Quản lý kho bằng QR Code là một phương pháp hiện đại, sử dụng công nghệ mã QR để cải thiện hiệu quả quản lý hàng hóa trong kho. Khi áp dụng vào quản lý kho, QR Code giúp các nhà quản lý theo dõi, cập nhật và kiểm soát hàng tồn kho một cách chính xác và nhanh chóng. Bằng cách tích hợp mã QR vào hệ thống quản lý kho, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng hiệu quả hoạt động và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Vậy quản lý kho bằng QR Code là gì? Và lợi ích của nó ra sao? Hãy cùng FAST tìm hiểu kỹ hơn những thông tin chi tiết về giải pháp quản lý kho thông minh này trong bài viết dưới đây!
1. QR Code/ Barcode là gì?
1.1 QR Code là gì?
Mã QR (Quick Response) là một loại mã ma trận hai chiều được sử dụng để lưu trữ thông tin. Nó thường xuất hiện dưới dạng một hình vuông chứa các ô nhỏ được sắp xếp theo một mẫu nhất định. Mã QR thường được sử dụng để chứa các đường dẫn URL, thông tin liên lạc, thông tin sản phẩm, và nhiều loại dữ liệu khác. Với mục đích quản lý kho, QR Code có thể chứa đến 4296 ký tự chữ số và 7089 ký tự số, phù hợp với nhu cầu lưu trữ thông tin chi tiết. Điều đặc biệt về mã QR là khả năng nhanh chóng và dễ dàng quét thông qua các thiết bị như điện thoại di động hoặc máy tính bảng.
1.2 Barcode là gì?
Mã vạch là một hình thức mã hóa thông tin bằng cách sử dụng các đường thẳng và khoảng trắng có chiều rộng và độ dài khác nhau. Các đường thẳng và khoảng trắng này tạo thành một hình ảnh có thể được quét bằng máy đọc mã vạch để trích xuất thông tin chứa trong mã. Thông tin này thường là các số hoặc ký tự được gán cho mỗi sản phẩm hoặc mặt hàng, giúp việc xác định và quản lý chúng dễ dàng hơn. Mã vạch được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như bán lẻ, vận chuyển và quản lý hàng hóa.
2. Quản lý kho bằng QR Code là gì?
Quản lý kho bằng mã QR là một phương pháp quản lý và theo dõi hàng hóa trong một kho bằng cách sử dụng công nghệ mã QR. Mỗi sản phẩm trong kho sẽ được gắn một mã QR chứa thông tin chi tiết về sản phẩm như tên, số lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng và các thông tin khác liên quan. Khi có sản phẩm mới được nhập vào kho hoặc khi một sản phẩm được bán ra, thông tin này sẽ được cập nhật và ghi vào mã QR tương ứng của sản phẩm đó.
Bằng cách quét mã QR, người quản lý kho có thể dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin của từng sản phẩm một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này giúp tăng cường hiệu suất quản lý kho, giảm thiểu các sai sót trong quá trình quản lý và nâng cao tính toàn vẹn của dữ liệu lưu trữ. Đồng thời, việc sử dụng mã QR cũng mang lại sự tiện lợi và linh hoạt trong việc tra cứu thông tin và giúp tối ưu hóa quá trình vận hành của kho hàng.
Cách thức hoạt động:
- Gắn mã QR cho từng mặt hàng: Mỗi sản phẩm được gắn nhãn QR code độc nhất chứa đầy đủ thông tin chi tiết như: Tên sản phẩm, số lượng, nhà sản xuất, ngày sản xuất, hạn sử dụng, vị trí lưu kho…
- Lưu trữ thông tin: Hệ thống quản lý kho được tích hợp với phần mềm đọc mã QR sẽ tự động lưu trữ thông tin sản phẩm từ mã QR vào cơ sở dữ liệu.
- Cập nhật thông tin: Khi có thay đổi về số lượng hàng hóa (nhập kho, xuất kho, điều chuyển…), thông tin này sẽ được cập nhật vào hệ thống và tự động đồng bộ hóa với mã QR tương ứng.
- Tích hợp với phần mềm quản lý kho: Thông tin từ mã QR được tích hợp vào hệ thống phần mềm quản lý kho, giúp theo dõi và cập nhật dữ liệu hàng hóa một cách tự động và chính xác.
>>> Quản lý kho nhanh hơn, linh hoạt và hiện đại hơn bằng phần mềm ERP Fast Business Online
Ứng dụng mã QR trong quản lý kho:
- Kiểm tra thông tin: Nhân viên kho chỉ cần quét mã QR bằng điện thoại thông minh hoặc máy quét chuyên dụng để truy cập nhanh chóng thông tin chi tiết về sản phẩm.
- Cập nhật số lượng: Việc nhập kho, xuất kho, điều chuyển hàng hóa được thực hiện dễ dàng và chính xác bằng cách quét mã QR và cập nhật số lượng trong hệ thống.
- Tối ưu hóa không gian lưu trữ: Mã QR có thể chứa thông tin về vị trí lưu trữ của hàng hóa, giúp quản lý không gian kho hiệu quả. Dễ dàng tìm kiếm và lấy hàng nhờ thông tin vị trí lưu trữ được mã hóa.
- Quản lý lô hàng và truy xuất nguồn gốc: QR Code giúp theo dõi lô hàng từ lúc nhập kho cho đến khi xuất kho, cung cấp khả năng truy xuất nguồn gốc nhanh chóng.
- Theo dõi lịch sử: Hệ thống ghi lại đầy đủ lịch sử xuất nhập kho cho từng sản phẩm, giúp truy xuất thông tin nhanh chóng và thuận tiện.
>> Xem thêm: Sơ đồ kho và quy trình quản lý kho tránh thất thoát cho doanh nghiệp
3. Quản lý kho bằng QR Code khác gì so với mã vạch
Dưới đây là bảng so sánh tóm tắt giữa việc sử dụng QR Code và mã vạch trong quản lý kho:
| Tiêu Chí | QR Code | Mã Vạch |
| Dung lượng thông tin | Chứa hàng nghìn ký tự, thông tin phong phú . Có thể chứa văn bản, URL, thông tin liên hệ và nhiều dữ liệu khác. | Giới hạn, thường chỉ nhận dạng số.
Thường chứa mã sản phẩm hoặc số định danh. |
| Độ bền và đọc được | Đọc được ngay cả khi bị hư hại đến 30%. | Cần giữ trạng thái tốt để quét được. |
| Chi phí và thiết bị | Có thể quét bằng thiết bị di động, chi phí thấp. | Thường cần thiết bị quét chuyên dụng. |
| Tính linh hoạt | Mã hóa nhiều loại dữ liệu khác nhau. | Chủ yếu mã hóa dữ liệu dạng số. |
| Khả năng quét | Quét từ mọi hướng (360 độ). | Cần quét từ hướng cụ thể. |
Việc quản lý kho bằng QR Code và mã vạch đều là những phương pháp hiệu quả để theo dõi hàng hóa trong kho. Tuy nhiên, chúng có một số khác biệt cơ bản mà bạn cần lưu ý:
- Dung lượng thông tin: QR Code có khả năng chứa nhiều thông tin hơn so với mã vạch truyền thống. Một mã QR có thể chứa hàng nghìn ký tự, cho phép lưu trữ nhiều chi tiết hơn về sản phẩm, như ngày sản xuất, hạn sử dụng, và thông tin kiểm soát chất lượng. Trong khi đó, mã vạch thông thường chỉ chứa một số lượng giới hạn thông tin nhận dạng.
- Độ bền và đọc được: QR Code có thể được đọc ngay cả khi bị hư hại đến 30% mà không ảnh hưởng đến khả năng truy xuất thông tin, điều này làm tăng độ bền và độ tin cậy trong môi trường kho bãi thường xuyên xảy ra va đập và trầy xước. Mã vạch truyền thống cần phải giữ được trạng thái tốt và không bị che khuất quá nhiều để có thể quét được.
- Chi phí và thiết bị: Mặc dù cả hai phương pháp đều sử dụng các thiết bị quét để đọc thông tin, nhưng máy quét QR Code thường đa năng hơn và có thể quét cả mã vạch. QR Code cũng có thể được quét bằng các thiết bị di động như điện thoại thông minh, điều này có thể giảm thiểu chi phí đầu tư cho thiết bị chuyên dụng.
- Tính linh hoạt: QR Code cho phép mã hóa các loại dữ liệu khác nhau như văn bản, URL, hoặc thậm chí là các dữ liệu nhị phân. Điều này làm cho chúng trở nên linh hoạt hơn nhiều so với mã vạch truyền thống, chủ yếu chỉ chứa dữ liệu dạng số hoặc chữ.
- Khả năng quét: QR Code có thể được quét từ mọi hướng (360 độ), làm cho quá trình quét nhanh chóng và dễ dàng hơn. Mã vạch truyền thống thường yêu cầu phải được quét từ một hoặc hai hướng nhất định.
Tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của hệ thống quản lý kho và các yếu tố như chi phí, khối lượng thông tin cần theo dõi, và môi trường làm việc, bạn có thể chọn lựa giữa việc sử dụng QR Code hoặc mã vạch để đạt hiệu quả tối ưu.
4. Lợi ích của việc quản lý kho bằng QR Code
Việc sử dụng QR Code trong quản lý kho mang lại nhiều lợi ích đáng kể so với các phương pháp truyền thống. Dưới đây là một số lợi ích chính:
- Tăng cường khả năng chứa thông tin: QR Code có thể lưu trữ đáng kể nhiều thông tin hơn so với mã vạch truyền thống. Điều này cho phép bạn không chỉ theo dõi tên và số lượng sản phẩm mà còn có thể bao gồm thông tin chi tiết như lô sản xuất, ngày sản xuất, hạn sử dụng, và các chi tiết quản lý chất lượng khác.
- Cải thiện độ chính xác: Khi sử dụng QR Code, người dùng có thể giảm thiểu lỗi do nhập liệu thủ công nhờ khả năng tự động hóa việc thu thập và cập nhật thông tin. Mỗi QR Code là duy nhất và cập nhật thông tin tức thời, làm giảm khả năng nhầm lẫn và sai sót.
- Tối ưu hóa việc theo dõi và kiểm kê: QR Code giúp việc kiểm kê trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Các nhân viên có thể dễ dàng quét QR Code để kiểm tra tình trạng và vị trí của hàng hóa trong kho, làm cho quá trình kiểm kê diễn ra liên tục và chính xác.
- Khả năng tương thích với thiết bị di động: QR Code có thể dễ dàng được quét bằng smartphone hoặc máy tính bảng, điều này giảm bớt chi phí đầu tư vào thiết bị quét đắt tiền và tăng tính di động trong việc quản lý kho.
- Đọc được từ mọi hướng: Khả năng quét QR Code từ mọi hướng (360 độ) làm cho quá trình quét trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, giảm thiểu thời gian cần thiết để căn chỉnh thiết bị quét với mã.
- Tích hợp dễ dàng với các hệ thống công nghệ thông tin: QR Code có thể dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản lý kho và hệ thống ERP, giúp tự động hóa quá trình thu thập dữ liệu và liên kết chặt chẽ với các hoạt động kinh doanh khác.
- Bảo mật và kiểm soát tốt hơn: Bạn có thể cấu hình QR Code để chứa thông tin mã hóa, tăng cường bảo mật và kiểm soát đối với quyền truy cập dữ liệu về hàng hóa trong kho.
Những lợi ích này làm cho QR Code trở thành một công cụ mạnh mẽ trong việc hiện đại hóa và cải tiến quản lý kho, giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả hoạt động, giảm thiểu chi phí, và nâng cao khả năng phục vụ khách hàng.
>> Xem thêm: Các phương pháp quản trị kho hàng trong Logistics hiệu quả
5. Các thách thức khi triển khai việc quản lý kho bằng QR Code
Việc triển khai quản lý kho bằng QR Code, mặc dù mang lại nhiều lợi ích, cũng có thể đối mặt với một số thách thức. Dưới đây là những thách thức phổ biến và cách để giải quyết chúng:
- Đào tạo nhân viên: Việc chuyển đổi từ hệ thống mã vạch truyền thống sang QR Code có thể đòi hỏi một khoảng thời gian đào tạo nhân viên để họ quen với công nghệ mới. Giải pháp là tổ chức các buổi đào tạo thực tế, cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ kỹ thuật liên tục để nhân viên có thể dễ dàng tiếp nhận công nghệ mới.
- Cập nhật hệ thống công nghệ thông tin: Hệ thống IT hiện tại có thể không tương thích hoàn toàn với công nghệ QR Code. Để khắc phục, cần phải đầu tư cập nhật phần mềm hoặc hệ thống quản lý kho để đảm bảo tính tương thích và hiệu quả khi sử dụng QR Code.
- Chi phí ban đầu: Việc triển khai QR Code có thể yêu cầu đầu tư ban đầu cho phần mềm, thiết bị quét và huấn luyện nhân viên. Để giảm thiểu chi phí, bạn có thể xem xét các giải pháp công nghệ có giá cả phải chăng, sử dụng thiết bị di động hiện có, hoặc triển khai dần dần tại các phần của kho trước khi mở rộng toàn bộ.
- Chất lượng in ấn mã QR: Mã QR cần phải được in ấn rõ ràng và chính xác để đảm bảo quét được chính xác, đặc biệt khi xem xét khả năng đọc và quét linh hoạt trong điều kiện hư hại. Mặc dù mã QR có khả năng chống lỗi cao và có thể đọc được ngay cả khi bị hư hại đến 30% hình ảnh, việc đảm bảo chất lượng hình ảnh của mã vẫn là yếu tố quan trọng để tránh lỗi quét và đảm bảo hiệu suất quét tốt nhất.
- Sự phụ thuộc vào thiết bị điện tử: QR Code cần đến thiết bị điện tử để quét. Điều này có thể là một thách thức trong môi trường kho có điều kiện khắc nghiệt như bụi bẩn, độ ẩm cao, hoặc nhiệt độ cực đoan. Sử dụng các thiết bị chuyên dụng được thiết kế để chống chịu với điều kiện môi trường khắc nghiệt có thể là một giải pháp.
- Vấn đề bảo mật: Vì QR Code có thể chứa nhiều thông tin, bảo mật trở thành một mối quan tâm. Để bảo vệ thông tin, cần thực hiện các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, giới hạn quyền truy cập dựa trên vai trò của nhân viên, và thực hiện kiểm tra bảo mật định kỳ.
- Khả năng tích hợp với các hệ thống khác: Việc đảm bảo QR Code hoạt động hiệu quả với các hệ thống quản lý kho khác (như quản lý đơn hàng và hậu cần), thì việc tích hợp và kết nối với các phần mềm đòi hỏi sự chính xác cao. Đối phó với điều này bằng cách làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp phần mềm để đảm bảo mọi hệ thống đều được tích hợp mượt mà và không có trục trặc.
Đối mặt với những thách thức này một cách chủ động và sáng tạo có thể giúp bạn tận dụng tối đa các lợi ích của việc sử dụng QR Code trong quản lý kho, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
6. Ứng dụng quản lý QR Code trong Fast Business Online
6.1 Quá trình tạo mã QR Code và in tem sản phẩm:
- Khi hàng hóa nhập kho đầu tiên, QR Code được sinh ra thông qua phần mềm từ các khâu như nhập mua nguyên vật liệu (NVL) và sản xuất thành phẩm. Mỗi QR Code được tạo ra sẽ đại diện cho một lô hàng, chứa thông tin chi tiết như ngày sản xuất, ngày nhập kho và có thể bao gồm ngày hết hạn sử dụng.
- Sau khi QR Code được tạo, tem sản phẩm sẽ được in thông qua phần mềm quản lý, chẳng hạn như Fast Business Online. Tem này sẽ được dán trực tiếp lên sản phẩm hoặc bao bì của sản phẩm, chứa QR Code cùng với các thông tin chi tiết khác của vật tư đã được khai báo trong danh mục lô.
6.2 Cập nhật QR Code trong quy trình mua hàng
Mô tả quy trình chi tiết:
- Tạo Phiếu nhập mua và Lô hàng:
- Khi một lô hàng mới được nhập vào kho, bước đầu tiên là tạo phiếu nhập mua. Trong phiếu này, từng lô hàng được phân biệt thông qua việc tạo danh mục lô QR Code .
- Khi tạo lô hàng mới, QR Code được sinh ra dựa trên phần mềm quản lý kho. Mã QR này sẽ ghi nhận các thông tin cơ bản và cần thiết của lô hàng như ngày nhập mua, ngày sản xuất và ngày hết hạn sử dụng. Thông tin này giúp theo dõi vòng đời của sản phẩm và quản lý hàng tồn kho một cách chính xác.
- Ghi nhận hàng tồn kho:
- Sau khi lô hàng được tạo và mã QR được phát sinh, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho. Điều này đảm bảo rằng mọi thay đổi trong số lượng hàng hóa đều được theo dõi một cách chính xác và cập nhật liên tục trong hệ thống quản lý kho.
- In tem QR Code:
- Sau khi lô hàng được tạo và dữ liệu liên quan được nhập vào hệ thống, bước tiếp theo là in tem QR Code. Việc in tem này thường được thực hiện thông qua phần mềm quản lý kho, ví dụ như Fast Business Online.
- Tem này bao gồm QR Code cùng với các thông tin chi tiết của lô hàng như đã được khai báo trong danh mục lô. Thông tin này không chỉ giúp nhận biết và theo dõi sản phẩm một cách dễ dàng mà còn hỗ trợ việc quản lý kho bãi và kiểm kê hàng hóa.
- Dán tem QR Code vào sản phẩm:
- Tem QR Code sau khi được in xong sẽ được dán trực tiếp lên sản phẩm hoặc bao bì của sản phẩm. Việc dán tem này là bước quan trọng giúp liên kết thông tin vật lý của sản phẩm với dữ liệu số đã được ghi trong hệ thống.
- Tem giúp nhân viên kho dễ dàng quét và kiểm tra thông tin sản phẩm bất cứ khi nào cần thiết, từ đó hỗ trợ quá trình quản lý hàng hóa, từ nhập kho đến xuất kho, và cả trong quá trình bảo hành hoặc thu hồi sản phẩm.
Quá trình này tạo nền tảng vững chắc cho việc quản lý hàng hóa hiệu quả trong kho, đảm bảo thông tin sản phẩm luôn được cập nhật và chính xác, từ đó nâng cao khả năng kiểm soát và tối ưu hoá các hoạt động kho bãi.
6.3 Cập nhật QR Code trong quy trình nhập kho thành phẩm
Mô tả quy trình chi tiết:
- Nhận lệnh sản xuất:
- Quá trình bắt đầu khi nhận được lệnh sản xuất từ bộ phận quản lý sản xuất. Lệnh này sẽ xác định các sản phẩm cần được sản xuất cũng như số lượng và thông tin kỹ thuật liên quan.
- Tạo phiếu công thức sản xuất (phiếu yêu cầu lĩnh vật tư):
- Dựa trên lệnh sản xuất, người dùng tạo phiếu công thức sản xuất. Phiếu này chi tiết hóa các vật tư cần thiết cho mỗi sản phẩm cụ thể, đảm bảo rằng mọi nguyên liệu và thành phần cần thiết cho quá trình sản xuất được chuẩn bị sẵn sàng.
- Trong bước này, mỗi lô sản phẩm mới được tạo sẽ có mã lô và QR Code riêng. QR Code này được sinh ra để liên kết với thông tin chi tiết của lô, bao gồm ngày sản xuất, nguyên vật liệu sử dụng, và bất kỳ thông tin kiểm soát chất lượng nào liên quan.
- Mô tả Chi Tiết Công Thức Sản Xuất:
- Công thức sản xuất cung cấp một hướng dẫn chi tiết về cách thức phối trộn và xử lý các nguyên liệu để sản xuất ra sản phẩm cuối cùng. Điều này bao gồm tỷ lệ nguyên vật liệu, nhiệt độ, thời gian và các tham số quan trọng khác.
- In Tem QR Code:
- Sau khi tạo ra QR Code cho mỗi lô sản phẩm, thông tin này được sử dụng để in tem. Tem này bao gồm QR Code cùng các thông tin chi tiết cần thiết khác của lô sản phẩm, như ngày sản xuất, nguyên liệu, và các chỉ số kiểm soát chất lượng.
- Việc in tem được thực hiện thông qua hệ thống quản lý sản xuất hoặc phần mềm kho với các thiết bị in tem chuyên dụng.
>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách xuất hoá đơn điện tử trên điện thoại | Fast e-Invoice
- Dán Tem vào Sản Phẩm và Nhập Kho Thành Phẩm:
- Sau khi tem được in, nó sẽ được dán trực tiếp lên sản phẩm hoặc bao bì của sản phẩm. Điều này đảm bảo rằng mọi thông tin cần thiết về sản phẩm luôn dễ dàng truy xuất ngay tại kho.
- Cuối cùng, sản phẩm được dán tem sẽ được nhập vào kho thành phẩm. Ở đây, sản phẩm sẵn sàng để xuất bán hoặc chuyển đến các bước tiếp theo trong chuỗi cung ứng.
Quá trình này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hàng tồn kho một cách chính xác mà còn hỗ trợ việc theo dõi và kiểm soát chất lượng sản phẩm một cách hiệu quả. Việc sử dụng QR Code trong quá trình nhập kho thành phẩm giúp cải thiện đáng kể khả năng quản lý dữ liệu và tối ưu hóa quy trình làm việc.
6.4 Sử dụng thiết bị scan (PDA) để hỗ trợ xuất kho NVL đưa vào sản xuất
Quy trình xuất kho NVL sản xuất chi tiết:
- Tạo phiếu yêu cầu lĩnh vật tư:
- Xác định nhu cầu: Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư được tạo dựa trên nhu cầu sản xuất sắp tới. Phiếu này định rõ số lượng và loại vật tư cần thiết cho từng sản phẩm cụ thể. Điều này đảm bảo rằng tất cả nguyên liệu được chuẩn bị đúng và đủ cho quá trình sản xuất.
- In phiếu công thức sản xuất: Mỗi phiếu công thức sản xuất khi được in ra sẽ bao gồm một QR Code đặc biệt. QR Code này liên kết trực tiếp đến chi tiết của phiếu, bao gồm nguyên vật liệu cần dùng và lượng vật liệu yêu cầu, giúp quá trình chọn lựa và lĩnh vật tư trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
- Quét QR Code và xuất kho NVL:
- Thiết bị scan (PDA): Sử dụng thiết bị scan di động (PDA), nhân viên kho sẽ tiến hành quét QR Code trên phiếu yêu cầu lĩnh vật tư. Quá trình quét này giúp xác định vị trí lưu trữ của từng loại vật tư trong kho và cung cấp thông tin chi tiết về số lượng vật tư cần được xuất.
- Xác nhận và đồng bộ dữ liệu: Khi QR Code được quét, thông tin về lượng vật tư cần xuất sẽ được xác nhận trên thiết bị PDA. Thông tin này sau đó được đồng bộ hóa với hệ thống quản lý kho tổng (thường là phần mềm FBO). Đồng bộ hóa này đảm bảo rằng tất cả dữ liệu liên quan đến xuất kho được cập nhật ngay lập tức và chính xác.
- Tạo phiếu xuất kho: Ngay khi dữ liệu được đồng bộ, hệ thống tự động sinh ra phiếu xuất kho. Phiếu này chứa tất cả thông tin chi tiết về loại vật tư đã xuất, số lượng, thời gian xuất kho, và nhân viên thực hiện. Điều này giúp theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho một cách hiệu quả, đồng thời tạo ra bản ghi chính xác về các hoạt động trong kho.
6.5 Quét mã QR để xuất kho
Quét mã QR để xuất kho là một phần của quy trình bán hàng như sau:
Bước 1: Lập phiếu bán hàng
Phiếu bán hàng đóng vai trò như một lệnh xuất hàng, chỉ ra mã hàng và số lượng cần xuất mà chưa chỉ định cụ thể lô hàng nào. Trên mẫu in phiếu bán hàng có mã QR (tương tự như mã QR trên mẫu in công thức sản xuất) để phục vụ việc chọn phiếu trong bước soạn hàng.
Bước 2: Quét mã QR để soạn hàng (trên thiết bị di động)
Sau khi hoàn tất việc soạn hàng trên thiết bị di động và đồng bộ dữ liệu, FBO sẽ tạo ra phiếu soạn hàng tương ứng. Đồng thời, nhân viên quản lý kho sẽ di chuyển hàng đã soạn sang một khu vực riêng để chuẩn bị cho việc xuất kho. Mẫu in phiếu soạn hàng cũng có mã QR (tương tự như mẫu in công thức sản xuất) để chọn ở bước xuất kho.
Bước 3: Quét mã QR để xuất kho (trên thiết bị di động)
Quá trình quét xuất hàng ra kho trên phiếu xuất bán tương tự như quá trình soạn hàng:
- Chọn phiếu soạn hàng.
- Quét mã QR để xuất kho.
Sau khi quét xuất kho trên thiết bị di động và đồng bộ dữ liệu, FBO sẽ tạo ra phiếu xuất bán (phiếu xuất kho).
6.6 Quy trình kiểm kê tồn kho
Quy trình kiểm kê tồn kho như sau:
Bước 1: Lập phiếu yêu cầu kiểm kê
Khi có nhu cầu kiểm kê, người dùng điền thông tin vào phiếu yêu cầu kiểm kê để xác định phạm vi kiểm kê, có thể là kiểm kê theo kho hoặc theo loại vật tư.
Bước 2: Tạo dữ liệu kiểm kê
Chương trình sẽ sử dụng số lượng tồn kho cuối ngày từ hệ thống để tạo dữ liệu kiểm kê. Một mẫu biên bản kiểm kê sẽ được in ra để kho sử dụng khi thực hiện kiểm kê.
Bước 3: Thao tác trên thiết bị di động khi kiểm kê
Nhân viên sẽ thực hiện kiểm kê thông qua thiết bị di động (PDA).
Bước 4: Đồng bộ dữ liệu và ghi nhận kết quả kiểm kê trên FBO
Sau khi hoàn thành kiểm kê, dữ liệu từ thiết bị di động sẽ được đẩy về hệ thống và ghi nhận kết quả kiểm kê trên FBO.
Bước 5: Kiểm tra và so sánh số liệu
Chương trình sẽ tự động kiểm tra và so sánh số liệu tồn kho khi xem kiểm tra, tồn kho khi tạo dữ liệu kiểm kê và kết quả kiểm kê để xác định chênh lệch.
Tham khảo:
Các doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn giải pháp quản lý kho hàng bằng QRCode xin vui lòng liên hệ với FAST qua các kênh sau.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast