4 yếu tố của phần mềm ERP Fast Business Online giúp đơn vị cho thuê kho bãi thành công

Logistics cho thuê kho bãi là một trong những ngành đang phát triển mạnh ở Việt Nam. Có rất nhiều lý do tác động đến sự phát triển của ngành, trong đó việc áp dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là sử dụng phần mềm quản lý cho thuê kho bãi vào công tác quản lý là một yếu tố rất quan trọng.

Hiện tại có nhiều doanh nghiệp làm dịch vụ cho thuê kho đang gặp khó khăn trong việc quản lý như:

• Các chính sách cho thuê quá nhiều gây nhầm lẫn và thất thoát.
• Quản lý kho không khoa học dẫn đến khó khăn cho việc xếp dỡ, lưu trữ.
• Các phòng ban không dùng chung hệ thống dẫn đến số liệu rời rạc, khó phân tích và mất nhiều thời gian xử lý.
• Chậm trễ trong quá trình cập nhật thông tin hàng hóa, công nợ cho đối tác.
• …

Ảnh minh họa

Thành lập từ năm 1997, là một trong những doanh nghiệp hàng đầu về giải pháp ERP, FAST đã triển khai cho hơn 100 doanh nghiệp trong ngành Logistics. Một số doanh nghiệp trong số đó đã sử dụng phần mềm quản lý cho thuê kho bãi và mang lại hiệu quả lớn cho công việc vận hành hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

Quy trình tổng quát

Với hệ thống ERP Fast Business Online – Quản lý dịch vụ cho thuê kho (FBO), chìa khóa mang lại thành công cho các doanh nghiệp nằm ở 4 yếu tố:

1. Chính sách bán hàng linh hoạt

Với doanh nghiệp cho thuê kho, yếu tố tăng doanh số trước tiên là phải đa dạng trong nguồn hàng tiếp nhận, nghĩa là hàng gì cũng phải nhận giữ (hàng khô, đông lạnh, hàng có quy cách, hàng không quy cách…). Nhưng để làm được điều đó phải xây dựng cách tính phí đang dạng để đáp ứng được yêu cầu này.

Khi áp dụng Fast Business Online, hệ thống có rất nhiều các cách tính khác nhau để người dùng lựa chọn theo từng nhóm khách hàng của mình như:

• Theo thuê bao cố định (m2)
• Theo thể tích (m3)
• Theo Khối lượng (Kg)
• Theo Số lượng (Thùng)
• Theo Pallet.

và các lựa chọn số lượng để tính phí như:

• Tồn: Dựa trên lượng tồn cuối của ngày
• Tồn cuối + xuất (tồn đầu + nhập)
• Xuất + Nhập
• Nhập
• Xuất.

Bảng giá tính phí lưu kho

Ngoài ra hệ thống còn cho phép khai báo phí tối thiểu phải thu khi số lượng và thời gian lưu kho dưới mức quy định. Ví dụ như tối thiểu phải thuê 10m2 và lưu giữ trong 5 ngày, trường hợp lưu kho chỉ 6m2 và 3 ngày lấy hàng thì cũng phải chịu mức phí tối thiểu như quy định.

Một yếu tố phát sinh đến phí lưu kho khác cần phải theo dõi, không thể xác định được từ đầu mà cần phải theo dõi, tổng hợp sau đó là các phí dịch vụ đi kèm như: Phí bốc dỡ, vệ sinh, đóng gói…

2. Quản lý kho chi tiết, khoa học, trực quan

Một nghiệp vụ không thể thiếu trong ngành dịch vụ cho thuê kho bãi là cùng một loại hàng nhưng mã sẽ khác nhau nếu là khách hàng khác nhau hoặc phải theo dõi cùng một loại hàng nhưng mã của khách hàng khác, mã theo dõi nội bộ khác. Như vậy bắt buộc hệ thống phải có các khai báo liên quan để quản lý và trên phần mềm ERP Fast Business Online cho phép chúng ta làm được điều đó, chúng ta phải khai báo thêm thông tin của khách hàng (mã khách, mã hàng của khách) khi định nghĩa danh mục hàng hóa.

Danh mục hàng hóa

Một điểm đặc thù nữa ở doanh nghiệp cho thuê kho bãi là việc nhập xuất kho diễn ra thường xuyên và số lượng hàng lưu giữ khổng lồ nên đòi hỏi công tác xếp dỡ,  lưu giữ phải khoa học và trực quan. Một trong  tính năng của Fast Business Online mang lại hiệu quả lớn trong việc hỗ trợ cho người dùng là áp dụng sơ đồ kho.

Sơ đồ kho

Chương trình cho phép định nghĩa cấu trúc (số dãy, số tầng, số vị trí) từng kho khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu mỗi doanh nghiệp.

Danh mục kho

Khai báo vị trí trong từng kho

Các tiện ích khi áp dụng sơ đồ kho trong Fast Business Online mang lại gồm:

a. Thể hiện trực quan qua màu sắc

Khi nhìn lên sơ đồ người dùng biết ở từng vị trí trong kho đã có hàng hay chưa mà không phải truy vấn báo cáo. Ngoài ra trên sơ đồ còn thể hiện tỷ lệ còn trống, tỷ lệ đã dùng.

Thông tin thể hiện trên sơ đồ kho

b. Thể hiện nhanh thông tin của các mặt hàng trên sơ đồ
Khi click vào vị trí nào trên sơ đồ thì bên cạnh sơ đồ sẽ thể hiện thông tin của các mặt hàng ở vị trí đó như: Tên hàng, Đvt, Lô, Tồn kho,…

c. Thao tác đơn giản khi điều chuyển hàng giữa các vị trí với nhau
Thông thường khi muốn điều chuyển hàng giữa các vị trí với nhau chúng ta chỉ làm phiếu thủ công mà không có cái nhìn trực quan dễ gây nhầm lẫn khi số lượng vị trí trong kho quá nhiều. Với Fast Business Online người dùng có thể làm phiếu điều chuyển ngay trên sơ đồ một cách nhanh chóng và chính xác.

Bước 1: Chọn vị trí xuất hàng

Bước 2: Chọn vị trí nhập và nhấn điều chuyển, khi đó chương trình sẽ áp các mặt hàng có trong vị trí xuất vào phiếu xuất điều chuyển và người dùng chỉ cần nhập vào số lượng và nhận là kết thúc.

3. Dữ liệu được liên kết  giữa các bộ phận

Fast Business Online đảm bảo kết nối xuyên suốt giữa các bộ phận trong công ty, từ bán hàng, quản lý kho cho đến kế toán. Việc này rất quan trọng vì nó giúp cho công việc trôi chảy, mỗi bộ phận không mất thời gian cho việc chờ các bộ phận khác khác cung cấp thông tin để phục vụ công việc của họ. Khi dữ liệu được liên kết thì bộ phận kế toán vốn dĩ đau đầu với nguồn dữ liệu rất lớn phải xử lý khi đến kỳ thì nay trở nên đơn giản.

Quy trình xử lý liên quan đến kế toán

Các thao tác thực hiện cuối kỳ:

a. “Tính phí lưu kho”. Chương trình dựa vào thông tin bảng giá của bộ phận Bán hàng và nhập xuất kho quả bộ phận Kho để tính ra kết quả mà người dùng không cần phải mất thêm bất kỳ thao tác nào khác.

b. “Tạo chứng từ ghi nợ (Debit note)”

• Chứng từ này cho phép gom lại phí lưu kho của khách hàng trong thời gian thuê dịch vụ
• Ngoài ra chứng từ này còn cho phép lấy dữ liệu của các chi phí liên quan như: bốc dỡ, vệ sinh, đóng gói, …

c. “Xuất hóa đơn”

• Khi xuất hóa đơn chương trình cho phép lấy dữ liệu từ Debit note

Một số báo cáo

4. Cho phép khách hàng truy vấn các số liệu về kho và công nợ

Một điểm cộng cho hệ thống ERP Fast Business Online (FBO) là cho phép khách hàng có thể truy cập vào hệ thống để xem số liệu về kho, công nợ của mình bất kỳ khi nào mà không phải đợi báo cáo từ đơn vị làm dịch vụ theo phương thức thủ công nữa. Điều này vừa được khách hàng đánh giá cao sự chuyên nghiệp trong công tác quản lý và các bộ phận liên quan đỡ mất thời gian cho việc cung cấp báo cáo cho khách hàng.
Việc xem báo cáo của khách hàng rất đơn giản vì công nghệ mà Fast Business Online áp dụng là trên nền tảng web (web-based), có thể truy cập trên mọi thiết bị chỉ cần có trình duyệt web, có kết nối internet và tất nhiên kèm theo một điều kiện nữa là được cấp tài khoản để truy cập.

Khai báo tài khoản truy cập vào hệ thống

Trong giao diện khai báo tài khoản đăng nhập hệ thống cho phép khách hàng tương ứng để khi khách hàng đăng nhập chỉ thấy số liệu của chính công ty họ mà thôi.

Phân quyền các chức năng được phép xem

Với những ưu điểm trên, phần mềm quản lý kho bãi đã giúp các doanh nghiệp trong lĩnh vực cho thuê kho không còn khó khăn trong công tác quản lý và ngày càng được các đối tác tín nhiệm.

Một số khách hàng của FAST trong lĩnh vực dịch vụ cho thuê kho bãi:

• Cty CP Kho Vận Miền Nam – Sotrans
• Cty TNHH Vận Tải Việt Nhật – Konoike
• Cty TNHH CWT Commodities Logistics (Việt Nam)
• Cty CP Giao nhận vận tải ngoại thương – VNT Logistics
• Cty Giao Nhận Hàng Hóa Jupiter Pacific
• Cty TNHH Kho Lạnh CLK
• Cty TNHH MTV Vật Tư Vận Tải Xếp Dỡ Vinacomin
• Cty TNHH vận tải thủy bộ Hải Hà
• Công ty TNHH A.Hartrodt Logistics Việt Nam
• Cty TNHH tiếp vận hàng hóa Legend (Legend Cargo)
• …

Một số thông tin về tác giả bài viết: