Luật Quản lý thuế 2025 (Luật số 108/2025/QH15), được Quốc hội thông qua ngày 10-12-2025, đã quy định cụ thể về việc sử dụng hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử trong hoạt động quản lý thuế. Đây là bước tiếp theo trong lộ trình số hóa quản lý tài chính – thuế, áp dụng thống nhất cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.
Theo quy định, Luật có hiệu lực thi hành từ ngày 01-7-2026. Riêng quy định về sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại Điều 26 có hiệu lực sớm hơn, từ ngày 01-01-2026.
Quy định về hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế 2025
Hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 26 của Luật Quản lý thuế 2025, là thành phần bắt buộc trong hệ thống quản lý thuế hiện đại.
Hóa đơn điện tử là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn phản ánh đầy đủ thông tin giao dịch theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán, có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử là thành phần bắt buộc trong hệ thống quản lý thuế hiện đại
Các loại hóa đơn điện tử
Luật Quản lý thuế 2025 quy định 03 loại hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Việc áp dụng loại hóa đơn nào phụ thuộc vào đối tượng nộp thuế và quy định chi tiết của Chính phủ.
Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử
Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
- Người nộp thuế thực hiện theo quy định của Chính phủ.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc hoặc không thuộc trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo từng giai đoạn quản lý.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải hoàn thành nghĩa vụ khai và nộp thuế trước khi được cấp hóa đơn.
Nguyên tắc và trách nhiệm khi sử dụng hóa đơn điện tử
Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung hóa đơn.
Việc đăng ký, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ đồng thời quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán và thuế.
Dịch vụ hóa đơn điện tử
Dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm việc cung cấp giải pháp lập, truyền và lưu trữ hóa đơn điện tử. Tổ chức cung cấp dịch vụ phải đáp ứng đầy đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, an toàn và bảo mật thông tin theo quy định của Bộ Tài chính.
Quy định về chứng từ điện tử theo Luật Quản lý thuế 2025
Bên cạnh hóa đơn điện tử, Luật Quản lý thuế 2025 cũng quy định rõ về chứng từ điện tử tại Điều 27.
Chứng từ điện tử là chứng từ thu thuế, phí, lệ phí hoặc chứng từ khấu trừ thuế ở dạng dữ liệu điện tử, do cơ quan quản lý thuế hoặc tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế lập và cấp cho người nộp thuế.
Nguyên tắc lập và sử dụng chứng từ điện tử
Việc lập, quản lý và sử dụng chứng từ điện tử phải tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán và thuế.
Tổ chức lập chứng từ điện tử phải phản ánh đầy đủ, trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh và chịu trách nhiệm về tính chính xác của chứng từ.
Dịch vụ chứng từ điện tử
Dịch vụ chứng từ điện tử bao gồm giải pháp lập, truyền và lưu trữ chứng từ điện tử. Các tổ chức cung cấp dịch vụ phải đáp ứng điều kiện kỹ thuật và yêu cầu bảo mật theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Quy định chi tiết của Chính phủ và Bộ Tài chính
Chính phủ quy định cụ thể về loại chứng từ điện tử, nội dung, thời điểm lập và các trường hợp được miễn phí dịch vụ chứng từ điện tử.
Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chi tiết về việc đăng ký sử dụng, định dạng, xử lý và quản lý chứng từ điện tử đã được lập.
Fast e-Invoice – Giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng quy định Luật Quản lý thuế 2025
Trong bối cảnh các quy định về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử ngày càng được hoàn thiện và áp dụng đồng bộ, việc lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp là yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh.
Fast e-Invoice (FE) là giải pháp hóa đơn điện tử do Công ty Phần mềm FAST phát triển, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý hiện hành về hóa đơn điện tử, bao gồm hóa đơn có mã của cơ quan thuế, hóa đơn không có mã và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Giải pháp cho phép doanh nghiệp thực hiện toàn bộ quy trình lập, phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử trên một hệ thống thống nhất, đồng thời hỗ trợ kết nối với các phần mềm kế toán và quản trị trong hệ sinh thái FAST.
Fast e-Invoice được thiết kế linh hoạt cho nhiều mô hình hoạt động khác nhau, từ doanh nghiệp đến hộ kinh doanh, hỗ trợ quản lý hóa đơn, chứng từ khấu trừ thuế và dữ liệu liên quan theo đúng quy định pháp luật, giúp giảm áp lực thủ tục và tối ưu quy trình kế toán – thuế.
Luật Quản lý thuế 2025 đã đặt ra khung pháp lý rõ ràng cho việc sử dụng hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử, đặc biệt với mốc áp dụng quan trọng từ năm 2026 đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Việc nắm rõ quy định và chuẩn bị sẵn sàng hạ tầng công nghệ là yêu cầu cần thiết để đảm bảo tuân thủ pháp luật và vận hành ổn định.
Các giải pháp hóa đơn điện tử như Fast e-Invoice đóng vai trò hỗ trợ doanh nghiệp và hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử đúng quy định, đồng bộ dữ liệu kế toán – thuế và thích ứng với lộ trình chuyển đổi số trong quản lý tài chính.