Nguyên tắc trong việc đầu tư CNTT
Có một số nguyên tắc hay được nhắc đến như là các nguyên tắc cơ sở cho đầu tư CNTT.
- Nguyên tắc đầu tiên là phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
- Thứ hai là đầu tư phải đem lại hiệu quả.
- Và cuối cùng, đầu tư cho con người đủ để sử dụng và phát huy các đầu tư cho công nghệ. Vai trò của con người ở đây là quyết định.
Bốn giai đoạn đầu tư HTTT trong doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp, trong các giai đoạn phát triển cụ thể của mình, phải chọn lấy cách đầu tư cho CNTT phù hợp, và nếu cần, phải có các thay đổi cần thiết để phát huy được hiệu qua các khoản đầu tư đó.
Nói chung, việc đầu tư cho CNTT trong doanh nghiệp nên được tiến hành từng bước, theo giai đoạn.
Các giai đoạn đầu tư này kế thừa nhau, phục vụ cho mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong mỗi giai đoạn, và phù hợp với năng lực khai thác công nghệ của doanh nghiệp trong giai đoạn đó. Đó là cách để đạt được hiệu quả đầu tư cao.
Các chuyên gia đầu tư CNTT hiện nay có ý kiến tương đối thống nhất về các giai đoạn đầu tư CNTT của doanh nghiệp, tương ứng với ba mục tiêu hỗ trợ kinh doanh nêu trên, cùng một giai đoạn khởi đầu, chuẩn bị, gọi là giai đoạn đầu tư cơ sở.
- Đầu tư cơ sở
- Đầu tư nâng cao hiệu suất hoạt động của các bộ phận
- Đầu tư nâng cao hiệu suất làm việc toàn thể doanh nghiệp, và
- Đầu tư để biến đổi doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh.
Mỗi giai đoạn đầu tư này đều có các yêu cầu và nội dung cụ thể, và phù hợp với trình độ quản lý và quy mô doanh nghiệp. Đến lượt mình, đầu tư CNTT đúng đắn sẽ thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
Giai đoạn 1: Đầu tư cơ sở (ban đầu) về CNTT
Đầu tư cơ sở ở đây muốn nói đến sự đầu tư ban đầu của doanh nghiệp vào CNTT, thường là vào thời gian khởi nghiệp, bao gồm các trang bị cơ bản về phần cứng, phần mềm và nhân lực.
- Về cơ sở hạ tầng công nghệ (phần cứng và phần mềm): trang bị đủ để triển khai một số ứng dụng thường xuyên của doanh nghiệp,
- Về con người: được đào tạo để sử dụng được các hạ tầng trên vào một số hoạt động tác nghiệp hoặc quản lý của doanh nghiệp.
Nhiều năm trước đây, việc một doanh nghiệp nhỏ trang bị một số máy PC tại văn phòng, với các chương trình dùng cho soạn thảo văn bản và bảng tính, với vài nhân viên có chứng chỉ “tin học văn phòng” tại các Trung tâm tin học, đã có thể được xem như có được một mức đầu tư cơ sở về CNTT “đủ dùng”.
Ngày nay, mức đầu tư cơ sở này đã được nâng lên, thường có yêu cầu trang bị một mạng cục bộ (LAN) nhỏ, với các phần mềm phổ cập dùng trong công tác văn phòng (soạn thảo, bảng tính, thư điện tử), và có thể, một số cơ sở dữ liệu (CSDL) tác nghiệp được nhiều người chia sẻ trong doanh nghiệp – thí dụ: CSDL về văn bản, các tài liệu tra cứu chung, v.v.
Một số đơn vị còn muốn có được một kết nối Internet và các phần mềm truy nhập Internet tối thiểu.
Sự nâng cấp về mức đầu tư cơ sở này không phải là chạy theo thời thượng, mà xuất phát từ thực tế đã có sự nâng cấp chung về môi trường và phong cách làm việc, cũng như các công cụ cho các hoạt động tác nghiệp của doanh nghiệp (thí dụ thư điện tử, truy nhập Internet, v.v. đã trở nên phổ biến).
Giai đoạn 2: Đầu tư CNTT để nâng cao hiệu suất hoạt động của các bộ phận
Mục tiêu của “giai đoạn 2” là đầu tư CNTT để nâng cao hiệu suất hoạt động, hỗ trợ cho các bô phận chức năng trong doanh nghiệp, cụ thể cho hoạt động của các phòng ban chức năng hoặc các nhóm làm việc theo nhiệm vụ (đội dự án, nhóm nghiên cứu, v.v.).
Đây là bước phát triển tự nhiên của hầu hết các doanh nghiệp, vì khối lượng thông tin cần xử lý tăng lên, và do đã có được các kỹ năng cần thiết về ứng dụng CNTT trong giai đoạn trước.
Bước chuyển sang giai đoạn này có thể được xem là từ khi doanh nghiệp bắt đầu gặp các khó khăn về quản lý và xử lý thông tin nghiệp vụ, thí dụ: tìm không thấy hoặc tìm quá lâu các tài liệu cần thiết, không có được kịp thời các báo cáo thống kê về bán hàng, không nắm được chính xác hàng tồn kho, v.v.
Đó là biểu hiện của việc các quy trình và kỹ thuật nghiệp vụ cũ đã không còn đáp ứng các nhu cầu hoạt động, bắt đầu gây trở ngại và có thể cản trở, gây hậu quả xấu cho công việc kinh doanh.
Nếu nhà quản lý doanh nghiệp dự báo được thời điểm này thì việc đầu tư cho giai đoạn 2 chủ động và hiệu quả hơn, so với việc “nước đến chân mới nhảy”, phải mua vội một hệ thống phần mềm kế toán hay quản lý vật tư được quảng cáo nhiều hoặc nghe nói đã được doanh nghiệp bạn “dùng thấy tốt”, như nhiều doanh nghiệp vẫn thường làm hiện nay.
Ở giai đoạn đầu tư này, doanh nghiệp phải trang bị các phần mềm và các HTTT chuyên dụng.
Tùy theo tình hình cụ thể của doanh nghiệp có thể trang bị bằng cách đi mua các phần mềm đóng gói có sẵn trên thị trường (thường gọi là các phần mềm thương mại), hoặc đặt một công ty phần mềm phát triển cho mình, thậm chí có thể tự viết nếu có khả năng.
Việc doanh nghiệp tự viết được phần mềm có thể có hiệu quả trong một số giai đoạn. Tuy nhiên, các hệ thống này thường được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu tại chỗ của doanh nghiệp. Khi cần tích hợp các hệ thống quản lý, hoặc theo “chiều ngang” – với các hệ thống quản lý chức năng khác của doanh nghiệp, hoặc theo “chiều dọc” – với các hệ thống cùng chức năng, có thể sẽ gặp khó khăn, nếu trong thiết kế ban đầu không dự tính các khả năng đó và không áp dụng các kỹ thuật cho phép thay đổi khi cần thiết.
Hiện nay có nhiều công ty phần mềm đã phát triển và cung cấp các hệ thống có chức năng phổ biến, như các hệ thống quản lý công văn, kế toán, quản lý vật tư, quản lý nhân sự, v.v… với các thiết kế được đầu tư theo hướng vừa đảm bảo các chức năng chuyên môn, vừa mềm dẻo trong việc triển khai cho các khách hàng cụ thể (thường goi đó là khả năng “tuỳ biến” trong triển khai).
Các hệ thống thông tin có ứng dụng rộng rãi, như xử lý giao dịch, HTTT quản lý, HTTT nguồn nhân lực, cho đến các hệ thống thương mại cao cấp và chuyên dụng hơn nói chung đều có khả năng tùy biến như vậy cho phù hợp với các tình huống ứng dụng cụ thể.
Các HTTT và các phần mềm chuyên dụng phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ này rất rộng, nên để chọn được các phần mềm phù hợp là vấn đề nhiều khi không dễ dàng.
Việc trang bị và đưa vào hoạt động các phần mềm chuyên dụng có thể chưa gây nên các xáo trộn trong toàn doanh nghiệp, nhưng quy trình nghiệp vụ của các phòng ban được trang bị thì có bị ảnh hưởng. Đó là vì các phần mềm ứng dụng khó có thể “may đo” đúng y theo các cách thức xử lý nghiệp vụ hiện hành (thủ công) của doanh nghiệp.
Thông thường, các phần mềm chuyên dụng dựa trên các quy trình thông tin chặt chẽ và khoa học hơn, do đó việc thay đổi một số nề nếp công việc, chủ yếu nhằm kiểm soát được luồng thông tin tốt hơn, mức độ chuẩn hóa quy trình thông tin cao hơn, v.v. là cần thiết và là một sự cải thiện về nghiệp vụ cần được chấp nhận và tuân thủ.
Cần chú ý rằng: thay đổi thói quen làm việc là một trở ngại không dễ vượt qua, nó đòi hỏi nỗ lực không chỉ của nhân viên nghiệp vụ có liên quan trực tiếp, mà còn cả quyết tâm của lãnh đạo cấp cao nhất.
Trước khi chọn mua phần mềm, doanh nghiệp cần tiến hành công việc khảo sát chu đáo để sản phẩm phần mềm thực sự giúp nâng cao hiệu suất hoạt động cho những khâu yếu của mình.
Để giúp cho lãnh đạo và các phòng ban chức năng trong việc trang bị và khai thác các hệ thống này, doanh nghiệp bắt đầu cần đến một bộ phận CNTT riêng để làm việc với các nhà cung cấp về công nghệ, theo dõi thực hiện các hợp đồng phát triển phần mềm, đảm bảo hạ tầng CNTT cho sự làm việc bình thường của các phần mềm đó, và trợ giúp cho các chuyên viên chuyên môn trong vận hành, và có thể, phải thực hiện một số tùy biến ứng dụng cho phù hợp với doanh nghiệp.
Các ứng dụng CNTT dần trở thành quen thuộc đối với hầu hết cán bộ nghiệp vụ và quản lý trong công ty, vai trò của chuyên viên CNTT bắt đầu được thừa nhận và coi trọng.
Các HTTT bắt đầu trở thành công cụ thực sự trong công việc của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, doanh nghiệp bắt đầu “lệ thuộc” vào CNTT.
Giai đoạn 3: Đầu tư nâng cao hiệu suất làm việc toàn thể doanh nghiệp
Giai đoạn 3 có những yêu cầu cao hơn hẳn giai đoạn 2.
Giai đoạn 2 có thể coi là giai đoạn số hóa cục bộ, còn giai đoạn 3 là giai đoạn số hóa toàn thể doanh nghiệp. Chuyển từ cục bộ sang toàn thể là vấn đề lớn nhất của giai đoạn 3 này.
Về cơ sở hạ tầng CNTT, cần có mạng diện rộng phủ khắp doanh nghiệp, đảm bảo cho các luồng thông tin lưu chuyển thông suốt giữa các bộ phận.
Các phần mềm tích hợp (liên chức năng) và các CSDL cấp toàn công ty là những công cụ chủ đạo hỗ trợ cho hoạt động quản lý và tác nghiệp.
“Văn hóa số” – được khởi đầu xây dựng và phát triển dần dần trong hai giai đoạn trước nay đã trở nên chín muồi, góp phần tạo nên văn hóa kinh doanh của doanh nghiệp, mà nền tảng là các chuẩn mực làm việc, các thước; đo công việc mới, cùng hệ thống các quy định và công cụ đảm bảo cho việc thực thi đầy đủ các chuẩn mực đó trong toàn doanh nghiệp.
Bắt đầu từ giai đoạn ứng dụng này doanh nghiệp cần đến một vị lãnh đạo về công nghệ thông tin, thường gọi theo tiếng Anh cho gọn là CIO.
CIO (Giám đốc Thông tin) là vị trí không thể thiếu của doanh nghiệp trong giai đoạn đầu tư này, đây là người quyết định chiến lược đầu tư CNTT, trong đó có các hệ thống như ERP, CRM (quản trị quan hệ với khách hàng) cho doanh nghiệp, và tổ chức triển khai toàn bộ các hoạt động này.
Tương ứng, tổ chức CNTT của doanh nghiệp cũng phát triển, để đủ sức không chỉ trong việc đảm bảo hạ tầng CNTT (mạng, các phần mềm, các CSDL), mà còn đủ sức để triển khai các ứng dụng tầm xí nghiệp, như hệ thống ERP.
Các hệ thống này kết tinh các kiến thức về CNTT và về quản lý doanh nghiệp, đòi hỏi các điều kiện và cách thức triển khai phù hợp cho mỗi doanh nghiệp. Vì vậy vai trò hỗ trợ triển khai ở đây rất quan trọng. Công tác hỗ trợ này hiện nay thường do các chuyên gia HTTT đảm nhận.
Nói thêm về CIO. CIO là nhà quản lý chuyên nghiệp có hiểu biết chuyên nghiệp về CNTT, hoặc là nhà CNTT chuyên nghiệp hoạt động quản lý chuyên nghiệp. Nói như vậy để thấy CIO chịu trách nhiệm về CNTT nhưng cũng là người có vai trò rất quan trọng về quản lý trong doanh nghiệp.
Nhìn chung, CIO được hiểu là một vị phó của Giám đốc điều hành (Tổng Giám đốc), có cương vị tương đương với Giám đốc Tài chính, Giám đốc Công nghệ, v.v…
Có một số tạp chí chuyên dùng cho CIO, như CIO Magazine, và CIO.com trên mạng. Đây là các tạp chí của giới CIO Mỹ, đề cập đến mọi mặt hoạt động của CIO, trong đó rất nhiều chuyên mục, như chính sách CNTT của Chính phủ, quản trị dự án CNTT xí nghiệp, quản trị tri thức, an ninh, các thước đo hiệu quả đầu tư CNTT, v.v… cho đến các hoạt động “nghề nghiệp” thực tiễn mà CIO phải giải quyết.
Ở Việt Nam, một số tạp chí chuyên ngành về CNTT và quản lý cũng bắt đầu có các chuyên mục hoặc trang dành riêng cho CIO.
Giai đoạn 4: Đầu tư để biến đổi doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh
Đây là giai đoạn đầu tư cho CNTT nhằm đạt lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh hiện đại, tức là đầu tư CNTT vào các sản phẩm và dịch vụ để tạo nên ưu thế về giá, tạo nên sự khác biệt, và các phẩm chất khác, phù hợp với chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp.
Hiện nay, các vấn đề kinh doanh trong thời đại Internet, cụ thể hơn là sử dụng công nghệ và các dịch vụ của Internet trong kinh doanh, có vai trò quyết định.
Thí dụ: xây dựng intranet để chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp, extranet để kết nối và chia sẻ có lựa chọn các nguồn thông tin với các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng, tạo các dịch vụ mới trên mạng để giữ khách, ngăn cản khách chạy sang phía đối thủ, v.v…
Việc tái kỹ nghệ các quá trình kinh doanh, lập các “công ty ảo”, và nhiều ứng dụng khác, cho phép doanh nghiệp không chỉ ứng phó, mà còn tạo được lợi thế cạnh tranh so với đối thủ trong môi trường toàn cầu hóa hiện nay, cũng là các dạng đầu tư quan trọng của giai đoạn này.
Vấn đề “đốt cháy giai đoạn” trong việc đầu tư CNTT
Các giai đoạn đầu tư nêu sơ lược ở trên nhằm nhấn mạnh một điều cơ bản sau đây: đầu tư cho CNTT trong doanh nghiệp phải phù hợp với sự phát triển và phục vụ cho chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong mỗi giai đoạn.
Bốn giai đoạn đã nêu ở đây là một căn cứ tốt khi quyết định đầu tư, và là một cái khung, một mô hình thuận tiện cho việc trình bày các vấn đề có liên quan. Tuy nhiên, không nên coi đó là mô hình duy nhất.
Tốc độ phát triển của doanh nghiệp và của công nghệ không phải khi nào cũng giống nhau, do vậy có sự đan xen giữa các giai đoạn đầu tư CNTT với các giai đoạn phát triển doanh nghiệp. Có thể có doanh nghiệp hội tụ được các điều kiện để bỏ qua một giai đoạn đầu tư nào đó, hoặc chọn được mô hình đầu tư khác với mô hình trên đây.
Điều này rất có thể xảy ra đối với các doanh nghiệp mới, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, được thành lập trên cái “sân chơi” đã được san bằng như đã nói, và được chuẩn bị đủ để chơi được trên sân đó.
Một doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể thành công sớm trong đầu tư vào CNTT ở trình độ rất cao, là ứng dụng ERP. Có thể xem đây là ví dụ về cái gọi là sự “đốt cháy giai đoạn”.
Điều cần quan tâm ở đây là khả năng “đứng vững” của doanh nghiệp khi chọn một sân chơi có mặt bằng công nghệ khá cao đó.
Cần nhấn mạnh một điều là tuy không cần lần lượt trải qua tất cả các giai đoạn đầu tư đã nêu, nhưng cần có được sự chuẩn bị cần thiết về các điều kiện để thành công khi bước vào giai đoạn 4: quy trình quản lý được cải tiến, lãnh đạo và cán bộ có trình độ nắm bắt và triển khai công nghệ, và một quyết tâm cùng niềm say mê đối với việc áp dụng ERP.
Để có được các điều kiện đó, có thể các doanh nghiệp khác phải tốn nhiều thời gian hơn vào các giai đoạn đầu tư từ thấp đến cao, là các bước đi được áp dụng phổ biến như đã trình bày.
Khi đầu tư và sử dụng CNTT cho các mục tiêu kinh doanh và phát triển doanh nghiệp, dù theo mô hình nào, các nhà quản lý và kinh doanh chuyên nghiệp, là người dùng của các HTTT doanh nghiệp, cũng cần trang bị cho mình một “khung kiến thức”, rất quan trọng để hiểu và sử dụng các HTTT, gồm 5 lĩnh vực sau:
- Các quan điểm nền tảng: Các thành phần cơ bản của HTTT, và việc phân loại chúng. Ngoài ra cần nắm được lý thuyết hệ thống nói chung, và lý thuyết về xử ly thông tin (bằng máy hoặc do con người tiến hành).
- Công nghệ thông tin: Các công nghệ về phần cứng, phần mềm, viễn thông, quản trị CSDL, và cách thức chúng tương tác trong một quá trình kinh doanh động, thay đổi và phát triển rất nhanh, với nhiều con đường mới xuất hiện.
- Các ứng dụng doanh nghiệp: Cách thức mà CNTT được áp dụng giải quyết các vấn đề kinh doanh thường phức tạp hơn ta tưởng.
Một người dùng ham hiểu biết thường tìm học cả cách thức sử dụng các HTTT để giải quyết các vấn đề hiện tại, cả việc bắt đầu dùng chúng như một phương cách mới để xác định vấn đề và đón nhận các cơ hội.
Người dùng cuối nên cố gắng đạt được sự hiểu biết cơ bản về các lĩnh vực cần thiết cho công việc của mình, như tự động hóa văn phòng, xử lý giao dịch, các chức năng kinh doanh, tạo báo cáo cho quản lý, hỗ trợ quyết định, hỗ trợ điều hành, v.v.
- Phát triển, triển khai các tiến trình: Cách tiếp cận nền tảng đến việc giải quyết và phát triển vấn đề. Các khía cạnh về phương pháp luận: tiếp cận hệ thống, vòng đời phát triển hệ thống, v.v…
- Các thách thức về quản lý: Cách làm cho việc sử dụng các nguồn lực của HTTT trở thành mối quan tâm chủ yếu của người dùng.
Hơn thế, mỗi người dùng cuối cần có tri thức về các phương pháp quản lý, bởi vì CNTT đòi hỏi người dùng cuối phải có các quyết định độc lập hơn để hỗ trợ các muc tiêu toàn thể của công ty. Các vấn đề mấu chốt gồm quản trị các nguồn lực thông tin, hoạch định, triển khai và kiểm soát các HTTT.
(Phan Quốc Khánh, Cty FAST, 1-2010.
Biên soạn dựa theo “Sổ tay CNTT-TT cho DN”, 2005; O’Brient J.A. – Management Information System, 6nd Edition).