Yakult Việt Nam: Giải pháp ERP Fast Business Online có tốc độ nhanh, đáp ứng tốt yêu cầu quản trị

Yakult – Doanh nghiệp đứng top 1 thị phần sữa uống men sống tại Việt Nam

Yakult được biết đến là thương hiệu sản phẩm sữa uống lên men đầu tiên trên thế giới với hơn 30 năm phát triển và đã có mặt trên 33 quốc gia.

Năm 2006, Việt Nam là nước thứ 30 Yakult đặt nhà máy sản xuất sữa tại nước ngoài. Hiện nay, sản phẩm sữa chua uống lên men Yakult đã có mặt ở hầu hết các siêu thị và các cửa hàng bán lẻ trên khắp cả nước. Mặc dù mang danh là “kẻ đến sau” nhưng Yakult đang chiếm lĩnh thị phần khá lớn trong thị trường sữa chua Việt Nam, đặc biệt là sữa chua men sống dạng uống và hiện tại đang đứng top 1 ở mảng này.

Hình ảnh sữa chua uống Yakult được sản xuất tại Việt Nam

Tốc độ: Tiêu chí hàng đầu khi lựa chọn giải pháp ERP Fast Business Online

Trước khi triển khai Fast Business Online, Yakult đã sử dụng phần mềm ERP Fast Business phiên bản 3.1 từ năm 2012. Sau 15 năm phát triển, Yakult đã mở rộng đáng kể về quy mô, nhân sự, quy trình sản xuất kinh doanh cũng có nhiều thay đổi với nhiều bộ phận và phòng ban hơn trước. Giống như tình trạng chung của nhiều doanh nghiệp khác, khi đã phát triển đến một quy mô nhất định thì hệ thống quản lý cũ sẽ không đáp ứng đủ nhu cầu hiện tại làm cho tốc độ thực hiện công việc bị chậm, thiếu tính liên kết giữa các phòng ban và công tác quản trị gặp nhiều khó khăn.

Hiểu được tính cấp thiết trong việc nâng cấp hệ thống ERP để phù hợp hơn với quy mô phát triển của doanh nghiệp, Yakult quyết định lựa chọn Fast Business Online như một giải pháp thiết thực nhằm giải quyết các vấn đề đang gặp phải. Fast Business Online sở hữu nhiều tính năng vượt trội, phù hợp nhu cầu phát triển của Yakult so với Fast Business 3.1 như:

• Phát triển trên nền tảng web-based, mobile-web và mobile app giúp người dùng sử dụng online mọi thời điểm, cả trên điện thoại di động.
• Tốc độ nhanh và không phụ thuộc vào dung lượng dữ liệu tăng dần theo thời gian, đáp ứng tối đa yêu cầu về tốc độ của Yakult, nhất là khi xuất hóa đơn và lên báo cáo.

Anh Đoàn Thế Khánh Quang – KTT Yakult chia sẻ: “Có 2 lý do chính để Yakult lựa chọn Fast Business Online là tốc độ nhanh và tính tiện dụng. Do đặc thù công việc nên Yakult phải xuất hóa đơn với số lượng rất lớn vì vậy tốc độ xử lý hệ thống là yếu tố tiên quyết khi lựa chọn giải pháp ERP, và Fast Business Online đã đáp ứng rất tốt yêu cầu đó”.

Anh Đoàn Thế Khánh Quang – KTT Yakult

Fast Business Online giúp truy xuất dữ liệu nhanh hơn và đáp ứng tốt nhu cầu quản trị

Sau 6 tháng triển khai giải pháp ERP Fast Business Online đã mang lại những kết quả tích cực, giúp Yakult nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

• Xử lý dữ liệu lớn với tốc độ tối ưu giúp cho việc nhập liệu, kết xuất báo cáo nhanh hơn. Là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có quy mô lớn, các dữ liệu của Yakult rất nhiều và gần như phát sinh liên tục. Fast Business Online triển khai thành công giúp cải tiến được tốc độ khi xử lý dữ liệu của Yakult, nâng cao hiệu quả làm việc một cách đáng kể. Đây cũng là kết quả được Yakult đánh giá cao nhất khi triển khai Fast Business Online.

>>> Xem thêm: Ưu thế tốc độ của phần mềm ERP Fast Business Online

• Truy cập, sử dụng hệ thống dễ dàng hơn. Đến thời điểm hiện tại, Fast Business Online được triển khai cho hơn 150 chi nhánh/cửa hàng. Với số lượng người dùng lớn (lên đến 176 người), việc nâng cấp lên Fast Business Online giúp tất cả các phòng ban Yakult có thể truy cập hệ thống mọi lúc mọi nơi, đáp ứng tối đa năng suất làm việc tại các thời gian cao điểm như quyết toán, báo cáo…
• Hệ thống danh mục được xây dựng theo nguyên tắc thống nhất, logic giúp hạn chế sai sót. Trước đây, Yakult mất khá nhiều thời gian trong việc rà soát số liệu do nhân viên nhập sai. Sau thời gian triển khai, việc nhập liệu đúng quy tắc và logic đã được kiểm soát hoàn toàn trên hệ thống giúp tiết kiệm thời gian, giảm tối đa các sai sót không đáng có.
• Kết nối với hệ thống DMS và hóa đơn điện tử của bên thứ ba. Đối với DMS, hệ thống Fast Business Online sẽ chuyển dữ liệu các danh mục (kho hàng, đơn vị cơ sở, hàng hóa vật tư, khách hàng, giá bán) sang DMS và sẽ nhận dữ liệu thông tin hóa đơn bán hàng từ DMS chuyển sang thông qua giao thức kết nối API. Đối với hóa đơn điện tử, hệ thống được kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử của bên thứ 3 để phát hành hóa đơn. Dữ liệu sẽ lấy từ hóa đơn bán hàng, hóa đơn hàng mẫu, hóa đơn nội bộ để phát hành hóa đơn điện tử. Riêng dữ liệu phiếu xuất điều chuyển sẽ được lấy để phát hành phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

Sơ đồ kết nối FBO-DMS

• Cải tiến và hỗ trợ tốt nhu cầu quản trị của khách hàng. Bổ sung nhiều báo cáo, mẫu biểu quản trị theo yêu cầu đặc thù của Yakult để có thể kiểm soát tốt hơn hoạt động sản xuất, nâng cao hiệu quả làm việc. Một số báo cáo được chỉnh sửa theo yêu cầu: Theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn ứng với từng đơn vị theo tháng/quý, Theo dõi các khoản chiết khấu, chiết khấu theo quý/năm, Theo dõi tình hình thu, chi ở Tổng cty và tất cả các đơn vị, Theo dõi tính tiền hoa hồng bán hàng, chuyên cần…

Các phân hệ quản lý tài chính – kế toán của Yakult

Thuận lợi, khó khăn khi triển khai dự án ERP

Một dự án ERP đi đến thành công sẽ gặp không ít những thách thức, khó khăn. Do số lượng chi nhánh và người dùng tại Yakult lớn nên bộ phận kỹ thuật của FAST thường xuyên phải tiếp nhận nhiều yêu cầu hỗ trợ trong cùng một thời điểm, việc xử lý dễ dẫn đến quá tải. Đối với Yakult, do thói quen sử dụng hệ thống cũ nên khi chuyển qua hệ thống mới các nhân viên Yakult còn khá bỡ ngỡ, khiến cho giai đoạn đầu triển khai gặp nhiều khó khăn.

Thuận lợi: Yakult là đối tác lâu năm của FAST nên hai bên đều có sự hợp tác ăn ý, chặt chẽ để có thể giải quyết những khó khăn trong dự án này. Nhân sự của Yakult đã dùng qua phần mềm của FAST nên nắm được tính logic và quy trình vận hành cơ bản của hệ thống nên đã hỗ trợ tích cực cho đội triển khai hoàn thành dự án.

Đội triển khai ERP

Anh Phan Tấn Quốc Việt (bìa phải), trưởng dự án. Với 7 năm kinh nghiệm triển khai ERP tại FAST với nhiều ngành nghề khác nhau như Bất động sản, Sản xuất thức ăn gia súc, gia cầm, thủy sản; Phân phối máy tính; Xuất bản sách, báo, tạp chí, ấn phẩm định kỳ; Kỹ thuật tự động; Mỹ phẩm; Nhà hàng tiệc cưới; Sản xuất sữa chua lên men,… cho những doanh nghiệp nổi tiếng như Becamex IDC, De Heus, Bitex, NXB Trẻ, ETEC, Mon, Giải trí miền nam, Yakult…

Anh Trần Đức Anh (bìa trái), thành viên dự án. Hơn 4 năm làm việc và triển khai dự án ERP tại FAST, anh cũng đã có những thành tích không kém gì các đàn anh của mình. Tiêu biểu các dự án cho các công ty như Lộc trời Group, PTSC, VNTT, Tâm Hợp, Tiến Phước, Yakult…

Anh Lưu Trần Linh (ở giữa), thành viên dự án. Với bề dày kinh nghiệm 15 năm triển khai ERP đa dạng các lĩnh vực ngành nghề như: BĐS, viễn thông, đầu tư, y tế, giáo dục; Kỹ thuật dầu khí; Kỹ thuật tự động…

Với 23 năm kinh nghiệm, hơn 1.800 khách hàng tin dùng và đạt nhiều giải thưởng danh giá như Sao Khuê, BIT CUP – Fast Business Online sẽ giúp doanh nghiệp tác nghiệp nhanh hơn, quản trị tốt hơn.

>>> Xem thêm: Giới thiệu giải pháp ERP Fast Business Online

FMK Team