Trong hoạt động kế toán của các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) thì việc lập, sử dụng và lưu trữ chứng từ kế toán đúng mẫu, hợp pháp và đầy đủ nội dung là cực kỳ quan trọng. Việc này không chỉ giúp đáp ứng yêu cầu quản lý nội bộ mà còn bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật, minh bạch tài chính, dễ kiểm tra, đối soát khi có kiểm toán hoặc thanh tra.
Qua bài viết này FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ về khái niệm, quy định pháp lý, phân loại, cách sắp xếp chứng từ áp dụng tại các đơn vị HCSN ở Việt Nam.
Quy định chứng từ của đơn vị HCSN mới nhất
Theo quy định mới nhất, đơn vị hành chính sự nghiệp phải sử dụng thống nhất các mẫu chứng từ kế toán bắt buộc theo quy định trong Thông tư 24/2024/TT-BTC. Các mẫu này không được sửa đổi khi sử dụng. Các đơn vị có thể tự thiết kế mẫu chứng từ bổ sung, nhưng phải đảm bảo đủ nội dung theo quy định của Luật Kế toán 2015:
- Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
- Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều này, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
Phân loại hệ thống chứng từ kế toán HCSN
Có nhiều tiêu chí để phân loại các đơn vị hành chính sự nghiệp. Tuy nhiên, để phù hợp với việc hạch toán kế toán trong các loại đơn vị hành chính sự nghiệp thì cách phân loại theo đặc trưng riêng của từng đơn vị là phổ biến nhất, bao gồm:
- Đơn vị hành chính sự nghiệp đơn thuần: là các đơn vị có nguồn thu chủ yếu là từ ngân sách nhà nước và dùng khoản thu đó để trang trải chi phí. Ví dụ: Sở tài chính, phòng ban các cấp xã,…
- Đơn vị hành chính sự nghiệp sản xuất kinh doanh (SXKD): là các đơn vị có sử dụng kinh phí của ngân sách nhà nước nhưng có thực hiện thêm hoạt động sản xuất kinh doanh nữa. Ví dụ: Trung tâm giống cây trồng vật nuôi của tỉnh, huyện,…
- Đơn vị hành chính sự nghiệp có thu: là các đơn vị HCSN có phát sinh các khoản thu bù đắp chi phí ngoài nguồn thu từ ngân sách nhà nước. Ví dụ: bệnh viện có thu khoản viện phí, trường học có thu học phí,…
- Đơn vị hành chính sự nghiệp dự án: là các đơn vị có sử dụng kinh phí nhà nước cấp để thực hiện các dự án mang tính chất xã hội như: dự án tuyên truyền sức khỏe sinh sản vị thành niên của trung tâm y tế,…
Bên cạnh đó còn có các cách phân loại theo hệ thống dọc của cùng 1 ngành bao gồm đơn vị dự toán các cấp 1, cấp 2, cấp 3, cấp cơ sở; hay cách phân loại theo nguồn gốc của nguồn kinh phí của đơn vị bao gồm: đơn vị hành chính sự nghiệp tự chủ hoàn toàn, tự chủ một phần và sử dụng hoàn toàn kinh phí của ngân sách nhà nước.
Hệ thống chứng từ trong đơn vị hành chính sự nghiệp đối với mỗi loại hình trên đều có đặc trưng riêng, phù hợp với nguyên tắc hoạt động của các đơn vị đó nhưng vẫn đảm bảo theo quy định chung.
Cách sắp xếp chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp
Việc sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán đúng khoa học, rõ ràng là yếu tố quan trọng giúp kiểm tra, kiểm toán dễ dàng, tránh thất lạc hoặc sửa đổi trái phép. Dưới đây là cách sắp xếp thường được áp dụng tại nhiều đơn vị HCSN, dựa trên thực tiễn và hướng dẫn phổ biến.
Dưới đây là một số cách sắp xếp chứng từ mà nhiều đơn vị áp dụng giúp công tác kế toán, lưu trữ, kiểm tra thuận tiện:
- Sắp xếp theo nội dung kinh tế
- Chứng từ thu tiền: phiếu thu, biên lai thu tiền, biên lai tạm ứng, …
- Chứng từ chi tiền: phiếu chi, ủy nhiệm chi, chứng từ chi tạm ứng, …
- Chứng từ về tài sản, tài chính, vật tư: phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản kiểm kê, bảng kê mua sắm, biên bản bàn giao, …
- Chứng từ về nguồn kinh phí: quyết định giao dự toán, quyết định cấp phát kinh phí, văn bản phân bổ, …
- Chứng từ về lao động, tiền lương: bảng lương, bảng thanh toán tiền công, phụ cấp, bảo hiểm, các chứng từ nộp bảo hiểm, thuế, khấu trừ,…
- Các chứng từ khác theo nghiệp vụ chuyên biệt.
- Sắp xếp theo trình tự thời gian phát sinh
- Từ chứng từ phát sinh sớm nhất đến muộn nhất; giúp dễ đối chiếu, theo dõi liên tục diễn biến tài chính.
- Sắp xếp theo tháng/quý/năm
- Những chứng từ phát sinh trong cùng một tháng/quý/năm được lưu chung để dễ kiểm tra, đối chiếu khi lập báo cáo quyết toán, báo cáo ngân sách, kiểm toán nội bộ/ngoại bộ.