Trong công tác kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý, là nền tảng để ghi sổ, báo cáo và kiểm tra các nghiệp vụ tài chính, kinh tế. Cùng FAST tìm hiểu chi tiết về khái niệm, phân loại, quy định lập – lưu trữ và những lưu ý quan trọng khi xử lý chứng từ kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp theo Luật Kế toán hiện hành.
Tổng quan về chứng từ kế toán
Khái niệm chứng từ kế toán
Theo khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015, có quy định:
“Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”
Nói cách khác, chứng từ kế toán (CTKT) là tài liệu ghi lại các giao dịch kinh tế, tài chính như xuất nhập kho, hợp đồng, hóa đơn, biên lai… nhằm đảm bảo phản ánh trung thực, đầy đủ và minh bạch các giao dịch tài chính của đơn vị.
Trong Luật Kế toán và văn bản hướng dẫn, chứng từ kế toán được phân biệt với tài liệu quản lý, hồ sơ điều hành. Chỉ khi có đủ các nội dung theo quy định (như tên, số hiệu, ngày tháng, nội dung, chữ ký…) mới được xem là chứng từ hợp lệ.
Chú ý: Chứng từ điện tử cũng được công nhận là chứng từ kế toán nếu đáp ứng các điều kiện theo Luật Kế toán (Điều 17), tức là có đầy đủ nội dung theo Điều 16 và được mã hóa, không bị thay đổi khi truyền qua mạng.
Phân loại các chứng từ kế toán thường gặp
Việc phân loại chứng từ giúp kế toán dễ xử lý sổ sách, lập báo cáo và kiểm tra sau này. Dưới đây là các cách phân loại phổ biến:
Vai trò của chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán đóng vai trò nền tảng trong toàn bộ chu trình kế toán – tài chính của đơn vị:
- Căn cứ ghi nhận ban đầu
Chứng từ là điểm khởi đầu để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế – tài chính, từ đó mới ghi vào sổ sách và báo cáo tài chính. - Căn cứ kiểm tra, giám sát nội bộ
Qua chứng từ, cấp quản lý có thể giao việc, theo dõi tiến độ công việc, kiểm tra việc hoàn thành nhiệm vụ của các bộ phận. - Bằng chứng pháp lý
Trong trường hợp có tranh chấp, kiểm tra thuế hoặc thanh tra, kiểm toán, thì chứng từ là căn cứ để chứng minh tính hợp pháp, tính đúng đắn của các ghi chép kế toán. - Căn cứ cho cơ quan nhà nước
Nhà nước sử dụng chứng từ để kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ thuế, thanh toán, kiểm soát chi tiêu công.
Việc hiểu rõ và thực hiện đúng quy định về chứng từ kế toán là điều bắt buộc với mỗi kế toán viên, đặc biệt trong đơn vị hành chính sự nghiệp, nơi tính minh bạch, tuân thủ rất cao.
Quy định chi tiết về chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp
Quyền tự thiết kế và yêu cầu về nội dung chứng từ
Đối với đơn vị hành chính sự nghiệp, Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn cho phép đơn vị thiết kế mẫu chứng từ riêng khi không có mẫu chung, nhưng bắt buộc phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định (Tên, số hiệu, ngày tháng, tên người lập & ký, nội dung nghiệp vụ, số lượng/đơn giá/tiền, chữ ký phê duyệt nếu có…).
Khi đơn vị tự thiết kế chứng từ, cần lưu ý:
- Nội dung chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, bút mực (không viết tắt)
- Các liên của chứng từ (nếu có nhiều liên) phải giống nhau
- Mẫu biểu phải đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ thực tế của đơn vị
Nguyên tắc lập và lưu trữ chứng từ kế toán (bao gồm chứng từ điện tử)
Theo Điều 18 Luật Kế toán 2015, các nguyên tắc lập và lưu trữ chứng từ gồm:
- Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải lập chứng từ kế toán.
- Chứng từ chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ, không được lập trùng.
- Lập chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo quy định nội dung.
- Không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa. Nếu sai phải gạch chéo, không được dùng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
- Chứng từ điện tử khi in ra giấy và lưu trữ cũng phải tuân theo quy định tại Điều 41 Luật Kế toán. Nếu chỉ lưu trữ dưới dạng điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật và khả năng tra cứu trong suốt thời hạn lưu trữ.
Về thời hạn lưu trữ:
- Các chứng từ, dữ liệu kế toán thường được lưu trữ tối thiểu 5 năm đối với các tài liệu như phiếu thu, chi, nhập, xuất không trực tiếp ghi sổ; hoặc 10 năm đối với tài liệu liên quan kiểm toán, thanh tra.
- Khi chứng từ bị tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong bởi cơ quan có thẩm quyền, đơn vị kế toán phải sao chụp, lập biên bản và ký xác nhận để tiếp tục lưu giữ bản sao.
Quy định về chữ ký trên chứng từ kế toán
Theo Điều 19 Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn sửa đổi:
- Chứng từ phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định (người lập, người duyệt, người liên quan).
- Chữ ký phải bằng mực không phai, không dùng mực đỏ hoặc ký sẵn.
- Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền ký. Không được ký chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung.
- Với chứng từ chi tiền, người duyệt và kế toán trưởng hoặc người ủy quyền phải ký trước khi thực hiện chi. Nếu chứng từ có nhiều liên, mỗi liên phải ký.
- Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử và chữ ký này có giá trị tương đương với chữ ký giấy nếu đáp ứng các quy định pháp lý.
Xử lý chứng từ kế toán bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Theo Điều 21 Luật Kế toán 2015:
- Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo thời gian và bảo quản an toàn theo quy định.
- Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới được tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ. Khi thực hiện cần sao chụp, lập biên bản, ký xác nhận và trả lại hoặc giao bản sao cho đơn vị kế toán.
- Khi niêm phong, cần lập biên bản rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
Một số lưu ý quan trọng khác khi thực hiện chứng từ kế toán
Theo dõi cập nhật pháp luật mới
Luật Kế toán năm 2015 vẫn là văn bản nền tảng, nhưng các sửa đổi, bổ sung, các thông tư hướng dẫn (ví dụ Thông tư 24/2024/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp) cũng rất quan trọng đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Cân nhắc thiết kế mẫu linh hoạt nhưng hợp pháp
Mẫu chứng từ nên phù hợp đặc thù đơn vị (trường học, bệnh viện, cơ quan…), nhưng phải tuân nội dung bắt buộc theo Luật và các Thông tư hướng dẫn.
Đảm bảo hệ thống quản lý chứng từ điện tử an toàn
Đối với chứng từ điện tử, hệ thống quản lý phải có kiểm soát truy cập, mã hoá, sao lưu, đảm bảo tra cứu được lâu dài.
Hiện nay, nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp lựa chọn phần mềm Fast Accounting Online for Public Sector – giải pháp kế toán hành chính sự nghiệp do Công ty Phần mềm FAST phát triển để đáp ứng đầy đủ các yêu cầu này.
Phần mềm cho phép lập, ký số, lưu trữ và tra cứu chứng từ điện tử một cách an toàn, tích hợp chặt chẽ với hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính và hệ thống kế toán nội bộ, đảm bảo tuân thủ Thông tư 24/2024/TT-BTC và Luật Kế toán 2015.
Kiểm tra định kỳ
Thực hiện kiểm tra nội bộ, đối chiếu giữa chứng từ – sổ sách – báo cáo để phát hiện sai sót kịp thời.
Lưu trữ đúng thời hạn & bảo quản
Không được tiêu huỷ chứng từ khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định; phải bảo quản ở nơi an toàn (chống ẩm mốc, cháy, mất mát).
Chú ý quyền hạn ký chứng từ
Người ký phải có thẩm quyền rõ ràng; không nên giao ký không kiểm soát dễ xảy ra sai sót hoặc lạm quyền.