Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả trong phần mềm quản trị tài chính kế toán Fast Financial thực hiện các chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán, từ lập đơn hàng, hợp đồng mua đến nhận hàng, nhận hóa đơn, xuất trả lại nhà cung cấp, thanh toán cho nhà cung cấp và lên các báo cáo.
Phân hệ này cung cấp các báo cáo mua hàng, báo cáo theo dõi tình trạng thực hiện và thanh toán của các đơn hàng, hợp đồng, hóa đơn, báo cáo công nợ với nhà cung cấp, công nợ hóa đơn, công nợ hợp đồng… Các báo cáo mua hàng, thực hiện đơn hàng, hợp đồng theo nhiều chỉ tiêu khác nhau giúp cho việc phân tích, đánh giá các nhà cung cấp khác nhau cũng như hỗ trợ trong việc lập kế hoạch mua hàng. Chức năng theo dõi công nợ và các báo cáo chi tiết của chương trình giúp cho việc quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ dàng hơn, đảm bảo việc thanh toán đúng hạn, kịp thời, có thể nhận được các chiết khấu về thanh toán.
Thông tin nhà cung cấp
- Lưu giữ các thông tin quan trọng về nhà cung cấp như: mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, số fax, người liên hệ,…
- Cho phép phân nhóm nhà cung cấp theo những tiêu chí khác nhau như theo vùng địa lý, theo loại hình doanh nghiệp, theo quy mô doanh nghiệp… tùy theo nhu cầu phân loại của người sử dụng.
Thông tin hợp đồng mua
- Lưu giữ các thông tin liên quan đến hợp đồng như: thời gian bắt đầu, kết thúc hợp đồng, giá trị hợp đồng, chi tiết các đợt thanh toán…
- Cho phép phân nhóm hợp đồng theo những tiêu chí khác nhau: theo thời hạn hợp đồng, theo giá trị hợp đồng…
Mua hàng và thanh toán
- Lập đơn hàng và hợp đồng mua, nhận hàng, nhận hóa đơn
- Mua hàng trong nước, mua nhập khẩu
- Kết nối giữa đơn hàng, hóa đơn và nhập hàng
- Theo dõi thời hạn thanh toán của hóa đơn
- Thanh toán chi tiết theo hóa đơn ngay khi chi trả hoặc phân bổ tiền chi trả cho hóa đơn sau khi thanh toán.
- Việc phân bổ tiền cho các hóa đơn có thể thực hiện trực tiếp cho từng hóa đơn hoặc tự động theo tiêu thức lựa chọn: ngày hóa đơn hoặc hạn thanh toán
- Cho phép phân bổ tiền thanh toán là các khoản trả trước hoặc trả sau
- Tính chênh lệch tỷ giá ngoại tệ khi thanh toán liên quan đến ngoại tệ.
- Nhiều màn hình giao dịch cho các nghiệp vụ khác nhau:
- Lập đơn hàng
- Hóa đơn mua hàng trong nước
- Hóa đơn mua hàng nhập khẩu
- Nhập mua xuất thẳng
- Nhập chi phí mua hàng
- Xuất trả lại nhà cung cấp
- Hoá đơn mua dịch vụ
- Phiếu thanh toán tạm ứng
- Chứng từ bù trừ công nợ
- Chứng từ điều chỉnh công nợ
- Chứng từ phải trả khác
- Trả tiền cho nhà cung cấp (tiền mặt, tiền gửi, tiền vay)
Quản lý công nợ đa dạng và linh hoạt
- Quản lý công nợ theo hợp đồng, theo hóa đơn, theo nhà cung cấp
- Cho phép bù trừ công nợ giữa 2 nhà cung cấp hoặc khách hàng.
- Thực hiện điều chỉnh công nợ thông qua các bút toán ghi nợ, ghi có
- Cho phép phân bổ tiền hàng cho các hoá đơn trong trường hợp đồng tiền trên hoá đơn khác với đồng tiền thanh toán
- Cho phép điều chỉnh công nợ chi tiết cho từng hóa đơn, cho nhà cung cấp hoặc nhiều nhà cung cấp
- Cho phép đánh giá lại giá trị của các hóa đơn ngoại tệ chưa thanh toán theo tỷ giá thực tế cuối kỳ
- Tiện ích tất toán hàng loạt cho các hóa đơn.
Ví dụ về màn hình nhập hóa đơn mua hàng:
Báo cáo
- Chương trình cung cấp các nhóm báo cáo sau:
- Báo cáo nhập mua
- Báo cáo đơn hàng mua
- Báo cáo hợp đồng mua
- Báo cáo công nợ hóa đơn
- Báo cáo công nợ nhà cung cấp.
- Các loại báo cáo rất đa dạng phục vụ yêu cầu quản trị và điều hành
- Bảng kê chi tiết phát sinh, các sổ chi tiết
- Bảng xác nhận, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp
- Tổng hợp số phát sinh, các bảng cân đối phát sinh
- Số dư cuối kỳ
- Báo cáo phân tích nhóm theo các chỉ tiêu khác nhau. Có thể nhóm đồng thời theo 2 chỉ tiêu (theo 2 cấp).
- Báo cáo phân tích theo thời gian, theo đơn vị thành viên, theo bộ phận hạch toán
- Báo cáo tình trạng thanh toán của các hợp đồng, hóa đơn
- Báo cáo các hóa đơn sắp đến ngày trả tiền…
