Phân hệ quản trị hệ thống trong phần mềm quản trị tài chính kế toán Fast Financial gồm các chức năng quản lý các danh mục dùng chung, thực hiện các khai báo ban đầu cũng như các tham số tùy chọn, quản lý người sử dụng, quản lý số liệu…
Quản lý các danh mục dùng chung
Phân hệ hệ thống quản lý các danh mục dùng chung cho tất cả các phân hệ:
- Danh mục tiền tệ
- Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ
- Danh mục đơn vị cơ sở (đơn vị thành viên)
- Danh mục bộ phận hạch toán
- Danh mục quyển chứng từ.
Các khai báo ban đầu và các tham số tùy chọn
Các khai báo ban đầu gồm có: thông tin về công ty như tên, địa chỉ, mã số thuế… và các thông tin như năm tài chính, ngày mở sổ (nhập liệu) trên phần mềm…
Fast Financial cho phép nhiều lựa chọn khác nhau nhằm đáp ứng các yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp: lựa chọn hình thức ghi chép sổ sách kế toán, lựa chọn cách tính giá hàng tồn kho, cách tính tỷ giá ghi sổ đối với các đối tượng có gốc ngoại tệ, hệ thống tăng số chứng từ, kích cỡ màu sắc giao diện…
Quản lý người sử dụng
Fast Financial cho phép bảo mật bằng mật khẩu truy cập phần mềm và phân quyền truy nhập chi tiết đến từng chức năng và công việc (đọc/sửa/xóa/tạo mới) trong chương trình cho từng người sử dụng. Ngoài ra chương trình còn cho phép phân quyền, giới hạn quyền theo nhóm người sử dụng nhằm giảm thiểu thời gian, thao tác cho cán bộ quản trị. Chương trình cũng cho phép phân quyền truy nhập theo mã đơn vị thành viên cho người sử dụng hoặc nhóm người sử dụng nhằm nâng cao tính bảo mật dữ liệu giữa các đơn vị trong công ty.
Các chức năng quản lý người sử dụng:
- Khai báo người sử dụng và phân quyền truy cập
- Khai báo nhóm người sử dụng và phân quyền truy cập
- Giới hạn quyền truy cập cho chứng từ
- Giới hạn quyền truy cập cho các trạng thái chứng từ
- Giới hạn quyền truy cập cho các báo cáo
- Giới hạn quyền truy cập cho các lựa chọn khác của chứng từ
- Phân quyền truy cập theo đơn vị thành viên
- Báo cáo phân quyền truy cập chức năng.
- Nhật ký người sử dụng
Quản lý số liệu
Để đảm bảo an toàn số liệu trong Fast Financial có các chức năng lưu trữ số liệu thủ công hoặc tự động thực hiện theo lịch khai báo, số liệu có thể được khóa lại theo các tùy chọn – khóa theo chứng từ, khóa theo đơn vị thành viên… Chương trình có các chứng năng bảo trì số liệu, kiểm tra số liệu trong trường hợp lên báo cáo bị sai. Trong trường hợp nhập liệu nhiều nơi thì cho phép sao chép từ các nơi và gửi về tổng hợp tại trung tâm…
Các chức năng quản lý số liệu:
- Lưu trữ (backup) số liệu
- Khóa số liệu theo đơn vị thành viên
- Khóa số liệu theo chứng từ
- Sao chép (copy) số liệu ra
- Sao chép (copy) số liệu vào.
- Bảo trì số liệu
- Kiểm tra số liệu khi báo cáo sai.
Tiện ích
Fast Financial có rất nhiều tiện ích giúp khai báo giao diện với người sử dụng một cách thân thiện và thuận tiện nhất; hỗ trợ việc chuyển đổi số liệu ban đầu từ excel vào phần mềm cũng như đọc số liệu chứng từ từ excel…
Một số các tiện ích của chương trình:
- Khai báo tìm theo mã và/hoặc theo tên cho màn hình tra cứu
- Thêm bớt trường trong danh mục, màn hình giao dịch
- Thêm báo cáo
- Khai báo kích cỡ của các màn hình giao diện
- Khai báo các phương pháp tính giá tồn kho, tính tỷ giá ghi sổ, tính khấu hao tscđ được sử dụng trong chương trình
- Khai báo chức năng khởi động cùng chương trình
- Lấy số liệu từ tập tin excel
- Xem các chứng từ phát sinh, sửa, xóa
- Truy vấn dữ liệu
- Khai báo tham số máy trạm
- Soạn thư điện tử
- Quản lý mẫu in chứng từ, thiết lập biểu tượng (logo) cho trên các chứng từ, báo cáo khi in.
Trợ giúp
Các trợ giúp của chương trình gồm có:
- Lựa chọn giao diện Việt/Anh
- Hướng dẫn sử dụng
- Thuật ngữ kế toán
- Các văn bản quy định về tài chính, kế toán và thuế
- Quy định và hướng dẫn hạch toán nội bộ.