Triển khai thành công giải pháp ERP Fast Business Online cho Tập đoàn Sun Group

Các điểm nổi bật của dự án triển khai ERP “dài hơi” cho Sun Group – Tập đoàn Việt Nam có những công trình đẳng cấp sánh ngang tầm quốc tế.

Tóm tắt dự án

• Giải pháp triển khai: Fast Business Online (FBO).
• Phân hệ triển khai: Kế toán, Mua hàng, Báo cáo quản trị.
• Lĩnh vực: Du lịch nghỉ dưỡng, Vui chơi – giải trí, Bất động sản cao cấp, Đầu tư hạ tầng.
• Số đơn vị triển khai: 62.
• Số người sử dụng: 640.
• Triển khai: chia làm 3 giai đoạn.

Giai đoạn 1: Triển khai 6 đơn vị, bắt đầu triển khai tháng 07-2016, nghiệm thu tháng 12-2016.

Giai đoạn 2: Triển khai 31 đơn vị, bắt đầu triển khai từ tháng 01-2017, nghiệm thu tháng 05-2017.

Giai đoạn 3: Triển khai mua hàng cho 3 đơn vị thành viên gồm:

• Bà Nà: Bắt đầu đưa vào ứng dụng (go-live) tháng 02-2018, nghiệm thu tháng 04-2018.
• Phú Quốc: Go-live tháng 04-2018, nghiệm thu tháng 06-2018.
• Miền đất Mặt Trời: Go-live tháng 05-2018, kế hoạch tháng 08-2018 nghiệm thu.

Ngoài ra số lượng đơn vị thuộc tập  đoàn dùng FBO vẫn phát sinh thêm, tới thời điểm hiện tại có 62 đơn vị đang dùng FBO.

Kết quả đạt được

• Dữ liệu được tập trung thống nhất, tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc thu thập và phân tích báo cáo từ các đơn vị.
• Hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quản trị đáp ứng nhanh, kịp thời và chính xác.
• Quy trình mua hàng được kiểm soát chặt chẽ qua nhiều cấp, quá trình phê duyệt đơn hàng diễn ra nhanh chóng và kịp thời.
• Quản lý hàng tồn kho tốt hơn nhờ hệ thống mã được chuẩn hóa và sử dụng thống nhất cho toàn bộ các đơn vị của tập đoàn.

Tóm tắt thông tin doanh nghiệp

• Tập đoàn Sun Group được thành lập tại Việt Nam năm 2007, tập trung hoạt động trong 4 lĩnh vực chính: Du lịch nghỉ dưỡng, Vui chơi – giải trí, Bất động sản cao cấp, Đầu tư hạ tầng.
• Sứ mệnh: Kiên định với tiêu chí “Chất lượng – Đẳng cấp – Sự khác biệt”, mục tiêu của Sun Group là kiến tạo những công trình, sản phẩm và dịch vụ đẳng cấp, mang dấu ấn vượt thời gian, góp phần nâng cao vị thế đất nước, nâng cao chất lượng sống cho người dân và làm đẹp cho vùng đất mà Sun Group đặt chân tới.
• Tầm nhìn: Phấn đấu trở thành một trong những tập đoàn kinh tế tư nhân Việt Nam có quy mô và đẳng cấp hàng đầu.
• Website: https://www.sungroup.com.vn
• Các siêu dự án đẳng cấp thế giới:
  • Sun World Ba Na Hills – Đường lên tiên cảnh: Quần thể du lịch nghỉ dưỡng kết hợp vui chơi giải trí đẳng cấp hàng đầu Việt Nam. Tổng giá trị đầu tư 8.500 tỷ đồng, quy mô: 200ha.
  • InterContineltal Danang Sun Peninsula Resort: Khu nghỉ dưỡng và spa sang trọng bậc nhất đã đạt được nhiều giải thưởng danh giá thế giới. Tổng giá trị đầu tư 2.000 tỷ đồng, quy mô: 115 ha.
  • ​JW Marriott Phu Quoc Emerald Bay: Khu nghỉ dưỡng bao gồm 244 phòng, suite, căn hộ và villas được thiết kế dựa trên câu chuyện giả tưởng về một trường đại học ở Phú Quốc có tên Lamarck University những năm đầu thế kỷ 20. Tổng giá trị đầu tư 2.047 tỷ đồng, quy mô 9,5 ha
  • Sun World Fansipan Legend: Công trình độc đáo mang dấu ấn trí tuệ và sự kiên cường trong lao động của người Việt Nam trong chinh phục những đỉnh cao tưởng như không thể. Tổng giá trị đầu tư 2.638 tỷ đồng, tổng diện tích 51,38 ha.
  • ​Ngoài ra còn hàng loạt đại dự án khẳng định nên tên tuổi của Sun Group: Premier Village Phu Quoc Resort, Premier Village Danang Resort, Asia Park, Fantasy Park, Novotel Danang Premier Han River, Sun Premier Village The Eden Bay(2018)….

Nguồn: Sun Group

Nhu cầu triển khai ERP và giải pháp được chọn

Với hình thức kinh doanh đa ngành nghề, các bất cập gặp phải của Tập đoàn Sun Group chủ yếu liên quan đến 3 vấn đề sau:

• Thiếu sự thống nhất: Trước khi dùng FBO, mỗi đơn vị của Sun Group sử dụng riêng phần mềm nên không thống nhất được dữ liệu, quá trình tổng hợp báo cáo từ đơn vị của bộ phận tài chính tốn khá nhiều thời gian.
• Mất thời gian, công sức, tài nguyên trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng, cài đặt phần mềm do số lượng đơn vị và số users sử dụng rất lớn.
• Quy trình mua hàng được thực hiện thủ công (nhập liệu, theo dõi, in bản cứng, báo cáo đều thực hiện qua excel), tốn thời gian để phê duyệt, khó kiểm soát.

Trao đổi về quyết định lựa chọn FAST làm nhà cung cấp, Sun Group đánh giá cao về tính năng của sản phẩm FBO và uy tín của FAST –  một trong những công ty hàng đầu cung cấp giải pháp ERP, tài chính kế toán tại Việt Nam.

FBO là phần mềm trên nền web cho phép truy cập và làm việc mọi lúc, mọi nơi, từ bất kỳ thiết bị nào và không cần phải cài đặt máy trạm. Ngoài ra, FBO còn hỗ trợ quản lý số liệu tập trung giúp giải quyết tốt các yêu cầu đặt ra của Sun Group.

Các bài toán tiêu biểu trong quá trình triển khai

Bộ phận triển khai xác định 3 bài toán tương ứng với các kết quả cụ thể muốn hướng đến:
Bài toán:

1. Xây dựng hệ thống danh mục dùng chung cho toàn tập đoàn: Danh mục vật tư, tài khoản, khách hàng, chi phí…

2. Hệ thống danh mục vật tư dùng chung mã có thêm các thông tin đính kèm: Tài khoản vật tư, tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn, loại vật tư, cách tính giá có thể khai báo riêng cho từng đơn vị.

3. Quy trình mua hàng của 3 đơn vị triển khai là khác nhau, mỗi đơn vị có 1 quy trình riêng và phải duyệt qua nhiều cấp (Phiếu nhu cầu vật tư duyệt qua 6 cấp, Đơn hàng duyệt qua 3 cấp).

Kết quả tương ứng:

1. Chuẩn hóa được hệ thống danh mục.

2. Hệ thống danh mục vật tư dùng chung mã cho toàn tập đoàn giúp số lượng danh mục vật tư giảm đến mức tối đa (từ 200.000 mã xuống 80.000 mã), giúp công tác quản trị hàng tồn kho được tốt hơn và góp phần cho việc triển khai quy trình mua hàng giữa các đơn vị nội bộ trong tập đoàn được thuận lợi.

3. Quy trình mua hàng được áp dụng và thực hiện đầy đủ các bước trên phần mềm. Kiểm soát quy trình từ khi phát sinh yêu cầu tới khi nhận hàng.

Theo nhận định từ bộ phận triển khai, điểm thuận lợi lớn nhất chính là bộ phận nhân sự của Sun Group đã có kinh nghiệm trong việc sử dụng phần mềm, am hiểu về nghiệp vụ đặc biệt là nhân sự của ban quản trị dự án. Quy trình mua hàng cũng được xây dựng chuẩn hóa ở tất cả các khâu. Bên cạnh đó, vấn đề gặp phải là số lượng người dùng(user) rất lớn nên khó khăn trong việc hỗ trợ kịp thời cho khách hàng trong giai đoạn đầu triển khai.

Về phía khách hàng, Sun Group cho rằng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và sự hỗ trợ tận tâm, nhiệt tình của FAST là yếu tố thuận lợi giúp triển khai ERP thành công, mặc dù 2 bên đã gặp phải 1 số khó khăn trong quá trình thống nhất nghiệp vụ.

Thành viên đội dự án

Anh Tô Vĩnh Giỏi (bìa phải), trưởng dự án. Có niềm đam mê rất lớn với nghề, Anh GiỏiTV đã có hơn 5 năm làm việc và triển khai ERP tại FAST. Các lĩnh vực thế mạnh bao gồm: Thương mại, dịch vụ, xây dựng, quỹ đầu tư. Các dự án tiêu biểu: Tập đoàn Sun Group, Ngân hàng BIDV Hà Thành, Tổng công ty Cổ phần Địa ốc MB…

Anh Thiều Văn Công (đứng thứ 3 từ trái sang), phụ trách triển khai Mua hàng. Với hơn 1 năm kinh nghiệm, anh CôngTV chuyên tham gia vào các lĩnh vực Thương mại – Dịch vụ, Xây lắp. Các dự án tiêu biểu: Sungroup, Ecoba.

Anh Hoàng Trung Sơn (bìa trái), phụ trách triển khai Báo cáo quản trị. Các dự án tiêu biểu từng tham gia triển khai trong 4 năm làm việc tại FAST có thể kể đến như: Hà Sơn, SNB, Xi Măng Vissai Ninh Bình, Tập đoàn Sun Group.

Chị Hoàng Hải Yến (đứng thứ 2 từ trái sang), phụ trách hỗ trợ. Là nhân viên mới, được tham gia vào giai đoạn 3 của dự án.

HồngNTM/FMK