Kỷ lục triển khai dự án Fast Financial trong 1 ngày

Ngày 28-11-2012, chỉ sau 1 ngày tiếp nhận dự án từ Phòng Kinh doanh, đội Tư vấn Ứng dụng ERP (TVUD) do anh TườngNM và TuấnĐV thực hiện đã hoàn thành việc cài đặt và đào tạo sử dụng phần mềm quản trị tài chính kế toán Fast Financial cho Cty TNHH Toyota Thái Nguyên. Đây có thể được ghi nhận là lần triển khai phần mềm quản trị tài chính kế toán Fast Financial nhanh nhất từ trước đến nay. Hãy cùng lắng nghe chia sẻ của đội TVUD phần mềm về việc thực hiện dự án.

Anh có thể giới thiệu tổng quát về dự án Toyota Thái Nguyên?

TườngNM: Toyota Thái Nguyên là công ty làm về dịch vụ, sửa chữa và thay thế phụ tùng cho các xe ô tô. Khách hàng mua sản phẩm đóng gói Fast Financial 3.5 (FF 3.5), chưa yêu cầu phải chỉnh sửa theo đặc thù của doanh nghiệp.

Những khó khăn và thuận lợi của anh trong quá trình triển khai dự án này?

TườngNM: Trong dự án này thì anh không thấy khó khăn gì cả toàn là thuận lợi thôi. Trên đường đi công tác cùng anh SơnNX, được anh Sơn giao thực hiện hợp đồng Toyota Thái Nguyên. Ngay sau đó, anh liên hệ luôn với chị kế toán trưởng của khách hàng. Nắm bắt được nhu cầu và tâm lý của chị ấy nên buổi sáng nhận hợp đồng, ngay trong chiều ngày 28-11-2012, anh có mặt tại văn phòng Cty Toyota Thái Nguyên để làm việc về tiến trình dự án và có hứa là sẽ hỗ trợ bên chị ấy nhập liệu đến hết năm 2012. Chị Kế toán trưởng cung cấp cho anh các file số liệu để đưa vào phần mềm quản trị tài chính kế toán FF3.5. Anh về tới khách sạn liền làm cái bánh mì và lon bia lấy hơi rồi làm một mạch tới tối để hôm sau update cho khách hàng.

TuấnDV: Để được nghiệm thu dự án chỉ trong một ngày thì đội TVUD đã có quá nhiều thuận lợi. Đối với khách hàng Toyota, FAST cũng đã triển khai cho rất nhiều chi nhánh. Như vậy có thể nói Cty Toyota là khách hàng thân thiết của FAST.

Chị kế toán trưởng phụ trách về dự án bên phía khách hàng trước đây cũng đã sử dụng phần mềm FAST ở công ty cũ, rất tin tưởng phần mềm FAST.

Khó khăn là hiện tại bên phía Toyota Thái Nguyên chưa dùng phần mềm nào cả mà chỉ sử dụng Excel . Một số người dùng mới cũng chưa dùng phần mềm kế toán nào.

Theo quy trình triển khai bình thường, trong điều kiện thuận lợi nhất thì cũng phải mất ít nhất là 2 tuần. Tại sao các anh lại có thể thực hiện chỉ trong vòng 1 ngày?

TườngNM: Quả thật quy trình triển khai hợp đồng phải như vậy. Nhưng vẫn có thể linh hoạt trong việc thực hiện nhằm đạt mục tiêu “nhanh hơn, thông minh hơn”. Khi cầm hợp đồng anh đã thấy được 1 phần cơ may của mình tại đây, anh đã nhanh chóng tiếp cận với khách hàng để thống nhất việc thực hiện, có thể rút ngắn thời gian triển khai. Chị kế toán trưởng tin tưởng FAST nên đồng ý nghiệm thu chương trình sau khi cài đặt và đào tạo, phần hỗ trợ sau đó vẫn tiếp tục hỗ trợ đến cuối năm nay.

TuấnDV: Thực tế việc triển khai và đào tạo, ký nghiệm thu trong đúng 1 ngày. Hôm được tiếp nhận hợp đồng, đội dự án lên kế hoạch nhanh để triển khai. Nắm bắt được khách hàng chỉ mua phần mềm chuẩn của chương trình nên đội dự án đã gửi tài liệu cho khách hàng chuẩn bị trước để có thể sử dụng được ngay các phần như: các danh mục, số dư theo form mẫu. Bất ngờ là khách hàng cũng gửi ngay lại các yêu cầu trong ngày hôm đó. Thực chất việc nghiệm thu nhanh dự án này dựa vào rất nhiều yếu tố thuận lợi đã nêu trên.

Trước đây, dự án mà anh hoàn thành sớm nhất có thời gian bao lâu?

TườngNM: Dự án trước đây anh làm nhanh nhất là 2 tuần (có dự án hỗ trợ MiềnLN làm trong chưa đến 10 ngày). Dự án lâu nhất của anh là 2 năm vì HĐ mẹ rồi ký liên tục hợp đồng công ty con nữa.

TuấnDV: Mình từ trước đến nay hầu hết là triển khai các dự án về phần mềm quản lý nhân sự, chấm công, tính lương nên thời gian là rất dài, một số hợp đồng hơn 1 năm mới xong.

Thời gian gần đây có khá nhiều hợp đồng triển khai rất nhanh. Các anh có thể cho biết lý do?

TuấnĐV: Chương trình của FAST ngày càng hoàn thiện hơn rất nhiều. Ví dụ đơn giản là các tiện ích Import dữ liệu. Toyota Thái Nguyên khi đào tạo khách hàng cần import danh mục hoặc số dư nào chương trình có thể đưa ra mẫu ngay và hướng dẫn để khách hàng thực hiện luôn.

TườngNM: Anh không dám nói là các dự án sau anh sẽ làm nhanh hơn được. Vì dự án này quá nhanh đến anh còn ngỡ ngàng, nhưng trong tâm niệm của anh luôn muốn dự án kết thúc sớm để mình bắt tay vào các dự án khác, còn khách hàng thì có thể tiếp nhận và sử dụng trong thời gian sớm nhất.

Đồng nghiệp đã hỗ trợ anh như thế nào trong quá trình thực hiện dự án này?

TườngNM: Tuấn đã cùng mình làm việc song song đáp ứng cho cả dự án: Tuấn cài đặt còn mình đào tạo, sau đó cả 2 anh em cùng căn chỉnh hóa đơn và làm file import.

Anh có thể chia sẻ về cách đào tạo phần mềm FAST cho khách hàng như thế nào để khách hàng dễ hiểu và ứng dụng phần mềm FAST tốt nhất?

TườngNM: Với anh để khách hàng dễ hiểu hơn về dùng chương trình và áp dụng nghiệp vụ vào chương trình thì với mỗi nghiệp vụ khi cập nhật anh lấy 1 đến 2 ví dụ cụ thể, hướng dẫn dùng phím tắt có và không có trong chương trình gần nhất mà họ biết (như CTRL + F để tìm như trong excel chẳng hạn). Quan trọng nhất là tạo cảm hứng cho khách hàng nên đôi khi mình thêm mấy câu ví dụ dí dỏm vào cho khách hàng thấy buổi đào tạo thận thiện hơn.

Với kinh nghiệm của anh thì càng đi triển khai nhiều cùng các đồng nghiệp đi trước hoặc đi hỗ trợ kinh doanh càng cho chúng ta hiểu về từng lĩnh vực, từng đặc thù, tâm lý của khách hàng từ đó sẽ có những cách đào tạo phù hợp với khách hàng.

Cảm ơn những chia sẻ của hai anh, chúc hai anh càng ngày càng rút ngắn thời gian triển khai!