Có thể thấy trên thị trường Việt Nam hiện nay luôn có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau để bạn có thể lựa chọn. Cũng chính vì thế bạn dễ bị rơi vào ma trận đủ loại phần mềm và băn khoăn không biết phần mềm nào sẽ thích hợp nhất với công ty.
Phần mềm kế toán được sử dụng để phục vụ cho nhu cầu quản lý kế toán như thực hiện các báo cáo tài chính, báo cáo chi tiết số lượng hàng hóa tồn kho, nhập – xuất, quản lý danh sách khách hàng…theo quy định hiện hành của kế toán doanh nghiệp.
Nếu phân loại theo nguồn gốc, phần mềm kế toán có thể được chia thành 2 loại là phần mềm nước ngoài và phần mềm nội (trong nước).
Các phần mềm kế toán nước ngoài luôn chiếm ưu thế trong việc đảm bảo khả năng vận hành ổn định, hệ thống báo cáo quản trị mạnh và đặc biệt là các công cụ lập báo cáo cực kỳ thông minh.
Phần mềm kế toán Việt Nam (phần mềm nội) thường có khả năng tự động hóa thấp, hệ thống chủ yếu là các báo cáo tài chính, ít phát triển các dạng báo cáo quản trị.
Tuy vậy, phần mềm kế toán Việt Nam vẫn được sự tin dùng của nhiều doanh nghiệp trong nước nhờ vào các ưu điểm như: chi phí thấp, sử dụng đơn giản và phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam.
Bảy lời khuyên sau đây sẽ giúp doanh nghiệp của bạn lựa chọn được phần mềm kế toán Việt Nam phù hợp nhất với hoạt động kinh doanh của mình:
1. Quy mô kinh doanh
Lời khuyên đầu tiên cho các doanh nghiệp khi chọn mua phần mềm kế toán là quy mô của công ty. Nếu công ty có quy mô nhỏ, bạn đừng đổ quá nhiều tiền để mua một phần mềm kế toán có nhiều tính năng đa dạng và quá hiện đại, bạn có thể sẽ gặp nhiều vấn đề phức tạp so với nhu cầu thực tế của mình.
2. Lĩnh vực kinh doanh
Một số lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh có những yêu cầu chuyên biệt đối với phần mềm kế toán, phải được thiết kế phù hợp với nhu cầu cụ thể của công ty. Đa số các phần mềm được thiết kế riêng cho một ngành nghề cụ thể sẽ có giá cao hơn các phần mềm cơ bản. Tuy nhiên, lợi ích mang lại có thể bù đắp được phần lớn chi phí bỏ ra. Các doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lưỡng về việc lựa chọn các phần mềm kế toán Việt Nam phù hợp với ngành nghề, hoặc có thể chỉnh sửa theo yêu cầu riêng.
3. Các tính năng cần thiết
Bạn cần xác định trước những tính năng cần thiết, phù hợp với nhu cầu của công ty, từ đó ra quyết định lựa chọn phần mềm phù hợp. Một số tính năng cơ bản có mặt trong hầu hết các phần mềm kế toán Việt Nam như tính năng lưu giữ, tính toán sổ sách đơn giản…Một số phần mềm còn có thêm các tính năng nâng cao hơn như tính toán ngân quỹ, hóa đơn, các hoạt động ngân hàng trực tuyến, thẻ tín dụng…
4. Dịch vụ sau bán hàng
Bạn cần lựa chọn công ty cung cấp phần mềm uy tín và có dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng chuyên nghiệp. Bởi, việc mua phần mềm chỉ là bước đi đầu tiên trong quá trình tổng thể, để có thể sử dụng tốt phần mềm kế toán bạn bắt buộc phải nhận được sự trợ giúp trong quá trình sử dùng bao gồm việc tư vấn chuyên môn, trợ giúp trực tuyến khi phát sinh sự cố, đào tạo sử dụng nâng cao…
5. Các nguồn lực tài chính
Cân nhắc về khả năng tài chính cũng là lời khuyên tiếp theo dành cho các doanh nghiệp khi muốn mua phần mềm kế toán. Hãy chú ý lựa chọn phần mềm đem lại lợi ích tốt nhất so với số vốn đầu tư mà bạn có thể bỏ ra để mua nó.
6. Những lời giới thiệu, tiến cử chuyên nghiệp
Hãy lắng nghe ý kiến của các nhân viên kế toán trong công ty. Họ là những người hiểu rõ nhất nhu cầu sử dụng phần mềm. Yếu tố quan trọng là sự phối hợp hiệu quả giữa nhân viên kế toán và phần mềm kế toán để góp phần tạo nên hiệu quả cao nhất, tránh đi những sai sót không đáng có trong quá trình sử dụng. Người quản trị doanh nghiệp cũng cần sự xác nhận độ tin cậy của phần mềm kế toán đang dự định mua từ nhân viên kế toán của mình và đảm bảo khả năng quản lý dữ liệu kế toán, tài chính được hiệu quả nhất.
7. Dễ dàng sử dụng
Yếu tố thuận tiện, dễ dàng trong quá trình sử dụng thường bị các doanh nghiệp bỏ qua trong quá trình lựa chọn. Hãy chú ý vào yếu tố này để có thể phát huy tối đa hiệu quả sử dụng. Đối với yếu tố này các phần mềm kế toán Việt Nam thường có lợi thế về giao diện dễ hiểu, khả năng cập nhật tăng trưởng trong hoạt động kinh doanh phù hợp với quy định của Việt Nam, giao diện đơn giản, dễ thao tác. Đừng quá quan tâm đến các gói phần mềm cung cấp nhiều tính năng mà công ty không thực sự cần đến.
Tổng kết
7 lời khuyên trên được đúc kết từ kinh nghiệm thực tế của các chuyên gia. Bạn cần hiểu rõ 7 lời khuyên này để có thể lựa chọn một phần mềm kế toán Việt Nam phù hợp với công ty. Hãy cẩn trọng khi đưa ra quyết định lựa chọn. Một công cụ thích hợp sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có một hệ thống kế toán có tổ chức, số liệu được đảm bảo chính xác để thực thi kế hoạch phát triển kinh doanh hiệu quả hơn.
