành (EIS) đóng vai trò hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo doanh nghiệp trong việc đưa ra quyết định chiến lược. Với khả năng cung cấp cái nhìn tổng quan và tóm tắt thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, EIS giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về hiệu suất tổng thể của tổ chức và môi trường kinh doanh. Đồng thời, EIS cũng giúp tạo ra sự linh hoạt và hiệu quả trong việc ra quyết định và điều hành. EIS không chỉ là một công cụ thông tin mà còn là một công cụ hỗ trợ ra quyết định mạnh mẽ cho các nhà quản lý cấp cao.
5. Phân loại cấp độ an toàn hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của mọi tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, việc đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin là vô cùng cấp thiết. Theo quy định, hệ thống thông tin được phân loại thành 5 cấp độ, từ thấp đến cao:
- Cấp độ 1 là mức độ ảnh hưởng thấp nhất, chỉ tác động đến quyền lợi của tổ chức hoặc cá nhân khi bị tấn công. Mức độ thiệt hại không lan rộng, không gây ảnh hưởng đến lợi ích công cộng, trật tự xã hội, quốc phòng, an ninh quốc gia.
- Cấp độ 2 gây tổn hại nghiêm trọng đến quyền lợi của tổ chức, cá nhân hoặc ảnh hưởng đến lợi ích công cộng. Tuy nhiên, mức độ ảnh hưởng vẫn chưa đến mức gây rối loạn trật tự, an toàn xã hội, quốc phòng hay an ninh quốc gia.
- Cấp độ 3 gây tổn hại nghiêm trọng đến hoạt động sản xuất, ảnh hưởng đến lợi ích công cộng hoặc đe dọa đến quốc phòng, an ninh quốc gia. Đây là cấp độ cảnh báo cao, đòi hỏi các biện pháp bảo vệ an ninh chặt chẽ để ngăn chặn các hành vi xâm hại.
- Cấp độ 4 là mức độ nguy hiểm, gây tổn hại đặc biệt đến lợi ích công cộng, an ninh trật tự hoặc đe dọa quốc phòng, an ninh quốc gia. Đây là cấp độ cần biện pháp bảo mật cao nhất, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hệ thống thông tin, ngăn chặn mối đe dọa và bảo vệ an ninh quốc gia.
- Cấp độ 5 là cao nhất, với nguy cơ tổn hại đặc biệt nghiêm trọng đến quốc phòng, an ninh quốc gia. Do đó, các biện pháp bảo mật cao nhất cần được áp dụng để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hệ thống thông tin ở cấp độ này.
6. Quá trình xử lý thông tin trong hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin hoạt động dựa trên quy trình xử lý thông tin bài bản, khoa học. Quy trình này giúp biến đổi dữ liệu thô thành thông tin hữu ích phục vụ cho mục đích sử dụng của người dùng. Quy trình xử lý thông tin trong hệ thống thông tin bao gồm 4 bước chính:
6.1 Bước 1: Thu thập thông tin
Bước nền tảng trong xử lý thông tin của hệ thống là thu thập thông tin. Nhờ thu thập thông tin, dữ liệu phản ánh mọi hoạt động của tổ chức được đảm bảo tính chính xác và toàn diện. Do đó, đây là bước then chốt trong quy trình xử lý thông tin.
Để thu thập thông tin hiệu quả, cần xác định rõ mục tiêu số lượng chỉ tiêu cần thu thập và xử lý. Dựa trên mục tiêu đã đề ra, người thực hiện sẽ quyết định loại thông tin cần thu thập, khối lượng dữ liệu, thời gian. Các phương pháp thu thập thông tin bao gồm thủ công, bán tự động và tự động.
6.2 Bước 2: Xử lí thông tin
Bước thứ hai trong quy trình xử lý thông tin là xử lý thông tin, đóng vai trò then chốt. Ở giai đoạn này, thông tin sẽ được sắp xếp, tập hợp/phân loại theo nhóm, và tính toán dựa trên các chỉ tiêu cụ thể. Quá trình này biến đổi dữ liệu thô thành thông tin có giá trị, đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng.
Quá trình xử lý thông tin mang lại các kết quả hữu ích như bảng số liệu, biểu đồ, hay con số đánh giá tình trạng và xu hướng phát triển của doanh nghiệp/tổ chức. Hệ thống xử lý thông tin bao gồm hai bộ phận chính:
- Bộ phận kết xuất thông tin: Bộ phận này cung cấp thông tin thiết thực cho người quản lý (báo cáo doanh thu, tiến độ) và các hệ thống liên quan (lý đơn hàng).
- Bộ phận xử lý: Bộ phận dựa trên quy chuẩn, quy trình, quy tắc quản lý của tổ chức, thực hiện bởi con người và máy tính thông qua phần mềm.
6.3 Bước 3: Xuất thông tin
Thông tin sau khi được xử lý sẽ được chuyển đổi và xuất ra ngoài thông qua các thiết bị đầu ra để sử dụng. Dạng thức phổ biến nhất là lưu trữ dưới dạng file hoặc trong cơ sở dữ liệu. Các thiết bị lưu trữ thông tin thường gặp bao gồm đĩa CD, đĩa từ, băng từ, trống từ,… Ngoài ra, thông tin cũng có thể được lưu trữ dưới dạng bản cứng trong các tủ hồ sơ, công văn.
6.4 Bước 4: Truyền đạt thông tin
Kết quả thu được từ quá trình xử lý thông tin sẽ được truyền đạt đến các bộ phận trong tổ chức hoặc bên ngoài có nhu cầu sử dụng. Việc lưu lại và ghi nhớ thông tin này giúp ích cho việc sử dụng nhiều lần trong công việc. Quy trình xử lý thông tin hiệu quả giúp cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác cho lãnh đạo và cán bộ quản lý. Nhờ vậy, họ có thể đưa ra các quyết sách kinh tế hiệu quả.
7. Vai trò của hệ thống thông tin trong tổ chức
Hệ thống thông tin đóng vai trò then chốt trong hoạt động của mọi tổ chức, doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin còn là công cụ đắc lực hỗ trợ việc ra quyết định, tối ưu hóa hoạt động và tạo lợi thế cạnh tranh. Dưới đây là phân tích chi tiết về vai trò của hệ thống thông tin trong tổ chức:
7.1 Đối với doanh nghiệp
Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Hệ thống cung cấp thông tin cần thiết để doanh nghiệp đưa ra các nhận định, phân tích, lập kế hoạch và đưa ra quyết định phù hợp, hiệu quả. Hệ thống thông tin bao gồm cả vai trò thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp:
- Đối với hoạt động nội bộ: Hệ thống thông tin đóng vai trò liên kết các bộ phận, giúp ban lãnh đạo đưa ra chính sách kịp thời, quản lý và điều hành hiệu quả. Ví dụ, hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp mỹ phẩm nắm bắt thông tin về các spa, cơ sở thẩm mỹ trên địa bàn. Từ đó giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược tiếp cận khách hàng phù hợp.
- Đối với hoạt động bên ngoài: Hệ thống thông tin thực hiện hai chức năng chính: thu thập thông tin thị trường và truyền tải thông tin doanh nghiệp. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp để bắt nhịp thị trường và gia tăng lợi thế cạnh tranh.
7.2 Đối với xã hội
Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian, cầu nối giữa doanh nghiệp với môi trường và xã hội. Doanh nghiệp cần thông tin từ hệ thống này để xây dựng chính sách phù hợp, thực hiện trách nhiệm với môi trường và xã hội. Nhờ nắm bắt thông tin xã hội, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chiến lược sáng suốt và gia tăng lợi thế cạnh tranh.
8. Các biện pháp bảo vệ an toàn hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin hiện nay có nhiều tiềm ẩn nhiều nguy cơ bị tấn công, xâm nhập trái phép, gây thiệt hại về dữ liệu và tài chính. Do đó, việc triển khai các biện pháp bảo vệ an toàn hệ thống thông tin là vô cùng cần thiết. Theo quy định tại Điều 23 Luật An toàn thông tin mạng 2015, các tổ chức, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp bảo vệ sau:
- Ban hành quy định bảo đảm an toàn thông tin mạng trong thiết kế, xây dựng, quản lý, vận hành, sử dụng, nâng cấp và hủy bỏ hệ thống thông tin.
- Áp dụng các biện pháp quản lý và kỹ thuật theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật an toàn thông tin mạng để phòng chống nguy cơ, khắc phục sự cố an toàn thông tin mạng.
- Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy định và đánh giá hiệu quả của các biện pháp quản lý và kỹ thuật được áp dụng.
- Thực hiện giám sát an toàn hệ thống thông tin.
Bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản về hệ thống thông tin là gì? và các loại hệ thống thông tin. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong kỷ nguyên số. Bạn còn thắc mắc gì về hệ thống thông tin? Hãy liên hệ với FAST để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí!
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast