Workflow là một khái niệm không còn xa lạ trong các hoạt động kinh doanh hiện đại. Trong một thị trường đầy cạnh tranh và biến đổi nhanh chóng, việc tổ chức và quản lý các quy trình làm việc một cách hiệu quả trở thành một yếu tố quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, để hiểu rõ hơn về Workflow và cách xây dựng quy trình Workflow hiệu quả, hãy cùng FAST khám phá sâu hơn vào bản chất của nó và những bước cụ thể để thực hiện. Trên hết, chúng ta cần tìm hiểu “Workflow là gì?” và sau đó, đào sâu vào các bước cần thiết để xây dựng và triển khai quy trình Workflow một cách có hiệu quả nhất.
1. Workflow là gì?
Workflow là một thuật ngữ phổ biến trong nhiều lĩnh vực, từ công nghệ thông tin đến sản xuất và quản lý dự án. Đơn giản, workflow (luồng công việc) là cách thức tổ chức và quản lý các quy trình làm việc để hoàn thành một nhiệm vụ hay dự án nào đó. Nó thường bao gồm các bước cụ thể, từng giai đoạn, và các quy trình được thực hiện để đạt được kết quả cuối cùng.
Mỗi workflow đều có thể định nghĩa các quy trình cụ thể, người thực hiện và công cụ cần thiết để hoàn thành công việc. Đối với các tổ chức lớn, các workflow thường được xây dựng và tối ưu hóa để đảm bảo hiệu suất cao nhất và tiết kiệm thời gian. Trong khi đó, cá nhân cũng có thể áp dụng workflow cho các mục tiêu cá nhân hoặc dự án nhỏ của mình.
Các bước trong một workflow có thể linh hoạt và thay đổi tùy thuộc vào mục tiêu cụ thể của nó. Tuy nhiên, một số yếu tố chung thường bao gồm:
- Xác định mục tiêu: Bước đầu tiên trong một workflow là xác định rõ ràng mục tiêu cần đạt được. Điều này giúp định hình các bước cụ thể cần thực hiện.
- Phân tích quy trình: Sau khi xác định mục tiêu, các quy trình và bước cần thiết để đạt được mục tiêu đó được phân tích và thiết lập. Đây là giai đoạn mà những quyết định quan trọng về cách thức tổ chức và thực hiện công việc được đưa ra.
- Xác định các bước công việc: Liệt kê tất cả các bước công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu. Đảm bảo rằng mỗi bước công việc đều rõ ràng và cụ thể.
- Gán nguồn lực: Một phần quan trọng của quy trình workflow là việc gán nguồn lực, bao gồm con người, thiết bị và các công cụ cần thiết để thực hiện các bước công việc. Việc này đảm bảo rằng mọi người và tài nguyên được sử dụng một cách hiệu quả.
- Thực hiện công việc: Đây là giai đoạn thực hiện các bước và quy trình đã được xác định trước đó. Công việc được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm hoặc bộ phận được giao trách nhiệm.
- Theo dõi và đánh giá: Sau khi công việc được hoàn thành, quy trình tiếp tục với việc theo dõi và đánh giá kết quả. Các điểm mạnh và điểm yếu được xác định và các điều chỉnh có thể được thực hiện để cải thiện hiệu suất trong tương lai.
- Quy trình workflow có thể được biểu diễn dưới dạng sơ đồ hoặc biểu đồ dễ hiểu, giúp mọi người trong tổ chức hoặc nhóm dự án hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động và mối quan hệ giữa các bước khác nhau.
Trong thời đại công nghệ hiện đại, các công cụ và phần mềm quản lý workflow đã trở nên phổ biến để tự động hóa các quy trình và tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Điều này giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn, tăng cường tính hiệu quả và giảm bớt thời gian cần thiết cho việc quản lý và thực hiện công việc.
2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Workflow?
Doanh nghiệp nên sử dụng Workflow vì nó mang lại nhiều lợi ích quan trọng, từ việc tăng cường hiệu suất làm việc đến việc cải thiện quản lý tổ chức và tối ưu hóa quy trình làm việc. Dưới đây là một số lý do cụ thể:
- Tăng cường hiệu suất: Workflow giúp tăng cường hiệu suất làm việc bằng cách tự động hóa các quy trình lặp lại và tối ưu hóa luồng công việc. Các nhiệm vụ được tổ chức rõ ràng và phân phối đến những người thích hợp, giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng. Nhờ đó, nhân viên có thể tập trung vào công việc cốt lõi và nâng cao hiệu suất làm việc.
- Tăng tính nhất quán và chất lượng: Bằng cách sử dụng Workflow, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính nhất quán trong cách thức thực hiện các nhiệm vụ. Các quy trình được xác định rõ ràng và tuân thủ một cách nghiêm ngặt, từ đó giảm thiểu sự nhầm lẫn và lỗi phát sinh. Điều này dẫn đến việc cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ cuối cùng.
- Tối ưu hóa quản lý và phân phối nguồn lực: Workflow giúp quản lý và phân phối nguồn lực hiệu quả hơn bằng cách xác định rõ ràng người thực hiện và thời gian cần thiết cho mỗi bước trong quy trình làm việc. Việc này giúp tối ưu hóa sử dụng nhân lực và thiết bị, từ đó giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu suất.
- Tăng tính linh hoạt và thích ứng: Workflow cho phép doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với các thay đổi và điều chỉnh trong quy trình làm việc. Các quy trình có thể được điều chỉnh và cập nhật một cách linh hoạt để đáp ứng nhu cầu mới, từ đó giúp doanh nghiệp duy trì tính linh hoạt và cạnh tranh trong môi trường kinh doanh biến đổi nhanh chóng.
- Tăng khả năng theo dõi và đánh giá: Sử dụng Workflow giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và các quy trình công việc. Các công cụ quản lý Workflow cung cấp thông tin chi tiết về thời gian và tiến độ của các nhiệm vụ, từ đó giúp quản lý đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
- Tăng độ tin cậy và bảo mật: Workflow giúp tăng cường độ tin cậy và bảo mật bằng cách xác định rõ ràng quyền truy cập và phân phối thông tin. Các quy trình được thiết kế để đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ các quy định về quản lý thông tin, từ đó giảm thiểu rủi ro về lỗi và sự cố bảo mật.
- Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Quy trình làm việc được chuẩn hóa giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ bằng cách đảm bảo rằng mọi bước đều được thực hiện một cách nhất quán và theo tiêu chuẩn cao.
- Tiết kiệm chi phí:Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ và tối ưu hóa quy trình, workflow giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành và tăng hiệu quả tài chính.
3. Doanh nghiệp nên sử dụng Workflow khi nào?
3.1. Thời điểm thích hợp các doanh nghiệp nên sử dụng Workflow
Việc sử dụng Workflow là cần thiết cho mọi doanh nghiệp, nhưng có những thời điểm thích hợp mà việc áp dụng mang lại lợi ích lớn nhất. Dưới đây là các thời điểm quan trọng doanh nghiệp nên sử dụng Workflow:
- Quy mô lớn và tăng trưởng nhanh: Khi một doanh nghiệp phát triển và mở rộng, sự tăng trưởng nhanh chóng có thể gây mất kiểm soát và lãng phí nguồn lực. Sử dụng Workflow trong tình huống này giúp chuẩn hóa các quy trình làm việc và quản lý hiệu quả sự tăng trưởng.
- Cần tối ưu hóa hiệu suất và tiết kiệm thời gian: Các quy trình tự động hóa và tối ưu hóa giúp giảm thiểu thời gian cần thiết cho các nhiệm vụ lặp lại, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc và tạo ra thời gian dành cho các hoạt động quan trọng hơn.
- Khi có sự thay đổi lớn trong tổ chức: Nếu doanh nghiệp đang trải qua sự thay đổi cấu trúc như sáp nhập, mua lại hoặc tái cấu trúc, workflow có thể giúp duy trì sự nhất quán và hiệu quả trong các hoạt động hàng ngày.
- Khi áp dụng công nghệ mới: Khi doanh nghiệp triển khai các công nghệ hoặc hệ thống mới, workflow giúp tích hợp các công nghệ này vào quy trình làm việc hiện tại một cách liền mạch và hiệu quả.
- Khi hiệu quả giảm sút: Nếu doanh nghiệp nhận thấy sự giảm sút trong hiệu suất hoặc chất lượng công việc, áp dụng workflow có thể giúp xác định và giải quyết các vấn đề này bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc.
Khi quản lý dự án phức tạp: Đối với các dự án lớn và phức tạp, workflow giúp quản lý các nhiệm vụ, thời hạn và tài nguyên hiệu quả hơn, đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ và trong ngân sách.
>> Xem thêm: Quản trị doanh nghiệp là gì? Chức năng và nguyên tắc quản trị
3.2. Bộ phận nào trong doanh nghiệp thường dùng đến Workflow?
Khi một phòng ban trong doanh nghiệp hoặc tổ chức mở rộng quy mô đến mức phức tạp sẽ sinh ra nhiều đầu việc, dẫn đến sự mất kiểm soát. Tình trạng chung này thường xảy ra ở mỗi phòng ban nhưng phần lớn là phụ thuộc vào nhu cầu và cách hoạt động của doanh nghiệp. Một số phòng ban thường dùng đến Workflow mà ta có thể dễ dàng nhận thấy nhất là:
- Phòng sản xuất kinh doanh: Bộ phận quản lý sản xuất, bộ phận quản lý chất lượng, bộ phận mua hàng, bộ phận kỹ thuật và bảo trì…
- Phòng bán hàng: Bộ phận tiếp thị, bộ phận kinh doanh, bộ phận chăm sóc khách hàng…
- Phòng marketing: Bộ phận nghiên cứu thị trường, bộ phận Digital marketing, PR, content, media…
- Phòng vận hành: Bộ phận quản lý chuỗi cung ứng, bộ phận bảo trì và sửa chữa, bộ phận quản lý chuỗi cung ứng…
- Phòng đào tạo: Bộ phận triển khai, bộ phận phát triển đào tạo, bộ phận thiết kế nội dung…
4. Các bước xây dựng Workflow hiệu quả cho doanh nghiệp
4.1 Các loại sơ đồ Workflow
Có nhiều loại sơ đồ Workflow được sử dụng để mô tả và biểu diễn các quy trình làm việc khác nhau trong các tổ chức và ngành công nghiệp. Dưới đây là một số loại phổ biến:
- Sơ đồ dòng chảy (Flowchart): Đây là loại sơ đồ Workflow phổ biến nhất và được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp. Sơ đồ dòng chảy biểu diễn các bước trong quy trình theo thứ tự từ trên xuống dưới, với các hình dạng và biểu tượng khác nhau đại diện cho các bước, quyết định, và luồng dữ liệu.
- Bản đồ quy trình (Process Map): Bản đồ quy trình tương tự như sơ đồ dòng chảy, nhưng thường chú trọng vào việc mô tả các quy trình cụ thể trong một hệ thống hoặc tổ chức. Nó có thể bao gồm các chi tiết hơn về các quy trình, bao gồm thông tin về người thực hiện, thời gian, và các bước cụ thể.
- Sơ đồ UML (Unified Modeling Language): Sơ đồ UML thường được sử dụng trong phát triển phần mềm để mô tả các quy trình và tương tác giữa các thành phần trong hệ thống phần mềm. Nó bao gồm các loại sơ đồ như sơ đồ lớp, sơ đồ tuần tự, sơ đồ trạng thái, và nhiều loại khác.
- Sơ đồ BPMN (Business Process Model and Notation): Được sử dụng trong quản lý quy trình kinh doanh, sơ đồ BPMN cung cấp một cách tiêu chuẩn hóa để mô tả các quy trình kinh doanh và tương tác giữa các quy trình. Nó sử dụng các biểu tượng đặc biệt để biểu diễn các khái niệm như hoạt động, sự kiện, và quyết định.
- Sơ đồ Gantt (Gantt Chart): Thường được sử dụng trong quản lý dự án, sơ đồ Gantt biểu diễn các nhiệm vụ và thời gian hoàn thành của chúng trong một biểu đồ thanh dọc. Nó cho phép người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án và lập kế hoạch cho các hoạt động tương lai.
- Sơ đồ Swimlane: Sơ đồ Swimlane (hoặc Cross-Functional Flowchart) chia quy trình làm việc thành các phần riêng biệt dựa trên các đơn vị hoặc bộ phận thực hiện. Điều này giúp hiểu rõ hơn về vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận trong quy trình.
- Sơ đồ Value Stream Mapping: Thường được sử dụng trong Lean Manufacturing, sơ đồ Value Stream Mapping biểu diễn các quy trình sản xuất hoặc dịch vụ từ đầu đến cuối để xác định và loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa hiệu suất.
Mỗi loại sơ đồ Workflow có ưu điểm và ứng dụng riêng biệt, và việc chọn loại phù hợp phụ thuộc vào mục đích cụ thể của quy trình và nhu cầu của tổ chức.
>> Xem thêm: Cách vẽ sơ đồ kho tối ưu diện tích, tránh thất thoát cho doanh nghiệp
4.2 Các bước xây dựng quy trình Workflow
Dưới đây là các bước xây dựng quy trình Workflow hiệu quả:
Bước 1: Xác định nguồn dữ liệu
Bước đầu tiên trong việc xây dựng một workflow là xác định nguồn dữ liệu. Điều này là cực kỳ quan trọng vì nguồn dữ liệu sẽ tạo nên cơ sở cho quy trình làm việc và đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin. Điều này không chỉ giúp tăng cường hiệu suất mà còn đảm bảo chất lượng công việc.
Có hai loại nguồn dữ liệu chính mà bạn cần xác định:
- Nguồn dữ liệu nội bộ bao gồm tất cả các thông tin và dữ liệu mà tổ chức sở hữu và tự lưu trữ. Đây có thể là thông tin về nhân sự như hồ sơ cá nhân, thông tin về kho hàng, thông tin về dự án hoặc các dữ liệu kinh doanh của doanh nghiệp. Việc này giúp cho quy trình làm việc được nội bộ hóa và tối ưu hóa dựa trên thông tin chính xác và cụ thể của tổ chức.
- Nguồn dữ liệu bên ngoài là thông tin và dữ liệu được thu thập từ các nguồn không thuộc sở hữu hoặc kiểm soát của tổ chức. Điều này có thể bao gồm tin tức thị trường, các biến động trong xã hội hoặc các dữ liệu được thu thập từ người dùng, khách hàng hoặc bất kỳ bên nào khác ngoài tổ chức. Việc này giúp mở rộng phạm vi thông tin và cung cấp các góc nhìn bổ sung, giúp tổ chức đưa ra các quyết định có cơ sở và hiệu quả.
Bước 2: Liệt kê các nhiệm vụ cần làm
Để tạo ra một quy trình làm việc hiệu quả, việc liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện là một bước quan trọng không thể bỏ qua vì giúp đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong quy trình làm việc, đồng thời tránh khỏi các sai sót có thể xảy ra. Cụ thể, bạn có thể tuân theo quy trình sau:
- Xác định mục tiêu của quy trình để giúp định hình rõ ràng các nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó.
- Phân tích các bước công việc cụ thể nhằm mô tả chi tiết các bước cần thiết để thực hiện mỗi hoạt động chính. Đảm bảo rằng mỗi bước công việc được mô tả một cách rõ ràng và dễ hiểu, bao gồm cả người thực hiện và thời gian ước tính cần thiết.
- Liệt kê các điều kiện và tiêu chuẩn: Xác định các điều kiện và tiêu chuẩn cần thiết để tiến hành từng bước công việc. Điều này có thể bao gồm các tiêu chí để quyết định xem một bước nào đó có thể tiếp tục hay không.
- Xác định các tương tác giữa các bước: Xem xét cách mà các bước công việc tương tác với nhau trong quy trình. Xác định các điểm kết nối và cách thông tin và dữ liệu được chuyển tiếp giữa các bước.
- Tạo biểu đồ hoặc danh sách các nhiệm vụ: Sử dụng biểu đồ hoặc danh sách để minh họa hoặc liệt kê các nhiệm vụ cần làm trong quy trình. Đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ được đặt trong một thứ tự hợp lý và logic.
- Thu thập phản hồi và sửa đổi cần thiết: Thu thập phản hồi từ các bên liên quan và điều chỉnh danh sách nhiệm vụ nếu cần thiết để đảm bảo rằng quy trình phản ánh đúng nhu cầu và yêu cầu kinh doanh.
Chú ý rằng, các nhiệm vụ được liệt kê phải được mô tả đầy đủ, xác định rõ ràng và cụ thể, và tuân thủ đúng thứ tự để đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong quy trình làm việc. Ví dụ như trong quy trình tuyển dụng nhân sự, việc liệt kê và mô tả chi tiết các bước từ xác định nhu cầu tuyển dụng cho đến chào đón ứng viên giúp tổ chức thực hiện một cách mạch lạc và chuyên nghiệp.
Bước 3: Phân công vai trò, người chịu trách nhiệm cho từng bước
Trong quy trình xây dựng Workflow, việc phân công vai trò và người chịu trách nhiệm cho từng bước cụ thể giúp đảm bảo rằng mỗi công việc được giao cho người có trách nhiệm phù hợp, tăng tính nhất quán và hiệu quả của quy trình làm việc.
Để thực hiện bước này, bạn có thể tuân theo các bước sau:
- Đánh giá khả năng và trách nhiệm của từng thành viên: Đầu tiên, xác định và đánh giá khả năng, kỹ năng và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm.
- Bàn bạc và trao đổi trước: Tiếp theo, thực hiện cuộc họp hoặc trao đổi trực tiếp với những người sẽ tiếp nhận công việc, để đảm bảo sự cân đối và đồng thuận trong việc phân công.
- Giao nhiệm vụ: Dựa trên đánh giá và thảo luận, giao nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên dựa trên khả năng và trách nhiệm của họ.
- Xác định rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn: Đảm bảo rằng mỗi thành viên hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của mình trong quy trình làm việc.
- Xây dựng cơ chế liên lạc và giao tiếp: Tạo ra các cơ chế liên lạc và giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên để đảm bảo sự phối hợp trong việc thực hiện nhiệm vụ.
- Theo dõi và đánh giá kết quả: Theo dõi và đánh giá kết quả công việc của từng thành viên để đảm bảo tiến độ và chất lượng của quy trình làm việc.
- Đảm bảo sự hợp tác và mối quan hệ: Xây dựng và duy trì một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ, đảm bảo sự hợp tác và mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong quá trình làm việc.
Ví dụ, trong quy trình tuyển dụng nhân viên kinh doanh, các vai trò và người chịu trách nhiệm có thể được phân công như sau:
- CEO: Phê duyệt yêu cầu tuyển dụng.
- Trưởng phòng kinh doanh: Lập đề xuất tuyển dụng, phối hợp với bộ phận HR trong việc sàng lọc và đánh giá ứng viên, tiến hành phỏng vấn và tiếp đón ứng viên.
- Bộ phận HR: Lên kế hoạch tuyển dụng và triển khai các hoạt động tuyển dụng như tìm kiếm ứng viên, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn và đánh giá ứng viên, cũng như mời ứng viên nhận việc.
Qua việc phân công các vai trò và người chịu trách nhiệm cụ thể, quy trình làm việc sẽ diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả hơn.
Bước 4: Thiết kế hồ sơ quy trình làm việc
Thiết kế hồ sơ quy trình làm việc là một phần không thể thiếu để hình thành nên workflow diagram. Nó mô tả chi tiết các bước, tương tác và tổng hợp các dữ liệu liên quan trong quy trình, giúp mọi người hiểu rõ quy trình, đảm bảo tính chính xác và nhất quán. Trong thiết kế hồ sơ quy trình làm việc bao gồm các hạng mục như:
- Chọn định dạng hồ sơ: Xác định loại hồ sơ quy trình làm việc phù hợp với nhu cầu của tổ chức hoặc dự án. Có thể là biểu đồ dòng công việc (flowchart), biểu đồ Gantt, sơ đồ BPMN, hoặc các loại tài liệu văn bản.
- Mô tả công việc: Bao gồm các hành động cần thực hiện, thông tin cần được thu thập, và các tiêu chuẩn hoặc yêu cầu cụ thể.
- Người chịu trách nhiệm: Đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch về trách nhiệm của mỗi cá nhân.
- Thời gian và tiến độ cụ thể cho từng bước trong quy trình, giúp quản lý và theo dõi tiến trình một cách hiệu quả.
- Nguồn lực cần thiết để thực hiện mỗi công việc, bao gồm nhân lựcvà tài nguyên khác.
- Định rõ các tiêu chuẩn hoặc yêu cầu để đánh giá hiệu suất và chất lượng công việc, giúp đảm bảo tính chất lượng và nhất quán trong quy trình.
- Quy định hướng dẫn chung để hỗ trợ thực hiện quy trình một cách hiệu quả và nhất quán.
- Các cơ chế kiểm soát và đánh giá để đảm bảo rằng quy trình được thực hiện đúng cách và đạt được các mục tiêu đề ra.
Bước 5: Kiểm tra quy trình công việc đã tạo
Kiểm tra và đánh giá quy trình công việc đã tạo để đảm bảo tính khả thi, nâng cao hiệu quả. Đây cũng là cách để tìm những lỗi có thể xảy ra trong quá trình triển khai. Sau đó, bạn tiến hành tìm hướng khắc phục và dự phòng.
Để kiểm tra quy trình công việc đã tạo, bạn thực hiện theo cách làm như sau:
- Xây dựng các tiêu chí đánh giá, so sánh độ chính xác, thời gian, khả năng thực thi, độ tin cậy, nguồn lực thực tế…
- Thu thập phản hồi/ đánh giá từ các bên liên quan như nhân sự tham gia thực hiện, nhà quản lý, người điều phối công việc…
- Đề xuất cải tiến nếu phát hiện lỗi.
- Đánh giá lại quy trình sau khi điều chỉnh.
Ví dụ: Trong quy trình tuyển dụng nhân viên kinh doanh, doanh nghiệp có thể kiểm tra quy trình công việc đã tạo như sau:
- Xây dựng các tiêu chí đánh giá: Ứng viên, tính khả thi của kế hoạch, nguồn lực doanh nghiệp, chi phí tuyển dụng, thị trường tuyển dụng, thời gian thực hiện và hoàn thành…
- HR trao đổi thông tin với trưởng phòng kinh doanh về kế hoạch để đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ về thông tin.
- Trong quá trình trao đổi, nếu phát hiện lỗi sẽ tiến hành chỉnh sửa. Sau đó, tất cả các thành viên tham gia vào hoạt động tuyển dụng rà soát và đánh giá lại quy trình.
Bước 6: Hướng dẫn và tổ chức quy trình làm việc đã tạo
Hướng dẫn và tổ chức workflow cho các thành viên tham gia để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong quy trình làm việc. Mọi người sẽ hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình nhanh chóng.
Doanh nghiệp có thể thực hiện các hoạt động sau để hướng dẫn và tổ chức quy trình làm việc đã tạo đến đội ngũ nhân sự:
- Hướng dẫn sử dụng:
- Chuẩn bị một tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết hoặc một tài liệu tham khảo nhanh gọn để giới thiệu và hướng dẫn cho người dùng về cách sử dụng quy trình làm việc.
- Tạo video hướng dẫn hoặc buổi huấn luyện trực tuyến để minh họa cách thức hoạt động của quy trình và giải đáp các thắc mắc của người dùng.
- Tổ chức thông tin:
- Tổ chức và lưu trữ tất cả các tài liệu và thông tin liên quan đến quy trình làm việc một cách có tổ chức. Đảm bảo rằng mọi người có thể dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin khi cần thiết.
- Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu hoặc các công cụ trực tuyến để lưu trữ và chia sẻ tài liệu một cách hiệu quả.
- Tạo quy trình làm việc tiêu chuẩn:
- Thiết lập và tạo ra một quy trình làm việc tiêu chuẩn cho toàn bộ tổ chức. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều tuân thủ và sử dụng cùng một quy trình.
- Chia sẻ và đào tạo:
- Chia sẻ thông tin về quy trình làm việc với toàn bộ nhân viên của tổ chức. Đảm bảo rằng mọi người đều biết về quy trình và hiểu cách sử dụng nó.
- Tổ chức các buổi đào tạo hoặc hội thảo để giới thiệu và giảng dạy về quy trình làm việc mới cho nhân viên.
- Phản hồi và cải tiến:
- Thu thập phản hồi từ người dùng về hiệu suất và hiệu quả của quy trình làm việc. Sử dụng thông tin này để điều chỉnh và cải tiến quy trình theo thời gian.
- Thực hiện đánh giá định kỳ và xem xét quy trình làm việc để đảm bảo rằng nó vẫn đáp ứng được các yêu cầu và mục tiêu của tổ chức.
Ví dụ: Khi đang trong quá trình làm workflow, doanh nghiệp cần hướng dẫn cụ thể (có thể bằng cuộc họp) cho người tham gia, sau đó, tiến hành phân công nhiệm vụ đến từng đối tượng. Đồng thời, trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cũng cần theo dõi, hỗ trợ liên tục với nhân sự đảm bảo các thành viên nắm được quy trình và triển khai tốt các công việc. Tuyệt đối không gửi file quy trình để nhân sự tự đọc, tự hiểu, tự triển khai.
Bước 7: Triển khai quy trình công việc mới
Bước cuối cùng khi xây dựng workflow là triển khai quy trình công việc mới trong tổ chức. Các hoạt động nhằm góp phần cải thiện hiệu suất, tính nhất quán và chất lượng công việc trong tổ chức.
Công tác triển khai quy trình công việc mới cụ thể như sau:
- Chuẩn bị tài nguyên và lên lịch triển khai.
- Thực hiện triển khai quy trình mới.
- Đo lường, đánh giá và tinh chỉnh.
- Hỗ trợ, đào tạo và đảm bảo tuân thủ theo quy trình.
>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất hiện nay
5. Mẫu workflow cho từng phòng ban trong doanh nghiệp
Dưới đây là các mẫu workflow phổ biến cho từng phòng ban trong doanh nghiệp:
Mẫu workflow phòng kinh doanh: quy trình xử lý đơn hàng
- Bước 1: Tiếp nhận thông tin từ khách hàng (qua email, điện thoại, hoặc hệ thống CRM).
- Bước 2: Xác nhận nhu cầu và yêu cầu báo giá.
- Bước 3: Gửi báo giá cho khách hàng.
- Bước 4: Thương thảo và chốt hợp đồng.
- Bước 5: Chuyển đơn hàng cho bộ phận liên quan (kho, vận chuyển).
- Bước 6: Theo dõi giao hàng và hỗ trợ khách hàng sau bán.
Mẫu workflow phổ biến cho phòng marketing: quy trình lên kế hoạch chiến dịch
- Bước 1: Thu thập thông tin thị trường và khách hàng mục tiêu.
- Bước 2: Lên ý tưởng và mục tiêu cho chiến dịch.
- Bước 3: Xây dựng kế hoạch chi tiết (thông điệp, kênh truyền thông, ngân sách).
- Bước 4: Triển khai chiến dịch (quảng cáo, bài PR, sự kiện).
- Bước 5: Theo dõi hiệu quả chiến dịch và điều chỉnh nếu cần.
- Bước 6: Đánh giá kết quả và báo cáo.
Mẫu workflow phòng nhân sự: quy trình tuyển dụng
- Bước 1: Nhận yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban.
- Bước 2: Đăng tin tuyển dụng trên các kênh.
- Bước 3: Sàng lọc CV và lên lịch phỏng vấn.
- Bước 4: Phỏng vấn và đánh giá ứng viên.
- Bước 5: Lựa chọn ứng viên phù hợp và gửi thư mời làm việc.
- Bước 6: Chuẩn bị thủ tục onboarding cho nhân viên mới.
Mẫu workflow phòng kế toán: quy trình thanh toán hóa đơn
- Bước 1: Nhận hóa đơn và yêu cầu thanh toán từ các nhà cung cấp.
- Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu với hợp đồng.
- Bước 3: Phê duyệt thanh toán bởi người có thẩm quyền.
- Bước 4: Thực hiện thanh toán (chuyển khoản hoặc tiền mặt).
- Bước 5: Ghi sổ kế toán và lưu trữ chứng từ.
- Bước 6: Báo cáo tình hình thanh toán và theo dõi công nợ.
Mẫu workflow phòng sản xuất: quy trình kiểm soát chất lượng
- Bước 1: Nhận mẫu sản phẩm từ bộ phận sản xuất.
- Bước 2: Kiểm tra theo tiêu chuẩn đã đề ra.
- Bước 3: Báo cáo kết quả kiểm tra.
- Bước 4: Nếu phát hiện lỗi, yêu cầu sửa chữa hoặc điều chỉnh quy trình.
- Bước 5: Phê duyệt sản phẩm đạt chất lượng và tiếp tục sản xuất.
- Bước 6: Lưu trữ kết quả và dữ liệu kiểm tra.
Mẫu workflow phòng quản lý dự án: quy trình triển khai dự án
- Bước 1: Nhận yêu cầu dự án từ khách hàng.
- Bước 2: Lập kế hoạch dự án chi tiết (mục tiêu, ngân sách, timeline).
- Bước 3: Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm.
- Bước 4: Theo dõi tiến độ và báo cáo tình hình thực hiện.
- Bước 5: Kiểm tra và đánh giá chất lượng trước khi bàn giao.
- Bước 6: Hoàn thành dự án và gửi tổng kết cho khách hàng.
Những quy trình này giúp các phòng ban vận hành hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tiến độ công việc.
6. Những điều cần lưu ý khi xây dựng Workflow
Khi xây dựng Workflow, có một số điều cần lưu ý để đảm bảo rằng quy trình làm việc được thiết kế và triển khai một cách hiệu quả và nhất quán:
- Xác định mục tiêu và yêu cầu: Trước hết, bạn cần hiểu rõ mục tiêu và yêu cầu của quy trình làm việc. Điều này giúp định hình rõ ràng mục đích và phạm vi của Workflow từ đầu.
- Tập trung vào tính linh hoạt: Thiết kế Workflow cần linh hoạt để có thể điều chỉnh và thích ứng với các thay đổi trong môi trường làm việc.
- Đảm bảo tính tương tác: Quy trình Workflow nên bao gồm các bước tương tác giữa các thành viên và phòng ban khác nhau để đảm bảo sự hợp tác và thông tin chính xác.
- Tối ưu hóa quy trình: Loại bỏ hoặc giảm bớt các bước không cần thiết để tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu suất.
- Đảm bảo tính nhất quán: Các quy trình Workflow cần được thiết kế và triển khai một cách nhất quán để mọi người trong tổ chức có thể hiểu và tuân thủ dễ dàng.
- Kiểm soát và đánh giá: Thiết lập các cơ chế kiểm soát và đánh giá để đảm bảo rằng quy trình được thực hiện đúng cách và đạt được các mục tiêu đề ra.
- Tương thích công nghệ: Chọn các công nghệ và công cụ hỗ trợ phù hợp để triển khai và quản lý Workflow một cách hiệu quả.
- Huấn luyện và hỗ trợ người dùng: Đảm bảo rằng các thành viên được huấn luyện và hỗ trợ đầy đủ về việc sử dụng quy trình Workflow mới.
- Liên tục cải tiến: Quy trình Workflow cần được đánh giá và cải tiến liên tục để đáp ứng nhu cầu thay đổi của tổ chức và môi trường kinh doanh.
Trong bài viết này, chúng ta đã thảo luận về khái niệm Workflow và các bước cần thiết để xây dựng quy trình Workflow hiệu quả. Workflow không chỉ là một công cụ quản lý quy trình làm việc mà còn là một phương tiện để tăng cường hiệu suất và tính nhất quán trong tổ chức. Bằng cách thiết kế và triển khai quy trình Workflow một cách cẩn thận và có mục tiêu, tổ chức có thể tối ưu hóa các hoạt động hàng ngày, giảm thiểu lãng phí và tăng cường khả năng cạnh tranh.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast