Chứng từ kế toán là nền tảng của công tác kế toán, đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và quản lý tài chính doanh nghiệp. Bài viết này FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ về chứng từ kế toán, các quy định liên quan và cách quản lý chúng hiệu quả.
1. Chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Đây là bằng chứng bằng văn bản về các giao dịch, sự kiện kinh tế đã xảy ra, được sử dụng để ghi chép, kiểm tra và xử lý trong kế toán.
Theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán bao gồm:
- Chứng từ kế toán bắt buộc: Là những mẫu chứng từ được quy định thống nhất về nội dung và hình thức theo quy định của Bộ Tài chính.
- Chứng từ kế toán hướng dẫn: Là những mẫu chứng từ được hướng dẫn về nội dung và hình thức, nhưng đơn vị có thể tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý.
- Chứng từ kế toán khác: Là những chứng từ do đơn vị tự thiết kế để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù.
2. Vai trò của chứng từ kế toán
Cung cấp thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
Chứng từ kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động tài chính và quản lý của doanh nghiệp. Trước hết, chúng cung cấp thông tin chi tiết và đáng tin cậy về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động. Mỗi chứng từ ghi nhận đầy đủ các thông tin như thời gian, nội dung, đối tượng, số lượng và giá trị của từng giao dịch, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về dòng tiền, tình hình tài sản và công nợ.
Làm căn cứ để ghi sổ kế toán
Chứng từ kế toán còn là căn cứ quan trọng để ghi sổ kế toán. Dựa trên các chứng từ này, kế toán viên có thể ghi nhận chính xác các nghiệp vụ vào sổ sách, đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán.
Kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế, tài chính
Điều này không chỉ hỗ trợ việc lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị mà còn tạo cơ sở vững chắc cho công tác kiểm tra và giám sát các hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.
Bảo vệ tài sản của đơn vị
Ngoài ra, chứng từ kế toán còn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ tài sản của đơn vị. Chúng là bằng chứng pháp lý chứng minh quyền sở hữu và sử dụng tài sản, giúp theo dõi và quản lý tài sản một cách hiệu quả, ngăn ngừa thất thoát. Trong trường hợp có tranh chấp, chứng từ kế toán sẽ là bằng chứng quan trọng để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.
Phục vụ công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp
Chứng từ kế toán là công cụ hữu ích phục vụ công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp. Thông tin từ chứng từ giúp ban lãnh đạo ra quyết định chính xác, lập kế hoạch và dự báo tài chính hiệu quả, đồng thời đánh giá được hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp.
3. Các cách phân loại chứng từ kế toán
Phân loại theo nguồn gốc:
- Chứng từ nội bộ: Là những chứng từ do đơn vị tự lập để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong nội bộ đơn vị. Ví dụ: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, bảng chấm công.
- Chứng từ bên ngoài: Là những chứng từ do các đơn vị bên ngoài lập khi có giao dịch với đơn vị. Ví dụ: hóa đơn bán hàng, biên lai thu tiền, giấy báo có của ngân hàng.
Phân loại theo tính chất pháp lý:
- Chứng từ gốc: Là những chứng từ được lập lần đầu tiên khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Đây là cơ sở để ghi sổ kế toán và lưu trữ.
- Chứng từ thay thế: Được lập để thay thế cho chứng từ gốc trong trường hợp chứng từ gốc bị mất hoặc hư hỏng.
- Chứng từ ghi sổ: Là chứng từ được lập dựa trên các chứng từ gốc để ghi sổ kế toán tổng hợp.
Phân loại theo nội dung kinh tế:
- Chứng từ tiền tệ: Liên quan đến các giao dịch tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, séc.
- Chứng từ vật tư: Liên quan đến quản lý hàng hóa, vật tư. Ví dụ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
- Chứng từ tài sản cố định: Liên quan đến quản lý tài sản cố định. Ví dụ: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ.
- Chứng từ lao động tiền lương: Liên quan đến quản lý nhân sự và tiền lương. Ví dụ: bảng chấm công, bảng thanh toán lương.
Phân loại theo mức độ tổng hợp:
- Chứng từ chi tiết: Ghi nhận từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh cụ thể.
- Chứng từ tổng hợp: Tổng hợp nhiều nghiệp vụ kinh tế cùng loại trong một kỳ.
Phân loại theo hình thức:
- Chứng từ bắt buộc: Là những mẫu chứng từ do Bộ Tài chính quy định, bắt buộc sử dụng thống nhất trong các đơn vị.
- Chứng từ hướng dẫn: Là những mẫu chứng từ do Bộ Tài chính hướng dẫn, đơn vị có thể vận dụng hoặc tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động của mình, miễn là đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định.
- Chứng từ tự lập: Là những chứng từ do đơn vị tự thiết kế để phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ, không thuộc hai loại trên.
Phân loại theo chu kỳ sử dụng:
- Chứng từ thường xuyên: Được sử dụng thường xuyên trong hoạt động hàng ngày của đơn vị.
- Chứng từ không thường xuyên: Chỉ được sử dụng trong những trường hợp đặc biệt hoặc theo chu kỳ dài.
Phân loại theo phương thức lập:
- Chứng từ điện tử: Được lập, xử lý, truyền, lưu trữ và sử dụng dưới dạng dữ liệu điện tử theo quy định của pháp luật.
- Chứng từ giấy: Được lập trên các mẫu in sẵn hoặc viết tay.
Phân loại theo đối tượng sử dụng:
- Chứng từ kế toán: Sử dụng cho mục đích kế toán và ghi sổ.
- Chứng từ thống kê: Sử dụng cho mục đích thống kê và báo cáo.
- Chứng từ tổng hợp: Sử dụng cho cả mục đích kế toán và thống kê.
Phân loại theo tính chất luân chuyển:
- Chứng từ luân chuyển nội bộ: Chỉ lưu chuyển trong phạm vi nội bộ đơn vị.
- Chứng từ luân chuyển ngoài đơn vị: Được sử dụng trong giao dịch với các đơn vị bên ngoài.
Việc phân loại chứng từ kế toán giúp tổ chức quản lý, sử dụng và lưu trữ chứng từ một cách khoa học, hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin kế toán. Mỗi loại chứng từ có vai trò và đặc điểm riêng, phục vụ cho các mục đích quản lý và báo cáo tài chính khác nhau trong doanh nghiệp.
4. Nội dung và biểu mẫu chứng từ kế toán
4.1. Thông tin bắt buộc
Theo quy định của Luật Kế toán, một chứng từ kế toán hợp lệ phải có các nội dung bắt buộc sau:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán
4.2. Biểu mẫu theo Thông tư 200 và 133
DANH MỤC VÀ BIỂU MẪU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
(Ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
| STT | TÊN CHỨNG TỪ | SỐ HIỆU |
| I. Lao động tiền lương | ||
| 1 | Bảng chấm công | 01a-LĐTL |
| 2 | Bảng chấm công làm thêm giờ | 01b-LĐTL |
| 3 | Bảng thanh toán tiền lương | 02-LĐTL |
| 4 | Bảng thanh toán tiền thưởng | 03-LĐTL |
| 5 | Giấy đi đường | 04-LĐTL |
| 6 | Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành | 05-LĐTL |
| 7 | Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ | 06-LĐTL |
| 8 | Bảng thanh toán tiền thuê ngoài | 07-LĐTL |
| 9 | Hợp đồng giao khoán | 08-LĐTL |
| 10 | Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán | 09-LĐTL |
| 11 | Bảng kê trích nộp các khoản theo lương | 10-LĐTL |
| 12 | Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội | 11-LĐTL |
| II. Hàng tồn kho | ||
| 1 | Phiếu nhập kho | 01-VT |
| 2 | Phiếu xuất kho | 02-VT |
| 3 | Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá | 03-VT |
| 4 | Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ | 04-VT |
| 5 | Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá | 05-VT |
| 6 | Bảng kê mua hàng | 06-VT |
| 7 | Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ | 07-VT |
| III. Bán hàng | ||
| 1 | Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi | 01-BH |
| 2 | Thẻ quầy hàng | 02-BH |
| IV. Tiền tệ | ||
| 1 | Phiếu thu | 01-TT |
| 2 | Phiếu chi | 02-TT |
| 3 | Giấy đề nghị tạm ứng | 03-TT |
| 4 | Giấy thanh toán tiền tạm ứng | 04-TT |
| 5 | Giấy đề nghị thanh toán | 05-TT |
| 6 | Biên lai thu tiền | 06-TT |
| 7 | Bảng kê vàng tiền tệ | 07-TT |
| 8 | Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) | 08a-TT |
| 9 | Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ) | 08b-TT |
| 10 | Bảng kê chi tiền | 09-TT |
| V. Tài sản cố định | ||
| 1 | Biên bản giao nhận TSCĐ | 01-TSCĐ |
| 2 | Biên bản thanh lý TSCĐ | 02-TSCĐ |
| 3 | Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành | 03-TSCĐ |
| 4 | Biên bản đánh giá lại TSCĐ | 04-TSCĐ |
| 5 | Biên bản kiểm kê TSCĐ | 05-TSCĐ |
| 6 | Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ | 06-TSCĐ |
DANH MỤC BIỂU MẪU, GIẢI THÍCH NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP GHI CHÉP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
(Ban hành kèm theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
| STT | TÊN CHỨNG TỪ | SỐ HIỆU |
| I. Lao động tiền lương | ||
| 1 | Bảng chấm công | 01a-LĐTL |
| 2 | Bảng chấm công làm thêm giờ | 01b-LĐTL |
| 3 | Bảng thanh toán tiền lương | 02-LĐTL |
| 4 | Bảng thanh toán tiền thưởng | 03-LĐTL |
| 5 | Giấy đi đường | 04-LĐTL |
| 6 | Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành | 05-LĐTL |
| 7 | Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ | 06-LĐTL |
| 8 | Bảng thanh toán tiền thuê ngoài | 07-LĐTL |
| 9 | Hợp đồng giao khoán | 08-LĐTL |
| 10 | Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán | 09-LĐTL |
| 11 | Bảng kê trích nộp các khoản theo lương | 10-LĐTL |
| 12 | Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội | 11-LĐTL |
| II. Hàng tồn kho | ||
| 1 | Phiếu nhập kho | 01-VT |
| 2 | Phiếu xuất kho | 02-VT |
| 3 | Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa | 03-VT |
| 4 | Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ | 04-VT |
| 5 | Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa | 05-VT |
| 6 | Bảng kê mua hàng | 06-VT |
| 7 | Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ | 07-VT |
| III. Bán hàng | ||
| 1 | Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi | 01-BH |
| 2 | Thẻ quầy hàng | 02-BH |
| IV. Tiền tệ | ||
| 1 | Phiếu thu | 01-TT |
| 2 | Phiếu chi | 02-TT |
| 3 | Giấy đề nghị tạm ứng | 03-TT |
| 4 | Giấy thanh toán tiền tạm ứng | 04-TT |
| 5 | Giấy đề nghị thanh toán | 05-TT |
| 6 | Biên lai thu tiền | 06-TT |
| 7 | Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý | 07-TT |
| 8 | Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) | 08a-TT |
| 9 | Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý) | 08b-TT |
| 10 | Bảng kê chi tiền | 09-TT |
| V. Tài sản cố định | ||
| 1 | Biên bản giao nhận TSCĐ | 01-TSCĐ |
| 2 | Biên bản thanh lý TSCĐ | 02-TSCĐ |
| 3 | Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành | 03-TSCĐ |
| 4 | Biên bản đánh giá lại TSCĐ | 04-TSCĐ |
| 5 | Biên bản kiểm kê TSCĐ | 05-TSCĐ |
| 6 | Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ | 06-TSCĐ |
5. Chứng từ điện tử trong kế toán
Chứng từ điện tử trong kế toán là các thông tin về giao dịch kinh tế, tài chính được tạo lập, xử lý và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, có giá trị pháp lý tương đương chứng từ giấy.
Đặc điểm nổi bật của chứng từ điện tử bao gồm dạng dữ liệu điện tử, có thể ký số, lưu trữ và xử lý bằng thiết bị điện tử, đảm bảo tính toàn vẹn sau khi ký. Việc sử dụng chứng từ điện tử mang lại nhiều ưu điểm như tiết kiệm thời gian, chi phí, giảm sai sót, tăng bảo mật và dễ dàng tra cứu.
Để sử dụng hợp lệ, chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật Kế toán, đảm bảo tính xác thực, có chữ ký số hợp lệ và có thể truy cập khi cần. Các văn bản pháp lý quan trọng điều chỉnh việc sử dụng chứng từ điện tử bao gồm Thông tư 32/2011/TT-BTC, Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Khi áp dụng chứng từ điện tử, doanh nghiệp cần chú ý đến việc đảm bảo an toàn hệ thống công nghệ thông tin, có phương án dự phòng dữ liệu và đào tạo nhân viên về quy trình sử dụng.
6. Quy trình lập và lưu trữ chứng từ kế toán
Quy trình lập và lưu trữ chứng từ kế toán là một quá trình quan trọng trong công tác kế toán, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và tuân thủ các quy định pháp luật. Quy trình này bao gồm các bước chính sau:
Lập chứng từ
Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài chính, người có trách nhiệm phải lập chứng từ kịp thời, đầy đủ. Chứng từ phải đảm bảo các yếu tố bắt buộc theo quy định của Luật Kế toán, như tên và số hiệu chứng từ, ngày lập, tên đơn vị lập, nội dung nghiệp vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, chữ ký của các bên liên quan.
Kiểm tra chứng từ
Sau khi lập, chứng từ cần được kiểm tra về tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ. Người kiểm tra phải xác nhận và chịu trách nhiệm về nội dung kiểm tra.
Phân loại và sắp xếp chứng từ
Chứng từ được phân loại theo từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính và sắp xếp theo trình tự thời gian phát sinh để thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán.
Ghi sổ kế toán
Căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra, phân loại, kế toán viên tiến hành ghi sổ kế toán theo quy định.
Lưu trữ chứng từ
Sau khi hoàn tất việc ghi sổ, chứng từ kế toán phải được lưu trữ theo quy định. Thời gian lưu trữ tùy thuộc vào loại chứng từ, thông thường là 5 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, 10 năm đối với chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Trong quá trình lưu trữ, cần đảm bảo chứng từ được bảo quản an toàn, tránh hư hỏng, mất mát. Đối với chứng từ điện tử, cần có biện pháp bảo vệ, dự phòng để đảm bảo an toàn thông tin và có thể truy cập khi cần thiết.
7. Quy định về ký chứng từ kế toán
Việc ký chứng từ kế toán là một bước quan trọng trong quy trình kế toán, đảm bảo tính hợp pháp và trách nhiệm của các bên liên quan.
Theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn, việc ký chứng từ kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Người có thẩm quyền ký:
Chứng từ kế toán phải được ký bởi người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật và quy chế tài chính của đơn vị. Thông thường, người ký bao gồm người lập, người duyệt và người có liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Chữ ký đầy đủ:
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký của các bên liên quan theo quy định. Thiếu chữ ký sẽ làm giảm giá trị pháp lý của chứng từ.
Ký đúng vị trí:
Chữ ký phải được ký đúng vị trí quy định trên chứng từ, thường là ở phần cuối của chứng từ hoặc nơi dành riêng cho chữ ký.
Ký kịp thời:
Việc ký chứng từ phải được thực hiện kịp thời ngay sau khi lập chứng từ hoặc khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Không ký trước chứng từ trống:
Nghiêm cấm việc ký trước vào chứng từ trống hoặc chứng từ chưa ghi đủ nội dung.
Ký bằng bút mực:
Chữ ký trên chứng từ giấy phải được ký bằng bút mực không phai, không được dùng mực đỏ hoặc bút chì để ký.
Chữ ký điện tử:
Đối với chứng từ điện tử, chữ ký điện tử phải đáp ứng các điều kiện của chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Trách nhiệm của người ký:
Người ký chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chứng từ kế toán và nội dung yêu cầu thanh toán trong phạm vi trách nhiệm của mình.
Ủy quyền ký:
Trong trường hợp người có thẩm quyền ký vắng mặt, có thể ủy quyền cho cấp dưới ký thay nhưng phải được sự đồng ý bằng văn bản của cấp trên có thẩm quyền và không được ủy quyền cho người phụ trách bộ phận kế toán.
Lưu trữ chứng từ gốc:
Sau khi ký, chứng từ gốc phải được lưu trữ tại bộ phận kế toán của đơn vị, không được cho mượn để sử dụng vào mục đích cá nhân.
8. Quản lý chứng từ kế toán hiệu quả với Fast Accounting
Fast Accounting là một phần mềm kế toán được thiết kế để hỗ trợ quản lý chứng từ kế toán một cách hiệu quả. Phần mềm này cung cấp nhiều tính năng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý chứng từ, bao gồm:
- Lưu trữ và tổ chức chứng từ điện tử một cách có hệ thống.
- Tự động hóa việc nhập liệu và phân loại chứng từ.
- Tích hợp chữ ký điện tử để đảm bảo tính xác thực.
- Cung cấp khả năng truy xuất nhanh chóng và dễ dàng.
- Hỗ trợ kiểm tra và đối chiếu chứng từ tự động.
- Tạo báo cáo tài chính từ dữ liệu chứng từ, và đảm bảo an toàn dữ liệu với hệ thống sao lưu tự động.
Bằng cách sử dụng Fast Accounting, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót, tăng cường tuân thủ quy định và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính tổng thể.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast