Point Of Sale là gì?
Theo Wikipedia, POS là một thuật ngữ viết tắt của Point Of Sale, tạm dịch là “Điểm bán hàng”, dùng để chỉ các điểm phân phối hàng hóa bán lẻ như tạp hóa, chuỗi cửa hàng thời trang, nhà hàng…
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số, thuật ngữ POS không chỉ mô tả các điểm bán lẻ (retail) như trước, POS còn được nhắc đến như một hệ thống hỗ trợ bán hàng tại các điểm bán lẻ trong vấn đề thanh toán.
Mỗi POS sẽ có một hệ thống hoặc công cụ ghi nhận lại các giao dịch để phản ánh lượng tiền và hàng hóa ra vào trong một khoản thời gian nhất định như sổ tay, tập Excel hoặc cao cấp hơn là các loại máy tính tiền, phần mềm theo dõi bán hàng.
Hệ thống POS (POS system)
Hệ thống POS là sự kết hợp của phần cứng và phần mềm cho phép xử lý các giao dịch và thanh toán.
Phần mềm (Software)
Phần mềm của hệ thống POS cho phép tạo lập, xử lý và lưu trữ chi tiết tất cả giao dịch, sản phẩm, thống kê và các báo cáo liên quan. Tùy theo nhu cầu mà các phần mềm sẽ có cách thức lưu trữ và sử dụng khác nhau.
Tất cả các hệ thống POS hiện đại đều có giao diện hiển thị (frontend) ở điểm bán hàng và phần quản trị bên trong (đôi khi được gọi là “backoffice” hoặc “dashboard”) cho các chức năng phân tích và quản lý.
Nhân viên xử lý các giao dịch trên giao diện frontend, thường là trên màn hình cảm ứng hoặc màn hình máy tính bảng. Riêng dashboard thì được truy cập riêng biệt trong trình duyệt hoặc cửa sổ ứng dụng trên cùng một thiết bị, máy tính hoặc thiết bị di động.
Bất kỳ loại phần mềm POS nào thì frontend và dashboard cũng đều được kết nối và đồng bộ hóa với nhau, thường có hai chế độ lưu trữ được sử dụng nhiều:
| Lưu trữ cục bộ (On-site) | Hệ thống lưu trữ đám mây (Cloud-based) |
|
|
Hiện nay, việc sử dụng các hệ thống dựa trên đám mây hoặc kết hợp dựa trên cả internet và máy chủ cục bộ trở nên phổ biến. Phần mềm POS cục bộ (On-site) thiết lập đắt tiền, thường xuyên yêu cầu hỗ trợ và bảo trì chuyên nghiệp. Các phần mềm POS dựa trên đám mây có chi phí rẻ hơn (Do trả theo phí cố định hàng tháng) và có nhiều tùy chọn hơn để tích hợp với các chương trình phần mềm khác.
[Tại sao phần mềm đám mây hiệu quả cho doanh nghiệp?]
Các tính năng nổi bật và phổ biến nhất của phần mềm POS hiện nay:
- Quản lý hàng tồn kho
- Quản lý bán hàng
- Quản lý đơn hàng
- Quản lý nhân sự
- Chương trình khách hàng thân thiết
- Chiến dịch quảng cáo
- Báo cáo và phân tích.
Phần cứng (Hardware)
Tùy theo nhu cầu từng doanh nghiệp, sẽ có một số phần cứng khác nhau. Các phần cứng phổ biến có thể kể đến như:
Giao diện/Thiết bị nhập liệu chi tiết giao dịch: Có thể là máy tính tiền có nút bấm, màn hình PC có chức năng cảm ứng hoặc thiết bị di động/máy tính bảng có ứng dụng POS.
Máy quét mã vạch: Thường được sử dụng trong môi trường bán lẻ với nhiều sản phẩm khác nhau, được liên kết với số lượng hàng trong kho của hệ thống POS để hệ thống này tự động cập nhật số lượng sản phẩm theo các mặt hàng đã bán.
Máy in hóa đơn: Dùng để in phiếu thu cho khách hàng hoặc báo cáo cuối ngày để tính tiền. Hóa đơn giấy được in ra cho khách hàng biết chính xác thời gian và những gì đã mua và số tiền phải trả.
Máy in nhãn: Thông tin được in trên nhãn bao gồm mã vạch, tên sản phẩm, giá tiền và một số thông tin khác. Thuận tiện cho công việc giao hàng.
Máy đọc thẻ mPOS ATM/VISA/MASTER: Được sử dụng để xử lý các khoản thanh toán được thực hiện bằng thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng thông qua NFC. Với việc thanh toán bằng thẻ đang ngày càng trở nên phổ biến thì máy đọc thẻ trở thành công cụ cần thiết tại các giao dịch. Nhanh chóng, tiện lợi, chính xác, đó là những ưu điểm mà máy đọc thẻ mang lại.
Ngăn kéo đựng tiền: Được sử dụng để lưu trữ các khoản thu chi hàng ngày và tiền mặt lưu động cùng với séc, chứng từ, phiếu thu, phiếu chi liên quan đến kế toán.
Thiết bị mạng: Cho dù bạn đang sử dụng hệ thống đám mây hay mạng cục bộ, bạn đều cần thiết lập mạng để kết nối internet hoặc liên kết hệ thống máy tính của bạn. Ví dụ: Bộ định tuyến, modem hoặc trung tâm kết nối một số máy tính cục bộ.
Những loại hệ thống POS phổ biến
Mỗi loại hệ thống POS sẽ có các tính năng phục vụ cho các loại hình kinh doanh khác nhau. Dưới đây là một số hệ thống POS phổ biến.
Ứng dụng POS (POS Apps)
Thông thường, ứng dụng POS phù hợp nhất cho các doanh nghiệp mới, nhà cung cấp dịch vụ quy mô nhỏ, người bán hàng di động.
Ứng dụng POS là chương trình lưu trữ trên nền điện toán đám mây, có thể tải và dễ dàng truy cập thông tin từ bất kỳ thiết bị tương thích nào (như điện thoại thông minh, máy tính bảng). Một số ứng dụng có sẵn trên nhiều nền tảng, có một số ứng dụng dành riêng cho Android hoặc IOS.
Ứng dụng POS thường có các tính năng có sẵn từ một POS hoàn chỉnh và một số tính năng đi kèm có thể phải trả phí. Ứng dụng POS là loại có chi phí phải chăng, phù hợp cho những đơn vị có quy mô nhỏ và ngân sách hạn hẹp.
Hệ thống POS di động (Mobile POS Systems – mPOS)
Điểm khác biệt của mPOS so với ứng dụng POS là mPOS bao gồm cả phần cứng và phần mềm, còn ứng dụng POS chỉ đề cập đến phần mềm.
Tương tự như các ứng dụng POS, mPOS rất linh hoạt và được lưu trữ trên đám mây. Điều này thích hợp cho các nhà bán lẻ, các nhà hàng muốn hệ thống đầy đủ tính năng hơn và tăng cường sự linh hoạt từ mọi nơi. Điển hình như các nhà cung cấp dịch vụ, nhà bán lẻ, nhà hàng ăn uống… rất phù hợp với hệ thống mPOS. Nền tảng này còn giúp người bán xử lý cả giao dịch trực tuyến và giao dịch trực tiếp.
Hệ thống POS trên máy tính để bàn (Desktop POS System)
Hệ thống này hoạt động trên máy tính/máy tính xách tay, trên ứng dụng, trình duyệt hoặc hệ thống tại chỗ. Nó được kết nối với một ngăn kéo đựng tiền, một máy quét mã vạch, một máy quẹt thẻ, vì vậy nó hoạt động giống như một máy tính tiền thông thường.
Hệ thống POS để bàn thường sử dụng cho các doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn như nhà hàng, cửa hàng tạp hóa, cửa hàng thời trang, cửa hàng sách, shop và spa.
Hệ thống POS trên màn hình cảm ứng (Touch-Screen POS Systems)
Hệ thống POS trên màn hình cảm ứng hoạt động trên các loại màn hình cảm ứng khác nhau, bao gồm máy tính bảng, điện thoại thông minh và máy tính. Một số hệ thống POS màn hình cảm ứng đi kèm với phần cứng màn hình cảm ứng riêng thay cho thiết bị của bên thứ ba.
Hệ thống POS màn hình cảm ứng cho phép nhân viên nhà hàng nhận các đơn đặt hàng tại bàn và đảm bảo tính chính xác. Thiết kế trực quan của phần mềm trên màn hình cảm ứng giúp khách hàng và nhân viên dễ dàng sử dụng.
Hệ thống POS màn hình cảm ứng thường được sử dụng ở các doanh nghiệp phát triển nhanh như nhà hàng lớn, các cửa hàng bán lẻ với số lượng lớn hoặc bất kỳ doanh nghiệp nào cần một hệ thống có thể dễ dàng đào tạo nhân viên sử dụng.
Hệ thống POS trên đám mây (Cloud POS Systems)
Phần mềm dựa trên đám mây ghi lại các giao dịch trong thời gian thực, vì vậy có thể truy cập dữ liệu của mình nhanh chóng từ mọi nơi có kết nối internet. Điều này tạo ra những thuận lợi cho các doanh nghiệp đa địa điểm, các khách sạn, nhà bán lẻ.
Hệ thống POS trên đám mây có tính năng đồng bộ hóa với cơ sở dữ liệu tập trung, cung cấp cho bạn cái nhìn tổng thể về doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp có nhiều chi nhánh. Nhiều hệ thống POS dựa trên đám mây cũng bao gồm tính năng cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực, điều này rất hữu ích cho các doanh nghiệp bán lẻ có nhiều cửa hàng để theo dõi mức sản phẩm biến động theo ngày, tháng hoặc năm.
>> Xem thêm: 6 lợi ích hàng đầu của điện toán đám mây
Hệ thống POS mã nguồn mở (Open Source POS Systems)
Hệ thống POS mã nguồn mở cho phép các doanh nghiệp có thể tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu mong muốn. Hệ thống này cần được duy trì và cập nhật theo thời gian, phù hợp với các doanh nghiệp lớn có nhiều nhu cầu tùy chỉnh cùng với ngân sách lớn. Tuy nhiên, trong một vài năm trở lại đây hệ thống POS mã nguồn mở đã có nhiều sự lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc siêu nhỏ mà không cần quan tâm quá nhiều về chi phí.
Hệ thống POS đa kênh (Multichannel POS Systems)
Hệ thống POS đa kênh có thể xử lý các giao dịch và tích hợp dữ liệu trên nhiều kênh thương mại. Hệ thống POS đa kênh nâng cao hoạt động bán lẻ trên sàn thương mại điện tử, trang mạng xã hội và các kênh thương mại khác. Ngoài ra, hệ thống còn đồng bộ hóa mức hàng tồn kho trên các kênh giúp duy trì dữ liệu kinh doanh chính xác, việc bán hàng trực tuyến và ngoại tuyến tiếp tục kết hợp với nhau. Hệ thống phù hợp với các nhà bán lẻ có gian hàng trực tuyến, các cửa hàng điện thoại di động, cửa hàng đồ gia dụng… muốn tăng doanh số bán hàng thông qua các sàn thương mại điện tử.
Hệ thống POS ki-ốt tự phục vụ (Self-Service Kiosk POS Systems)
Hệ thống POS ki-ốt tự phục vụ được tạo ra để khách hàng có thể tự đặt hàng và tự thanh toán các sản phẩm và dịch vụ mà không cần đến sự trợ giúp của nhân viên. Thường thấy tại những nhà hàng, quán cafe, cửa hàng thức ăn nhanh có những màn hình cảm ứng kỹ thuật số để tự phục vụ. Hệ thống giúp rút ngắn thời gian chờ đợi, giúp khách hàng có nhiều trải nghiệm, giảm thiểu sự tiếp xúc giữa người với người.
Hệ thống POS ki-ốt tự phục vụ phù hợp với những cửa hàng thức ăn nhanh, quán cafe, các nhà hàng có khối lượng khách lớn, các khách sạn…
Hệ thống máy POS thanh toán quẹt thẻ
Hệ thống máy POS thanh toán quẹt thẻ là một công cụ quan trọng không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn đối với trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Với tính năng thanh toán nhanh chóng và tiện lợi, máy POS giúp cải thiện hiệu suất giao dịch và tạo ra trải nghiệm thanh toán mượt mà và an toàn.
Máy POS không chỉ hỗ trợ thanh toán bằng thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ, mà còn cho phép quản lý lưu trữ thông tin khách hàng, quản lý hàng tồn kho, và thậm chí tích hợp các tính năng quản lý doanh nghiệp khác như bán hàng, theo dõi doanh thu và báo cáo.
Với tính linh hoạt và đa chức năng, hệ thống máy POS không chỉ giúp doanh nghiệp nhanh chóng và chính xác trong việc xử lý thanh toán mà còn tạo ra trải nghiệm mua sắm thuận tiện và tin cậy cho khách hàng. Đồng thời, việc sử dụng máy POS cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phát triển doanh nghiệp một cách hiệu quả.
POS System quản lý bán hàng
Hệ thống POS (Point of Sale) không chỉ là công cụ thanh toán mà còn là một nền tảng quản lý bán hàng toàn diện. Tích hợp các tính năng quản lý hàng tồn kho, doanh số bán hàng, và thông tin khách hàng, POS System giúp doanh nghiệp quản lý mọi khía cạnh của quá trình bán hàng.
Hệ thống này cho phép ghi nhận các giao dịch bán hàng, theo dõi lượng tồn kho, và tạo ra báo cáo chi tiết về doanh số, lợi nhuận, cũng như xu hướng mua hàng của khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng và điều chỉnh chiến lược kinh doanh một cách linh hoạt.
Không chỉ là một công cụ quản lý bán hàng, POS System còn kết nối trực tiếp với hệ thống thanh toán, tạo ra sự thuận tiện và đồng bộ trong quá trình thanh toán và quản lý. Tính tích hợp và linh hoạt của hệ thống này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
Lợi ích khi sử dụng hệ thống POS trong kinh doanh
Với những tính năng hữu ích mà POS mang đến, bất kỳ ngành nghề và lĩnh vực nào cũng có thể áp dụng hệ thống POS. Không chỉ siêu thị, các khu trung tâm thương mại, ngay cả các cửa hàng thuộc các lĩnh vực khác nhau như nhà hàng, trung tâm vui chơi giải trí vẫn có thể ứng dụng hệ thống POS để quản lý và tăng hiệu quả bán hàng.
Tăng độ chính xác, tin cậy
Ứng dụng hệ thống POS giúp người bán hàng kiểm soát được các hoạt động bán hàng, hạn chế tối đa nhập nhầm tên sản phẩm, giá hay số lượng do hệ thống POS có máy đọc mã vạch nhanh và chính xác.
Nâng cao hiệu quả bán hàng
Thay vì có nhiều nhân viên bán hàng, giờ đây việc sử dụng POS giúp các nghiệp vụ bán hàng nhanh hơn. Một nhân viên bán hàng có thể vừa bán và thanh toán cho nhiều khách, giúp tăng hiệu suất phục vụ khách hàng đồng thời giảm bớt nguồn nhân lực thuê ngoài.
Báo cáo chi tiết định kỳ
Hệ thống POS còn có tính năng cho phép theo dõi doanh thu, lợi nhuận và các chi phí liên quan khác. Người bán hàng có thể theo dõi báo cáo doanh thu và luôn được cập nhật tình hình kinh doanh trên các kênh bán hàng khác nhau. Từ đó, dễ dàng so sánh hiệu quả giữa các kênh mà không tốn nhiều nguồn lực.
Việc kết nối POS với phần mềm kế toán, phần mềm ERP cũng giúp doanh nghiệp tự động lấy dữ liệu bán hàng từ POS sang hệ thống các phần mềm tác nghiệp giúp đồng bộ tức thời các dữ liệu, phục vụ cho các tác nghiệp tài chính kế toán và quản trị.
Tăng chất lượng phục vụ
POS giúp nâng cao tính cạnh tranh vì tốc độ xử lý nhanh và linh động nhờ vậy mà khách hàng được phục vụ nhanh hơn, tốt hơn.
Nguồn tham khảo
1. Fitsmallbusiness.com: Types of POS Systems
2. Squareup.com: What Is a POS System and How Does It Work?
3. Mobiletransaction.org: How does a POS system work? The basics explained