Định khoản kế toán hành chính sự nghiệp là gì? Hướng dẫn định khoản mới nhất

Tổng quan về định khoản kế toán hành chính sự nghiệp

Kế toán hành chính sự nghiệp (HCSN) là lĩnh vực kế toán dành cho các đơn vị nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, các cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước. Kế toán viên sử dụng bảng định khoản kế toán để ghi nhận mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị HCSN.

Nói một cách dễ hiểu, bảng định khoản kế toán hành chính sự nghiệp là một bảng ghi chép lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị HCSN, theo nguyên tắc kế toán kép (mỗi nghiệp vụ ảnh hưởng ít nhất đến hai tài khoản kế toán). Từ 1-1-2025, đơn vị HCSN khi lập sổ sách kế toán, chứng từ, báo cáo tài chính, định khoản tài khoản kế toán phải tuân thủ theo Thông tư 24/2024/TT-BTC

Đặc điểm của kế toán hành chính sự nghiệp

Việc thực hiện kế toán tại đơn vị HCSN có một số đặc điểm riêng, khác biệt so với kế toán doanh nghiệp. Khi làm định khoản, kế toán viên cần lưu ý những đặc thù sau:

• Nguồn kinh phí: Đơn vị HCSN thường hoạt động bằng nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước, các khoản viện trợ hoặc thu từ hoạt động như phí, lệ phí, dịch vụ công,… Do đó, việc quản lý và sử dụng nguồn kinh phí này phải tuân thủ các quy định chặt chẽ của nhà nước.
• Mục tiêu hoạt động: Mục tiêu chính của đơn vị HCSN không phải là lợi nhuận, mà là cung cấp dịch vụ công cho xã hội. Điều này ảnh hưởng đến cách hạch toán các khoản thu – chi, không phải để tính lợi nhuận mà để đảm bảo đúng mục đích sử dụng ngân sách và minh bạch tài chính.
• Hệ thống tài khoản: Kế toán HCSN sử dụng một hệ thống tài khoản riêng, do Thông tư 24/2024/TT-BTC quy định. Danh mục hệ thống tài khoản kế toán, giải thích nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán được liệt kê tại Phụ lục I của Thông tư.
• Báo cáo tài chính và quyết toán: Đơn vị HCSN cần lập sổ kế toán, lưu giữ chứng từ, hạch toán tất cả nghiệp vụ phát sinh, sau đó lập báo cáo tài chính năm và báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động theo quy định. Thông tư 24/2024/TT-BTC quy định rõ chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính.
• Tính minh bạch và kiểm soát chặt chẽ: Vì có nguồn từ ngân sách nhà nước, nên việc chi tiêu, hạch toán, báo cáo cần đảm bảo minh bạch, rõ ràng; tránh sai sót, lãng phí, lạm dụng.

Nguyên tắc lập bảng định khoản kế toán HCSN

Khi lập bảng định khoản trong đơn vị HCSN, cần tuân thủ những nguyên tắc kế toán cơ bản và theo quy định của Thông tư 24/2024/TT-BTC:

1. Nguyên tắc kế toán kép: Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép ít nhất vào hai tài khoản kế toán, một bên Nợ, một bên Có, với số tiền bằng nhau. Đây là nguyên tắc cơ bản để đảm bảo cân đối sổ sách, tránh mất cân đối giữa Nợ và Có.
2. Nguyên tắc phù hợp (accrual principle / matching principle): Các khoản thu nhập và chi phí phải được ghi nhận phù hợp với nhau về thời gian và nội dung, nghĩa là khi chi phí phát sinh phải liên quan đến giai đoạn thu nhập tương ứng, hoặc khi có chi phí phát sinh thì cũng ghi nhận đúng thời điểm và nội dung phát sinh.
3. Nguyên tắc thận trọng (prudence principle): Phải thận trọng khi ghi nhận các khoản thu nhập và chi phí , không ghi nhận quá cao thu nhập, không ghi nhận quá thấp chi phí, đặc biệt khi có yếu tố không chắc chắn. 
4. Tuân thủ chế độ kế toán: Phải thực hiện theo đúng quy định, sử dụng đúng hệ thống tài khoản, mở sổ kế toán, ghi sổ, khóa sổ, lưu trữ chứng từ, lập báo cáo tài chính/quyết toán theo đúng mẫu và yêu cầu quy định.

Cách định khoản kế toán hành chính sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC

Dưới đây là cách định khoản một số nghiệp vụ cơ bản thường gặp:

• Khi xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng/kho bạc nhà nước
  • Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc.
  • Có TK 111 – Tiền mặt.
• Nhận kinh phí do ngân sách Nhà nước cấp bằng Lệnh chi tiền vào tài khoản tiền gửi dự toán của đơn vị
  • Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc.
  • Có các TK 135, 511.
  • Nếu là Lệnh chi tiền tạm ứng: Nợ TK 005 – Lệnh chi tiền tạm ứng.
  • Nếu nhận kinh phí NSNN cấp bằng tiền: Nợ TK 011 – Kinh phí ngân sách cấp bằng tiền.
• Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ bằng chuyển khoản
  • Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc.
  • Có TK 531 – Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ.
  • Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước (nếu có).
• Thu phí, lệ phí bằng chuyển khoản
  • Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc.
  • Có TK 338 – Phải trả khác (3383), hoặc có TK 138 – Phải thu khác (1383).
• Hàng hóa, dịch vụ xuất bán đã xác định doanh thu nhưng chưa thu được tiền
  • Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (tổng giá thanh toán).
  • Có TK 531 – Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ.
  • Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước (nếu có).
  • Khi thu tiền: Nợ TK 111 hoặc 112, Có TK 131.
• Trả lại hàng bán trong kỳ (hàng bị trả lại)
  • Nợ TK 531 – Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ.
  • Nợ TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước (nếu có).
  • Có TK 131 – Phải thu khách hàng.
• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu đơn vị có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ hoặc dự án viện trợ không hoàn lại được hoàn lại thuế GTGT)
  • Nợ các TK: 152, 153, 154, 156, 211, 241, 611,… tùy thuộc vào loại tài sản/hàng hóa/ dịch vụ.
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
  • Có TK 111, 112, 331,… (tùy thuộc vào việc thanh toán tiền hoặc phát sinh nợ).
• Nhập khẩu vật tư, hàng hóa, TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh nếu được khấu trừ thuế GTGT nhập khẩu
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
  • Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước (33312).
• Đơn vị nhận kinh phí NSNN cấp chung cho hoạt động tự chủ trong năm (trừ kinh phí đặt hàng, đấu thầu cung cấp dịch vụ sự nghiệp công sử dụng NSNN)
  • Căn cứ dự toán giao tự chủ được phê duyệt: Nợ TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1351), Có TK 511 – Doanh thu từ kinh phí NSNN cấp. Đồng thời, Nợ TK 008 – Dự toán chi hoạt động.
• Đơn vị rút dự toán giao tự chủ cho nhu cầu chi tiêu
  • Nợ các TK: 112, 152, 211, 331, 612,… (tùy vào nội dung chi).
  • Có TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1351).
  • Đồng thời, Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động.
• Tạm ứng kinh phí từ dự toán được giao trong năm
  • Khi rút tạm ứng: Nợ TK 111, 331,… Có TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1351). Đồng thời, Có các TK 008, 009 (tạm ứng).
  • Khi quyết toán chi tiêu sau khi có đủ hồ sơ chứng từ: Nợ TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1351), Có TK 511, 531 (tùy nội dung).
• Kinh phí viện trợ, ưu đãi, khoản tài trợ có điều kiện sử dụng hoặc vay nợ nước ngoài theo dự án
  • Khi nhận: Nợ TK 111, 112; Có TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1352).
  • Khi sử dụng và có đủ chứng từ quyết toán: Nợ TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1352); Có TK 512, 711,… (tùy nội dung theo hướng dẫn).
• Tạm ứng nội bộ giữa đơn vị kế toán và đơn vị hạch toán phụ thuộc
  • Tại đơn vị kế toán: Khi cấp kinh phí: Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ đơn vị kế toán; Có TK 111, 112,… Có TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1351) (nếu rút dự toán). Đồng thời Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (nếu rút dự toán).
  • Tại đơn vị hạch toán phụ thuộc: Khi nhận: Nợ TK 111, 112, 152, 153,… Có TK 336 – Phải trả nội bộ đơn vị kế toán. Nếu có nguồn từ NSNN: Có TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1351).
• Phải thu phí, lệ phí
  • Khi xác định chắc chắn khoản phí, lệ phí có khả năng thu: Nợ TK 138 – Phải thu khác (1383); Có TK 338 – Phải trả khác (3383).
  • Khi thu bằng tiền: Nợ TK 111, 112; Có TK 138 – Phải thu khác (1383).
• Mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa , hàng trên đường, chưa về nhập kho
  • Nếu đã trả tiền và hàng đang đi đường: Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường; Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có); Có TK 111, 112, 511,… Đồng thời Có các TK 008, 011, 012, 013 (nếu sử dụng nguồn NSNN; nguồn phí được khấu trừ để lại; nguồn kinh phí hoạt động nghiệp vụ phải quyết toán theo mục lục NSNN).
  • Nếu chưa trả tiền nhưng đã nhận hàng và đang đi đường, cuối tháng cần đánh giá tồn kho, hạch toán: Nợ TK 151; Nợ TK 133 (nếu có); Có TK 331 – Phải trả người bán.
  • Khi hàng về nhập kho: Nợ các TK 152, 153, 156, 241 (2411); Có TK 151.
• Rút dự toán mua CCDC nhập kho
  • Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ; Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có); Có TK 333 (nếu có khoản phải nộp nhà nước) và Có TK 135 (nếu rút kinh phí tự chủ đã ghi doanh thu) hoặc Có TK 511 (nếu rút kinh phí không tự chủ, chi đầu tư, chưa ghi doanh thu). Đồng thời Có các TK 008, 009.
• Chi tiền mua CCDC nhập kho
  • Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ; Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có); Có TK 333 (nếu có khoản phải nộp Nhà nước) và Có TK 111, 112; Đồng thời Có các TK 011, 012, 013 nếu sử dụng nguồn NSNN, nguồn phí khấu trừ để lại, nguồn kinh phí hoạt động nghiệp vụ phải quyết toán theo mục lục NSNN.
• Nhập kho CCDC do tài trợ, viện trợ, cho tặng
  • Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ; Có các TK 512, 711,… tùy theo hướng dẫn cụ thể.

Những lưu ý quan trọng khi định khoản kế toán HCSN

Việc lập bảng định khoản tại đơn vị HCSN không chỉ đơn thuần là ghi Nợ, Có, mà đòi hỏi sự chuẩn xác, chặt chẽ, tuân thủ quy định và kiểm soát nội bộ tốt. Những lưu ý quan trọng mà kế toán viên, kế toán trưởng nên ghi nhớ:

• Kiểm tra tính chính xác của chứng từ gốc: Chứng từ gốc là cơ sở để định khoản. Phải đảm bảo chứng từ hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ nội dung theo quy định. Với Thông tư 24/2024/TT-BTC, đơn vị được phép tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực tế, miễn là đảm bảo đầy đủ nội dung bắt buộc theo Luật Kế toán.
• Xác định đúng tài khoản kế toán: Với hệ thống tài khoản HCSN khá nhiều và phức tạp, nếu xác định sai tài khoản sẽ dẫn đến sai lệch thông tin, không phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ. 
• Đảm bảo tính cân đối giữa Nợ và Có: Tổng số tiền bên Nợ phải luôn bằng tổng số tiền bên Có. Nếu không cân đối, nghĩa là có sai sót, cần rà soát lại nghiệp vụ, chứng từ, tài khoản.

• Ghi chép đầy đủ, rõ ràng, tránh tẩy xóa, sửa chữa: Sổ sách, chứng từ kế toán phải lưu giữ minh bạch, dễ tra cứu. 
• Kiểm tra, đối chiếu thường xuyên: Cuối kỳ, cuối năm, trước khi lập báo cáo tài chính, cần đối chiếu bảng định khoản, sổ sách, báo cáo với chứng từ gốc, kiểm soát nội bộ để phát hiện sai sót kịp thời.
• Thường xuyên cập nhật chính sách, hướng dẫn mới.