Tóm tắt dự án
- Giải pháp triển khai: Fast Business Online (FBO).
- Lĩnh vực: Sản xuất kinh doanh VLXD, khai thác khoáng sản, đầu tư kinh doanh BĐS và cơ sở hạ tầng, xây lắp thi công công trình.
- Phân hệ triển khai: Kế toán tài chính, Giá thành và hợp nhất BCTC.
- Số đơn vị triển khai: 10.
- Số người sử dụng: 60.
- Ký kết: tháng 09-2015. Đưa vào ứng dụng (go-live): 09-2016. Nghiệm thu, bàn giao: 10-2017.
Kết quả đạt được
- Quản lý dữ liệu tập trung.
- Giảm bớt khối lượng công việc trước khi lên báo cáo tài chính riêng lẻ và báo cáo tài chính hợp nhất.
- Thêm nhiều báo cáo quản trị phục vụ cho nhu cầu quản lý sau khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước.
Tóm tắt thông tin doanh nghiệp
- Thành lập năm 1976, FiCO hiện là một trong 3 thương hiệu xi măng được yêu thích ở khu vực phía nam.
- Có 07 đơn vị phụ thuộc, 03 Công ty con và 16 Công ty liên doanh, liên kết với tổng số cán bộ, công nhân viên trên 10 nghìn người.
- Một số các công trình tiêu biểu như: Khu căn hộ cao cấp City Garden Vietnam, Toà nhà HORIZON, Dự án Chung cư Vạn Đô…
- Website: www.fico.com.vn
Nguồn: fico.com.vn
Nhu cầu triển khai ERP và giải pháp được chọn
Năm 2014, nhận thấy nhiều bất cập trong quản lý số liệu và báo cáo như các dữ liệu tồn kho được cập nhật thiếu chính xác, phần nào khó kiểm soát và vì vậy không tổng hợp được cho các đơn vị ở xa. Các số liệu kế toán ở nhiều đơn vị khá rời rạc, lúc này việc hợp nhất BCTC phải thực hiện hoàn toàn bằng thủ công.
Là doanh nghiệp sản xuất nhưng công đoạn tính giá thành lại gặp khó khăn vì cách tính giá thành sản xuất hiện tại vẫn chưa hợp lý, chỉ mang tính ước lượng.
Khi nhu cầu quản lý ngày càng tăng cao, việc cung cấp các báo cáo phục vụ ra quyết định ngày càng cần thiết thì các phần mềm tự viết trong nội bộ không thể đáp ứng được.
Với lí do đó, Tổng công ty FiCO quyết định tìm kiếm giải pháp quản lý toàn diện doanh nghiệp, trước mắt sẽ giải quyết các nhu cầu về quản lý số liệu, cung cấp báo cáo quản lý và tính giá thành sản xuất.
Sau gần 1 năm tìm kiếm và đánh giá, tháng 09-2015, Tổng công ty FiCO đã chọn FAST là nhà cung cấp giải pháp, với sản phẩm là Fast Business Online, phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp chạy trên nền web.
Theo FiCO, FBO là phần mềm có giao diện thân thiện, các thao tác nhập liệu và truy xuất báo cáo đơn giản, dễ dàng và chính xác. FBO còn hỗ trợ quản lý số liệu tập trung, điều mà FiCO rất quan tâm vào thời điểm này. Đồng thời, FBO là giải pháp có chi phí đầu tư ban đầu phù hợp.
Ngoài ra, do chưa từng có kinh nghiệm triển khai dự án nào, nên FiCO rất cần một đơn vị có đội ngũ tư vấn chuyên môn cao để dự án diễn ra được hiệu quả.
Các bài toán tiêu biểu trong quá trình triển khai
Đội dự án sau khi thực hiện khảo sát ban đầu, đã xác định một số bài toán cần giải quyết:
- Đầu tiên là theo dõi 2 đơn vị tính và xử lý chênh lệch barem (hệ số quy đổi) khi mua vào và bán ra các mặt hàng thuộc nhóm thép.
- Hai, theo dõi xuất và xuất hoá đơn cho khách hàng theo nhiều đơn vị tính đối với các mặt hàng thuộc nhóm trang trí nội thất.
- Ba, theo dõi lãi lỗ theo từng phòng ban, công nợ chi tiết theo từng nhân viên kinh doanh, từng hợp đồng, từng công trình và từng nhóm vật tư.
- Bốn, thực hiện báo cáo tài chính tổng hợp cho tất cả các đơn vị phụ thuộc.
- Cuối cùng, quy trình hoá các công đoạn sản xuất thép dây trên phần mềm để phục vụ tính giá thành qua nhiều công đoạn.
Một điều thuận lợi khi làm dự án là các nhân sự kế toán tài chính của Tổng công ty FiCO có kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ tài chính dày dạn. Bên cạnh đó, là đội ngũ IT chuyên trách, hỗ trợ rất tốt cho đội dự án trong quá trình triển khai (kể cả công việc ngoài chuyên môn).
Mặc dù vẫn gặp một số trở ngại làm ảnh hưởng không nhỏ tới việc hoàn thành dự án như sự ngại thay đổi, quy trình phê duyệt… nhưng sau 2 năm, dự án đã được hoàn thành và bàn giao theo tiến độ đã vạch ra.
Các thành viên đội dự án
Anh Trịnh Xuân Vinh (giữa), trưởng dự án. Anh Vinh có gần 11 năm làm việc tại FAST và gần 7 năm kinh nghiệm triển khai ERP. Hiện anh đang là trưởng phòng Tư vấn ứng dụng 1 của Fast Sài Gòn. Thế mạnh của anh là các lĩnh vực Dầu khí, Thực phẩm và Gỗ với một số doanh nghiệp tiêu biểu từng triển khai như PVOil, Thực phẩm An Long, Hapro…
Anh Lê Hoàng Thiện (bìa phải), phụ trách chịu trách nhiệm toàn bộ dự án. Thiện bắt đầu tham gia triển khai ERP sau gần 1 năm làm việc tại FAST, đến nay đã là 3 năm. Các lĩnh vực Thiện từng tham gia triển khai tương đối đa dạng bao gồm May mặc (Công ty Á Nguyên); Xây dựng & thi công công trình (CC1); Sản xuất đá (Tây Nam); Dược phẩm (Rosabela); Phim (CJ HK); Xi măng – BĐS (FiCO)…
Anh Từ Trọng Tiến (bìa trái), phụ trách hỗ trợ. Làm việc tại FAST từ năm 2014, có gần 4 năm làm việc và toàn bộ thời gian này, Tiến được tham gia vào các dự án ERP. Các lĩnh vực Tiến từng tham gia bao gồm Sản xuất dầu mỡ (Thực phẩm An Long); Vận tải (Công ty Hàng Hoá Nhanh Chóng); Giải trí (Fream Games Việt Nam); Xây dựng công trình (Công ty Xây Dựng Trung Quốc)…