Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng đến một quy mô nhất định thường gặp các vấn đề sau:
1. Công việc giải quyết chậm vì phải chờ đợi luân chuyển chứng từ, thông tin qua nhiều công đoạn, phòng ban. Điều này làm cho khách hàng, đối tác không hài lòng; năng suất lao động của nhân viên giảm, đặc biệt trong trường hợp phân công công việc với mức độ chuyên môn hóa cao.
2. Số liệu không thống nhất về cùng một thông tin do được cung cấp bởi nhiều phòng ban khác nhau; số liệu tổng hợp ở cấp trên thường bị chậm do phải chờ đợi báo cáo của các cấp dưới. Điều này ảnh hưởng nhiều đến công tác quản lý và ra quyết định.
3. Có sự cát cứ về mặt thông tin của từng phòng ban dẫn đến tình trạng muốn có thông tin thì phải xin. Điều này ảnh hưởng đến công việc và văn hóa trong doanh nghiệp.
Để giải quyết các vấn đề nêu trên, doanh nghiệp, ngoài việc cần có những thay đổi trong cách thức quản trị và điều hành, thay đổi trong việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, còn cần có những thay đổi căn bản trong việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) phục vụ công tác quản lý: chuyển từ mua các phần mềm đơn lẻ cho từng phòng ban như là một công cụ hỗ trợ những công việc cụ thể sang xây dựng một HTTT tích hợp, thực hiện việc quản trị điều hành toàn diện (giải pháp ERP) các quy trình sản xuất kinh doanh chính trên nền tảng CNTT.
Một giải pháp ERP như vậy sẽ giúp cho doanh nghiệp:
- Thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh chính trong doanh nghiệp trên máy theo quy trình dòng chảy công việc (work-flow). Ngay sau khi công việc được thực hiện xong ở một công đoạn thì thông tin cập nhật sẽ có ngay cho mọi người tham gia đều biết, giúp cho mỗi người có đủ thông tin để thực hiện công việc tiếp theo. Điều này sẽ giúp nâng cao năng suất lao động và tăng sự hài lòng của khách hàng cũng như của các đối tác.
- Thông tin được cập nhật thống nhất, toàn diện và được tổng hợp, cung cấp kịp thời giúp các cán bộ quản lý có cái nhìn tổng thể cũng như những phân tích chi tiết, hỗ trợ hiệu quả cho quá trình điều hành và ra quyết định.
- Các phòng ban làm việc theo quy trình liên kết, trao đổi chặt chẽ với nhau trên máy giúp nâng cao văn hóa làm việc phối hợp và đồng đội. Dựa vào phân quyền truy cập thông tin có thể ủy quyền cho cấp dưới giải quyết công việc, công việc sẽ tiến triển nhanh hơn, không phải chờ đợi cấp trên quyết định, nhân viên được phát triển cá nhân, làm việc sáng tạo, năng động, còn cán bộ sẽ được tập trung vào các công việc quản lý, điều hành.
